7. Ý nghĩa của đề tài
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xuất Nhập
Nhập khẩu và Xây dựng Tân Trường Sơn.
Công ty tổ chức hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp có bộ máy quyền lực. C cấu bộ máy hoạt động của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu và Xây dựng Tân Trường Sơn được khái quát dưới sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu và Xây dựng Tân Trƣờng Sơn
(Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu và Xây dựng Tân Trường Sơn).
Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban như sau: BAN KIỂM SOÁT
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG CHIẾN LƯỢC, KẾ HOẠCH PHÒNG TIÊU THỤ BÁN HÀNG PHÒNG MARKETING PHÒNG SẢN XUẤT PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT PHÒNG KỸ THUẬT
Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan của Công ty có các quyền và nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển của Công ty đưa ra quyết định mức cổ tức hàng năm.
Hội đồng quản chỉ có người đứng đầu được gọi là chủ tịch Hội đồng quản trị có nhiệm vụ là lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị, từ đó chuẩn bị các cuộc họp. Giám sát quá trình tổ chức và thực hiện các quyết định.
Giám đốc là người có quyền hành quản lý cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm trước các cơ quan quản lý của Nhà nước, các tổ chức có liên quan về tình hình hoạt động cũng như kết quả hoạt động của công ty.
Giám đốc chịu trách nhiệm lập kế hoạch và định hướng chiến lược chung kết hợp đưa ra mục tiêu, định hướng phát triển. Đi cùng với đó, giám đốc sẽ chịu trách nhiệm về lợi nhuận, tăng trưởng của Công ty và đảm bảo được các mục tiêu hiện tại và tương lai như về doanh số, chất lượng sản phẩm, phát triển nhân lực và nhiều hoạt động khác. Một việc cốt yếu, giám đốc quản lý nhân viên đảm bảo hiệu quả công việc và đánh giá tình hình chung cho các phòng ban.
Ngoài ra, giám đốc ban hành quy chế quản lý nội bộ của Công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong Công ty. Với lĩnh vực kinh doanh, giám đốc trực tiếp ký kết các hợp đồng nhân danh Công ty và kiến nghị phương án tổ chức cơ cấu và đề cập phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Phòng tổ chức hành chính: trực tiếp tiếp nhận và xử lý các công việc trong nội bộ Công ty, tiếp khách, xử lý các công văn khách hàng gửi tới. Khi cần thiết trưởng phòng sẽ tổ chức các cuộc họp của Công ty. Quan trọng, bộ phận này sẽ lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu có tính chất pháp lý đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về tính pháp lý.
Giải quyết các vấn đề liên quan tới nhân sự : Trưởng phòng sẽ xử lý các chế độ cho nhân viên công ty theo đúng quy định của công ty và Bộ Luật lao động kế hợp tổ chức khen thưởng và phê bình nhân viên+ Phòng kế toán tài chính: Tổng hợp, ghi chép số liệu, tình hình tài chính của công ty, báo cáo trực tiếp với Giám đốc; thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ, thực hiện tốt các yêu cầu kiểm toán, thanh tra; đề xuất các biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời những sai lệch trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính.
Phòng kế toán: Nhân viên kế toán tại Công ty sẽ thực hiện các công việc, nghiệp vụ chuyên môn về tài chính, kế toán theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán luôn được cập nhật thường xuyên. Kèm theo đó, nhân viên kế toán luôn theo dõi và phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty dưới mọi hình thái từ đó tham mưu cho Giám đốc các vấn đề của chế độ kế toán và sự thay đổi của chế độ qua các thời kỳ trong quá trình hoạt động kinh doanh. Phòng kế toán sẽ tham gia cùng các bộ phận khác tạo nên hệ thống quản lý thông tin năng động, hữu hiệu. Nhân viên kế toán sẽ chịu trách nhiệm ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, hiệu quả sử dụng tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Kế toán viên sẽ kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch của hoạt động kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn vật tư, tài sản, tiền vốn, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những biểu hiện lãng phí, vi phạm chế độ và quy định của Công ty. Phòng kế toán sẽ cấp số liệu, tài liệu cần thiết cho việc điều hành hoạt động kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch và đồng thời cung cấp số liệu có liên quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành. Cuối tháng, quý, năm kế toán trưởng sẽ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Giám đốc công ty.
Phòng kinh doanh: Nghiên cứu về tài chính và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường. Định kỳ nhân viên phòng kinh doanh sẽ thu thập và phân tích thông tin ngành, nhu cầu của thị trường nhằm định hướng, định vị thị trường, định vị sản phẩm thỏa mãn nhu cầu thị trường. Trưởng phòng xây dựng các quy trình, quy chế liên quan đến sản phẩm và bán sản phẩm & dịch vụ của Công ty đi cùng với đó là thực hiện tư vấn thông tin cho khách hàng về sản phẩm cũng như kết hợp Marketing. Xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng, trưởng phòng trực tiếp tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá sản phẩm, thiết bị, máy móc, tiếp cận đến khách hàng để trình Giám đốc phê duyệt. Nhân viên phòng kinh doanh gửi đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình giám đốc và thực hiện theo chính sách được phê duyệt. Trưởng phòng lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình giám đốc phê duyệt định kỳ và thực hiện tổ chức triển khai bán các sản phẩm và dịch vụ nhằm đạt mục tiêu đã được phê duyệt.
Nhân viên định kỳ sẽ tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của công ty và thực hiện đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết theo kế hoạch và chiến lược phát triển của công ty. Luôn đề cao việc duy trì và gìn giữ, phát triển mối quan hệ với khách hàng theo chính sách của công ty, thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định.
Phân xưởng sản xuất: thực hiện sản xuất các sản phẩm theo kế hoạch đã giao, đảm bảo chất lượng đúng thời gian giao nhập kho và đáp ứng được chất lượng của sản phẩm.
Phòng kỹ thuật, kiểm nghiệm: Tổ chức thực hiện công tác kỹ thuật, quản lý chất lượng sản phẩm.
Phòng marketing; đưa ra những phân tích chiến lược, xây dựng mô hình khách hàng, phương tiện cách thức truyền thông để tiếp cận đến khách hàng một cách có hiệu quả nhất.