1.3.1. Hàng mua nhập kho hoặc gửi đi bán
Trên bảng cân đối kế toán, tổng hàng mua nhập kho hoặc gửi đi bán của doanh nghiệp thương mại dịch vụ được thể hiện trong phần tài sản ngắn hạn, cụ thể là chỉ tiêu hàng tồn kho (mã số 140). Trong đó:
- Hàng tồn kho (mã số 141):
Chỉ tiêu hàng tồn kho phản ánh tổng giá trị của hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được luân chuyển trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo. Chỉ tiêu này không bao gồm giá trị chi phí sản xuất kinh doanh
dở dang dài hạn và giá trị thiết bị, vật tư, phụ tùng thay thế dài hạn. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này ở doanh nghiệp thương mại dịch vụ là số dư Nợ của các Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường, Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ, Tài khoản 156 - Hàng hoá, Tài khoản 157 - Hàng gửi đi bán, Tài khoản 158 - Hàng hoá kho bảo thuế.
(Bộ Tài Chính, 2014)
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (mã số 149):
Chỉ tiêu này phản ánh khoản dự phòng giảm giá của các loại hàng tồn kho tại thời điểm báo cáo sau khi trừ số dự phòng giảm giá đã lập cho các khoản chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang dài hạn. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của Tài khoản 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, chi tiết dự phòng cho các khoản mục được trình bày là hàng tồn kho trong chỉ tiêu mã số 141 và được ghi bằng số âm dưới
hình thức ghi trong ngoặc đơn: (...). (Bộ Tài Chính, 2014)
1.3.2. Hàng mua về sử dụng ngay
Hàng mua về sử dụng ngay của doanh nghiệp thương mại chủ yếu là công cụ, dụng cụ, dịch vụ. Chi phí CCDC, dịch vụ này được đưa vào chỉ tiêu chi phí bán hàng
(mã số 25), chi phí quản lý doanh nghiệp (mã số 26) trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Cột mốc Hoạt động tiêu biểu
12/07/2008 Thành lập Công ty TNHH Think Next tại thành phố Hồ Chí Minh.
Tháng 8/2009 Trở thành đối tác Bizspark của Microsoft tại Việt Nam.
Trở thành đối tác phân phối QAD ERP tại Việt Nam.
Tháng 8/2012 Trở thành đối tác Giải pháp của VMWare tại Việt Nam.
Tháng 11/2013 Trở thành đối tác Giải pháp IBM.
12/07/2014 Thay đổi thương hiệu doanh nghiệp mới.
12
số phát sinh bên Có của Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”, đối ứng với bên Nợ của Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” trong kỳ báo cáo. (Bộ Tài Chính, 2014)
- Chi phí quản lý doanh nghiệp (mã số 26):
Chỉ tiêu này phản ánh tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ báo
cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là tổng cộng số phát sinh bên Có của Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, đối ứng với bên Nợ của Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh trong kỳ báo cáo. (Bộ Tài Chính, 2014)
Đối với CCDC, dịch vụ được phân bổ nhiều lần, chi phí CCDC sẽ đưa vào chỉ tiêu chi phí trả trước ngắn hạn hoặc chi phí trả trước dài hạn.
- Chi phí trả trước ngắn hạn (mã số 151):
Chỉ tiêu này phản ánh số tiền trả trước để được cung cấp hàng hóa, dịch vụ trong
khoảng thời gian không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường kể từ thời điểm trả trước. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ chi tiết của Tài khoản 242 - Chi phí trả trước. (Bộ Tài Chính, 2014)
- Chi phí trả trước dài hạn (mã số 261):
Chỉ tiêu này phản ánh số tiền trả trước để được cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thời hạn trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường kể từ thời điểm trả trước; lợi thế thương mại và lợi thế kinh doanh còn chưa phân bổ vào chi phí tại thời điểm báo cáo. Số liệu để ghi vào vào chỉ tiêu này là số dư Nợ chi tiết
13
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ MUA HÀNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM QAD ERP
2.1. Tổng quan về Công ty trách nhiệm hữu hạn Think Next2.1.1. Khái quát về Công ty 2.1.1. Khái quát về Công ty
- Tên tiếng Việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn Think Next
- Tên viết tắt: Công ty TNHH Think Next hoặc Think Next Co., Ltd
- Mã số thuế: 0313367091
- Địa chỉ trụ sở: Tòa nhà Highland Plaza - Số 352 Trường Sa, Phường 2,
Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Điện thoại: (028) 66821836
- Người đại diện pháp lý: Nguyễn Lê Quang Vinh
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
- Quy mô: Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hiện tại, Công ty TNHH Think Next là văn phòng đại diện chuyên tư vấn và triển khai phần mềm QAD ERP, phù hợp với các ngành như ngành ô tô, khoa học đời sống, sản phẩm công nghiệp, thiết bị điện tử, sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm và đồ uống. Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn phần mềm QAD ERP ở các khu vực, Công ty luôn làm hài lòng khách hàng trong và ngoài nước. Think Next không chỉ là đối tác của QAD ở Việt Nam, mà còn là đối tác với một số công ty hàng đầu thế giới như Microsoft, Cisco, IBM và VNWare.
Cột mốc Hoạt động tiêu biểu
Tháng 8/2014 Trở thành đối tác với Digital Marketing Agency.
05/10/2014 Trở thành đối tác của Microsoft.
12/07/2015 Dịch vụ phát triển ứng dụng di động mới.
30/09/2016 Chứng chỉ đủ điều kiện.
21/01/2018 Think Next có hơn 30 thành viên.
Tháng 5/2019 Trở thành đối tác UiPath tại Việt Nam.
Tháng 6/2019 Trở thành đối tác Honeywell.
Phòng tư Vấn Phòng kỹ
và triển khai thuật
._____________ Kho “______________ Phòng hành chính - kế toán ________________ 14
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
2.1.3. Một số sản phẩm và dịch vụ
- Tư vấn, thiết kế và triển khai sản xuất giải pháp ERP;
- Tư vấn, thiết kế và triển khai CRM cho ngành dịch vụ và du lịch;
- Quản lý mạng và dịch vụ bảo mật cho doanh nghiệp;
- Phát triển ứng dụng phần mềm di động;
- Cung cấp dịch vụ SMS kết nối toàn cầu;
- Dịch vụ Power marketing;
- Dịch vụ Google AdWords.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức công ty
Giám đốc
Phòng kinh
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu Công ty TNHH Think Next
15
Vai trò của các phòng ban:
Giám đốc là chức vụ cao nhất trong Công ty, có vai trò điều hành và giám sát toàn bộ doanh nghiệp. Ngoài ra, giám đốc còn lập kế hoạch chiến lược và mục tiêu hoạt động cho tương lai, phân công nhiệm vụ đến tất cả phòng ban. Điều quan trọng nhất, giám đốc đại diện cho cả doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác.
Phòng kinh doanh có vai trò nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch chiến lược bán hàng, tìm kiếm khách hàng mới, xây dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng, phối hợp với phòng tư vấn và triển khai để phân tích và đưa ra những giải pháp
cho khách hàng.
Phòng tư vấn và triển khai phần mềm có vai trò tìm hiểu, khảo sát tình hình hoạt kinh doanh của khách hàng và giới thiệu các sản phẩm dịch vụ phù hợp với quy mô hoạt động của khách hàng. Sau đó, nhân viên tổ chức đào tạo cho khách hàng sử dụng dịch vụ. Nếu phát sinh các vấn đề trong quá trình sử dụng dịch vụ, phòng tư vấn
và triển khai phần mềm làm việc với phòng kỹ thuật để tìm ra những phải pháp cho mỗi khách hàng.
Phòng kỹ thuật có vai trò quản lý hệ thống mạng của Công ty, bảo mật thông tin, sửa lỗi và cập nhật phần mềm, phối hợp với phòng tư vấn và triển khai phần mềm
để tìm ra giải pháp và hỗ trợ cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ.
Phòng mua hàng có vai trò theo dõi, tổng hợp nhu cầu mua hàng hóa, tài sản cố định từ các phòng ban khác. Bên cạnh đó, phòng mua hàng còn phân tích năng lực
nhà cung cấp, quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp.
Kho là nơi lưu trữ hàng tồn kho của doanh nghiệp. Bộ phận kho có vai trò
nhận
16
2.1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
2.1.5.1. Sơ đồ tổ ch ức bộ máy kế toán
Ke toán trưởng Ke toán tổng hợp Thủ quỹ 2.1.5.2.
Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Think Next
Chức năng, nhiệm vụ của từng thành phần Kế toán trưởng
Trách nhiệm chính:
- Tổ chức công tác bộ máy kế toán phù hợp với công tác tổ chức kinh doanh
dịch vụ của doanh nghiệp.
- Tổ chức ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết
quả kiểm kê tài sản hàng kỳ. Đề xuất xử lý các khoản hao hụt, mất mát, hư hỏng.
- Lập, tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết
toán tài chính của doanh nghiệp theo chế độ quy định.
- Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế toán trước giám đốc.
- Theo dõi phản ánh đúng tình hình tài chính của Công ty.
Quyền hạn:
- Phân công và chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán tại Công ty.
- Tham gia việc tuyển dụng, thuyên chuyển, xét nâng lương, kỷ luật các nhân
viên kế toán trong phạm vi quản lý.
- Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty cung cấp đầy đủ, kịp
thời các tài liệu, số liệu cần thiết cho công tác kế toán của phòng. Chịu trách nhiệm
17
- Được quyền từ chối việc lập, ký hoặc duyệt các báo cáo, chứng từ, tài liệu
không phù hợp với pháp luật hiện hành.
2.1.5.2.2. Kế toán tổng hợp
Trách nhiệm chính:
- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tất cả các nghiệp vụ phát
sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lập phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn và biên bản công nợ phải thu, và công nợ
phải trả vào phần mềm QAD. Phân bổ khấu khao, chi phí định kỳ, lập báo
cáo tài
chính và khóa sổ cuối kỳ. Quyền hạn:
- Thông qua kế toán trưởng, có quyền yêu cầu các bộ phận cung cấp những
chứng liệu liên quan đến công tác tổng hợp số liệu.
- Được từ chối các yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin sai quy định.
2.1.5.2.3. Thủ quỹ
Trách nhiệm chính:
- Thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo chứng từ thu, chi do kế toán các phần
hành quyền chuyển giao theo quy định.
- Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn quỹ, kiểm quỹ và lập báo cáo
kiểm quỹ theo định kỳ.
- Phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận, rút hoặc nộp tiền
qua ngân hàng khi có yêu cầu.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán.
Quyền hạn:
- Được từ chối các yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin sai quy định.
- Đề xuất các ý kiến, sáng kiến về chuyên môn có lợi cho công tác quản lý
hạch toán.
2.1.6. Hình thức kế toán trên máy tính ở Công ty
Công ty TNHH Think Next đang sử dụng hình thức kế toán trên máy tính theo hình thức sổ nhật ký chung. Cụ thể là, Công ty TNHH đang sử dụng phần mềm
Chứng từ Sổ sách
- Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa
đơn
bán hàng thông thường;
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
- Phiếu chi, ủy nhiệm chi;
- Biên bản giao nhận tài sản, hàng
hóa;
- Bảng phân bổ chi phí trả trước;
- Bảng chấm công, bảng tính
lương;
- Sổ quỹ tiền mặt;
- Sổ tiền gửi ngân hàng;
- Sổ chi tiết các tài khoản;
- Sổ nhật ký chung;
- Sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp;
- Bảng cân đối phát sinh tài
khoản;
- Báo cáo tài chính;
- Các sổ khác khác (cụ thể trong
18
ERP quản lý công tác kế toán như ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, theo dõi công nợ, chi phí, doanh thu, ... và lập báo cáo tài chính cũng được thực hiện trên phần mềm.
Mỗi ngày, căn cứ vào các chứng từ nhận được từ các phòng ban, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm QAD. Kế toán mở các chương trình tương ứng với mỗi nghiệp vụ rồi nhập số liệu vào từng ô phải điền trong chương
trình đó. Sau khi kế toán nhập xong nghiệp vụ trên chương trình, ở sổ nhật ký chung và sổ cái sẽ tự động xuất hiện các bút toán của nghiệp vụ đã ghi nhận theo trình tự thời gian, đồng thời sổ chi tiết sẽ xuất hiện giá trị Nợ hoặc Có của nghiệp vụ.
Đến cuối kỳ, kế toán kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn, chứng từ với sổ nhật ký chung; những nghiệp vụ chưa ghi vào sổ cái thì ghi nhận vào bằng các chương trình tương ứng; ghi nhận các nghiệp vụ phân bổ cuối kỳ; đánh giá lại số dư tài khoản có gốc ngoại tệ. Sau đó, kế toán sử dụng chương trình trong phần mềm QAD để lập bảng
cân đối số phát sinh và đối chiếu với sổ cái. Kế toán đóng sổ cuối kỳ và in các sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, các báo cáo khác
19
2.1.8. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp là tư vấn và triển khai dịch vụ, cho nên Công ty không có hàng tồn kho vào cuối năm. Tất cả CCDC, hàng hóa được mua về với số lượng ít và được tiêu thụ hết trong một năm tài chính. Đồng thời, đây là doanh
nghiệp nhỏ cho nên không có tài sản cố định.
Các văn bản pháp luật chính mà Công ty đang áp dụng:
- Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 về “Hướng dẫn chế
độ kế toán doanh nghiệp”.
- Văn bản hợp nhất 14/VBHN-BTC ban hành ngày 09/05/2018 về “Hướng
dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng và nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số
điều luật
thuế giá trị gia tăng”.
- Văn bản hợp nhất 26/VBHN-BTC ban hành ngày 14/09/2015 về “Hướng
dẫn thi hành nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của chính phủ
20
Đơn vị tiền tệ: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty TNHH Think Next sử dụng cả VND, USD để giao dịch và sử dụng VND là đồng tiền cơ sở để lập báo cáo tài chính.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo nguyên tắc giá gốc
Phương pháp tính giá trị xuất hàng tồn kho: nhập trước xuất trước.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
2.2. Giới thiệu phần mềm QAD ERP2.2.1. Tổng quát QAD 2.2.1. Tổng quát QAD
QAD Inc. là một công ty phần mềm, chuyên cung cấp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và các phần mềm doanh nghiệp liên quan cho các doanh nghiệp sản xuất. QAD được thành lập vào năm 1979 bởi Pamela Lopker, hiện có trụ sở tại California, Mỹ. Cho đến nay, QAD có hơn 1950 nhân viên, hơn 18 văn phòng đại diện ở các quốc gia để phục vụ cho khách hàng tại hơn 100 quốc gia trên thế giới. Đặc biệt, Công ty TNHH Think Next là văn phòng đại diện QAD ở Việt Nam.
QAD bán các sản phẩm và dịch vụ của mình cho các doanh nghiệp thuộc các ngành sản xuất chính sau: Ô tô, khoa học đời sống, sản phẩm công nghiệp, thiết bị