- Công tác quản lý nợ phải trả:
Nghiệp vụ ghi nhận nợ phải trả có lập đơn mua hàng trên phần mềm giúp cho kế toán tiết kiệm thời gian và hệ thống tự động hạch toán trên sổ nhật ký chung và sổ
cái. Tuy nhiên, khác với quy trình ghi nhận nợ phải trả không lập đơn mua hàng, chương trình Supplier Invoice Create (287.1.1.1) cho phép liên kết hóa đơn mua hàng
với đơn mua hàng đã lập trên hệ thống. Do đó, khi có sai sót xảy ra thì người dùng có thể truy suất ra nợ phải trả của nhà cung cấp nào, đơn hàng số mấy và giải quyết lỗi sai đó.
- Hủy hóa đơn mua hàng trên phần mềm:
Đối với những hóa đơn ghi nhập công nợ phải trả bị lập sai, hệ thống cho phép người dùng chọn một trong hai lệnh để hủy hóa đơn là Credit Note - hủy hóa đơn với
bút toán đảo và Invoice Correction - hủy hóa đơn với bút toán thuận nhưng số âm. Sau đó, kế toán phải lập biên bản tường trình do ghi sai trong nội bộ Công ty và hệ thống cho phép đính kèm tập tin này ngay trên chương trình hủy hóa đơn (Supplier Invoice Reverse). Kế toán tạo lại hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả với thông tin
59
mua hàng như mã nhà cung cấp, ngày hóa đơn, ngày hạch toán, tổng số tiền và trạng thái hóa đơn phải là không lập đơn mua hàng (Invoice status: Non-PO). Sau đó, phần
mềm tự động tính toán ra số tiền không bao gồm thuế GTGT, tiền thuế GTGT dựa theo mức thuế suất lúc ban đầu thiết lập mã nhà cung cấp và tự động hạch toán Nợ, Có vào mỗi tài khoản thích hợp trên sổ nhật ký chung và sổ cái.
3.1.2. Tồn tại
3.1.2.1.Quy trình phân bổ chi phí trả trước
Nếu giá trị phân bổ CCDC không thuộc hai trường hợp phân bổ trong quy trình phân bổ chi phí trả trước thì kế toán phải hạch toán tay hàng kỳ vào sổ nhật ký chung
- chương trình Journal Entry Create (25.13.1.1). Việc này gây tốn thời gian cho kế toán nếu doanh nghiệp có nhiều CCDC cần phân bổ với giá trị phân bổ hàng kỳ khác nhau.
Nếu Công ty phân bổ CCDC theo tỷ lệ mà tỷ lệ phân bổ cho tài khoản chi phí là số thập phân vô hạn tuần hoàn thì tổng tỷ lệ phân bổ không bằng 100%, điều này dẫn đến sai số trong phân bổ chi phí trên hệ thống. Ngoài ra, chữ số trong phần mềm là được làm tròn đến hàng đơn vị. Do đó, trường hợp phân bổ theo tỷ lệ, giá trị phân bổ là số thập phân thì hệ thống sẽ tự động làm tròn lên hàng đơn vị. Điều này cũng dẫn đến sai số nhỏ trong một số tài khoản kế toán nhưng tổng giá trị của chi phí trả trước là không đổi.
3.1.2.2.Quy trình nhập kho hàng mua
Sau khi thực hiện nhập kho trên hệ thống bằng chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1), phần mềm QAD cho phép in phiếu nhập kho nhưng không phải mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Do đó, doanh nghiệp tự ghi phiếu nhập kho theo mẫu Thông tư 200/2014/TT-BTC ở ngoài phần mềm.
3.1.2.3.Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
- Có hai tài khoản trung gian và nhiều bút toán:
Bởi vì doanh nghiệp có lập đơn mua hàng và trạng thái của hóa đơn là có liên kết đơn mua hàng cho nên hệ thống xuất hiện ba bút toán, gây phức tạp trong quá
60
Khi hàng hóa về Công ty, bộ phận mua hàng thực hiện lệnh nhận hàng trên phần
mềm QAD. Khi đó, hệ thống tự động hạch toán theo bút toán (1), nhưng bút toán này
không hiện trên sổ nhật ký chung, đến cuối kỳ, kế toán mới đưa lên sổ: Nợ TK 15310000, 15610000 (nhập kho, giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 33199999 (TK trung gian, giống TK 331)
Sau khi hóa đơn từ nhà cung cấp về đến Công ty, kế toán mới ghi nhận công nợ phải trả và liên kết hóa đơn với đơn mua hàng:
Bút toán (2): Ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp: Nợ TK 15299999 (TK trung gian, giống TK 153) Nợ TK 13310000 (thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 33110000 (tổng số tiền phải trả người bán) Bút toán (3): Sau liên kết hóa đơn và đơn mua hàng:
Nợ TK 33199999 (TK trung gian, giống TK 331) Có TK 15299999 (TK trung gian, giống TK 153)
Việc có thêm hai tài khoản trung gian có thể giải thích như sau. Khi hàng hóa về Công ty, bộ phận mua hàng thực hiện lệnh nhận hàng trên phần mềm QAD. Khi đó, hệ thống tự động hạch toán theo bút toán (1), tức là ghi Có TK 33199999. Sau khi
hóa đơn từ nhà cung cấp về đến Công ty, kế toán mới ghi nhận công nợ phải trả, tức ghi Có TK 33110000. Cả hai bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán làm việc tách biệt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nhau buộc phải có tài khoản trung gian là TK 33199999 để công nợ phải trả nhà cung
cấp không bị ghi hai lần.
Khi bút toán (3) xảy ra thì bút toán nghiệp vụ mua hàng này có thể rút gọn lại: Nợ TK 15300000, 15600000 (nhập kho, giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 1331000 (thuế GTGT)
61
đơn từ nhà cung cấp, kế toán mới có thể ghi nhận thuế GTGT của hàng hóa và dịch vụ đầu vào. Thay vào đó, kế toán phải ghi nhận như một khoản trả trước nhà cung cấp trong chương trình Petty Cash Create (31.2.1) hoặc Banking Entry View (31.1.3).
Lúc này, trong hệ thống chưa ghi nhận công nợ phải trả của nhà cung cấp đó. Các bút toán của nghiệp vụ như sau:
Bút toán (1): Ghi nhận khi hàng về Công ty:
Nợ TK 15310000 - Công cụ, dụng cụ/ TK 15610000 - Hàng hóa Có TK 33199999 - Phải trả cho người bán
Bút toán (2): Trả trước nhà cung cấp:
Nợ TK 33110000 - Phải trả cho người bán
Có TK 11100000 - Tiền mặt / TK 11200000 - Tiền gửi ngân hàng Xét về phía nhà cung cấp, doanh nghiệp không còn nợ người bán. Tuy nhiên, trên phần mềm QAD, khoản trả trước và nợ phải trả khi nhập kho hàng mua là hai chứng từ riêng biệt. Do đó, hệ thống hiển thị hàng hóa đó chưa thanh toán bởi vì chưa
có liên kết đơn mua hàng với hóa đơn, chưa tạo hóa đơn và chưa thanh toán hóa đơn đó trên phần mềm. Điều này có thể gây ra sai sót nợ phải trả của doanh nghiệp trong tháng mà hàng nhập kho nhưng hóa đơn từ nhà cung cấp chưa về doanh nghiệp.
Đến kỳ tiếp theo, khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán
mới tạo một hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả trong Supplier Invoice Create (28.1.1.1). Sau đó, kế toán sử dụng chương trình Open Item Adjustment Create (25.13.5) để cấn trừ khoản trả trước và hóa đơn phải trả nhà cung cấp.
Bút toán (3): Ghi nhận khi lập hóa đơn công nợ phải trả nhà cung cấp: Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Nợ TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán
Bút toán (4): Sau liên kết hóa đơn và đơn mua hàng: Nợ TK 33199999 - Phải trả cho người bán
62
Nợ TK 33110000 - Phải trả cho người bán (của bút toán 3) Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán (của bút toán 2)
3.1.2.4.Quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng
Bút toán hạch toán cho nghiệp vụ ghi nhận nợ phải trả không lập đơn đơn mua hàng phức tạp, phải qua tài khoản trung gian là TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa và tạo ra hai bút toán:
Bút toán (1): Lập hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả: Nợ TK 15299999 (TK trung gian, giống TK 153) Nợ TK 13310000 (thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 33110000 (tổng số tiền phải trả người bán) Bút toán (2): Kết chuyển từ TK 15299999 sang TK chi phí:
Nợ TK 6- (giá không bao gồm thuế GTGT)
Có TK 15299999 (TK trung gian, giống TK 153)
Việc tồn tại hai bút toán là do chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1) được thiết kế dành cho không chỉ ghi nhận nợ phải trả không lập đơn mua hàng mà còn cho ghi nhận nợ phải trả có đơn mua hàng. Bút toán (1) xuất hiện giống nhau ở cả hai trạng thái và cố định, còn bút toán (2) sẽ khác nhau giữa trường hợp không lập
đơn mua hàng và có lập đơn mua hàng.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán mua hàng tại Công tyTNHH TNHH
Think Next (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để khắc phục những điểm còn hạn chế trong công tác kế toán mua hàng, dưới đây là một số giải pháp theo từng quy trình.
3.2.1. Quy trình phân bổ chi phí trả trước
Nếu phân bổ CCDC không theo tỷ lệ và giá trị phân bổ hàng kỳ không bằng nhau hoặc phân bổ theo tỷ lệ nhưng tỷ lệ là số thập phân vô hạn tuần hoàn thì doanh nghiệp nên phân bổ CCDC hàng tháng bằng chương trình Journal Entry Create (25.13.1.1). Từ chương trình Journal Entry Create (25.13.1.1), kế toán hạch toán thủ
63
3.2.2. Quy trình nhập kho hàng mua
Trên phần mềm QAD chưa có mẫu chứng từ phiếu nhập kho theo mẫu của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công ty có thể liên hệ và trao đổi với đối tác QAD để viết một chương trình xuất phiếu nhập kho theo mẫu của Thông tư 200/2014/TT- BTC
nhằm tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán thực hiện in phiếu nhập kho và lưu giữ các chứng từ về chung một chỗ trên phần mềm.
3.2.3. Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
Kế toán kiểm tra cẩn thận các chứng từ về tính chính xác, trung thực trước khi hạch toán. Quy trình mua hàng có đơn mua hàng bao gồm nhiều quy trình con, nhiều bước, có sự tham gia của nhiều bộ phận. Do đó, các trưởng phòng nên giám sát và kiểm tra thường xuyên các hoạt động thực hiện trên phần mềm và tổ chức đào tạo cho
nhân viên sử dụng phần mềm QAD định kỳ để tránh dẫn đến các sai sót trong công việc, cụ thể là dẫn đến hủy hóa đơn.
3.2.4. Quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng
Để đơn giản hóa bút toán trong ghi nhận nợ phải trả không có đơn mua hàng, Công ty TNHH Think Next nên trao đổi với đối tác QAD viết lại chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1) trong phần mềm QAD ở phân hệ kế toán. Cụ thể, khi chọn trạng thái hóa đơn là Non-PO (trạng thái dành cho hóa đơn dịch vụ) thì chỉ cần ghi nhận một bút toán trên sổ cái và sổ nhật ký chung. Hoặc Công ty nên viết một
chương trình riêng dành cho tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả của loại dịch vụ - không tạo đơn mua hàng. Bút toán của nghiệp vụ có thể viết như sau:
64
KẾT LUẬN
•
Công ty TNHH Think Next là một doanh nghiệp nhỏ, hoạt động thương mại dịch vụ nên hàng mua về của doanh nghiệp bao gồm công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch
vụ. Khóa luận tốt nghiệp này giúp cho người đọc hiểu rõ hơn về kế toán các nghiệp vụ mua hàng trên phần mềm QAD ở một doanh nghiệp nói chung, Công ty TNHH Think Next nói riêng. Từ các phương pháp so sánh, phân tích, tác giả không chỉ nhận
xét những ưu điểm, nhược điểm của mỗi quy trình của nghiệp vụ mua hàng mà còn đưa ra giải pháp, khuyến nghị để khắc phục những hạn chế.
Hạn chế lớn còn tồn tại là trong hệ thống QAD không có các chương trình chứng
từ theo biểu mẫu của kế toán Việt Nam vì đây là phần mềm của Mỹ. Bên cạnh đó, trên phần mềm QAD có nhiều tài khoản trung gian, các bút toán tương đối phức tạp. Để khắc phục những nhược điểm này, Công ty phải luôn cập nhật và đào tạo kiến thức sử dụng phẩn mềm QAD cho nhân viên kế toán và nhân viên mua hàng. Ngoài ra, Công ty cũng nên trao đổi với đối tác để viết và bổ sung các chương trình xuất chứng từ kế toán theo mẫu quy định của Việt Nam để công việc kế toán hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, việc viết thêm và chỉnh sửa chương trình trong phần mềm đồng nghĩa Công ty phải trả thêm chi phí cho việc sử dụng phần mềm QAD hàng tháng. Doanh
PHIẾU Y EU CẢU MUA HÃNG HÓA, THIET BỊ, VẬT TU
SỐ yêu cầu: Bộ phận yêu cầu: Nhân viên yêu cầu: Bộ phận nhận yêu cầu
Diễn giái:
R1505202101 Bộ phận kho Lê Thị Xuân Thu Phòng mua hàng
Lập yêu câu mua 3 bình nước Lavie 20L
S T T Mã hàng Tên vật hr - thiết bi D V T Dể no 11Ị mua_______________Tồn kho Ghi chú So Ngày Mục đích sứ 1 LAOOl Bình nước Lavie B in h 3 17/05/ 2021 Dùng cho phòng kỹ thuật và phòng mua 0 65
TÀI LIỆU THAM KHẢO •
[1]. Bộ Tài Chính. (2001). Chuẩn mực số 04: Tài sản cố định vô hình (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
[2] . Bộ Tài Chính. (2001). Chuẩn mực số 3: Tài sản cố định hữu hình (Ban hành
và công cố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
[3] . Bộ Tài Chính. (2013). Thông tư 45/2013/TT-BTC "Hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định". Bộ Tài Chính.
[4] . Bộ Tài Chính. (2014). Thông tư 200/2014/TT-BTC "Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp". Bộ Tài Chính.
[5] . Bộ Tài Chính. (2015). Thông tư 96/2015/TT-BTC "Hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ". Bộ Tài Chính.
[6] . Nguyễn Quỳnh Hoa. (2018). Giáo trình Kế Toán Tài Chính 1. TP. Hồ Chí
Minh: Trường đại học Ngân Hàng TP.HCM.
[7] . Nguyễn Thị Loan. (2018). Nguyên Lý Kế Toán. TP. Hồ Chí Minh: Trường
Đại học Ngân Hàng TP.HCM.
[8] . QAD Enterprise Applications. (2016). In User Guide QAD Financials (p. 631). California: QAD.
[9] . Think Next Co.,Ltd. (2018). Accounts Payable. HCM: Think Next Co.,Ltd.
[10] .Think Next Co.,Ltd. (2021). Các quy trình trong phân hệ nợ phải trả nhà cung cấp. HCM: Think Next Co.,Ltd.
66
PHỤ LỤC 1
PHỤ LỤC 1. QUY TRÌNH GHI NHẬN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ CÓ ĐƠN MUA HÀNG
Phụ lục 1.1. Nghiệp vụ mua hàng hóa hoặc công cụ, dụng cụ phân bổ một lần
Nghiệp vụ minh họa: Ngày 17/05/2021, Công ty mua 3 bình nước Lavie 20L, đơn giá 66.000đ/bình từ nhà cung cấp có mã số S0000320. Công ty mua về đưa vào sử dụng ngay ở phòng kỹ thuật và phòng mua hàng.
CÓNG TY TNHH THINK NEXT
Tòa nhà Highland Plaza, 352 Trường Sa, Phường 02,
Ngày lố tháng 05 năm 2021
Nguôi lập phiếu Truung bộ phận Giám đốc
(Đã ký) (Đả ký) (Đã ký)
Hình PL 1.1. Phiếu yêu cầu mua hàng hóa, thiết bị, vật tư ngày 16/05/2021
- Tạo đơn mua hàng: Chương trình Purchase Order Maintenance (5.7):
Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng hóa, thiết bị, vật tư, bộ phận mua hàng tạo đơn mua hàng bằng chương trình Purchase Order Maintenance (5.7). Đầu tiên, ở thẻ Header, bộ phận mua hàng điền các thông tin sau:
67
PHỤ LỤC 1
Hình PL 1.2. Thẻ Header trong Purchase Order Maintenance
(1) Purchase Order: Số đơn mua hàng là không cần nhập, hệ thống tự động đánh số thứ tự;
(2) Supplier: Mã nhà cung cấp; (3) Ship To: Địa điểm giao hàng; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(4) Order Date: Ngày lập đơn mua hàng;
(5) Due Date: Ngày đến hạn. Các thông tin còn lại hệ thống tự mặc định lúc thiết lập mã nhà cung cấp;
68
PHỤ LỤC 1
Hình PL 1.3. Thẻ Lines trong Purchase Order Maintenance
69
PHỤ LỤC 1
Ở thẻ Lines, bộ phận mua hàng điền ở Line 1 thông tin của vật tư cần mua như:
(7) Site: Địa điểm nhận hàng; (8) Item number: Mã vật tư;
(9) Qty Orderes: Số lượng vật tư, UM: đơn vị tính;
(10) Unit Cost: Đơn giá;
(11) Disc Pct (Discount percentage): Phần trăm chiết khấu (nếu có);
(12) Nhấn Next sang thẻ Trailer để kiểm tra số tiền đơn mua hàng, tiền thuế,
(13) Tiếp đó, nhấn Next để kết thúc chương trình.
Nếu mua nhiều loại vật tư ở cùng một nhà cung cấp thì điền thêm Line 2, Line 3, ... số Line tương ứng với số loại vật tư.
- Nhập kho hàng mua: Chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1):
Khi hàng mua về nhập kho, bộ phận kho sử dụng chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1) để nhập kho. Ở màn hình đầu tiên, bộ phận mua hàng cần xác định ngày hàng về Công ty, ngày nhập kho:
Hình PL 1.5. Màn hình 1 trong Purchase Order Receipts
(1) Order: Nhập mã Purchase Order đã tạo ở chương trình Purchase Order Maintenance (5.7), trong đó, mã Supplier đi kèm với Order;
(2) Effective: Ngày thực hiện;
70
PHỤ LỤC 1
(4) Comment: Tích chọn nếu cần ghi chú thêm;