2.2.2.1. Nghiên cứu thị trường
Quy mô thị trường
- Số lượng doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại địa bàn tỉnh Đồng Nai: khoảng hơn 1,000 doanh nghiệp.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 46 - Sốlượng các khu công nghiệp: 36.
- Các hiệp hội về hoạt động xuất nhập khẩu: Hội Xuất nhập khẩu Đồng Nai, Hiệp hội giao nhận và kho vận Việt Nam.
Đặc điểm của thịtrường
- Mức độ cạnh tranh: có khoảng 70-80 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có quy mô tương tự.
- Biểu phí dịch vụ: chênh lệch cao, chưa có sự thống nhất và khống chế giá, đã xảy ra tình trạng giảm giá thấp để lấy khách hàng.
- Tiềm năng phát triển: có triển vọng, được đầu tư nhiều từ ngân sách tỉnh cho việc phát triển hạ tầng giao thông, có chính sách phát triển cho hoạt động logistics. - Tình hình kinh tế, chính trị, chính sách pháp luật: kinh tếổn định, tốc độ phát triển cao. Tình hình chính trị ổn định, ít có biến động, xung đột. Chính sách pháp luật linh hoạt, hỗ trợ nhiều cho doanh nghiệp.
- Lượng hàng hóa lưu thông lớn.
- Các hoạt động phụ trợ như kho bãi, gom hàng, CFS: còn chưa phát triển, nhiều tiềm năng.
2.2.2.2. Tìm kiếm khách hàng
Hoạt động từnăm 2004, công ty Đông A thời gian đầu chỉ có 3 khách hàng là công ty Epic Designers, Asia Garment và Changshin VN. Thời gian đầu, lượng hàng hóa còn ít, chưa ổn định, bộ máy nhân lực chưa hoàn thiện nên việc tìm kiếm khách hàng rất khó khăn. Tuy nhiên, thời điểm 2004-2007 cũng có những lợi thế nhất định cho sự phát triển khách hàng của công ty như: sốlượng doanh nghiệp dịch vụ giao nhận còn ít, khung giá dịch vụ cao, nhu cầu vận chuyển lớn trong khi số lượng phương tiện vận tải chưa đáp ứng đủ, Nhà nước ưu đãi cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics…
Đặc thù các công ty giao nhận ở Đồng Nai là thường chỉ nhận dịch vụ cho những khách hàng lớn (các doanh nghiệp xuất nhập khẩu), ký hợp đồng dịch vụ trong vòng một năm và đại diện khách hàng trong hầu hết những thủ tục liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, thuế, lệ phí… Cho nên, các công ty dịch vụ giao nhận ởĐồng Nai thường không có bộ phận kinh doanh chuyên trách việc chào giá,
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 47
sales cước, book cước như mô hình các công ty giao nhận hoạt động tại Tp. Hồ Chí Minh.
Với việc tích tực tham gia các cuộc hội thảo đầu tư, hợp tác kinh doanh do Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai tổ chức, cũng giúp cho công ty có thêm nhiều mối quan hệ với những công ty đang có nhu cầu sừ dụng dịch vụ giao nhận, vận tải hàng hóa. Ngoài ra, thời điểm đầu ít khách hàng, công ty cũng làm tốt công tác ngoại giao với các khách hàng người Đài Loan và được giới thiệu thêm nhiều khách hàng cũng là doanh nghiệp Đài Loan như Yangching, Sentec, Hengtong, GSK…sử dụng dịch vụ của công ty cho đến tận nay.
Qua đó, ta thấy rằng kênh tìm kiếm khách hàng của công ty Đông A chủ yếu thông qua những mối quan hệ xã hội. So với những công ty giao nhận có quy mô lớn hơn, phạm vi hoạt động tìm kiếm khách hàng của công ty Đông A có phần hẹp hơn với ít phương thức tìm kiếm khách hàng hơn. Các công ty giao nhận lớn, ngoài có được nguồn khách hàng ổn định từ các mối quan hệ xã hội, thì còn tìm khách hàng thông qua việc chào giá, hoạt động marketing, giới thiệu dịch vụ, nâng cao khả năng nhận biết thương hiệu để khách hàng tự biết tìm đến khi cần sử dụng dịch vụ.
2.2.2.3. Đàm phán và ký hợp đồng với khách hàng
Hợp đồng dịch vụlà căn cứđể xác định trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các bên trong việc thực hiện hợp đồng. Các công ty khách hàng của Đông A đều ký hợp đồng 1 năm và thường sẽ gia hạn sau khi hợp đồng cũ hết hiệu lực. Dựa trên những thông tin trên hợp đồng dịch vụ, phía khách hàng và Đông A sẽcăn cứ vào để tiến hành công việc hàng ngày và xử lý khi có phát sinh tranh chấp. Những tình huống chưa được bao gồm trong hợp đồng như các chi phí phát sinh, các thủ tục cần thiết để xửlý đơn hàng…sẽ được thỏa thuận trong phụ lục hợp đồng.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 48
2.2.2.4. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH TM&DV Đông A
Bước 1: Nhận chứng từ từ khách hàng
Căn cứ vào việc thực hiện hợp đồng với đối tác nước ngoài và booking của đại lý hãng tàu, doanh nghiệp khách hàng cung cấp chứng từqua mail để bộ phận chứng từcông ty Đông A tiến hành mở tờ khai trên hệ thống thông quan điện tử. Chứng từđược gửi qua bao gồm:
- Hợp đồng
- Hóa đơn thương mại - Phiếu đóng gói - Vận đơn
- Thông báo hàng đến
Thông thường, những chứng từ khách hàng gửi qua thường rất chi tiết và khó hiểu, có nhiều lỗi sai nên nhân viên chứng từ sẽ làm lại chứng từ nhằm mục đích
Nhận chứng từ từ
khách hàng
Lên tờ khai hải quan
Làm thủ tục hải quan
Nhận lịch nhận hàng từ khách hàng
Điều phương tiện vận tải
Làm thủ tục giao nhận hàng tại cảng Vận chuyển hàng hóa
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 49
sửa lỗi có trong chứng từ, tinh giản chứng từ để thuận lợi cho việc khai hải quan. Nhân viên chứng từ sẽ lập lại hợp đồng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói, còn các chứng từ khác (vận đơn, thông báo hàng đến…) sẽđược giữ nguyên.
Bước 2: Lên tờ khai hải quan
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ, nhân viên tiến hành mở tờ khai hải quan trên hệ thống VNACSS. Căn cứ vào chứng từ nhận được từkhách hàng, trưởng bộ phận chứng từ phân công và nhắc nhở nhân viên chứng từ lên tờ khai hải quan. Thực tế, không phải lô hàng nào gửi chứng từ rồi đều có thể mở tờ khai hải quan được mà còn phải dựa vào rất nhiều thông tin phải được xác nhận lại đểtránh trường hợp sai sót khi lên tờ khai, chẳng hạn như mã địa điểm đích vận chuyển bảo thuế, mã địa điểm xếp hàng, sốcontainer…Hiện nay, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoạt động tại địa bàn tỉnh Đồng Nai đề sử dụng hệ thống thông quan tựđộng VNACSS/VCIS để thực hiện khai báo tờkhai điện tử trên hệ thống. Hệ thống VNACSS/VCIS có rất nhiều điểm khác biệt so với hệ thống hải quan điện tửECUS như: đòi hỏi khai báo nhiều thông tin hơn, nhiều địa điểm được mã hóa, tốc độ truyền cao hơn rất nhiều, quản lý chặt chẽ hàng hóa xuất – nhập…
Bước 3: Làm thủ tục hải quan
Sau khi tờ khai đã được mở và phân luồng trên hệ thống, nếu tờ khai được phân luồng 1 (xanh), bộ hồsơ hải quan sẽđược chuyển cho bộ phận giao nhận. Nếu tờkhai được phân luồng 2 (vàng), luồng 3 (đỏ), nhân viên đăng ký tờ khai nhận bộ hồsơ hải quan có đầy đủ chứng từđểđi đóng dấu, sau đó đến cơ quan hải quan để làm thủ tục hải quan.
Bộ hồsơ Hải quan bao gồm các chứng từvà được sắp xếp theo thứ tự sau: - Tờ khai hải quan: 2 bản chính kèm theo phụ lục tờ khai, bảng kê số
container kèm theo tờ khai (trường hợp hàng có nhiều container). Tất cảđều phải có đóng dấu và ký tên xác nhận của doanh nghiệp. - Sales contract (Hợp đồng thương mại): 01 bản sao y có đóng dấu
của doanh nghiệp. Trên hợp đồng này sẽ thể hiện tên người nhập khẩu, nhà xuất khẩu, số hợp đồng, ngày tháng năm ký hợp đồng diễn tả hàng hóa và giá cả. Hợp đồng này còn thể hiện các điều kiện ràng buộc và cảphương thức thanh toán.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 50
- Invoice (Hóa đơn thương mại): 01 bản chính. Đây là cơ sởxác định
giá trị hàng hóa và dựa vào đó để tính thuếtheo quy định
- Packing list (Phiếu đóng gói): 01 bản chính. Đây là bảng liệt kê chi tiết hàng hóa cũng như số lượng và giá cả cụ thể của từng loại mặt hàng.
- Giấy giới thiệu của doanh nghiệp. Giấy giới thiệu rất quan trọng và hầu như bộ hồsơ hải quan nào cũng cần có giấy giới thiệu. Trên giấy giới thiệu có đóng dấu và ký tên của Giám đốc, tên và chức vụ của nhân viên giao nhận…
- Bill of lading (vận đơn): 01 bản copy có sao y dấu doanh nghiệp (phải được copy từ bill gốc). Nếu là bill surrender thì bản copy phải có đóng dấu của hãng tàu. Trên vận đơn sẽ có ghi tên tàu, số chuyến, cảng bốc, cảng dỡ, tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, tên hàng, số lượng, trọng lượng hàng, ngày tàu chạy…Đây là những thông tin quan trọng mà nhân viên giao nhận cần lưu ý.
- Certificate of Origin (Chứng nhận xuất xứ hàng hóa): 01 bản chính (nếu có). Đây là giấy chứng nhận xuất xứhàng hóa, nó có vai trò như sau:
+ Ưu đãi thuếquan: Xác định của xuất xứ hàng hóa sẽ xác định được đâu là hàng hóa được hưởng ưu đãi về thuế suất để áp dụng chế độ ưu đãi theo các thỏa thuận được ký kết giữa các quốc gia.
+ Thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch: việc xác định xuất xứ khiến việc biên soạn các số liệu thống kê thương mại đối với một nước hoặc đối với một khu vực sẽ dễ dàng hơn. Trên cơ sởđó các cơ quan thương mại mới có thể duy trì hệ thống hạn ngạch.
+ Xúc tiến thương mại: tùy theo quan hệ giữa Việt Nam với khu vực và thế giới mà có những C/O khác nhau. Nếu nhập từ các nước trong khu vực ASEAN thì phải có chứng nhận xuất xứ form D đểđược hưởng ưu đãi hiệp định vềchương trình ưu đãi
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 51
thuế quan (CEPT), xuất trình giấy chứng nhận này thì doanh nghiệp có thểđược miễn thuế hoặc hưởng ưu đãi thuế quan từ 0%-5%. Hàng hóa được nhập khẩu về từ những nước đã ký hiệp định ưu đãi thuế quan với Việt Nam nói riêng và các nước trong khối ASEAN nói chung thì doanh nghiệp sẽđược hưởng ưu đãi thuế quan tùy theo từng loại mặt hàng, tùy theo mức độ ưu đãi thuế của Việt Nam với các nước xuất khẩu như: Form E (China - Asean), Form A-J (Japan - Asean), Form A-K (Korea – Asean), Form AAZ (Australia, New Zealand –Asean )… - Các giấy phép kiểm tra chất lượng (nếu có)
Các chứng từ khác tùy thuộc vào từng lô hàng như: giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước đối với hàng có thuế, giấy kiểm dịch thực vật, kết quảgiám định… Trường hợp tờ khai luồng 2 không bị chuyển luồng kiểm tra thực tế, công chức hải quan nơi đăng ký tờ khai sẽ đóng dấu thông quan và dấu công chức lên góc trên bên phải tờkhai và giao cho nhân viên đăng ký tờkhai để làm thủ tục nhận hàng.
Trường hợp tờ khai thuộc diện phải kiểm tra thực tếhàng hóa, lãnh đạo chi cục hải quan quyết định tỉ lệ kiểm tra hàng hóa và duyệt trên hệ thống, sau đó cán bộđăng ký tờkhai đóng dấu công chức và dấu “Vận chuyển vềđịa điểm kiểm tra”. Doanh nghiệp tách tờ khai và tiến hành làm thủ tục giao nhận hàng ở cảng, cửa khẩu, sau đó vận chuyển hàng hóa đã được niêm phong về địa điểm kiểm tra để kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau khi cán bộ hải quan kiểm tra hồsơ hợp lệ sẽ chuyển qua bộ phận chuyển tiếp để phân loại hồ sơ. Trường hợp tờ khai được thông quan thì chuyển sang bộ phận trả tờ khai. Trường hợp tờ khai phải kiểm tra thực tế hoặc giám sát hàng hóa thì chuyển sang đội giám sát – kiểm hóa. Doanh nghiệp đăng ký kiểm hóa hoặc giám sát vào sổtheo dõi và đợi lãnh đạo chi cục phân công cán bộ kiểm tra. Sau đó, theo kết quả phân công, doanh nghiệp liên lạc với cán bộ hải quan để kiểm tra hoặc giám sát hàng hóa.
Đối với trường hợp phải kiểm tra thực tế, sau khi thông quan tờ khai, hải quan sẽ lập 2 biên bản bàn giao, giao cho doanh nghiệp một bản. Biên bản bàn giao
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 52
thể hiện các thông tin chính sau: Chi cục hải quan lập, chi cục hải quan nơi hàng đến, tên doanh nghiệp, số tờ khai, sốphương tiện vận tải, số hiệu niêm phong hải quan, số fax hồi báo…
Hình 2.1: Chi cục Hải quan KCX Long Bình
(Nguồn: Internet)
Bước 4: Nhận lịch nhận hàng từ khách hàng
Khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa, doanh nghiệp khách hàng gửi mail cho trưởng bộ phận giao nhận lịch nhận hàng để bộ phận giao nhận sắp xếp làm thủ tục giao nhận hàng hóa nhập khẩu từ cảng, cửa khẩu vểcông ty khách hàng theo đúng thời gian thỏa thuận.
Lịch nhận hàng thường được gửi vào chiều hôm trước hoặc trong buồi sáng trước 9h đểcông ty Đông A có thểlinh động sắp xếp nhân viên giao nhận và phương tiện vận tải phục vụ cho việc giao nhận hàng. Căn cứ vào lịch nhận hàng, trưởng bộ phận giao nhận sẽđối chiếu thông tin trên tờ khai để sắp xếp phương tiện vận tải phù hợp.
Bước 5: Điều phương tiện vận tải
Dựa vào thông tin từ lịch nhận hàng, trưởng bộ phận giao nhận sẽđiều động xe tải để nhận hàng. Nguyên tắc là phải đảm bảo kết hợp được giữa hàng xuất và hàng nhập để giảm thiểu chi phí vận tải cho công ty, đồng thời đảm bảo giao hàng đúng tiến độ. Đối với hàng nguyên container, nhân viên phụ trách sẽđiều động tài xế container và thông báo thời gian kéo hàng về(thường là kéo vào ban đêm).
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 53
Trưởng bộ phận giao nhận giao tờ khai hải quan và chứng từliên quan đến lô hàng cho nhân viên giao nhận. Căn cứvào đặc điểm của lô hàng, nhân viên giao nhận thực hiện việc ứng tiền làm hàng.
Thông thường, các khách hàng của công ty Đông A chỉ sử dụng Vận đơn Surrender để tiết kiệm chi phí gửi vận đơn gốc và để thuận tiện hơn trong việc nhận hàng, nhân viên giao nhận mang bản vận đơn này đểđến đại lý được chỉđịnh đểđổi lấy lệnh giao hàng (D/O), đồng thời nộp tiền cước phí cho đại lý.
Sau khi đã đổi được lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận đến cảng để làm thủ tục nhận hàng.
- Đối với hàng lẻ, nhân viên giao nhận liên hệthương vụkho để in phiếu xuất kho.Tại đây, nhân viên giao nhận nộp 1 bản lệnh giao hàng cho nhân viên thương vụ. Sau khi nhận được phiếu xuất kho, nhân viên giao nhận đến hải quan giám sát kho để làm thủ tục nhận hàng.
Hồsơ nộp cán bộ hải quan bao gồm: tờ khai hải quan, lệnh giao hàng, vận đơn, phiếu xuất kho. Cán bộ hải quan kiểm tra thông tin phù hợp, đóng dấu lên phiếu xuất kho. Nhân viên giao nhận mang phiếu xuất kho đã có dấu của hải quan giám sát đến kho, nộp cho nhân viên kho để lấy hàng. Trường hợp hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra thực tế, sau khi hàng hóa đã được đưa lên phương tiện vận tải, hải quan tiến hành niêm phong phương tiện vận tải hoặc niêm phong kiện hàng hóa, sau đó lập biên bản bàn giao cho chi cục hải quan nơi kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 54
- Đốivới hàng nguyên container, nhân viên giao nhận liên hệthương vụđể in phiếu nâng hạ (phiếu EIR), sau đó mang hồsơ đến hải quan đối chiếu manifest để hải quan kiểm tra. Nếu hồsơ hợp lệ, hải quan đối chiếu manifest đóng dấu xác nhận trên tờ khai và phiếu EIR và giao lại cho nhân viên giao nhận. Phiếu EIR sẽđược