1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Thư viện trường Cao đẳng kỹ thuật Cao Thắng trực thuộc Phòng đào tạo của nhà trường.
Cơ cấu tổ chức của thư viện bao gồm: bộ phận quản lý thư viện và 2 phòng chức năng.
Quản lý thư viện là người chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Đào tạo và Hiệu trưởng về các hoạt động của Thư viện và việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Tổng số nhân viên của thư viện có 6 người, trong đó có 1 thạc sỹ thư viện (chịu trách nhiệm quản lý thư viện chung), 3 cử nhân thư viện, 1 cử nhân kinh tế và ngoại ngữ, 1 kỹ sư công nghệ thông tin. Ngoài 4 nhân viên thư viện được đào tạo trực tiếp từ chuyên ngành thư viện ra thì 2 nhân viên thư viện còn lại tuy tốt nghiệp từ các ngành khác nhau nhưng đều được đào tạo qua các khóa ngắn hạn về nghiệp vụ thư viện.
Tổng diện tích thư viện hiện nay khoảng 600m2 trong đó có 400m2 làm nơi trực tiếp thực hiện các hoạt động của thư viện đặt tại lầu 1 khu B và 200m2 được làm kho lưu đặt tại lầu 8 khu F.
Căn cứ vào quy mô, chức năng và nhiệm vụ được giao, Thư viện được chia ra các phòng chức năng như sau:
Phòng bổ sung và xử lý nghiệp vụ:
Chiếm diện tích khiêm tốn khoảng 50m2, trong đó 30m2 dành để làm nơi cho các nhân viên làm nghiệp vụ và 20m2 dành làm kho để chứa đồ và những sách đang được xử lý hoặc đã hoàn thành công đoạn xử lý nghiệp vụ mà chưa được bàn giao ra phục vụ.
Phòng bổ sung và xử lý nghiệp vụ có chức năng: Xây dựng và bổ sung vốn tài liệu, thu nhận các tài liệu, đồng thời có nhiệm vụ xử lý tài liệu theo các chu trình, xử lý kỹ thuật vốn tài liệu xây dựng các cơ sở dữ liệu, tổ chức hệ thống tra cứu theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện.
Xử lý và biên soạn ấn phẩm thông tin giới thiệu sách mới, thông tin chuyên đề, các loại thư mục, hướng dẫn tra cứu và tổ chức các hoạt động thông tin khác.
Nhập dữ liệu sách việt, ngoại văn vào cơ sở dữ liệu; Nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện; quản trị mạng và các phần mềm tiện ích; tham gia vào quá trình bảo trì, bảo dưỡng máy tính và các thiết bị hiện đại khác; tham gia vào việc số hoá tài liệu và xuất bản.
Phòng phục vụ bạn đọc:
Phòng phục vụ bạn đọc chiếm 230m2 trong đó: 10m2 dành để 2 máy phô tô dịch vụ. 20m2 để làm nơi thực hiện các công tác phục vụ của thủ thư và 200m2 còn lại để làm nơi cho bạn đọc đến thư viện ngồi đọc sách
Hiện nay Thư viện có khoảng hơn 100 chỗ ngồi và 15 máy vi tính được nối mạng Internet và Intranet phục vụ cho NDT đến thư viện.
Phòng phục vụ bạn đọc còn có những chức năng như:
Tổ chức và sử dụng và quản lý vốn tài liệu của thư viện theo chức năng và nhiệm vụ được giao
Quản lý, kiểm tra, đôn đốc và nhắc nhở bạn đọc thực hiện nghiêm chỉnh nội quy sử dụng và bảo quản tài liệu cho thư viện.
Cho mượn, nhận và trả tài liệu về kho sách khi bạn đọc đã sửng dụng xong.
Quản lý và cho mượn báo và tạp chí.
Quản lý và cho bạn đọc mượn máy tính để truy cập thư viện điện tử, truy cập thông tin qua internet.
Tổ chức các lớp hướng dẫn bạn đọc sử dụng thư viện theo định kỳ hàng tháng, và đầu năm học mới.
Trực tiếp hướng dẫn bạn đọc tìm kiếm thông tin trên mục lục lục máy, trong kho sách, và trong phần mềm thư viện điện tử.
Phối hợp chặt chẽ với phòng nghiệp vụ trong việc giúp đỡ bạn đọc tìm kiếm thông tin theo yêu cầu.
Cung cấp thông tin, đáp ứng mọi yêu cầu về việc sử dụng tài liệu trong kho sách.
Kho sách
Chiếm diện tích 320m2, trong đó tại lầu 1 khu B chiếm khoảng 120m2 kho sách của Thư viện hiện nay được thực hiện theo hình thức kho mở. NDT có thể tự tra cứu và vào tìm tài liệu, khi cần có thể nhờ sự trợ giúp của Thủ thư.
Các ngành khoa học khác nhau được chia thành các khu khác nhau và trước mỗi khu đều có bảng hướng dẫn cụ thể giúp NDT dễ dàng tìm được tài liệu mình cần.
200m2 còn lại đặt tại lầu 3 khu F được dùng làm kho lưu những tài liệu quá cũ ít người sử dụng, tạp chí đóng cuốn, tài liệu đào tạo, tài liệu xám… Đây là kho đóng chỉ nhân viên Thư viện mới được vào, khi có yêu cầu, thủ thư sẽ trực tiếp đi lấy tài liệu và giao cho NDT.
1.3.2. Hoạt độngcủa thư viện
1.3.2.1. Nguồn lực thông tin của thư viện
Với chức năng là một thiết chế trong hoạt động đào tạo của nhà trường, nguồn lực thông tin của thư viện đóng một vai trò then chốt trong hoạt động học tập và nghiên cứu của tập thể cán bộ, giáo viên, sinh viên, học sinh trong toàn nhà trường.
Nguồn lực thông tin trong thư viện bao gồm tài liệu in truyền thống, tài liệu điện tử được chia sẻ trên mạng internet. Việc xây dựng chiến lược bổ sung tài liệu thư viện đóng một vai trò then chốt trong quá trình hoạt động của Thư viện.
Tài liệu truyền thống là những tài liệu tồn tại dưới dạng bản in, đóng tập trên giấy.Theo số liệu đã thống kê tại thư viện thông qua phần mềm The Library Information System Version 5.0 của tác giả Trương Bá Hà, tính đến cuối tháng 8 năm 2012, Thư viện có:
Sách tham khảo – giáo trình: 10.673 nhan đề, bao gồm 44.663 cuốn các loại, trong đó:
Sách tiếng Việt: 8.667 nhan đề, 40.843 cuốn. Trong đó:
Công nghệ kỹ thuật điện – điện tử: 4.334 cuốn
Công nghệ kỹ thuật cơ khí: 6.861 cuốn
Công nghệ kỹ thuật ô tô: 4.658 cuốn
Công nghệ thông tin: 4.704 cuốn
Công nghệ kỹ thuật nhiệt (điện lạnh): 3.783 cuốn
Công nghệ kỹ thuật cơ điện tử: 2.450 cuốn
Công nghệ kỹ thuật điều khiển và tự động hóa: 1.600 cuốn
Công nghệ kỹ thuật điện tử truyền thông: 3.450 cuốn
Kế toán, tài chính: 3.424 cuốn
Vẽ kỹ thuật: 1.624 cuốn Chính trị, pháp luật, đường lối của Đảng Cộng sản Việt Nam: 1.170 cuốn
Khoa học xã hội: 3.185 cuốn
Sách ngoại văn:
Tiếng Anh: 1.442 nhan đề, 2.637 cuốn
Tiếng Pháp: 311 nhan đề, 719 cuốn.
Tiếng Nga: 212 nhan đề, 318 cuốn
Tiếng Đức: 10 nhan đề, 29 cuốn.
Ngôn ngữ khác: 3 nhan đề, 3 cuốn.
Sách tra cứu: 18 nhan đề, 114 cuốn .
Báo - tạp chí: 101 nhan đề các loại, trong đó:
Báo: 65 nhan đề
Tạp chí: 36 nhan đề
Nếu tính theo số tập, số lượng các loại báo và tạp chí đã đóng tập, mỗi tập bao gồm nhiều số, đóng theo quý hoặc năm bao gồm: 320 tập.
Luận văn – luận án: 976 cuốn các loại
Các loại tài liệu xám không công bố: 415 cuốn các loại
Nguồn thông tin, tài liệu điện tử đã hình thành và được thư viện quan tâm thu thập trong và lưu giữ trong thời gian gần đây. Đây là loại hình tài liệu dễ dàng truy cập, có thể đáp ứng nhu cầu khai thác và chia sẻ thông tin của người dùng tin. Theo thống kê, hiện thư viện có:
CD-ROMs: hơn 1000 đĩa các loại bao gồm: đồ án tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, sách điện tử, tạp chí điện tử…
Tài liệu điện tử: 7.091 CSDL trong đó:
CSDL sách: 5.155 biểu ghi
CSDL luận văn, luận án: 862 biểu ghi
CSDL tạp chí: 204 biểu ghi
Để đáp ứng nhu cầu tin đa dạng của người dùng tin tại trường, hàng năm thư viện luôn tích cực bổ sung tài liệu, tăng cường nguồn lực thông tin cho thư viện. Nguồn tài liệu được bổ sung hàng năm chủ yếu có nội dung về Khoa học kỹ thuật chiếm đến 80% như: cơ khí, điện, điện lạnh, công nghệ thông tin, công nghệ ô tô, công nghệ tự động…. bên cạnh đó, một số sách có nội dung về Khoa học xã hội cũng được bổ sung về hàng năm như: các loại sách về Chính trị, Nguyên lý Mac – Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh, Đường lối Đảng Cộng sản Việt Nam, các loại sách về Pháp luật, Văn học nghệ thuật, sách dạy làm người… Những loại sách này chiếm 20% còn lại trên tổng số sách bổ sung hàng năm về thư viện.
1.3.2.2. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
Các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện. Một cơ quan thông tin – thư viện có năng lực là nơi có thể tạo ra nhiều sản phẩm và cung cấp nhiều dịch vụ có giá trị cao dựa trên một đội ngũ cán bộ thông tin chuyên nghiệp.
Việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất nhằm phục vụ tối đa cho hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu đang là mục tiêu mà thư viện trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng hướng tới.
Hiện nay, thư viện đang phục vụ người dùng tin các sản phẩm sau:
Sản phẩm thư mục: nhằm cung cấp công cụ tra cứu thông tin một cách tích cực, đúng lúc, chính xác và hiệu quả cho người dùng tin, từ năm 2006, thư viện đã thực hiện một số sản phẩm thư mục như: thư mục chuyên đề, thư mục chuyên ngành, thư mục thông báo sách mới. Các loại thư mục trên đều được biên soạn bằng tiếng Việt và được chọn lọc từ các loại sách trong kho sách của thư viện. Các tài liệu trong thư mục được phân chia theo đề mục chủ đề từ tổng quát đến chi tiết, được mô tả cụ thể như: tên tài liệu, tên tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản và có tóm tắt chi tiết giúp người đọc có thể
nắm được nội dung chính của tài liệu, giúp việc tra cứu được dễ dàng và nhanh chóng.
Thư viện điện tử: nhằm phát huy tối đa khả năng truy cập thông tin cho người dùng tin, thư viện đã xây dựng phần mềm thư viện điện tử dựa trên phần mềm Joomla. Đây là phần mềm mã nguồn mở cho phép các thư viện, cơ quan thông tin dựa vào đó để phát triển. Thư viện đã dựa vào phần mềm thư viện điện tử trên để chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin như: bài giảng điện tử, ebook, luận văn, luận án, các bộ sưu tập…
Trang web của thư viện: được xây dựng vào năm 2006 và chỉnh sửa lại vào năm 2010 do chính nhân viên quản trị mạng thư viện viết và quản lý. Trang Web đã giúp nối gần khoảng cách giữa người dùng tin với thư viện, trong đó, các thông tin về thư viện được giới thiệu và cập nhật đầy đủ, bên cạnh đó, cách thức truy cập và khai thác nguồn tài nguyên thông tin trong thư viện cũng được hướng dẫn chi tiết.
Bên cạnh những sản phẩm, thư viện còn có các dịch vụ như:
Hệ thống mục lục trực tuyến: chỉ một thao tác đơn giản, người dùng tin có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin về tài liệu mình cần tìm.
Dịch vụ cho mượn tài liệu đọc tại chỗ:dịch vụ này giúp bạn đọc khai thác tài liệu ngay tại thư viện. Với hệ thống kho mở, tài liệu trong thư viện được sắp xếp gọn gàng theo số phân loại đã giúp người dùng tin đến thư viện dễ dàng tiếp cận và khai thác nguồn tài nguyên thông tin một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, hệ thống phòng đọc rộng rãi thoáng mát, bàn ghế có vách ngăn giúp người dùng tin có một tâm lý thoải mái khi đến thư viện.
Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà: với dịch vụ này, người dùng tin có thể mượn tài liệu về nhà trong thời gian tối đa là 1 tuần và được gia hạn thêm 1 tuần tiếp theo. Mỗi người chỉ được mượn nhiều nhất 2 cuốn sách với điều kiện nhan đề sách đó phải có 4 bản trở lên. Khi mượn sách về nhà, người dùng tin
không phải trả bất kỳ khoản phí nào ngoài tiền thế chân bằng giá trị cuốn sách, tiền thế chân sẽ được hoàn trả lại khi người dùng tin trả sách lại cho thư viện. Nếu trả sách quá hạn quy định sẽ bị phạt 1000VNĐ/ngày/cuốn sách.
Dịch vụ in sao tài liệu gốc: là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho người dùng tin trong trường hợp họ có nhu cầu mượn tài liệu đó lâu dài hoặc tài liệu đó quá ít và hiếm mà người dùng tin không được phép mượn về nhà.
Dịch vụ đa phương tiện: là tài liệu được lưu trữ trên các vật mang tin đặc biệt như CD – Rooms, đĩa mềm. Các tài liệu này chủ yếu là luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu khoa học…Tuy nhiên, hiện nay tại thư viện, dịch vụ đa phương tiện vẫn còn hạn chế do chưa được người dùng tin quan tâm.
Dịch vụ tư vấn thông tin: bằng cách giải đáp thắc mắc của người dùng tin trong quá trình tìm kiếm thông tin, hoặc giúp người dùng tin tìm kiếm những thông tin phù hợp nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của họ.
Dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu: thư viện cung cấp tất cả các thông tin theo yêu cầu riêng của người dùng tin.
1.3.2.3. Kinh phí hoạt động của thư viện
Như đã nói ở trên, hiện nay nhà trường đang có dự án xin lên thành trường Đại học kỹ thuật Cao Thắng, Thư viện là một trong các tiêu chí quan trọng để xét lên Đại học nên trong những năm gần đây, Ban giám hiệu của nhà trường đã quan tâm nhiều hơn đến các hoạt động thông tin thư viện. Tuy nhiên, cũng vì lý do xin nâng cấp lên đại học, nhà trường đang phải đầu tư xây dựng thêm cơ sở hạ tầng nên kinh phí hàng năm cho thư viện để mua sắm trang thiết bị và bổ sung tài liệu giữa các năm không đồng đều, phụ thuộc vào tài chính hàng năm của nhà trường để cân đối. Chỉ tính riêng tiền bổ sung cho sách, báo và tài liệu, năm 2009 lượng kinh phí được duyệt là 345.869.277 đồng, năm 2010 là 125.991.420 đồng, năm 2011 là 216.850.760 đồng. Đó là chưa kể tiền mua sắm trang thiết bị, máy móc cho thư viện.
1.4. Đặc điểm người dùng tin tại thư viện
Người dùng tin là những người sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình, là người tiêu dùng các sản phẩm dịch và vụ thông tin. Người dùng tin là đối tác, là khách hàng của hoạt động Thông tin – Thư viện. Dựa vào mục đích và đối tượng phục vụ có thể chia các nhóm người dùng tin tại thư viện trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng ra làm 3 nhóm như sau:
Nhóm người dùng tin là Cán bộ quản lý
Nhóm người dùng tin là Giáo viên – cán bộ nghiên cứu Nhóm người dùng tin là Học sinh – Sinh viên
1.4.1. Đặc điểm nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý
Quản lý là sự tác động có ý thức của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi của các nhân hướng đến mục đích hoạt động chung và phù hợp với quy luật khách quan.
Quản lý vừa là một nghệ thuật, vừa là một khoa học, nghệ thuật là ở chỗ làm cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn còn khoa học là ở chỗ làm thế nào nhà quản lý có thể thực hiện được nghệ thuật đó.
CBQL trong một trường Đại học, Cao đẳng là những người thực hiện các công tác quản lý về mục tiêu đào tạo, nội dung và chương trình đào tạo, quản lý hoạt động giảng dạy của giáo viên, hoạt động học tập của HS – SV, quản lý về tài chính, cơ sở vật chất phục vụ dạy và học, quản lý môi trường đào tạo và các hoạt động đào tạo nhằm đảm bảo chất lượng đào tạo.
Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý bao gồm: Ban Giám hiệu, trưởng phó các khoa, trưởng phó các phòng ban chức năng và các