7. Kết cấu của luận văn:
2.1.3. Sơ đồ cấu trúc bộ máy và chức năng các phòng ban của Công ty Cổ
Sơ đồ 2. 1. Sơ đồ cấu trúc bộ máy Công ty Cổ phần Ô tô tải Việt Nam
Nhận xét: Qua sơ đồ cấu trúc bộ máy có thể thấy Tổng giám đốc là ngƣời có quyền hành cao nhất và điều hành mọi hoạt động chung của công ty. Phó Tổng giám đốc là ngƣời chỉ đạo hoạt động của cả khối quản lý và khối kinh doanh, giám sát hoạt động thông qua các trƣởng phòng, trƣởng khối kinh doanh và báo cáo lại với tổng giám đốc, ngoài ra còn thực hiện các chức năng riêng của mình.
Hệ thống văn phòng tại công ty bao gồm 8 phòng ban mỗi phòng ban lại có chức năng nhiệm vụ khác nhau hoạt động theo sự quản lý của các trƣởng phòng.
- Phòng nhân sự: tham mƣu cho tổng giám đốc trong việc tổ chức bộ máy sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên chức lao động trong công ty, thực hiện các công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho công ty cũng nhƣ thực hiện xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, ngân sách và chế độ chính sách lƣơng hƣởng, bảo hiểm cho cán bộ, nhân viên công ty.
- Phòng hành chính: có nhiệm vụ lƣu trữ công văn giấy tờ, quản ý điều động đoàn xe, tổ chức thực hiện bảo hộ lao động, vệ sinh an toàn trong sản xuất kinh doanh cũng nhƣ tổ chức các sự kiện của công ty.
- Phòng tài chính và Phòng kế toán: tham mƣu cho tổng giám đốc trong công tác hoạch định kế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra kiểm soát và quản lý những tài liệu chứng từ kế toán của công ty. Tiến hành lập các báo cáo theo từng thời kì nhƣ tháng, quý, năm về tình hình sản xuất cũng nhƣ quản lý tài sản của công ty.
- Phòng mar-com: có trách nhiệm tạo hình ảnh, phát triển thƣơng hiệu, nghiên cứu thị trƣờng, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trƣờng, thực hiện các chƣơng trình marketing do ban lãnh đạo duyệt, tham mƣu cho tổng giám đốc công ty về các chiến lƣợc marketing, sản phẩm, khách hàng. Lên ý tƣởng và phát triển ý tƣởng thiết kế, chỉnh sửa bản thiết kế phác thảo, tạo ra các thiết kế đẹp, và chất lƣợng cao, có tính khả thi, thiết kế các sản phẩm in ấn nhƣ: catalogue, lịch, brochure, hồ sơ năng lực… Quản lý và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động thiết kế. Thiết kế, xem in, cảm nhận màu sắc tốt trên các loại giấy, giải quyết công việc nhanh, chính xác, hỗ trợ cho đội ngũ kinh doanh làm việc với khách hàng.
- Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh là bộ phận tham mƣu, giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của công ty, công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trƣờng; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Thực hiện xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của phòng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.. Tham mƣu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chƣơng trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
- Phòng xuất nhập khẩu: có chức năng nhiệm vụ thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp...Hoàn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa nhƣ: Hợp đồng mua bán, bộ chứng từ vận chuyển, bộ chứng từ xuất nhập khẩu, các thủ tục thanh toán, các thủ tục giao nhận hàng hóa.
Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xƣởng đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những phƣơng án sản xuất hiệu quả nhất.
- Phòng quản lý chất lượng: có chức năng tham mƣu, tƣ vấn cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý chất lƣợng hệ thống của công ty theo các tiêu chuẩn tiên tiến, nhƣ: hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9000), quản lý môi trƣờng (ISO 14000), quản lý công tác tiêu chuẩn hóa, tổ chức thử nghiệm/ kiểm định sản phẩm hàng hóa.