1. Các phơng tiện tác động của quản lý nguồn nhân lực
Các phơng tiện tác động của quản lý nguồn nhân lực đợc hiểu là các biện pháp, cách thức đợc sử dụng để các nhà quản lý thu hẹp sự chênh lệch về lợng và chất giữa nhu cầu của tổ chức và nguồn nhân lực
a. Đào tạo
Đào tạo là phơng tiện để tiếp nhận những năng lực mới, hoặc để tăng cờng những năng lực sẵn có. Vì vậy, phơng tiện này đợc sử dụng để giảm thiểu sự chênh lệch về
chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực, đồng thời nó cũng có thể có tác động phụ đối với động cơ làm việc của nhân viên.
b. Tuyển dụng
Tuyển dụng là phơng tiện để thu hẹp những chênh lệch về lợng và cả về chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực. Lẽ tất nhiên, đó là phơng tiện tốn kém hơn so với đào tạo, bởi vậy ít đợc dùng hơn.
c. Điều động
Điều động là một trong những phơng tiện cơ bản nhất để giảm thiểu sự chênh lệch về lợng và chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực. Cần phân biệt giữa điều động nội bộ và điều động mang yếu tố từ bên ngoài tổ chức.
Điều động nội bộ đợc chia thành nhiều loại:
- Điều động về mặt địa lý, tơng ứng với thay đổi địa bàn làm việc nhng vẫn giữ công việc cũ;
- Điều động về mặt chức năng (hay còn gọi là điều động nghề nghiệp) tơng ứng với sự thay đổi công việc thậm chí thay đổi nghề nghiệp. Điều động chức năng cũng có thể chia làm hai loại: điều động thăng tiến hay điều động dọc và điều động ngang.
Loại điều động này là một trong những phơng tiện đợc u tiên sử dụng để tác động vào động cơ làm việc cũng nh vào năng lực làm việc. Một sự điều động hợp lý và đợc chuẩn bị kỹ càng cho phép nhân viên có thể tăng đáng kể năng lực làm việc của bản thân.
Ngoài ra, cần phải gắn phơng tiện này với hoạt động quản lý chức nghiệp, đặc biệt là công việc tạo nguồn cán bộ và chuẩn bị đội ngũ kế cận.
d. Sắp xếp thời gian lao động
Sắp xếp thời gian lao động là một phơng tiện để giảm thiểu sự chênh lệch về lợng giữa nhu cầu và nguồn nhân lực. Ngày nay, phơng tiện này còn rất ít đợc sử dụng, bởi lẽ nó tạo ra những vấn đề tổ chức nhiều khi rất phức tạp (nhng không phải là không thể giải quyết). Sắp xếp thời gian lao động hợp lý cho phép giải quyết êm thấm tình trạng thừa biên chế.
c. Trao đổi, tiếp xúc nội bộ
Trao đổi, tiếp xúc là phơng tiện nhằm giảm thiểu sự chênh lệch về chất và chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực, nó chủ yếu tác động vào động cơ làm việc. Vì lý do lịch sử, biện pháp trao đổi tiếp xúc nội bộ không phải lúc nào cũng đợc đa vào hoạt động quản lý nguồn nhân lực. Trong nhiều cơ quan nhà nớc, ngời ta còn quá quan tâm đến trao đổi tiếp xúc với các đối tợng bên ngoài. Điều này hết sức đáng tiếc, bởi lẽ trao đổi tiếp xúc nội bộ thực sự là một phơng tiện hành động hữu hiệu quả của quản lý nguồn nhân lực.
Giống nh tiếp xúc nội bộ, trả lơng là một phơng tiện có khả năng giảm thiểu sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn nhân lực, nó trực tiếp tác động vào động cơ làm việc.
Trong khái niệm trả lơng nói tới ở đây, ngoài tiền lơng cơ bản theo quy định hoặc theo việc làm, cần tính đến các khoản tiền thởng khác nhau cùng các khoản phúc lợi khác.
Việc sử dụng phợng tiện này không phải lúc nào cũng đơn giản. Trên thực tế, nhiều khi việc áp dụng một hình thức thởng theo chỉ số chẳng những không có tác dụng khuyến khích mà lại khiến cho phần lớn nhân viên cảm thấy không hài lòng.
h. Tổ chức lao động và xác định việc làm
Tổ chức lao động và xác định việc làm là một phơng tiện làm giảm thiểu sự chênh lệch về chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực. Con đờng bình thờng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa con ngời và công việc là làm cho con ngời tiếp nhận đợc những năng lực làm việc mà họ còn thiếu. Con đờng ngợc lại cũng có thể mang lại hiệu quả đáng coi trọng.
Trong điều kiện các nhà quản lý không thể có đợc những "gơng mặt lý tởng" để thiết kế bộ máy, ngời ta thờng sử dụng biện pháp tổ chức lao động với việc xây dựng các vị trí công tác "theo yêu cầu" nh phơng tiện điều chỉnh.
Tổ chức lao động còn có thể đợc sử dụng nh một biện pháp nhằm tối u hoá năng lực sẵn có trong một đơn vị hay một tổ chức. Trên thực tế, tổ chức lao động là một ph- ơng tiện tơng đối đặc thù. Trong nhiều trờng hợp nó còn đợc kết hợp sử dụng với các phơng tiện hành động khác nh đào tạo và trả lơng.
i. Tổ chức quản lý
Tổ chức quản lý là một phơng tiện nhằm giảm sự chênh lệch về chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực bằng cách tác động lên các yếu tố năng lực và động cơ làm việc.
So với các phơng tiện khác, điểm đặc biệt của phơng tiện tổ chức quản lý là nó sử dụng các công cụ đánh giá và chế tài thuộc thẩm quyền của nhà quản lý.
Công việc - Năng lực cần có - Lợi ích kèm theo Nhân viên - Năng lực - Khả năng - Động cơ Đào tạo
Làm cho nhân viên gần công việc
Tổ chức lao động
Làm cho công việc gần nhân viên
k. Quan hệ xã hội
Quan hệ xã hội là một phơng tiện hành động đặc thù của khu vực nhà nớc. Nó liên quan đến việc giải quyết các mối quan hệ đặc biệt với các đối tác xã hội (các tổ chức công đoàn, nghiệp đoàn…). Việc giải quyết các mối quan hệ này nhiều khi mang tính chất bắt buộc. Đây cũng là một phơng tiện tác động trực tiếp vào động cơ lao động, nhằm giảm thiểu sự chênh lệch về chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực.
l. Điều kiện làm việc
Việc thiết lập điều kiện làm việc thích hợp cũng đợc coi là một phơng tiện hành động nhằm thu hẹp sự chênh lệch về chất giữa nhu cầu và nguồn nhân lực. Điều kiện lao động đợc cải thiện sẽ làm giảm các yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả làm việc.
m. Các phơng tiện tác động khác
Có thể bổ sung vào danh sách này các phơng tiện khác thừa hởng từ hoạt động của các cơ quan dịch vụ xã hội và y tế. Hoạt động của các cơ quan này giữ vị trí độc lập, nhng chúng có thể tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đối với động cơ và khả năng làm việc của các nhân viên trong tổ chức.
Mặc dù các hoạt động xã hội và y tế đợc nhìn nhận nh là phơng tiện phục vụ quản lý nguồn nhân lực, cũng cần lu ý rằng: do hạn chế bởi những vấn đề về đạo đức và bí mật nghề nghiệp, các cơ quan thực hiện các dịch vụ này không thể phối hợp toàn diện với các tổ chức có nhu cầu quản lý nguồn nhân lực.
n. Các phơng tiện kết hợp
Lẽ tất nhiên, có thể phối kết hợp các phơng tiện của các hoạt động quản lý nguồn nhân lực với nhau. Ví dụ: điều động thăng tiến thờng đi kèm với hoạt động đào tạo. Các phơng tiện này có thể tác động lẫn nhau, và không phải bao giờ cũng theo đúng h- ớng chúng ta mong đợi.
2. Các nguồn lực và ràng buộc cần tính đến
Có một số nguồn lực và những ràng buộc cần tính đến trong khi tiến hành các hoạt động quản lý nguồn nhân lực:
- Quy chế nhân sự tạo ra một số ràng buộc, hạn chế khả năng lựa chọn các phơng tiện hành động nhằm giảm thiểu sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn nhân lực;
- Công nghệ và quy trình có tác động mạnh mẽ tới việc tổ chức lao động, tới nội dung công việc và tới nhu cầu về năng lực của một tổ chức. Công nghệ và quy trình thậm chí còn tác động cả tới cách nắm bắt phơng thức thực hiện nhiệm vụ;
- Nhiệm vụ của cơ quan và mong đợi ngời sử dụng dịch vụ. Những nhiệm vụ này có thể biến đổi do nhiều lý do, nhiệm vụ mới có thể xuất hiện. Mong đợi của ngời sử dụng cũng thay đổi, đặc biệt là đòi hỏi của ngời sử dụng đối với chất lợng dịch vụ ngày càng khắt khe hơn;
- Đặc điểm của nguồn nhân lực thực tế về độ tuổi, trình độ văn hoá xã hội, động cơ, năng lực làm việc. Các đặc điểm này có thể tạo thuận lợi hoặc cản trở việc thực hiện một hoạt động;
- Ngân sách: Thông thờng, trong khu vực nhà nớc, ngân sách vẫn đợc chi cấp theo nếp cũ, xa rời những vấn đề của quản lý nguồn nhân lực.
- Những thay đổi trong tơng lai về kinh tế - xã hội, văn hoá - địa lý - chính trị; công nghệ sẽ làm biến đổi cách thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy, nội dung công việc và năng lực cần có cũng thay đổi theo.
- Lịch sử và văn hoá của tổ chức. Đôi khi, xuất phát từ đặc điểm lịch sử và văn hoá của tổ chức, ngời ta có thể áp đặt một số phơng thức hoạt động nào đó và ngăn cấm một số phơng thức khác. Tuy nhiên, lịch sử và văn hoá của tổ chức phải là yếu tố bất biến, bản thân chúng cũng giàu có thêm, phong phú thêm cùng với những thay đổi xảy ra trong tổ chức.
- Tổ chức và cơ cấu hiện hành không bao giờ có thể ngay lập tức thay đổi hoàn toàn. Chúng sẽ ảnh hởng tới các công cụ quản lý nguồn nhân lực.
- Nguồn lực vật chất. Có lẽ đây không phải là yếu tốt quan trọng nhất, nhng không thể xem nhẹ yếu tố này khi lựa chọn các phơng tiện tác động trong một số dự án quản lý nguồn nhân lực, đặc biệt là các dự án đào tạo.