Một trong những nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong công tác thẩm định dự án của Chi nhánh trong thời gian qua là chưa có chuyên môn hóa, khoa học trong khâu tổ chức thẩm định. Việc tổ chức và phân công hợp lý và khoa học trong quy trình thẩm định tài chính dự án sẽ hạn chế được rất nhiều những công đoạn không cần thiết, tránh sự chồng chéo, trùng lặp và phát huy mặt tích cực của từng cá nhân và cả tập thể, giảm thiểu những chi phí hoạt động và tiết kiệm về mặt thời gian. Vì vậy, để xây dựng một cơ chế tổ chức, điều hành tốt, Chi nhánh cần làm một số việc sau:
- Khắc phục những hạn chế trong thời gian qua và để nhằm chuyên môn hóa công tác thẩm định dự án, trong những năm gần đây, Chi nhánh cần có phòng thẩm định riêng, phòng có nhiệm vụ chuyên trách thẩm định các dự án trung và dài hạn, có sự độc lập với phòng tín dụng và quản lý nợ vay. Việc tổ chức bố trí như vậy sẽ giúp cho mỗi cán bộ thẩm định giảm bớt khối lượng công việc, tạo điều kiện cho họ
chuyên tâm hơn vào công việc, đồng thời có thời gian để trau dồi thêm nghiệp vụ cho bản thân. Hoạt động của phòng thẩm định phải thực sự đi vào quy trình nề nếp đối với tất cả các nghiệp vụ tín dụng và có tính tín dụng, đảm bảo tính nguyên tắc trong mọi nghiệp vụ thẩm định.
- Bên cạnh đó, Chi nhánh phải có quy trình rõ ràng đó là: đối với những dự án nhỏ có tổng mức vốn dưới 5 tỷ đồng thì do các ban tín dụng tiến hành thẩm định, còn đối với những dự án trên 5 tỷ, có tổng vốn đầu tư lớn, có tính chất phức tạp về mặt kinh tế - kỹ thuật thì thẩm quyền thẩm định thuộc về hội đồng tín dụng. Việc phân cấp thẩm định rõ ràng như vậy sẽ vừa giúp cho công tác thẩm định được tiến hành nhanh chóng, không bị chồng chéo, rút ngắn thời gian thẩm định, đồng thời tránh được những rủi ro có thể gây ra những thiệt hại cho Chi nhánh.
- Phân công cán bộ thẩm định phụ trách khách hàng theo từng lĩnh vực nhất định, vì các dự án đầu tư rất đa dạng, thuộc mọi ngành nghề khác nhau với nhiều vấn đề phát sinh không giống nhau. Một cán bộ tín dụng không thể am hiểu tất cả các dự án thuộc mọi ngành nghề kinh doanh khác nhau nên chỉ phân công một cán bộ tín dụng phụ trách một, hoặc một số ngành nghề nhất định để từ đó cán bộ tín dụng sẽ có điều kiện đi sâu, tìm hiểu các vấn đề có liên quan thuộc lĩnh vực mình đảm nhiệm. Do đó, khi dự án thuộc lĩnh vực mình phụ trách, cán bộ thẩm định sẽ dễ dàng thu thập thông tin và thẩm định có chất lượng hơn, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn nhất. Tuy nhiên, cần có sự trao đổi kinh nghiệm với các đồng nghiệp trong ngân hàng.
- Mặt khác, Chi nhánh nên quy định chi tiết hơn về trách nhiệm cũng như quyền lợi của cá nhân, các cán bộ thẩm định. Đồng thời cần thường xuyên rà soát, sắp xếp lại đội ngũ cán bộ, bổ sung cán bộ còn thiếu cho các phòng giao dịch, thuyên chuyển các cán bộ không đủ khả năng đi làm việc khác.
- Tăng cường kiểm tra, kiểm soát, giám sát cán bộ thẩm định trong việc chấp hành các văn bản pháp luật của nhà nước cũng như quy trình thẩm định dự án, tránh những sai sót đáng tiếc. Chi nhánh nên tạo lập một cơ chế phối hợp chặt chẽ hơn trong quá trình thẩm định giữa các bộ phận trong ngân hàng nhằm nâng cao hiệu
quả công việc. Phòng thẩm định cần phối hợp chặt chẽ với phòng khách hàng, phòng thu hồi nợ, phòng tài sản…để thu thập được các thông tin chính xác về khách hàng, về dự án vay vốn.