Ban giám đốc
- Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chỉ đạo toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty, quản lý chung, triển khai và đôn đốc công việc.
- Kiểm tra giám sát các bộ phận trong quá trình hoạt động nhằm mục đích phát hiện và điều chỉnh hệ thống quản lý khi phát sinh những vấn đề bất cập.
- Điều hành các cuộc họp của công ty., phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các bộ phận. BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN XNK BỘ PHẬN CHỨNG TỪ ĐỘI GIAO NHẬN ĐỘI ĐĂNG KÝ TỜ KHAI ĐỘI XE TẢI ĐỘI XE CONTAINER
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 34
- Quan hệ với khách hàng, nghiên cứu mở rộng thị trường và xây dựng định hướng chiến lược kinh doanh của công ty.
- Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự, tài sản và thực hiện đúng các quy định của nhà nước về tài chính - kế toán.
- Ký duyệt các chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng quy định về chế độ tài chính - kế toán do bộTài Chính quy định.Các chứng từ và sổ sách kế toán khi trình ký phải có đầy đủ các chữ ký của người chịu trách nhiệm, Phó giám đốc và các bộ phận quản lý ký xác nhận đã kiểm tra.
- Tổ chức phân công và chỉ đạo trực tiếp cán bộ công nhân viên công ty thực hiện tốt nhiệm vụđược giao nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty.
- Quyết định hình thức kỷ luật, khiển trách đối với cán bộnhân viên đang làm việc tại công ty.
Bộ phận kế toán
Bao gồm kếtoán trưởng (thuê ngoài), trưởng bộ phận kế toán và các nhân viên. Sốlượng nhân viên bộ phận kế toán hiện tại là 5 người. Bộ phận kế toán có những chức năng và nhiệm vụchính như sau:
- Quản lý quỹ tiền mặt và các nghiệp vụ kếtoán khác theo quy định về chếđộ tài chính - kế toán, doanh nghiệp do bộ Tài Chính ban hành.
- Tiếp nhận các chứng từ, bảng quyết toán… Từ các bộ phận khác để tổng hợp báo cáo, cập nhật sổ sách kế toán.
- Lập kế hoạch làm việc với các bộ phận đểấn định thời gian nộp báo cáo và các chứng từ khác có liên quan.
- Bảo quản tốt ngân quỹ cho công ty.
- Tham mưu cho Giám đốc vế công tác quản lý tài chính - kế toán, công tác quản lý sử dụng có hiệu quả tài sản cốđịnh và vốn lưu động.
- Kiểm tra bảng quyết toán và công tác phí của nhân viên.
- Tổng kết sổ sách và lập báo cáo gởi cho Ban giám đốc và Chủ tịch Hội đồng quản trị.
- Thừa hành Giám đốc công ty để làm việc với cơ quan Tài chính, Thuế và các cơ quan quản lý nhà nước về các vấn đề có liên quan đến công tác tài chính - kế toán.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 35
Bộ phận xuất nhập khẩu
Đây là bộ phận có số lượng nhân viên nhiều nhất trong công ty (25 nhân viên), tạo ra giá trị cho công ty bằng việc trực tiếp thực hiện những yêu cầu của khách hàng. Bộ phận xuất nhập khẩu có những nhiệm vụ và chức năng sau:
- Nhận công việc trực tiếp từ Ban giám đốc. Nội dung công việc được phân công phải ghi rõ trong bảng phân công công tác. Khi đã được phân công phải triển khai thực hiện ngay, mọi khó khăn vướng mắc cần phải báo cáo trực tiếp cho Trưởng bộ phận hoặc Ban giám đốc để xử lý.
- Trưởng bộ phận được phân công công việc cụ thể, tổ chức công việc và quản lý nhân viên, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc, ký xác nhận đã kiểm tra các chứng từ như: giấy tạm ứng, bảng quyết toán, lệnh điều xe,… và chịu trách nhiệm pháp lý về công tác quản lý này.
- Trưởng bộ phận sẽ ký xác nhận vào lệnh điều xe vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, lập bảng tổng kết báo cáo cho Ban giám đốc và bộ phận Kế toán.
- Cập nhật, tư vấn cho khách hàng về thủ tục xuất nhập khẩu.
- Thực hiện các hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho các khách hàng.
- Nhận tờ khai và thực hiện việc lấy hàng hóa xuất nhập khẩuở các cảng, sân bay cho đến khi công việc kết thúc, tham mưu và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc đối với công việc được giao.
- Thay mặt khách hàng làm mọi thủ tục hải quan khi nhận hàng, xuất hàng tại các cảng hoặc sân bay.
- Đề xuất Ban giám đốc thực hiện các công việc hay từ chối các dịch vụ không khả thi.
- Đăng ký tờ khai hải quan và hoàn thành các thủ tục xuất nhập khẩu cần thiết liên quan đến lô hàng và bàn giao cho bộ phận khác có liên quan. Khi bàn giao chứng từ phải ký xác nhận vào sổ giao nhận chứng từ của công ty để theo dõi.
- Giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng từ kho đến cảng và ngược lại.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 36
- Lên tờ khai hải quan, lập những chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết như: Invoice, Packing list, Sales Contract và các hồ sơ khác có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu. Đồng thời nhận báo cáo về kế hoạch công tác từ các bộ phận khác.
- Chịu trách nhiệm với Ban giám đốc về các nội dung đã khai trong chứng từ. - Trưởng bộ phận sẽ liên hệ với khách hàng về những nội dung chưa rõ, nhằm hoàn thành việc lập bộ chứng từ đúng theo quy định.
- Bàn giao những chứng từ đã hoàn thành cho các bộ phận khác có liên quan. Khi bàn giao chứng từ phải ghi sổ và ký xác nhận những gì có liên quan đến bộ hồ sơ.
- Dựa vào các hồ sơ của khách hàng để khai báo hải quan theo quy định của Luật Hải quan về tên hàng, số lượng, đơn giá và thuế xuất nhập khẩu.
- Ngoài ra, còn có một bộ phận nhỏ chịu trách nhiệm tư vấn và đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) cho hàng hóa xuất khẩu khi có yêu cầu từ phía khách hàng.
Các đội – nhóm - Độigiao nhận:
Chịu trách nhiệm hoàn thành các thủ tục giao nhận hàng tại cảng, các thủ tục hành chính phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng; giao nhận chứng từ của khách hàng, tiếp nhận thông tin từ cảng, kho và báo cáo trực tiếp về trưởng bộ phận xuất nhập khẩu.
- Đội đăng ký tờ khai:
Được phân chia thành 3 đội: Long Bình (khu vực khu chế xuất Long Bình, khu công nghiệp AMATA), Thống Nhất (khu vực khu công nghiệp Biên Hòa, cụm dệt may Tân Hiệp, khu công nghiệp Hố Nai, khu công nghiệp Sông Mây) và Tam Phước (khu công nghiệp Tam Phước, khu công nghiệp Long Thành).
Là bộ phận trực tiếp giao dịch, liên hệ với khách hàng, hỗ trợ trưởng bộ phận xuất nhập khẩu về các vấn đề phát sinh liên quan đến việc thực hiện thủ tục hải quan cho đơn hàng.
Đăng ký tờ khai hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu.
Theo dõi tình hình và báo cáo cho trưởng bộ phận xuất nhập khẩu các vấn đề liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa bằng xe tải.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 37
Giải đáp thắc mắc của khách hàng về các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan.
Giám sát hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra thực tế.
Tiếp nhận thông tin từ khách hàng và có hướng xử lý phù hợp.
Quan hệ khách hàng, chăm sóc khách hàng. - Đội xe tải:
Trưởng bộ phận xuất nhập khẩu sẽ là người trực tiếp điều động, sắp xếp công việc cho đội xe tải. Đội xe tải có nhiệm vụ thực hiện việc chuyên chở hàng lẻ (LCL) của khách hàng; nhận phân công từ trưởng bộ phận xuất nhập khẩu; theo dõi tình hình xe tải và báo cáo lại với trưởng bộ phận xuất nhập khẩu.
- Đội xe container:
Người phụ trách chính là phóphòng xuất nhập khẩu, có nhiệm vụ điều phối xe container theo lịch nhận hàng của khách hàng. Đội xe container có chức năng chuyên chở hàng nguyên công (FCL) từ cảng đến kho và ngược lại; hoặc đóng container tạm trong trường hợp xuất hàng lẻ nhưng số lượngkiện lớn, có thể đóng đủ container để vận chuyển đến CFS rút hàng vào kho.