Hệ thống siêu thị thực hiện chức năng bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng và như vậy trong mạng lưới phân phối, hệ thống siêu thị là một hình thức tổ chức bán lẻ. Tính chất hoạt động của hệ thống siêu thị cũng giống với các cửa hàng bán lẻ truyền thống:
Mua hàng với khối lượng lớn và trực tiếp bán cho người tiêu dùng với khối lượng nhỏ nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu, nhu cầu tiêu dùng hàng ngày.
Tuy có nhiều khái niệm nhau về hệ thống siêu thị nhưng nói chung, hệ thống siêu thị có những đặc điểm cơ bản như sau:
Thứ nhất, hệ thống siêu thị là các cửa hàng bán lẻ. Mặc dù được định nghĩa là “chợ” song hệ thống siêu thị được coi là một loại “chợ” phát triển ở mức cao, được quy hoạch và tổ chức kinh doanh dưới hình thức những cửa hàng bề thế, có trang thiết bị và cơ sở vật chất hiện đại, do thương nhân đầu tư và quản lý, được Nhà nước cấp phép hoạt động. Hệ thống siêu thị thực hiện chức năng bán lẻ - bán hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng để họ sử dụng chứ không phải để bán lại.
Thứ hai, hệ thống siêu thị sáng tạo và áp dụng phương thức tự phục vụ. Có thể nói đây là đặc trưng nổi bật nhất để phân biệt hệ thống siêu thị với các
hình thức phân phối khác. Cần phân biệt giữa phương thức “tự chọn” và “tự phục vụ”:
- “Tự chọn” có nghĩa là khách hàng sau khi mua hàng hóa sẽ đến chỗ người bán để trả hàng, tuy nhiên trong quá trình mua vẫn có sự giúp đỡ, hướng dẫn của người bán.
- “Tự phục vụ” có nghĩa là khách hàng xem xét và chọn mua hàng, bỏ vào giỏ hoặc xe đẩy đem đi thanh toán tại quầy tính tiền đặt gần lối ra vào. Người bán không có mặt trong quá trình mua hàng.
Ở các nước phát triển, tự phục vụ đã trở thành công thức chung cho ngành công nghiệp. Tự phục vụ đã trở thành công thức chung cho ngành công nghiệp. Tự phục vụ đồng nghĩa với văn minh thương nghiệp hiện đại. Tự phục vụ giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí bán hàng, đặc biệt là chi phí tiền lương cho nhân viên bán hàng (thường chiếm tới 30% tổng chi phí kinh doanh). Tự phục vụ giúp người mua cảm thấy thoải mái khi được tự do lựa chọn, ngắm nghía, so sánh hàng hóa mà không cảm thấy bị ngăn trở từ phía người bán. Do áp dụng phương thức tự phục vụ, giá cả trong hệ thống siêu thị được niêm yết rõ ràng để người mua không tốn công mặc cả, tiết kiệm được thời gian. Ngoài ra, phương thức thanh toán tại hệ thống siêu thị rất thuận tiện. Hàng hóa được gắn mã vạch và hóa đơn được tự động in trong quá trình thanh toán. Hình ảnh các quầy tính tiền tự động luôn là biểu tượng cho các cửa hàng tự phục vụ. Đây chính là tính chất “siêu” của các hệ thống siêu thị, đem đến cho khách hàng cảm giác thoải mái, hài lòng.
Thứ ba, hệ thống siêu thị gắn liền với nghệ thuật trưng bầy hàng hóa. Ngoài việc sáng tạo ra phương thức bán hàng tự phục vụ, đóng góp của hệ thống siêu thị cho hệ thống bán lẻ còn là nghệ thuật trưng bầy hàng hóa. Họ cũng là những nhà bán lẻ đầu tiên nghĩ đến tầm quan trọng của nghệ thuật trưng bày hàng hóa và nghiên cứu các cách thức vận động của người mua khi đến hệ thống các siêu thị. Do người bán không có mặt tại các quầy hàng
nên hàng hóa phải có khả năng “tự quảng cáo”, lôi cuốn người mua. Hệ thống siêu thị làm được điều này thông qua các nguyên tắc sắp xếp, trưng bầy hàng hóa. Chẳng hạn, hàng hóa có tỷ suất lợi nhuận cao được xếp ở những vị trí dễ nhìn nhất, được trưng bầy với diện tích lớn; những hàng hóa có liên quan đến nhau được xếp gần nhau; hành hóa có trọng lượng lớn phải xếp ở dưới để khách hàng dễ lấy…
Thứ tư, hàng hóa trong các hệ thống siêu thị chủ yếu là hàng tiêu dùng thường ngày như thực phẩm, quần áo, bột giặt, đồ gia dụng điện tử với chủng loại phong phú, đa dạng. Điều này thể hiện đúng tính chất “chợ” của hệ thống siêu thị. Theo quan niệm của nhiều nước, hệ thống siêu thị phải là nơi mà người mua có thể tìm thấy mọi thứ đồ mà họ cần “dưới một mái nhà” với mức giá “ngày nào cũng thấp”. Chủng loại hàng hóa của hệ thống siêu thị có thể lên tới hàng nghìn, thậm chí là hàng chục nghìn mặt hàng. Thông thường, các siêu thị trong hệ thống đáp ứng được 70- 80% nhu cầu hàng hóa của người tiêu dùng về ăn uống, trang phục, mỹ phẩm, đồ làm bếp, chất tẩy rửa, vệ sinh. Chưa bàn đến vấn đề chất lượng sản phẩm, ta có thể thấy hệ thống siêu thị là các cửa hàng tự phục vụ cho quảng đại quần chúng nhân dân và chủ yếu là tầng lớp bình dân có thu nhập thấp và trung bình trở lên.