Bộ phận kế toán:
- Nhân sự:
Nhược điểm: số lượng nhân viên phòng kế toán khá nhiều, do việc bố trí công việc
ởnhiều khâu bị chồng chéo nên nhân sự kế toán khá cồng kềnh. Trưởng phòng kế chậm trễ trong việc cập nhật luật, thông tư dẫn tới việc công ty bị những khoản phạt không đáng có.
- Tổ chức hạch toán:
Ưu điểm:
+ Tổ chức rõ ràng, có quy trình hẳn hoi đảm đảm bảo nhân nhân sự mới có thể dễ dàng nắm bắt công việc, hạch toán tập trung, theo lô dễ kiểm soát.
+ Giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền dễ dàng tính toán, khá phù hợp với công ty vì lượng hàng nhập trong tháng khá nhiều lần.
Nhược điểm:
SVTH: Nguyễn Thị Kim Phương Trang 48
+ Phiếu thu và báo có ngân hàng được hạch toán theo tuần (một lần trên tuần) sẽ không cập nhật kịp thời công nợ khách hàng dẫn tới việc khó khăn trong việc theo dõi công nợ đến hạn cũng như khó kiểm tra dư nợ khách hàng tại thời điểm phát sinh.
+ Phần mềm kế toán được cài đặt độc lập từng máy với nhau nên dễ dẫn đến việc số liệu chi tiết từng máy không khớp với máy tổng hợp.
+ Phiếu thu được lập 1 lần tại quầy bán lẻ sau đó kế toán hạch toán lại 1 lần nữa trên phần mềm kế toán dẫn đến mất thời gian không cần thiết.
+ Không thấy công tác hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nên dẫn đến việc có giá bán thấp hơn giá vốn trong một số lô hàng.
- Chứng từ sử dụng, lưu trữ:
Ưu điểm: chứng từ, biểu mẫu sử dụng phù hợp với quy định, hướng dẫn hiện hành, chứng từ đang phát sinh trong năm được lưu trữ theo tháng và chia ra theo từng loại chứng từ nên dễ dàng trong việc tìm kiếm.
Nhược điểm: kho lưu trữ chứng từ không phân chia theo khu vực năm nên dễ lẫn lộn chứng từ của các năm dễ thất lạc chứng từ của những năm cũ.
Bộ phận kho và giao hàng
- Ưu điểm:
Hàng hóa chủ yếu được lưu giữ tại kho thuê, nên sẽ không có tình trạng mất mát hàng hóa.
Giao hàng được thực hiện bởi các đội vận chuyển thuê ngoài chuyên nghiệp đảm bảo hàng được giao đúng thời gian cho khách hàng kịp sản xuất.
- Nhược điểm:
Những mùa cao điểm hàng hóa nhập nhiều dẫn đến tình trạng diện tích kho thuê không đủ đáp ứng dẫn tới tình trạng hàng bị tồn ngoài cảng khá lâu chi phí lưu bãi khá nhiều.
Kiểm soát nội bộ:
- Ưu điểm: do công ty không có hệ thống công nghệ thông tin, chủ yếu thủ công trong mọi khâu nên không có phát sinh chi phí xử lý công nghệ.
- Nhược điểm:
Hệ thống kiểm soát nội bộ rất yếu kém, chủ yếu quản lý, duyệt bằng thủ công dẫn tới việc thất thoát tài sản một thời gian dài nhưng công ty không phát hiện ra. Không có nhân sự công nghệ thông tin nên tất cả những việc phát sinh liên quan đến máy móc trong công ty đều phải thuê ngoài nên chi phí cao mà dễ mất thông tin.
Không có hệ thống máy chủ kế toán, nên việc mất dữ liệu không phục hồi lại rất dễ xảy ra.
Việc ghi chép bán hàng hằng ngày được thực hiện đơn thuần trên file máy tính nên dễ dẫn tới việc giao hàng trễ đối với những khách hàng đặt hàng trước đó.