- Tự phấn đấu rèn luyện
4. Anh/chị cho biết giao tiếp trong quản lý là gì? Phân tích các nguyên tắc và kỹ năng lựa chọn phương thức giao tiếp trong quản lý ? Liên hệ bản thân trong việc lựa chọn, sử
lựa chọn phương thức giao tiếp trong quản lý ? Liên hệ bản thân trong việc lựa chọn, sử dụng các chọn phương thức giao tiếp trong quản lý ?
Giao tiếp TRONG QUẢN LÝ là mối quan hệ qua lại giữa người với người thể hiện sự tiếp xúc tâm lý giữa người với người thông qua đó mà con người trao đổi với nhau về thông tin về cảm Xúc Chi giác lẫn nhau ảnh hưởng tác động qua lại lẫn nhau nhằm giải quyết hợp lý những nhiệm vụ giao tiếp quản lý làm cơ sở cho việc thực thi có hiệu quả những nhiệm vụ quản lý xác định
1. Một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản trong quản lý. • Chính xác
Thông tin sử dụng tại nơi làm việc phải chính xác. Rất nhiều nhà quản lý đã làm mất uy tín của mình khi trong văn bản hẹn giao hàng cho đối tác là vào lúc 9 giờ, nhưng mãi đến 10 giờ
hàng mới làm xong. Đáng tyếc hơn, một số nhà quản lý sai hẹn với chính nhân viên của mình. Một người quản lý còn không đúng hẹn, thì làm sao có thể yêu cầu nhân viên đúng về giờ giấc được?
• Ngắn gọn
Dù viết hay nói đều phải ngắn gọn bởi vì người nhận bao giờ củng muốn thông tin cốt yếu, phù hợp chứ không phải nhiều thông tin rườm rà, không phù hợp. Một vị tổng giám đốc ở nước ngoài đã từng nói với chúng tôi: “Bạn càng để nhiều thông tin lên bài giới thiệu, bạn càng chuyển được ít thông tin đến người nghe”. Lời nói của vị tổng giám đốc này thoạt đầu nghe rất nghịch lý, nhưng thực ra rất sâu sắc. Khi phải trình bày nhiều ý tưởng trong một thời gian ngắn thì càng nhiều thông tin càng làm người nghe rối loạn. Đây cũng là tình trạng mà rất nhiều nhà quản lý mắc phải. Thách thức lớn nhất chính là cân bằng giữa ngắn gọn và đầy đủ.
• Rõ ràng, sáng sủa
Thông điệp phải thật rõ ràng, sáng sủa. Nếu thông tin mập mờ, không rõ ràng, có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau thì sẽ dẫn đến hiểu lầm, hiểu sai và kết quả là hành động không như mong muốn. Ai cũng có thể thấy rằng điều này quá hiển nhiên. Nhưng vậy mà nhiều nhà quản lý vẫn viết những thông điệp khó hiểu, ý này chồng ý kia. Thậm chí một số nhà quản lý còn cho rằng viết thật phức tạp, văn vẻ thì mới thể hiện được trình độ cao. Tuy nhiên, thông điệp mập mờ đôi khi cũng là “dụng ý” trong quản lý, đây lại là trường hợp khác.
• Hoàn chỉnh (đầy đủ)
Khi viết hay nói người quản lý cũng phải cung cấp thông tin đầy đủ, cần thiết để có thể dẫn tới hành động mong muốn. Thông thường, chúng ta hay đưa ra các thông điệp chưa hoàn chỉnh như thiếu ngày, thời gian, tên hay số lượng. Các thông điệp không hoàn chỉnh được cài đặt trong máy trả lời điện thoại tự động khi người quản lý đi vắng là những ví dụ minh chứng cho việc không tuân thủ nguyên tắc này có thể làm người nghe thất vọng. Ý này hơi có phần trái nghịch với ý trên, khi yêu cầu thông tin của nhà quản lý phải ngắn gọn. Thực vậy, để có được thông điệp vừa ngắn gọn lại vừa đủ ý, người quản lý phải tinh tế và thấu hiểu thông tin, để biết ý nào là chính yếu, ý nào phụ có thể lược bỏ.
• Lịch sự
Vì mục đích của giao tiếp là để dẫn đến hành động tích cực, nên việc duy trì mức độ lịch sự bình thường và thể hiện sự tôn trọng đối với người khác cũng rất quan trọng bất kể họ ở cấp quyền lực nào trong tổ chức. Đây là một nguyên tắc rất tốt khi ứng xử, đặc biệt với những nhà quản lý. Trong xu hướng quản lý hiện đại ngày nay, nhiều nhà lãnh đạo chọn cho mình cách ứng xử thân mật, tự nhiên nhưng đôi khi trở nên quá trớn mà trở thành bất lịch sự, gây ra sự thiếu tôn trọng của người khác với mình và ngược lại. Nhiều nhà quản lý trẻ ngày nay phạm sai lầm khi bắt chước phong cách một số nhà lãnh đạo ở nước ngoài, như gác chân lên bàn khi nói chuyện với người khác. Chúng tôi không nói rằng tác phong này không đúng, bởi vì tùy vào đối tác, tùy vào môi trường, tùy vào phong cách quản lý mà mỗi người có thể tùy chọn cho mình một cách ứng xử hợp lí nhất. Tuy nhiên, phong cách này có rủi ro cao hơn so với phong cách lịch sự, có thể gây hiểu lầm. Vì vậy, với quá trình nghiên cứu lý thuyết và tư vấn quản lý, cũng như với kinh nghiệm quản lý của chính nhóm tác giả, chúng tôi tin rằng duy trì mức độ lịch sự bình thường và thể hiện sự tôn trọng đối với người khác là cách giao tiếp hay nhất, ít rủi ro nhất cho các nhà quản lý.
2. Kỹ năng lựa chọn phương thức giao tiếp
Thành công của giao tiếp phụ thuộc rất nhiều vào việc lựa chọn phương pháp giao tiếp đúng, phù hợp cho từng tình huống. Vì vậy trong thời gian làm việc cần phải cân nhắc lựa chọn hợp lý, ví dụ như:
- Nên điện thoại hay viết thư cho đối tác này?
- Nên gửi thông báo nội bộ, thư điện từ hay chỉ cần gặp và nói chuyện trực tiếp với người đó? Trước khi đi vào những kỹ năng cụ thể, chúng ta hãy so sánh điểm mạnh giữa việc giao tiếp bằng hình thức viết và giao tiếp bằng lời nói trong tình huống quản lý.
Giao tiếp bằng hình thức viết là tốt hơn trong những tình huống sau: • Khi cần lưu lại thông tin để lưu trữ và tham khảo trong tương lai.
• Khi thông tin liên quan đến một hợp đồng hay thỏa thuận hoặc có thể sẽ có tranh luận từ những thông tin này.
• Khi thông tin được coi là thông tin mật.
Một số tình huống mà giao tiếp bằng lời nói sẽ phù hợp hơn: • Khi muốn có phản hồi ngay lập tức.
• Khi thấy có thể cần phải trao đổi thêm thông tin và ý tưởng.
• Khi việc sử dụng ngữ điệu hay cách diễn đạt bằng điệu bộ có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho nội dung của thông điệp.
• Khi cho rằng, sẽ là khôn ngoan hơn nếu không có bằng chứng ghi lại.
Lưu ý rằng, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng về phương pháp sử dụng và những ưu điểm tương đối của chúng. Khi thực hiện việc này cần xem xét một số yếu tố sau đây:
- Phương pháp nào giúp cho truyền đạt thông tin rõ ràng và chính xác hơn cả? - Cần người nhận phản hồi thông điệp trong bao lâu?
- Phương pháp nào đạt kết quả mong muốn với chi phí thấp nhất?
- Phương pháp nào được người nhận hoan nghênh nhất và có thể dẫn đến những phản hồi tích cực?
Liên hệ :
Khi lựa chọn phương thức giao tiếp cần suy xét đến các phương pháp phù hợp cho từng tình huống khác nhau, cần phải so sánh xem xét các phương thức xem ưu nhược điểm của phương thức là gì, là phương thức nào sẽ truyền đạt thông tin rõ ràng hơn ví dụ
+ Khi hướng dẫn cho các nhân viên, người quản lý thường sử dụng phương thức trực tiếp để nói và nghe để nói cho nhân viên những gì mà người quản lý muốn và điều này quan trọng như việc lắng nghe những phản hồi từ họ nhằm giúp người quản lý biết được họ đã hiểu hay chưa sẽ nhận được phản hồi ngay và truyền đạt chính xác hơn.
+ Khi báo cáo tiến độ lên cấp trên thì viết sẽ tạo điều kiện lưu trữ lâu dài và có thể giúp người quản lý có thêm thời gian để hình thành các suy nghĩ của mình đồng thời sẽ lưu lại được thông tin để tham khảo, và là thông tin mật.
+ Trong trường hợp cần điền vào các biểu mẫu và nhật ký công việc, người quản lý không có lựa chọn nào khác là phải giao tiếp gián tiếp qua văn bản để thực hiện nhiệm vụ này.
+ Thực hiện nhiệm vụ duy trì kỷ luật công bằng, người quản lý có thể sử dụng hình thức bằng thư từ, fax cho nhân viên, hoặc tác động đến cấp dưới người có ảnh hưởng đến nhân viên hoặc bằng hình thức hội họp để triển khai.
+ Khi gặp gỡ các đồng nghiệp khác và khách hàng hay nhà cung cấp, cần giao tiếp bằng ngôn ngữ để nói chuyện và ngôn ngữ phi hình thể nở nụ cười và ánh mắt để thể hiện thái độ thiện chí
+ Trong khi thực hiện công việc đào tạo cho nhân viên mới, người quản lý sẽ sử dụng phương tiện giao tiếp sư phạm để lắng nghe những câu hỏi và các biểu hiện của sự hiểu lầm để có thể chỉnh sửa kịp thời. Trong một số trường hợp, người quản lý nên cung cấp các tài liệu tham khảo dưới dạng văn bản.
+ Để giải quyết các vấn đề và than phiền nẩy sinh, thông thường người quản lý sử dụng hình thức trực tiếp để hiểu toàn bộ bản chất của vấn đề và việc này có thể đòi hỏi người quản lý phải có một số hành động nhằm giải quyết chúng.
1.Anh/chị cho biết tổ chức là gì? Hãy phân tích những biểu hiện mới của tổ chức chính thức và tổ chức không chính thức? Liên hệ thực tiễn đối với quản lý trong tổ chức chính thức và tổ chức không chính thức?
Tổ chức là nhóm người ở đó các cá nhân có cùng động cơ và mực đích hoạt động, phối hợp với nhau 1 cách đồng bộ và có hiệu quả trong quá trinhg thực hiện nhiệm vụ chung. * những biểu hiện mới của tổ chức chính thức