4.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động sản xuất
Hình 4.5 – Sơ đồ quy trình sản xuất
(Nguồn: Bộ phận quản lý sản xuất).
Đối chiếu số lượng, chất Đĩng gĩi sản phẩm Thiết kế, sản xuất mẫu Sản xuất hàng loạt Kiểm tra, sửa lỗi Kiểm tra chất lượn Kiểm tra số lượn g KIỂM TRA NGUYÊN
LIỆU ĐẦU VÀO QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT
KIỂM TRA THÀNH PHẨM
Các bộ phận liên quan
Giám đốc: là người quản lý cao nhất của nhà máy, quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt
động sản xuất và chịu trách nhiệm cho tồn bộ vấn đề hoạt động. Giám đốc phụ trách trự tiếp các bộ phận thiết kế, kỹ thuật và sản xuất: lập kế hoạch dự trù thiết bị, phụ tùng thay thế, thiết lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa và chỉ đạo triển khai cơng tác bảo dưỡng, sửa chữa, thiết lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, quản lý kho hàng, triển khai sản xuất đảm bảo chất lượng, số lượng và tiến độ. Giám đốc là người duy nhất ký phiếu thu chi tài chính, ký kết các hợp đồng kinh tế, đại diện cho quyền và nghĩa vụ của cơng ty trước pháp luật.
Phĩ giám đốc: là người thừa ủy quyền của giám đốc để thực hiện một số hoạt động. Cụ thể
trong quản lý sản xuất, phĩ giám đốc chịu trách nhiệm thực hiện việc kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào đồng thời đối chiếu thành phẩm với thơng tin yêu cầu mà khác hàng đã đặt trước đĩ. Dưới giám đốc và phĩ giám đốc là các bộ phận chức năng làm cơng tác tham mưu trong các lĩnh vực chuyên mơn nghiệp vụ gồm:
Bộ phận quản lý nhân sự: cĩ nhiệm vụ sắp xếp nhân sự, quản lý hồ sơ cán bộ cơng nhân viên,
giải quyết các thủ tục thơi việc, tuyển dụng; thực hiện các chính sách của Đảng và nhà nước đối với cán bộ cơng nhân viên; tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên mơn cho cán bộ quản trị và cơng nhân kỹ thuật.
Bộ phận kỹ thuật sản xuất: Tham mưu các lĩnh vực: chiến lược sản phẩm, quản lý kỹ thuật
cơng nghệ, đầu tư cơng nghệ; quản lý: kỹ thuật sản xuất, bí quyết cơng nghệ, chất lượn nguyên liệu, chất lượng sản phẩm, hệ thống quản lý chất lượng; nghiên cứu sản phẩm mới, thay thế nguyên liệu, cải tiến cơng nghệ sản xuất; chỉ đạo và giám sát sản xuất theo kế hoạch, dự trù nguyên liệu phục vụ sản xuất, thiết kế mẫu.
Bộ phận kế hoạch kinh doanh: Giúp giám đốc lựa chọn nhà cung ứng, xây dựng biện pháp quản
lý kho hàng; quản lý tình hình kho và các hợp đồng kinh tế; tổ chức mua phụ tùng, nguyên liệu phục vụ sản xuất, biên soạn các hợp đồng kinh tế.
Bộ phận phân xưởng: quản lý lao động, quản lý và sử dụng cĩ hiệu quả cơ sở vật chất, sửa
chữa bảo dưỡng máy mĩc thiết bị, bố trí lao động hợp lý, triển khai sản xuất theo kế hoạch và chỉ tiêu mà cấp trên đã giao; giữ bí mật cơng nghệ và các số liệu trong quá trình sản xuất.
4.2.2 Tình hình lao động của hoạt động sản xuất
Bảng 4.6 – Cơ cấu lao động theo độ tuổi
Độ tuổi Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
25 – 30 2 33,3
30 – 35 1 16,7
30 – 40 2 33,3
41 – 45 1 16,7
TỔNG 6 100
(Nguồn: Bộ phận quản lý nhân sự). Bảng 4.7 – Cơ cấu lao động theo trình độ văn hố
Trình độ Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Đại học 3 50
Cao đẳng 1 16,7
Tốt nghiệp THPT 2 33,3
TỔNG 6 100
Dựa vào thơng tin từ hai bảng số liệu trên ta dễ nhận thấy nhân sự trong hoạt động sản xuất của cơng ty khá trẻ và cĩ trình độ văn hĩa tương đối cao. Đây được xem là một trong những điểm mạnh và lợi thế của cơng ty so với các đối thủ; làm cho hoạt động của cơng ty luơn diễn ra một cách năng động, sáng tạo, sẵn sàng học hỏi, cải tiến để năng cao chất lượng và năng suất lao động.
Cơng ty cịn căn cứ vào trình độ văn hĩa để bố trí, sắp xếp cơng việc phù hợp với khả năng của người lao động. Tuy nhiên, ngồi cán bộ quản lý các nhân viên cịn lại khơng cĩ sự chênh lệch nhiều về trình độ văn hĩa (2 người tốt nghiệp THPT và 1 tốt nghiệp cao đẳng) điều này làm cho khả năng nhận thức của lao động trong cơng nghệ sản xuất, khả năng vận hành thiết bị, ý thức chấp hành nội quy lao động khá thống nhất, tương đồng.
Tuy trình độ văn hĩa tốt và độ tuổi lao động khá trẻ, nhưng hầu hết các lao động khi tuyển dụng vào đều thiếu kinh nghiệm làm việc với máy mĩc, dây chuyền. Việc quen với lao động chân tay khiến họ rất khĩ khăn để cĩ thể điều khiển các máy mĩc hiện đại. Theo đánh giá của lãnh đạo doanh nghiệp, hiện tại đội ngũ lao động vẫn chưa làm chủ được dây chuyền, thiết bị cơng nghệ của cơng ty.
4.2.3 Thực trạng về cung cấp và dự trữ nguyên liệu cho sản xuất 4.2.3.1 Nhu cầu nguyên vật liệu 4.2.3.1 Nhu cầu nguyên vật liệu
Như đã đề cập ở chương 3, nguyên vật liệu chủ yếu mà cơng ty TNHH Thương Việt sử dụng chủ yếu là: giấy, decal, lõi giấy, lõi nhựa, băng keo. Hiện tại tình hình về nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất của cơng ty như sau:
Bảng 4.8 – Nhu cầu các loại nguyên vật liệu
NGUYÊN VẬT LIỆU NHU CẦU
Giấy in nhiệt khổ 30cm, nặng 35kg 100 cuộn/ tháng Decal mặt bĩng khổ 15cm, nặng 20kg 65 cuộn/ tháng Thùng carton 30 x 40 x 60 (cm) 450 thùng/ tháng Băng keo dán thùng 4,8cm x 100 yard 20 cây (6 cuộn/ cây)
(Nguồn: Bộ phận quản lý sản xuất)
Để đảm bảo sản xuất khơng bị gián đoạn, các nguyên vật liệu trên cần cĩ một trữ lượng với chất lượng ổn định, đủ để sản xuất trong vịng ít nhất một tuần. Đặc biệt chú ý với các loại decal, trước khi đưa vào máy phải chà bong lớp keo bám ở hai bên mặt để keo khơng bám vào lưỡi cắt cũng như cuộn decal dễ quay khi máy kéo. Năng suất tiêu hao nguyên vật liệu hàng ngày dao động khoảng 4 cuộn giấy in nhiệt, 2 cuộn decal mặt bĩng, 15 thùng carton và 3 cuộn băng keo. Năng suất trên phụ thuộc vào tình hình hoạt động của thiết bị và và mức độ phức tạp của mẫu sản xuất.
4.2.3.2 Quản lý nhà cung cấp
Để đảm bảo nguồn cung khơng bị gián đoạn trong quá trình sản xuất, Thương Việt đã ký hợp đồng với ít nhất hai đối tác cung cấp nguyên liệu chính (giấy và decal). Các nguyên liệu chính này chủ yếu xuất xứ từ Trung Quốc và Thái Lan. Với các nguyên phụ liệu khác cĩ nhu cầu khơng lớn và dễ dàng mua trên thị trường như lõi giấy, băng keo, thùng carton doanh nghiệp hợp tác với các đơn vị sản xuất trong nước, gần xưởng sản xuất.
Với các ngyên liệu cĩ xuất xứ nước ngồi, cơng ty mua thơng qua các doanh nghiệp nhập khẩu phân phối một mặt để tiết kiệm thời gian, một mặt hạn chế rủi ro và chi phí mua hàng. Tuy nhiên cũng chính điều này đã mang lại nhiều hạn chế như giá bán cao, bị áp đặt và tính cạnh tranh về nguồn cung kém. Mặc khác, vì vị thế thường yếu hơn đối tác nên các chế tài trong hợp đồng thương mại khơng đủ mạnh, gây khĩ khăn, phụ thuộc trong quá trình cung ứng vật tư, nguyên liệu.
Dù vậy, quá trình lựa chọn đối tác cung cấp vẫn được cơng ty xem xét cẩn thuận, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí do cơng ty đặt ra. Quá trình này bao gồm 6 bước:
(Nguồn: Bộ phận mua hàng)
4.2.3.3 Quản lý tồn kho
Theo trao đổi từ phía ban lãnh đạo, cơng ty xác định tồn kho bao gồm:
Hàng mua về để bán (hàng tồn kho, hàng đang đi mua trên đường, hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia cơng)
Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán, sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hồn thành và sản phẩm hồn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm)
Xác định nhu cầu nguyên vật liệu
Khảo sát nhà cung cấp
Gửi yêu cầu chỉ tiêu
chất lượng cho NCC Đánh giá kết quả thử nghiệm mẫu Theo dõi quá trình cung ứng Cải tiến chất lượng nhà cung cấp
HÌnh 4.6 – Sơ đồ quy trình lựa chọn nhà cung cấp tại cơng y TNHH Thương Việt
Nguyện liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ tồn kho gử đi gia cơng chế biến và đã mua đang đi trên đường
Chi phí dịch vụ dở dang
Dựa trên quan niệm xác định hàng tồn kho ấy, doanh nghiệp đã quản lý hàng tốn kho bằng cách:
* Cân bằng lượng hàng tồn kho
Để tránh rủi ro và duy trì tính liên tục cho sản xuất, cơng ty thường nhập hàng gối dầu về dự trữ trong kho. Mỗi lần nhập với số lượng đủ để sử dụng trong ít nhất một tuần. Diện tích kho nguyên liệu cĩ sức chứa đủ phục vụ cho sản xuất trong thời gian 8 -10 ngày. Kho nguyên liệu khơng nằm tập trung mà rải rác, xen lẫn với kho thành phẩm sao cho tận dụng tối đa diện tích trống và thuận tiện trong quá trình bốc xếp, sử dụng. Đồng thời trong kho chỉ dự trữ nhiều các loại vật tư chính, khĩ khăn và tốn kém cho mỗi lần nhập. Với những vật tư phụ như băng keo, lõi giấy cĩ trữ lượng dự trữ khá nhỏ, đủ để sản xuất từ 2 -3 ngày, vì nhà cung cấp luơn sẵn sàng giao hàng nhanh khi cĩn nhu cầu.
Với kho thành phẩm, cơng ty sử dụng để trữ các sản phẩm đã hồn thiện chờ sản xuất đủ số lượng và đến ngày giao cho khách hàng. Thơng thường một sản phẩm đã hồn thiện cĩ thời gian lưu kho khơng quá một tuần để hạn chế tình trạng sử dụng khơng hiệu quả mặt bằng kho. Ngoại trừ các sản phẩm tem in giá cĩ nguồn cung khơng ổn định, dễ bị gián đoạn trong quá trình sản xuất và nhiều khách hàng cĩ nhu cầu số lượng lớn nên cơng ty sản xuất liên tục khi cĩ đủ nguyên liệu và dự trữ để sẵn sàng đáp ứng.
* Quản lý vịng quay tồn kho
nguyên vật liệu và thành phẩm. Theo đĩ với nguyên vật liệu nào nhập kho trước sẽ được sử dụng trước và sản phầm nào hồn thiện trước sẽ được xuất kho trước, trừ những trường hợp đặc biệt nằm ngồi dự tính.
* Thường xuyên kiểm tra kho
Việc kiểm kho được tiến hành hàng tuần, để kiểm tra xem số lượng tồn kho thực tế của hàng hĩa là bao nhiêu, cĩ khớp với số liệu lưu trong hệ thống hay khơng. Trường hợp cĩ sự chênh lệch thì do nguyên nhân nào, nhầm lẫn về số liệu, hay do thất thốt, gian lận… từ đĩ cĩ những biện pháp kiểm tra và kiểm sốt kịp thời.
Kiểm kho định kỳ cịn giúp chủ cửa hàng phát hiện các hàng hĩa hư hỏng, lỗi mốt, cần thanh lý sớm, từ đĩ triển khai các kế hoạch kinh doanh hợp lý.
* Dùng phần mềm quản lý kho
Quản lý hàng tồn kho trên phần mềm với các số liệu tồn kho được cập nhật chính xác vào thời điểm giao dịch phát sinh, giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc đối chiếu và cân chỉnh số liệu hàng hĩa thực tế so với phần mềm, đồng thời dễ dàng tra cứu lại các giao dịch xuất – nhập – tồn để tìm ra nguyên nhân dẫn đến sai lệch.
Tuy khơng cĩ phần mềm quản lý kho chuyên dụng dành riêng cho cơng ty, nhưng với Excel 2010, doanh nghiệp cũng đủ ứng dụng để giải quyết các bài tốn quản lý trong quy mơ khơng quá lớn của mình.
Hình 4.7 – Sơ đồ bố trí máy mĩc thiết bị trong nhà xưởng
(Nguồn: Bộ phận quản lý sản xuất).
Chức năng hoạt động của các thiết bị.
Máy tính thiết kế: Đây là nơi đưa ra các mẫu thiết kế với đầy đủ các số liệu, hình ảnh liên quan
như kích thước, màu sắc, đặc tính kỹ thuật giấy… trước khi đưa vào sản xuất mẫu.
Máy cắt demi, cắt dập, bế: Các máy này cĩ nhiệm vụ cắt đúng kích thước và quy chuẩn hình
thức mà bộ phận thiết kế đưa ra. Tùy vào loại giấy, số lượng, kích thước và yêu cầu kỹ thuật cắt mà cơng bộ phận sản xuất sẽ lựa chọn máy để vận hành phù hợp. Trong 3 máy mà cơng ty đang sử dụng cĩ một máy, máy bế ONDA, khi mua là máy cũ và hiện tại đã khấu hao hết.
Máy rút màng co: Thực chất đây chỉ là một máy sấy cầm tay cĩ cơng suất lớn. Trước khi đĩng
vào thùng carton, sản phẩm được đĩng thành từng lốc/ cây bằng các màng co nhiệt.
Máy tua cuộn: Sản phẩm tem nhãn hầu hết được sản xuất theo quy cách từng cuộn. Để khắc
Máy cắt dập tem, nhãn ; model SA320 Máy cắt demi tem nhãn Bình hơi Máy tính thiết kế Máy Bế tem, nhãn ONDA Rút màng co
cần trợ giúp của máy tua cuộn. Máy tua cuộn cịn được sử dụng kết hợp với máy bế ONDA trong quá trình sản xuất vì ONDA khơng cĩ chức năng quấn cuộn tự động.
Bình hơi: Các van khĩa/ mở của 3 máy cắt, bế tem nhãn đều vận hành theo nguyên tắc áp suất
khí. Do đĩ bình hơi được sử dụng như một thiết bị đảm báo áp suất khí ổn định cho cả dây chuyền trong suốt quá trình vận hành.
Tĩm lại máy mĩc thiết bị của nhà máy được trang bị tương đối hồn thiện. Nguồn gốc trang thiết bị chủ yếu nhập từ nước ngồi thơng qua việc mua hoặc được chuyển giao cơng nghệ. Tuy nhiên mức độ hiện đại chưa cao. Do đĩ nhà máy cần phải khai thác tốt hơn nữa cơng suất, nâng cao chất lượng của cơng tác kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa để đảm bảo cho máy mĩc thiết bị hoạt động liên tục với năng lực sản xuất ngày càng tăng.
4.2.5 Thực trạng về sản phẩm được sản xuất tại cơng ty TNHH Thương Việt 4.2.5.1 Hao hụt vật tư và giá thành sản phẩm 4.2.5.1 Hao hụt vật tư và giá thành sản phẩm
Do cịn nhiều hạn chế nên nguồn vật tư nguyên liệu chưa được sử dụng hiệu quả. Tuy doanh nghiệp khơng ngừng cải tiến cơng nghệ và nâng cao trình độ tay nghề nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất song tỷ lệ hao hụt trong các cơng đoạn vẫn cịn khá lớn. Cụ thể:
Bảng 4.9 – Tỷ lệ hao hụt trung bình trong các cơng đoạn sản xuất (ĐVT: %)
Cơng đoạn Mức hao hụt
Thiết kế và sản xuất mẫu 0,5
Chạy máy sản xuất hàng loạt 5,5
Đĩng gĩi, lưu kho 1
Vận chuyển 0,5
Tổng hao hụt trong quá trình sản xuất là 7,5%. Trong đĩ quá trình sản xuất hàng loạt chiếm tỷ lệ hao hụt nhiều nhất, nguyên nhân do:
Kích thước khơng phù hợp để tận dụng tối đa khổ giấy. Ví dụ trong trường hợp khách hàng đặt
bế tem decal với kích thước 13cm x 17cm, trong khi khổ decal mà doanh nghiệp sử dụng là 15cm. Điều này gây khĩ khăn rất nhiều cho doanh nghiêp. Hiện tại nhà cung cấp khơng cĩ khổ vừa khớp với kích thước trên và nếu việc thuyết phục khách hàng thay đổi kích thước khơng thành cơng thì buộc doanh nghiệp phải nâng giá hoặc khơng ký hợp đồng. Trong thực tế, doanh nghiệp vì muốn giữ chân khách hàng nên đã đồng ý sản xuất những lơ hàng như trên, song việc nâng giá khơng tương xứng với phần giấy phải cắt bỏ.
Máy mĩc thường xảy ra lỗi gây hao hụt vật tư. Việc tính tốn số lượng vật tư nguyên liệu luơn
bao gồm phần hao hụt do sản phẩm hư hỏng hay thất thốt. Tuy nhiên lượng hao hụt này hiện quá lớn mà nguyên nhân chủ yếu là do máy. Các thiết bị thường xuyên xảy ra lỗi, mỗi lần trung bình làm hư hỏng khoảng 3-5 mét giấy. Đặc biệt với máy bế ONDA đã khấu hao hết con số này cịn cao hơn.
Trình độ tay nghề nhân viên yếu, khơng kịp thời khắc phục khi lỗi kỹ thuật xảy ra. Một mặt do
máy mĩc gặp sự cố, tuy nhiên nếu nhân viên đứng máy cĩ tay nghề tốt, hiểu và nhanh chĩng khắc phục thì sẽ khơng gây thiệt hại lớn. Các lỗi mà nhân viên thường gặp là: