Cán bộ thư viện là những người giữ vai trò quan trọng và then chốt trong mọi hoạt động thông tin – thư viện và là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của thư viện. Nếu cán bộ thư viện yếu về trình độ chính trị,
hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học và không có năng lực trong quản lý, giao tiếp với NDT sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả phục vụ NDT và ảnh hưởng tới uy tín của thư viện.
Sự phát triển mạnh như vũ bão của ngành công nghệ thông tin, sự bùng nổ thông tin trên toàn cầu đã ảnh hưởng không nhỏ đến công việc của cán bộ TT – TV nói chung và CBTV tại trường CĐKT Cao Thắng nói riêng. Họ phải trở thành những con người không chỉ biết lưu giữ, khai thác mà còn phải biết cung cấp các dịch vụ thông tin trực tuyến theo nhu cầu của người sử dụng, là trung gian trong việc tìm kiếm thông tin, đào tạo NDT, là người nghiên cứu, quản lý tri thức và sàng lọc thông tin...
Môi trường thông tin mới đã làm thay đổi nhận thức của NDT trong việc tiếp cận và sử dụng các nguồn thông tin phù hợp, việc NDTgia tăng sử dụng các nguồn thông tin chất lượng đã ảnh hưởng không nhỏ đến vai trò của CBTV. Điều này tuy đã tạo ra cho CBTV nhiều cơ hội trong học tập, nghiên cứu và cải thiện năng lực để đáp ứng yêu cầu ngày càng đa dạng của NDT nhưng cũng đặt ra những thách thức lớn đối với CBTV. Vì vậy, Thư viện cần phải có những chiến lược đào tạo từng bước và lâu dài để nâng cao trình độ kiến thức cũng như kỹ năng về mọi mặt cho đội ngũ nhân viên của mình.
Sự phát triển ngày càng đa dạng của các nguồn thông tin đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc đáp ứng NCT ngày càng đa dạng và khắt khe hơn của NDT. Do đó, người CBTV phải có kỹ năng tìm hiểu nhu cầu tin và thực hiện những kỹ năng đó một cách hiệu quả thì mới có thể đáp ứng được tối đa NCT của NDT.
Tham gia các lớp đào tạo về ngoại ngữ, tin học, tham gia các hội nghị hội thảo có tính định hướng, chỉ đạo cho các nhiệm vụ chuyên môn của ngành thông tin – thư viện. Tham quan thực thực tế các thư viện kiểu mẫu. Nhanh nhạy trong việc thích ứng các ứng dụng công nghệ - kỹ thuật hiện đại trong
thư viện. Có như vậy, cán bộ thông tin – thư viện mới có thể vừa là người tổ chức xử lý thông tin vừa là người khai thác và phổ biến thông tin.
Mặc dù hiện tại CBTV trường đều là những người có kiến thức chuyên môn, còn trẻ, năng động và là những người tiếp thu nhanh công nghệ mới nhưng trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, họ cũng cần phải được thường xuyên đi học các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để kịp thời nắm bắt NCT của NDT.
Một trong những hạn chế của thư viện bị NDT tại đây phải ánh nhiều nhất là vấn đề giao tiếp giữa CBTV với NDT, đây cũng là một lý do khiến lượng NDT đến thư viện ngày càng giảm dần. Có thể nói, kỹ năng giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu trong môi trường thư viện hiện đại. Trong xã hội ngày càng phát triển, CBTV có chuyên môn giỏi, hết mình với công việc cũng chưa đủ để mang lại sự hài lòng cho người sử dụng. Do đó, họ cần phải tham gia các khóa học về tâm lý ứng xử với NDT để gần gũi, tiếp xúc, tìm hiểu hơn những tâm tư tình cảm của họ, giải quyết những khúc mắc họ thường gặp phải khi tham gia sử dụng thư viện, nối lại khoảng cách giữa cán bộ thư viện với NDT. Họ phải học cách quan sát vì quan sát tốt sẽ giúp họ nhanh chóng nắm bắt được nhu cầu và động cơ của NDT, đánh giá đúng trình độ để đưa ra những thông tin phù hợp. Phải học cách lắng nghe vì đó là thể hiện sự tôn trọng của mình đối với NDT. Phải biết đặt câu hỏi để nắm bắt chính xác thông tin NDT yêu cầu, từ đó định hướng, tìm kiếm và đưa ra câu trả lời một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Và đặc biệt phải nắm vững được tâm lý lứa tuổi, sở thích, nghề nghiệp…của từng nhóm đối tượng NDT, từ đó mới có thể phục vụ và đáp ứng tốt NCT của NDT. [29]
Tóm lại: “Người cán bộ thư viện phải có một trái tim nhân ái, đầy nhiệt huyết của một người cộng sản, có cái đầu của một người thầy, có niềm say mê lao động, sáng tạo của một nhà khoa học và có sự ứng xử, giao tiếp thân thiện của một nhà tâm lý học”.
Ngoài các SP – DV thông tin cơ bản, các SP – DV khác cũng ít được NDT biết tới, mặc dù đây là những SP – DV vô cùng hữu dụng và cần thiết. Do đó, người CBTV tại trường cũng cần phải được trang bị những kiến thức về Marketing, những kiến thức này sẽ giúp họ biết cách lập kế hoạch và xây dựng các chiến lược marketing các SP – DV thông tin thư viện phù hợp, hiệu quả để thu hút NDT đến thư viện trường.
Việc tuyển dụng thêm nhân sự cho thư viện cũng là một điều rất quan trọng. Hiện nay, tại thư viện trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng đã có 6 người trong đó có 1 thạc sỹ, 3 cử nhân Thư viện, 1 cử nhân Kinh tế - ngoại ngữ, 1 kỹ sư Công nghệ thông tin. Về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của công việc. Tuy nhiên, trước việc thư viện ngày càng mở rộng thêm, lượng công việc ngày càng nhiều, mỗi người hiện đang phải cùng lúc thực hiện nhiều công việc khác nhau gây tâm lý ức chế cho cán bộ thư viện, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc, tuyển dụng thêm người và mỗi người sẽ đảm trách một công việc cụ thể phù hợp với khả năng, cá tính của từng người sẽ giúp thư viện làm việc có hiệu quả hơn, trôi chảy hơn.
Đối với người phụ trách thư viện: phải có năng lực chuyên môn và năng lực quản lý, luôn học tập và tự học nâng cao trình độ. Biết nhìn nhận và đánh giá năng lực của nhân viên trong thư viện ngoài việc để sắp xếp, bố trí công việc phù hợp với họ để họ phát huy được hết khả năng của bản thân còn để có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ và thực hiện công tác quy hoạch cán bội một cách hiệu quả. Có trình độ tin học, khả năng đánh giá, nắm bắt xu hướng phát triển của hoạt động thông tin – thư viện theo hướng hiện đại, kịp thời có những quyết định đúng đắn vào thời điểm thích hợp nhất giúp cho mọi hoạt động trong thư viện phát triển kịp thời và đúng hướng. Người cán bộ thư viện phải nắm bắt kịp thời NCT của NDT, từ đó có hướng điều chỉnh hoạt động của đơn vị theo hướng phù hợp nhất.
Tóm lại, nguồn nhân lực và nguồn tài nguyên của thư viện thì có hạn, nhưng những nhu cầu của NDT thì vô hạn. Do đó, để đáp ứng NCT của NDT một cách có hiệu quả, đòi hỏi người CBTV phải không ngừng trau dồi về kiến thức chuyên môn cũng như những kỹ năng thiết yếu, đặc biệt phải biết vận dụng những thành quả của CNTT vào công việc của mình mới có thể thỏa mãn mọi NCT của NDT.
3.2. Nhóm giải pháp kích thích NCT phát triển
3.2.1. Tăng cường marketing SP - DV thông tin thư viện
Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện là công cụ cơ bản, hữu hiệu thỏa mãn NCT của NDT. Sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng, phong phú, có chất lượng sẽ giúp NDT nhanh chóng tìm kiếm, khai thác nguồn lực thông tin của thư viện: Một điều đã được khẳng định là, nếu không sử dụng sản phẩm và dịch vụ thông tin thì không thể khai thác được nguồn/hệ thống thông tin, không thể đáp ứng được nhu cầu thông tin. [42]
Marketing sản phẩm thông tin thư viện là một công việc cần thiết trong hoạt động thông tin - thư viện hiện nay cũng như sau này. Thực chất của hoạt động này không phải thuần túy là bán sản phẩm, dịch vụ mà là để thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin của đội ngũ NDT tại thư viện bằng việc tạo ra và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thích ứng.
Trong thời gian qua, thư viện đã tiến hành một số các hoạt động marketing các sản phẩm thông tin thư viện như: dán quảng cáo tại bản tin thư viện, và một số nơi NDT thường hay lui tới, giới thiệu trong các buổi hướng dẫn NDT sử dụng thư viện... Tuy nhiên, vẫn những hoạt động này vẫn còn ít và chưa được đầu tư đúng mức và chưa đạt được hiệu quả. NDT vẫn chưa thực sự quan tâm, và ít sử dụng đến các SP – DV này.
Nguyên nhân chính của việc này là do thư viện chưa bao giờ lập kế hoạch để giới thiệu những SP – DV thông tin, thư viện đến NDT một cách đúng mức, một phần do nguồn nhân lực còn hạn chế, mặt khác còn do họ còn
thiếu các kỹ năng về marketing. Về phía NDT lại chưa có những thói quen sử dụng và khai thác các SP – DV thông tin thư viện. Chính vì vậy, thư viện cần phải tăng cường marketing, tích cực quảng bá các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện.
Hoạt động marketing các SP – DV thông tin thư viện sẽ giúp thư viện nâng cao uy tín thư viện, tạo ra các sản phẩm, dịch vụ với giá cả cạnh tranh, tạo kênh phân phối thuận tiện và thực hiện các chiến lược khuyến thị nhằm kích thích tối đa NCT của NDT tại trường.
Để việc marketing mang lại hiệu quả cao, thư viện cần phải phân tích môi trường bên ngoài cũng như đặc điểm tâm lý NDT để có những hoạt động phù hợp, thích ứng với NDT.
Có rất nhiều hình thức Marketing các SP – DV thông tin thư viện đến NDT như:
- Trong các buổi hướng dẫn độc giả sử dụng thư viện, người CBTV cần phải nhấn mạnh đến các SP – DV, giới thiệu những tiện ích cũng như lợi ích của các SP – DV này đối với NDT trong việc tìm kiếm thông tin.
- Tổ chức chức các buổi triển lãm để quảng bá các SP – DV thông tin, thư viện.
- Giới thiệu chi tiết từng SP – DV thông tin, thư viện về lợi ích to lớn của nó khi NDT sử dụng ngay trên website Thư viện, nhất là khi có những SP – DV mới xuất hiện.
- Làm tờ rơi để phát cho bạn đọc vào thư viện
- Tư vấn, giới thiệu cho NDT tìm đến với các SP – DV khi họ có nhu cầu.
- Liên kết với các giáo viên chủ nhiệm, lớp trưởng để quảng cáo hướng dẫn HS – SV tìm đến với những SP – DV thông tin thư viện
khi cần phải làm tiểu luận, đồ án môn học, nhất là với những bạn HS – SV làm NCKH, đồ án tốt nghiệp.
Ngoài việc quảng bá các SP – DV, thư viện cần cũng luôn phải làm ra nhiều sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện hơn, tăng cường hơn nữa khả năng cung cấp thông tin theo yêu cầu, tạo ra nhiều sản phẩm có giá trị cao như: tổng luận, tổng quan… Thư viện cũng cần phải biên soạn nhiều loại hình thư mục cũng như nhiều thư mục chuyên đề hơn nữa để phục vụ các ngành khoa học mũi nhọn trong trường. Điều đó sẽ thu hút NDT tin tưởng và tìm đến các SP – DV thông tin thư viện nhiều hơn.
Những SP – DV thông tin, thư viện cần phải có kế hoạch xây dựng như: CSDL, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan, tổng luận… các SP – DV này sẽ giúp NDT nhanh chóng tìm và chọn lọc được những thông tin phù hợp với yêu cầu của mình một cách nhanh chóng.
Tăng cường phối kết hợp trong việc phát triển các SP – DV thông tin, thư viện, nhất là những SP – DV thông tin phục vụ cho việc nâng cao chất lượng giảng dạy và NCKH. Đặc biệt chú ý đến những SP – DV phù hợp với yêu cầu và có tính ổn định cao.
Xây dựng chiến lược marketing dài hạn cho Thư viện. Muốn làm được điều đó, thư viện cần phải hiểu được NDT, phân loại và xác định đối tượng người dùng dựa trên đặc điểm và hành vi của họ, nhận biết được tiềm lực của bản mình để tạo ra nhiều sản phẩm mang tính khác biệt so với những nơi khác mà NDT thường tìm tới, nhận diện được các sản phẩm phù hợp với yêu cầu, những SP – DV mà NDT thường xuyên sử dụng, và nơi họ muốn sử dụng các dịch vụ đó, phát triển có hiệu quả phương thức hoạt động và quảng bá hình ảnh thư viện. [3]
Đối với CBTV tại đây, ngoài học những kỹ năng cần thiết trong việc quảng bá sản phẩm, họ cần phải có thái độ tích cực trong công tác marketing
các SP – DV thông tin thư viện mặc dù nguồn nhân lực và nguồn lực thông tin còn hạn chế. Phải đặt lợi ích của NDT lên đầu thì mới có thể thực hiện tốt được công việc của mình.
Marketing các SP – DV thông tin, thư viện không đơn thuần chỉ là phổ biến thông tin, nó giúp cho nguồn lực thông tin của thư viện được sử dụng một cách tối ưu nhất, cũng như thỏa mãn tối đa NCT của NDT tại thư viện. Do đó, tăng cường marketing các SP – DV thông tin thư viện là vô cùng cần thiết, cần phải được thư viện quan tâm và thực hiện.
3.2.2. Đào tạo NDT
NDT là một bộ phận quan trọng không thể tách rời của bất kỳ một hệ thống thông tin – thư viện nào. Họ là người sử dụng, đánh giá chất lượng, hiệu quả của các dịch vụ của thư viện. NCT thỏa mãn thì hoạt động thư viện càng phát triển. Nhưng không phải bất kỳ NDT nào cũng nắm được hết những kỹ năng sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện, điều đó dẫn đến việc họ không khai thác hết được các nguồn tin hiện có. Vì vậy việc đào tạo NDT nhằm giúp họ hiểu được những cơ chế tổ chức của công tác thông tin thư viện và biết cách sử dụng triệt để các dịch vụ - sản phẩm thông tin thư viện để khai thác nguồn tin là điều vô cùng cần thiết.
Hiện nay thư viện trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng đã đào tạo NDT bằng nhiều hình thức khác nhau như:
- Hình thức trực quan: cung cấp những hiểu biết chung về thư viện trên những bảng thông báo, chỉ dẫn NDT như: bảng nội quy thư viện, bảng nội quy kho sách, bảng hướng dẫn sử dụng và truy cập vào thư viện điện tử, cách sắp xếp tài liệu trong kho, bảng hướng dẫn những con số phân loại sách cần nhớ, bảng hướng dẫn tra cứu trực tuyến…
- Tổ chức các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện: mở các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện vào đầu năm học, qua đó, hướng dẫn cho NDT về thư viện,
về các sản phẩm dịch vụ thư viện, về cách thức hoạt động, nguồn lực thông tin, thư viện điện tử…
- Trao đổi trực tiếp: hướng dẫn trực tiếp các nguồn tri thức và cách sử dụng khi NDT có thắc mắc.
Tuy nhiên, các nguồn thông tin tư liệu của thư viện ngày càng đa dạng, từ các nguồn tin truyền thống đến các loại hình tài liệu hiện đại. Việc tra cứu các nguồn tin này ngày càng phức tạp, đòi hỏi NDT phải hiểu biết về thư viện. Việc ứng dụng CNTT và truyền thông trong thư viện đòi hỏi NDT cần phải có các kiến thức và kỹ năng để có thể sử dụng được hết những tiện nghi và các trang thiết bị của thư viện một cách phù hợp. Trong khi đó, những nền tảng tri thức của HS – SV tại trường khác nhau, không phải ai cũng hiểu biết