4.2.3.1 Nhu cầu nguyên vật liệu
Như đã đề cập ở chương 3, nguyên vật liệu chủ yếu mà cơng ty TNHH Thương Việt sử dụng chủ yếu là: giấy, decal, lõi giấy, lõi nhựa, băng keo. Hiện tại tình hình về nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất của cơng ty như sau:
Bảng 4.8 – Nhu cầu các loại nguyên vật liệu
NGUYÊN VẬT LIỆU NHU CẦU
Giấy in nhiệt khổ 30cm, nặng 35kg 100 cuộn/ tháng Decal mặt bĩng khổ 15cm, nặng 20kg 65 cuộn/ tháng Thùng carton 30 x 40 x 60 (cm) 450 thùng/ tháng Băng keo dán thùng 4,8cm x 100 yard 20 cây (6 cuộn/ cây)
(Nguồn: Bộ phận quản lý sản xuất)
Để đảm bảo sản xuất khơng bị gián đoạn, các nguyên vật liệu trên cần cĩ một trữ lượng với chất lượng ổn định, đủ để sản xuất trong vịng ít nhất một tuần. Đặc biệt chú ý với các loại decal, trước khi đưa vào máy phải chà bong lớp keo bám ở hai bên mặt để keo khơng bám vào lưỡi cắt cũng như cuộn decal dễ quay khi máy kéo. Năng suất tiêu hao nguyên vật liệu hàng ngày dao động khoảng 4 cuộn giấy in nhiệt, 2 cuộn decal mặt bĩng, 15 thùng carton và 3 cuộn băng keo. Năng suất trên phụ thuộc vào tình hình hoạt động của thiết bị và và mức độ phức tạp của mẫu sản xuất.
4.2.3.2 Quản lý nhà cung cấp
Để đảm bảo nguồn cung khơng bị gián đoạn trong quá trình sản xuất, Thương Việt đã ký hợp đồng với ít nhất hai đối tác cung cấp nguyên liệu chính (giấy và decal). Các nguyên liệu chính này chủ yếu xuất xứ từ Trung Quốc và Thái Lan. Với các nguyên phụ liệu khác cĩ nhu cầu khơng lớn và dễ dàng mua trên thị trường như lõi giấy, băng keo, thùng carton doanh nghiệp hợp tác với các đơn vị sản xuất trong nước, gần xưởng sản xuất.
Với các ngyên liệu cĩ xuất xứ nước ngồi, cơng ty mua thơng qua các doanh nghiệp nhập khẩu phân phối một mặt để tiết kiệm thời gian, một mặt hạn chế rủi ro và chi phí mua hàng. Tuy nhiên cũng chính điều này đã mang lại nhiều hạn chế như giá bán cao, bị áp đặt và tính cạnh tranh về nguồn cung kém. Mặc khác, vì vị thế thường yếu hơn đối tác nên các chế tài trong hợp đồng thương mại khơng đủ mạnh, gây khĩ khăn, phụ thuộc trong quá trình cung ứng vật tư, nguyên liệu.
Dù vậy, quá trình lựa chọn đối tác cung cấp vẫn được cơng ty xem xét cẩn thuận, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí do cơng ty đặt ra. Quá trình này bao gồm 6 bước:
(Nguồn: Bộ phận mua hàng)
4.2.3.3 Quản lý tồn kho
Theo trao đổi từ phía ban lãnh đạo, cơng ty xác định tồn kho bao gồm:
Hàng mua về để bán (hàng tồn kho, hàng đang đi mua trên đường, hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia cơng)
Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán, sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hồn thành và sản phẩm hồn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm)
Xác định nhu cầu nguyên vật liệu
Khảo sát nhà cung cấp
Gửi yêu cầu chỉ tiêu
chất lượng cho NCC Đánh giá kết quả thử nghiệm mẫu Theo dõi quá trình cung ứng Cải tiến chất lượng nhà cung cấp
HÌnh 4.6 – Sơ đồ quy trình lựa chọn nhà cung cấp tại cơng y TNHH Thương Việt
Nguyện liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ tồn kho gử đi gia cơng chế biến và đã mua đang đi trên đường
Chi phí dịch vụ dở dang
Dựa trên quan niệm xác định hàng tồn kho ấy, doanh nghiệp đã quản lý hàng tốn kho bằng cách:
* Cân bằng lượng hàng tồn kho
Để tránh rủi ro và duy trì tính liên tục cho sản xuất, cơng ty thường nhập hàng gối dầu về dự trữ trong kho. Mỗi lần nhập với số lượng đủ để sử dụng trong ít nhất một tuần. Diện tích kho nguyên liệu cĩ sức chứa đủ phục vụ cho sản xuất trong thời gian 8 -10 ngày. Kho nguyên liệu khơng nằm tập trung mà rải rác, xen lẫn với kho thành phẩm sao cho tận dụng tối đa diện tích trống và thuận tiện trong quá trình bốc xếp, sử dụng. Đồng thời trong kho chỉ dự trữ nhiều các loại vật tư chính, khĩ khăn và tốn kém cho mỗi lần nhập. Với những vật tư phụ như băng keo, lõi giấy cĩ trữ lượng dự trữ khá nhỏ, đủ để sản xuất từ 2 -3 ngày, vì nhà cung cấp luơn sẵn sàng giao hàng nhanh khi cĩn nhu cầu.
Với kho thành phẩm, cơng ty sử dụng để trữ các sản phẩm đã hồn thiện chờ sản xuất đủ số lượng và đến ngày giao cho khách hàng. Thơng thường một sản phẩm đã hồn thiện cĩ thời gian lưu kho khơng quá một tuần để hạn chế tình trạng sử dụng khơng hiệu quả mặt bằng kho. Ngoại trừ các sản phẩm tem in giá cĩ nguồn cung khơng ổn định, dễ bị gián đoạn trong quá trình sản xuất và nhiều khách hàng cĩ nhu cầu số lượng lớn nên cơng ty sản xuất liên tục khi cĩ đủ nguyên liệu và dự trữ để sẵn sàng đáp ứng.
* Quản lý vịng quay tồn kho
nguyên vật liệu và thành phẩm. Theo đĩ với nguyên vật liệu nào nhập kho trước sẽ được sử dụng trước và sản phầm nào hồn thiện trước sẽ được xuất kho trước, trừ những trường hợp đặc biệt nằm ngồi dự tính.
* Thường xuyên kiểm tra kho
Việc kiểm kho được tiến hành hàng tuần, để kiểm tra xem số lượng tồn kho thực tế của hàng hĩa là bao nhiêu, cĩ khớp với số liệu lưu trong hệ thống hay khơng. Trường hợp cĩ sự chênh lệch thì do nguyên nhân nào, nhầm lẫn về số liệu, hay do thất thốt, gian lận… từ đĩ cĩ những biện pháp kiểm tra và kiểm sốt kịp thời.
Kiểm kho định kỳ cịn giúp chủ cửa hàng phát hiện các hàng hĩa hư hỏng, lỗi mốt, cần thanh lý sớm, từ đĩ triển khai các kế hoạch kinh doanh hợp lý.
* Dùng phần mềm quản lý kho
Quản lý hàng tồn kho trên phần mềm với các số liệu tồn kho được cập nhật chính xác vào thời điểm giao dịch phát sinh, giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc đối chiếu và cân chỉnh số liệu hàng hĩa thực tế so với phần mềm, đồng thời dễ dàng tra cứu lại các giao dịch xuất – nhập – tồn để tìm ra nguyên nhân dẫn đến sai lệch.
Tuy khơng cĩ phần mềm quản lý kho chuyên dụng dành riêng cho cơng ty, nhưng với Excel 2010, doanh nghiệp cũng đủ ứng dụng để giải quyết các bài tốn quản lý trong quy mơ khơng quá lớn của mình.