Qua những tìm hiểu về quy trình hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty Đông A, ta có thể nhận ra nhiều vấn đề, có những mặt tốt và những mặt cần phải hoàn thiện hơn.
2.2.4.1. Những mặt tích cực
Quy trình thực hiện công việc đơn giản
Việc xây dựng một quy trình làm việc phức tạp trong thời gian đầu hoạt động gây ra giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh, phát sinh chi phí không cần thiết. Nhận thức được vấn đềđó, từ năm 2009, công ty đã nhiều lần họp bàn giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của công ty, tiết kiệm nhiều chi phí cho công ty như chi phí nhân lực, chi phí vật dụng văn phòng…Hơn nữa, quy trình đơn giản còn giúp nhân viên mới nhanh chóng tiếp cận được công việc, giảm thời gian và chi phí đào tạo của công ty.
Hình thành nên các đội trực thuộc bộ phận xuất nhập khẩu
Xem qua cơ cấu tổ chức của công ty Đông A, ta thấy có các đội như đội đăng ký tờ khai, đội giao nhận, đội xe tải…Đây là kết quả của việc tổ chức theo mô hình đội nhóm mà công ty mới bắt đầu áp dụng từnăm 2014. Những mặt tích cực, hiệu quảtuy chưa nhiều, nhưng vềcơ bản, việc tổ chức như vậy góp phần giúp cho công
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 60
việc được thực hiện một cách nhất quán hơn, ban giám đốc công ty cũng có thể theo dõi công việc một cách dễdàng hơn thông qua việc trao đổi với các người phụ trách đội – nhóm.
Trước đây, khi chưa có mô hình đội – nhóm, một khu vực bao gồm nhiều nhân viên làm việc, mỗi người phụ trách một số doanh nghiệp hay công việc nào đó. Vì vậy, rất dễ xảy ra tình trạng không hòa hợp, thiếu sự hỗ trợ cho nhau khi cần thiết. Khi áp dụng mô hình đội – nhóm, người phụ trách và các nhân viên tự bàn bạc, thỏa thuận với nhau về công việc, sẵn sàng hỗ trợ nhau theo sựđiều động của người phụ trách. Về lâu dài, mô hình này sẽ tạo hiệu ứng tốt cho môi trường làm việc của công ty, các nhân viên hiểu và gắn bó với nhau hơn. Hơn nữa, việc có chung lợi ích với nhau giúp cho mọi người có trách nhiệm hơn với công việc.
Chú trọng công tác quan hệvà chăm sóc khách hàng
Một trong những vấn đề khiến các doanh nghiệp sản xuất ít gắn bó hơn với các công ty dịch vụ nhỏ là vấn đề quan hệvà chăm sóc khách hàng. Ở các công ty này, cơ cấu tổ chức đơn giản, nhân viên thường kiêm nhiệm nhiều công việc nên ít có thời gian dành cho hoạt động quan hệvà chăm sóc khách hàng.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành, công ty Đông A đã có những bước đi ban đầu về quan hệvà chăm sóc khách hàng, tuy còn nhiều điểm cần hoàn thiện, nhưng với nhận thức và phương hướng hiện tại về quan hệvà chăm sóc khách hàng, chắc chắn khách hàng sẽ rất hài lòng về dịch vụ của công ty.
Doanh thu và lợi nhuận ổn định
Qua các số liệu kinh doanh ở trên, ta thấy được công ty Đông A có sự ổn định về doanh thu và lợi nhuận của công ty. Trong giai đoạn khó khăn nhất, công ty vẫn có được sự phát triển ổn định. Điều này nhờ vào chất lượng dịch vụ tốt và việc mở rộng kinh doanh hiệu quả, tuy tốn kém nhiều phi phí nhưng vẫn mang lại lợi nhuận lớn cho công ty.
2.2.4.2. Những mặt còn hạn chế
Nhân lực dư thừa, thiếu hiệu quả
Việc không sàng lọc nhân viên từ ban đầu đã dẫn đến tình trạng nhân viên làm việc hay sai sót, không có hiệu quả. Là một công ty dịch vụ xuất nhập khẩu, nhưng cũng như nhiều công ty giao nhận khác ởđịa bàn tỉnh Đồng Nai, việc tuyển
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 61
dụng nhân viên thường không có kiến thức vềlĩnh vực này. Thực trạng này xuất phát từ thực tế là những nhân viên có chuyên môn thường không gắn bó lâu dài với công ty, mà lại thích làm việc cho những công ty nước ngoài.
Bên cạnh đó, việc tuyển dụng nhiều nhưng không có sự sàng lọc sau này khiến cho bộ máy công kềnh, một bộ phận nhưng lại có quá nhiều nhân viên, mặc dù công việc không nhiều. Việc cắt giảm nhân sựcũng đã được đưa lên góp ý, nhưng cho đến hiện nay, ban giám đốc vẫn chưa có bất cứđộng thái nào về vấn đề này. Chi phí nhân lực có thể sẽ là gánh nặng cho công ty khi tình hình hoạt động kinh doanh thiếu hiệu quả.
Chi phí hoạt động kinh doanh của công ty lớn
Mặc dù doanh thu của công ty Đông A mỗi năm hầu như đều có sự tăng trưởng, tuy nhiên vấn đề chi phí cũng là gánh nặng cho công ty. So với chi phí bỏ ra, thì hiệu quả sử dụng nguồn vốn của công ty Đông A chưa thực sự tốt. Điều này xuất phát từ sự sắp xếp công việc chưa thực sự phù hợp, đặc biệt là trong khâu vận tải hàng hóa. Hoạt động vận tải hàng hóa chưa kết hợp được giữa việc phân phối hàng xuất và hàng nhập, dẫn đến tình trạng sử dụng quá nhiều phương tiện vận tải để thực hiện việc giao nhận hàng hóa.
Chi phí vận tải luôn chiếm tỉ trọng lớn nhất trong hoạt động kinh doanh của công ty giao nhận, vì vậy, không kiểm soát được chi phí này sẽảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty. Thực tế, nhiều lô hàng sau khi thực hiện xong, công ty nhận thấy không có lợi nhuận vì nhiều yếu tốnhư: giá dịch vụ thấp, việc kết hợp vận chuyển chưa hiệu quả, chi phí phát sinh…Do đó, vấn đềchi phí nên được cân nhắc nhiều hơn nếu như công ty muốn tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Xảy ra tình trạng chậm trễ hàng hóa của khách hàng
Hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty Đông A chủ yếu sử dụng nguồn lực thuê ngoài để giảm chi phí khấu hao và đầu tư cơ bản cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó cũng có tác động xấu đối với hoạt động của công ty, đặc biệt là trường hợp hàng hóa bị chậm trễ do công ty thiếu phương tiện vận tải. Lực lượng xe vận tải và xe container của công ty ít, tuy nhiên đối tác vận tải của công ty nhiều khi không cung cấp được kịp thời phương tiện vận tải cho công ty trong trường hợp hàng hóa nhiều hay phương tiện vận tải bị hư hỏng. Bên cạnh đó, việc chưa dự trù
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 62
được thời gian và những vấn đề phát sinh cũng làm chậm trễ việc giao nhận hàng hóa cho khách hàng.
Chưa sử dụng hiệu quả nguồn vốn của công ty
Chi phí đầu tư cao nhưng thực trạng hoạt động kinh doanh cho thấy, công ty chưa sử dụng hiệu quả nguồn vốn. Một trong những nguyên nhân của vấn đề này là do lượng hàng hóa mang tính chu kỳ, có thời điểm hàng hóa rất nhiều, nhưng cũng có lúc lượng hàng ít, phương tiện vận tải chỉ nằm ở bãi xe. Bên cạnh đó, nguồn tìm kiếm khách hàng bị bó hẹp, chủ yếu là những khách hàng lớn, ký hợp đồng lâu dài, bỏ qua những khách hàng nhỏ, có nhu cầu vận chuyển và sử dụng dịch vụ nhưng không thường xuyên. Một trong những khách hàng như vậy phải kểđến là những công ty sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ, thường thì chỉ xuất vài lô hàng trong 1 tháng, lại vướng nhiều thủ tục hành chính. Những công ty này thường khó tìm được những dịch vụ uy tín, có chất lượng, mà chủ yếu chỉ sử dụng dịch vụ của các công ty nhỏ, thiếu kinh nghiệm.
Nếu như có thể tận dụng được những nguồn hàng từ những doanh nghiệp nhỏ lẻ, kết hợp với nguồn hàng ổn định hiện có của công ty, nhất định hiệu quả sử dụng nguồn vốn sẽtăng lên đáng kể.
Tên SV: Phan Võ Hoàng Anh 63
CHƯƠNG 3: