Trách nhiệm của nhà quản lý nguồn nhân lực trớc hết là điều hành hoạt động này trong cơ quan. Vì vậy, công việc của họ đợc tổ chức xung quanh sáu nhiệm vụ cơ bản sau:
- Xác định chính sách quản lý nguồn nhân lực; - Tham mu cho lãnh đạo về quản lý nguồn nhân lực; - Tổ chức các hoạt động quản lý nguồn nhân lực; - Giám sát, trực tiếp xử lý những vấn đề nhạy cảm; - Quản lý nhóm làm việc;
1. Xác định chính sách
Một chính sách quản lý nguồn nhân lực đợc xác định là điều kiện để các hoạt động trong công tác này đảm bảo tính hệ thống và toàn diện, tránh đợc tình trạng manh mún, chắp vá. Đây còn là điều kiện để tập trung các nguồn lực vào các vấn đề u tiên, đảm bảo cho hoạt động quản lý nguồn nhân lực đạt hiệu quả.
Trên thực tế, việc xác lập chính sách quản lý nguồn nhân lực nhằm trả lời những câu hỏi sau:
- Hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong cơ quan nhằm giải quyết những vấn đề gì?
- Những mục tiêu quan trọng nhất mà hoạt động này cần đạt đợc là gì?
- Nhu cầu của ba tác nhân trong cơ quan (lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo các đơn vị, tập thể ngời lao động) đối với hoạt động quản lý nguồn nhân lực là gì?
Để xác lập một chính sách quản lý nguồn nhân lực, cần tìm câu trả lời cho những câu hỏi nêu trên. Trong quá trình tìm kiếm câu trả lời, cần dành một khoảng thời gian thích đáng cho việc phân tích các tình huống để hiểu rõ các yếu tố cấu thành trớc khi quyết định lựa chọn các vấn đề u tiên.
Ngời xác lập chính sách quản lý nguồn nhân lực có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự hài hoà mối quan hệ giữa những mục tiêu phát triển của cơ quan, những mục tiêu đợc xây dựng trên cơ sở kế hoạch chiến lợc, đề án hoạt động của các đơn vị…, mục tiêu quản lý nguồn nhân lực với các phơng tiện hành động và nguồn nhân lực để thực hiện nó. Nói một cách khác ngời xác lập chính sách quản lý nguồn nhân lực phải
Xác định chính sách Tham m u cho lãnh đạo Tổ chức các hoạt động Giám sát, xử lý trực tiếp những vấn đề nhạy cảm Quản lý nhóm làm việc
Kiểm tra việc tiến hành các hoạt động và đánh giá kết quả Điều hành nhân sự "Hiểu" "Quyết định" "Tác động" "Kiểm tra"
khớp nối chính sách với kỹ thuật thực thi chính sách để chuyển các mục tiêu vào chính sách thành các định hớng quản lý.
2. Tham mu cho lãnh đạo
Chuyên gia quản lý nguồn nhân lực có nhiệm vụ tham mu cho lãnh đạo cơ quan về một số vấn đề cần giải quyết trực tiếp. Trên thực tế, từ khi quản lý nguồn nhân lực trở thành một hoạt động độc lập mang tính chiến lợc, lãnh đạo các cơ quan có nhu cầu tham gia vào một số dự án của hoạt động này để đảm bảo sự thành công của chúng.
Trong quá trình thực hiện chức năng, tham mu, chuyên gia quản lý nguồn nhân lực còn đáp ứng những yêu cầu khác nhau từ phía lãnh đạo đối với hoạt động này.
3. Tổ chức bộ máy
Nhiệm vụ tổ chức bộ máy quản lý nguồn nhân lực chủ yếu liên quan đến việc quyết định phân công trách nhiệm giữa các tác nhân đối với hoạt động này ở các cấp độ khác nhau. Muốn làm tốt cần lu ý các vấn đề sau:
- Cấp trên trực tiếp giữ vai trò gì trong quản lý nguồn nhân lực?
- Các bộ phận quản lý nguồn nhân lực cơ sở đợc trao thẩm quyền gì trong lĩnh vực này?
- Nên bổ nhiệm các nhà quản lý cơ sở các chức vị quản lý nguồn nhân lực hay chỉ nên xây dựng một mạng lới trao đổi thông tin?
- Cần phải xây dựng hệ thống giao tiếp và quản lý thông tin về quản lý nguồn nhân lực nh thế nào?
v.v..
Cũng chính trong khuôn khổ chức năng này, ngời phụ trách nguồn nhân lực sẽ phân phối các phơng tiện nhằm mục đích tối u hoá các nguồn lực sẵn có; đồng thời phải dự kiến ngân sách, sau đó phải đảm bảo việc quản lý ngân sách đó.
Nhiệm vụ này liên quan mật thiết đến các quyết định cơ bản trong việc phân tích các yếu tố khác nhau trong quản lý nguồn nhân lực. Nếu nhiệm vụ đầu tiên là trả lời cho câu hỏi "phải làm gì", thì nhiệm vụ này là đi tìm lời giải đáp cho câu hỏi "làm nh thế nào". Về một phơng tiện nào đó, đây chính là sự cụ thể hoá trong việc tổ chức thực hiện chính sách đã vạch ra trớc đó.
Từ nhiệm vụ này hình thành nên công việc cụ thể của các chuyên gia về nguồn nhân lực: xác định vai trò của các chủ thể ngoài bộ phận quản lý nguồn nhân lực, làm rõ các năng lực quản lý nguồn nhân lực cần thiết đối với các chủ thể này. Ví dụ: lựa chọn, cung cấp cho các nhà quản lý một vốn văn hoá quản lý nguồn nhân lực phù hợp.
4. Giám sát các hoạt động, xử lý trực tiếp những vấn đề nhạy cảm
Ngời phụ trách vấn đề quản lý nguồn nhân lực chắc chắn không thể can thiệp trực tiếp vào toàn bộ các khâu công việc cụ thể của hoạt động này, nhất là ở những cơ quan có quy mô lớn, cơ cấu tổ chức phức tạp. Trong trờng hợp ngợc lại, ngời phụ trách vấn đề quản lý nguồn nhân lực phải theo dõi chặt chẽ các vấn đề nảy sinh và trực tiếp can thiệp khi cần thiết. Đối với các dự án quy mô lớn, việc ngời phụ trách vấn đề quản lý nguồn nhân lực trực tiếp tham gia điều hành có một ý nghĩa rất quan trọng. Theo quan
điểm này, trong quá trình tác nghiệp, ngời phụ trách vấn đề quản lý nguồn nhân lực phải tiến hành lựa chọn đối tợng tham gia hoặc can thiệp trực tiếp.
Ngoài ra, ngời phụ trách vấn đề quản lý nguồn nhân lực còn có trách nhiệm giải quyết những mối quan hệ với các đối tác xã hội - các cơ quan có thẩm quyền, chi phối hoạt động quản lý nguồn nhân lực. Phần việc này thờng chiếm nhiều thời gian mang tính chiến lợc, ảnh hởng lớn đến chất lợng của hoạt động quản lý nguồn nhân lực.
5. Trực tiếp điều hành, quản lý nhóm làm việc
Ngời phụ trách quản lý nguồn nhân lực không bao giờ làm việc một mình, mà phụ trách một đơn vị với tên gọi chung là "bộ phận quản lý nguồn nhân lực". Quy mô của bộ phận này phụ thuộc vào quy mô của tổ chức. Trong đơn vị của mình, ngời phụ trách quản lý nguồn nhân lực cũng là một nhà quản lý nh bất kỳ nhà quản lý nào khác. Việc tổ chức bộ phận quản lý nguồn lực chủ yếu đợc thể hiện ở một số hoạt động cụ thể gắn với quản lý đơn vị:
- Quản lý các hoạt động của nhân viên trực tiếp dới quyền, xem xét các vấn đề nảy sinh;
- Quản lý các thành viên trong đơn vị, đánh giá công việc đợc họ thực hiện, đánh giá năng lực và động cơ lao động, điều hành các cuộc họp bất thờng và thờng kỳ của đơn vị hay đơn vị phối hợp tổ chức, xác định nhu cầu đào tạo của đơn vị, giải quyết xung đột giữa các cá nhân…;
- Quản lý thông tin: phổ biến và giải thích những thông tin có liên quan đến hoạt động của đơn vị từ nguồn nội bộ cơ quan và từ nguồn ngoài cơ quan, thu thập thông tin từ cấp dới và "điều phối lại".
6. Kiểm tra việc tiến hành các hoạt động và đánh giá kết quả
Nhiệm vụ này liên quan đến việc sử dụng các công cụ điều hành khác nhau của hoạt động quản lý nguồn nhân lực. Cụ thể là:
- Kiểm tra việc thực hiện những chính sách đã đợc đề ra. Thực chất là tìm hiểu xem các phơng tiện dự kiến có thực sự đợc huy động và sử dụng đúng yêu cầu không. Công việc kiểm tra nhằm xác định độ chênh lệch có thể xảy ra giữa "cái dự kiến" và "cái đã thực hiện". Để làm đợc điều này cần phải sử dụng các công cụ hỗ trợ nh: sơ đồ, bảng biểu…
- Đánh giá hiệu quả của các hoạt động đã đợc thực hiện. Việc đánh giá có thể dựa trên hai tiêu chí:
Một là, "kết quả" của các hoạt động đã thực hiện, sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn nhân lực có đợc giảm bớt hay không? Nói cách khác, việc đánh giá nhằm kiểm tra xem các mục tiêu kỹ thuật của hoạt động quản lý nguồn nhân lực có đạt đợc hay không.
Hai là, "ảnh hởng" của các hoạt động đã đợc thực hiện: các hoạt động đó có cho phép đạt đợc các mục tiêu phát triển mang tính chiến lợc của tổ chức hay không? Bản thân việc đánh giá này cũng thuộc phạm vi "chính sách" của hoạt động quản lý nguồn nhân lực.
Khác với kiểm tra, đánh giá là một hoạt động định tính hơn, nó đặt ra câu hỏi về nguyên nhân của thành công hay thất bại, về lý do của việc đạt hoặc không đạt kết quả hay hành động mong muốn.
Ngoài ra, các bảng biểu với các thông số hợp lý đợc xây dựng cũng cho phép thực hiện việc "rủi ro" đối với hoạt động quản lý nguồn nhân lực, tránh đợc các nguy cơ xung đột xã hội hay thiếu động cơ làm việc ở một số loại đối tợng nhân viên…
Chơng V
Thành lập (xây dựng và phát triển) đội ngũ nhân lực một cách có hệ thống