Bộ phận quản lý nguồn nhân lực phải đợc tổ chức sao cho có khả năng xử lý toàn bộ các vấn đề phức tạp của hoạt động quản lý nguồn nhân lực. Những cá nhân làm việc trong bộ phận quản lý nguồn nhân lực phải là những ngời có những năng lực khác nhau, có khả năng bổ sung cho nhau. Vì lẽ đó, bộ phận quản lý nguồn nhân lực cần đ- ợc tổ chức một cách khoa học, trên cơ sở phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các thành viên, phù hợp với đặc điểm và quy mô của cơ quan. Tổ chức bộ phận quản lý nguồn nhân lực cần dựa trên các cơ sở sau đây:
1. Phân rõ yếu tố tập thể và yếu tố cá nhân
Trong quản lý, yếu tố tập thể và yếu tố cá nhân đợc xử lý bởi các chủ thể khác nhau. Quản lý tập thể thuộc trách nhiệm của các chuyên gia quản lý nguồn nhân lực, quản lý cá nhân đợc giao phó cho các nhà quản lý trực tiếp. Quản lý tập thể mang tính tập trung, trong khi đó quản lý cá nhân mang tính phân cấp cao.
Yếu tố tập thể và yếu tố cá nhân luôn luôn gắn với các cấp độ hoạt động cụ thể của nguồn nhân lực. Quản lý tập thể là quản lý bằng chính sách và kỹ thuật, là trách nhiệm của các chuyên gia cao cấp, trung cấp; quản lý cá nhân thuộc về một cấp độ khác: cấp tác nghiệp.
2. Phân rõ yếu tố định lợng và yếu tố định tính
Quản lý định lợng và quản lý định tính trong nhiều trờng hợp thuộc thẩm quyền của các chủ thể khác nhau. Thờng thờng các nhà quản lý "số lợng" không đồng thời là ngời quản lý "chất lợng". Trong thực tế, các nhà quản lý chịu trách nhiệm xác định các năng lực cần thiết để đảm dơng một công việc cụ thể, sau đó họ lại thiết kế các hình thức đào tạo phù hợp để rút ngắn khoảng cách chênh lệch giữa năng lực thực có và năng lực yêu cầu. Họ thờng không có kỹ năng cần thiết để phân tích các nhiệm vụ lao
động, xác định các nhu cầu, phân tích dự báo các nhu cầu và quản lý việc phân bổ nguồn ngân sách. Để thực hiện đợc điều này, cần phải có hai loại năng lực chuyên môn khác nhau.
3. Lựa chọn biện pháp hành động
Xa nay quản lý nguồn nhân lực thờng bị phân cắt bởi các phơng tiện hành động khác nhau. Việc thực hiện một lợng lớn các phơng tiện hành động đòi hỏi mức độ chuyên nghiệp hoá rất cao. Bản chất của nó là thiết kế các hoạt động cụ thể làm phơng tiện quản lý nguồn nhân lực nh: tuyển dụng, tiếp xúc tìm hiểu, đào tạo… Ví dụ: việc xác định các nhu cầu đào tạo nhân lực, việc thiết lập một công cụ đào tạo phù hợp đòi hỏi một khả năng chuyên môn tối thiểu. Mọi hoạt động cụ thể đều đòi hỏi một khả năng chuyên môn nhất định. Vì vậy, muốn thực hiện việc tuyển dụng có chất lợng cần phải có năng lực chuyên biệt đối với phơng thức hành động đợc sử dụng, nắm vững các kỹ năng cần thiết đợc sử dụng trong quá trình tiến hành công việc. Càng cần phải nhấn mạnh yêu cầu này khi trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực nảy sinh những thách thức lớn.
Để thực hiện các khâu công việc khác nhau đòi hỏi phải vận dụng những kỹ năng khác nhau vì vậy việc thiết kế tổ chức bộ phận quản lý nguồn nhân lực cần dựa trên cơ sở trên.
Cuối cùng, việc phân công công việc trong bộ phận quản lý nguồn nhân lực đợc thực hiện một phần trên cơ sở những khả năng chuyên môn gắn với trách nhiệm và nguồn lực thực tế của quản lý nguồn nhân lực.
Trên thực tế, luôn tồn tại mối tơng quan giữa việc áp dụng những thông tin cần thiết về thực trạng nguồn nhân lực với những đặc điểm đặc thù của nó. Những đặc điểm đặc thù này cần đợc tính đến trong quá trình quản lý nguồn nhân lực. Nh vậy, quản lý nguồn nhân lực cũng giống nh quản lý các mối quan hệ xã hội, không những đòi hỏi phải nắm vững các nguyên tắc, các quy định mà còn đòi hỏi phải hiểu biết sâu sắc về văn hoá tổ chức. Điều này giữ vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng các biện pháp trong quá trình quản lý nguồn nhân lực.
4. Những vấn đề cần lu ý trong tổ chức quản lý nguồn nhân lực
Quản lý nguồn nhân lực nói chung đợc tiến hành trên nguyên tắc phân định các vấn đề về nhân lực cần giải quyết và phân công trách nhiệm giải quyết các vấn đề đó giữa cấp trên và cấp dới. Từ đó nảy sinh vấn đề: tính hệ thống của bộ máy quản lý nguồn nhân lực. Để tránh nguy cơ chồng chéo, manh mún về chức năng quản lý nguồn nhân lực vốn ảnh hởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của các cơ quan nói chung, cần lu ý ba điều sau:
- Thứ nhất, xây dựng chính sách quản lý nguồn nhân lực, sơ đồ hoá chính sách này để tất cả các chủ thể tham gia xác định đợc vị trí, vai trò của mình và hoạt động theo một định hớng chung.
- Thứ hai, u tiên áp dụng biện pháp quản lý nguồn nhân lực thông qua dự án. Dự án là hình thức quản lý cho phép tập trung cao độ các nguồn lực trong những thời điểm cần thiết để giải quyết vấn đề.
- Thứ ba, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi kinh nghiệm về quản lý nguồn nhân lực giữa các chủ thể. Việc này có thể đợc thực hiện dới hình thức các cuộc gặp gỡ
quy mô quốc gia giữa các chủ thể quản lý nguồn nhân lực, hoặc dới hình thức các hội nghị chuyên đề. Các hoạt động nêu trên là cơ hội tốt để đánh giá tính thống nhất, khả năng phối hợp giữa các chủ thể; là cơ hội để đánh giá kết quả hoạt động chung và dự kiến các hành động điều chỉnh.