2.2.1. Tổng quát QAD
QAD Inc. là một công ty phần mềm, chuyên cung cấp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và các phần mềm doanh nghiệp liên quan cho các doanh nghiệp sản xuất. QAD được thành lập vào năm 1979 bởi Pamela Lopker, hiện có trụ sở tại California, Mỹ. Cho đến nay, QAD có hơn 1950 nhân viên, hơn 18 văn phòng đại diện ở các quốc gia để phục vụ cho khách hàng tại hơn 100 quốc gia trên thế giới. Đặc biệt, Công ty TNHH Think Next là văn phòng đại diện QAD ở Việt Nam.
QAD bán các sản phẩm và dịch vụ của mình cho các doanh nghiệp thuộc các ngành sản xuất chính sau: Ô tô, khoa học đời sống, sản phẩm công nghiệp, thiết bị điện tử, sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm và đồ uống.
2.2.2. Tính năng nổi bật của phần mềm QAD
Phần mềm QAD rất mạnh mẽ trong việc hỗ trợ người dùng truy cập dữ liệu nhanh chóng và chính xác, thao tác tính toán, lọc, tổng hợp, đếm, tìm giá trị, thông tin tìm kiếm với điều kiện không giới hạn. QAD rất mạnh mẽ trong việc xem các báo
cáo nội bộ, báo cáo tài chính, các báo cáo khác một cách linh hoạt. Các phân hệ trong QAD gồm:
(1) Kế toán tài chính;
(2) Quản lý bán hàng và giao nhận; (3) Quản lý mua hàng;
Tên tài khoản Số hiệu tài khoản TT 200 Trên QAD
Tiền mặt Cash on hand 111 11110000
Tiền gửi ngân hàng Cash in bank 112 11200000
Tiền gửi ngân hàng-ACB Cash in bank-ACB 112 11211200
Tạm ứng Advances 141 14100000
Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
Deductible VAT of
goods and Services 1331 13310000
21
(5) Lập kế hoạch và quản lý sản xuất; (6) Quản lý dự án;
(7) Quản lý dịch vụ; (8) Quản lý nhân sự; (9) Báo cáo quản trị;
(10) Báo cáo thuế.
Trong đó, phân hệ kế toán tài chính gồm các phân hệ con chính sau:
- Sổ cái (General Ledger);
- Quản lý vốn bằng tiền (Banking/ Cash management);
- Công nợ phải thu (Account Receivable);
- Công nợ phải trả (Account Payable);
- Tài sản cố định (Fixed Assets);
- Lập dự toán ngân sách (Budgeting);
- Hợp nhất báo cáo (Consolidations).
2.2.3. Tài khoản kế toán trong quy trình mua hàng
Công ty TNHH Think Next là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, kinh doanh lĩnh vực thương mại dịch vụ. Dó đó, hàng mua về của doanh nghiệp chủ yếu là công cụ, dụng cụ, một số ít hàng hóa như linh kiện máy tính và không có tài sản cố định. Tất cả các tài sản trong doanh nghiệp như bàn, ghế, tủ, ... đều dưới 30 triệu đồng và có thời gian sử dụng không dài nên được quy thành công cụ, dụng cụ và được phân bổ theo quy định.
22
Nhập kho hàng hóa (Tài khoản trung gian)
Unmatched invoices
(Tài khoản trung gian) 15299999
Công cụ, dụng cụ Tools and supplies 153 15300000
Hàng hóa Merchandise 156 15610000
Chi phí trả trước Long-term prepaidexpenses 242 24210000
Phải trả cho người bán Trade payables 331 33110000
Thanh toán cho nhà cung cấp Supplier payment 331 33111111
Phải trả cho người bán (Tài khoản trung gian)
Purchase order receipts
(Tài khoản trung gian) 33199999
Chi phí dụng cụ, đồ dùng Tools and instruments 6413 64130000
Chi phí dịch vụ mua ngoài Outside services 6427 64270000
Chi phí đồ dùng văn phòng Office equipment
expenses 6423 64230000
23
2.3. Tổng quan công tác kế toán mua hàng tại Công ty2.3.1. Phân loại hàng mua 2.3.1. Phân loại hàng mua
Công ty TNHH Think Next là một doanh nghiệp nhỏ, chuyên tư vấn và triển khai các phần mềm, sửa chữa máy tính. Do đó, hàng mua hiện tại của doanh nghiệp gồm công CCDC, hàng hóa và dịch vụ.
CCDC của Công ty bao gồm đồ dùng văn phòng như tủ, bàn, ghế, giấy, bút... và thiết bị điện tử như máy tính, máy in, các đồ dùng điện tử nhỏ phục vụ công việc tư vấn và triển khai phần mềm.
Công cụ, dụng cụ ở Công ty gồm CCDC phân bổ một lần và CCDC phân bổ nhiều lần. CCDC phân bổ một lần thường là bút, giấy, bình nước, sổ, bánh kẹo. CCDC phân bổ nhiều lần gồm bàn làm việc, bàn tiếp khách, ghế, tủ, kệ, bộ máy tính, máy in, bảng, tivi, đèn, quạt, máy lạnh, máy lọc nước.
Hàng hóa của doanh nghiệp thường là phần mềm, những linh kiện máy tính nhỏ,
thiết bị ngoại vi như ổ đĩa, thẻ nhớ, bàn phím, USB ...
Công ty mua phần mềm từ nhà sản xuất để kinh doanh. Do phần mềm là một hàng hóa đặc biệt, cho nên theo phần mềm mua về không chịu thuế GTGT. Trong quá trình hỗ trợ khách hàng về phần mềm máy tính, nếu khách hàng có yêu cầu về sửa chữa máy tính hoặc cần mua những thiết bị hỗ trợ máy tính thì doanh nghiệp mới
mua hàng hóa về.
Vì CCDC, hàng hóa của doanh nghiệp chủ yếu là các thiết bị điện tử cho nên doanh nghiệp bảo quản trong kho, tránh để nơi ẩm ướt, dễ cháy nỗ. Thông thường, doanh nghiệp mua CCDC về đưa vào sử dụng ngay, lưu trữ trong kho ít nên số lượng
hàng trong kho dễ quản lý.
Dịch vụ mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm dịch vụ điện, nước, viễn thông, taxi,
xe công nghệ, sửa chữa nhỏ.
24 Giá trị CCDC, HH nhập kho Giá mua ghi trên hóa đơn Các khoản giảm trừ Các khoản
+ thuế không + iɪɪɪpɪɪɪ (2.1)
thu mua được hoàn lại
Trong đó, các khoản giảm trừ bao gồm chiết khấu thương mại, khoản giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua bị trả lại. Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, ...
- Tính giá công cụ, dụng cụ, hàng hóa xuất kho: Theo phương pháp nhập
trước, xuất trước.
2.3.3. Trình bày thông tin hàng mua trên báo cáo tài chính
Hàng mua về của doanh nghiệp gồm CCDC, hàng hóa và dịch vụ.
Trường hợp mua vật tư, thiết bị, hàng hóa về nhập kho, khi trình bày trên báo cáo tài chính, giá trị CCDC, hàng hóa được ghi ở chỉ tiêu hàng tồn kho (mã số 141) của bảng cân đối kế toán. Số liệu để ghi chỉ tiêu này tính từ tổng số dư Nợ của Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ, Tài khoản 156 - Hàng hóa, Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi trên đường (nếu có).
Trường hợp mua CCDC về sử dụng ngay hoặc sử dụng dịch vụ thuộc loại phân bổ một lần, giá trị của hàng mua được chuyển thành chi phí trong kỳ. Tùy vào đối tượng sử dụng mà ghi vào chỉ tiêu chi phí bán hàng (mã số 25) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (mã số 26) trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Số liệu để ghi các chỉ tiêu này là số tổng cộng số phát sinh bên Có của Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng (chỉ tiêu chi phí bán hàng) hoặc Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (chỉ tiêu chi phí quản lý doanh nghiệp).
Trường hợp mua CCDC về sử dụng ngay hoặc sử dụng dịch vụ thuộc loại phân bổ nhiều lần, giá trị của hàng mua về được ghi nhận vào chỉ tiêu chi phí trả trước trên
bảng cân đối kế toán. Nếu phân bổ CCDC, dịch vụ dưới 12 tháng thì giá trị phân bổ được thể hiện ở chỉ tiêu chi phí trả trước ngắn hạn (mã số 151); nếu phân bổ CCDC, dịch vụ trên 12 tháng nhưng dưới 3 năm thì giá trị phân bổ được thể hiện ở chỉ tiêu chi phí trả trước dài hạn (mã số 261). Ngoài ra, ở thuyết minh báo cáo tài chính phải chi tiết chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn gồm chi phí CCDC và chi phí dịch vụ.
25
2.3.4. Quy trình phân bổ công cụ, dụng cụ
Neu CCDC là phân bổ một lần, giá trị hàng mua về hạch toán vào tài khoản chi phí. Nếu CCDC là phân bổ nhiều lần, giá trị hàng mua về hạch toán toàn bộ vào Tài khoản 242 - Chi phí trả trước.
2.3.4.1. Lưu đồ quy trình và diễn giải
Đièm băt đàu quy trinh
Điêm kêt thúc quy trinh
Thê hiện một bước băt
buộc trong quy trinh (thực Iii ện trong hệ thông)
Optional process
Thê hiện một bước tùy chọn trong quy trinh (thực Iii ện trong hệ thông)
Chứng từ hoặc báo cáo Thê hiện phải chọn lựa giữa 2 hoặc nhiêu quyêt định theo các hướng khác nliau trong quy trinh
Thê hiện một bước thực hiện thủ công trong quy trình
Thê hiện sự nôi tiép cùa các bước trong quy trinh và hướng đi của quy trình
Thế hiện liên kết tới một quy trình khác
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
1 Bộ phận
kế toán
Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.1.11) để tạo bút toán mẫu là bút toán phân bổ chi phí.
Journal Entry Transient Create (25.13.1.11) 2 Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.4.1) để tạo kỳ kế toán ghi nhận bút toán phân bổ chi phí trả trước, những
bút toán này chưa ghi nhận trong sổ nhật
Recurring Entry Create (25.13.4.1) 26
27
3 Bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.4.3) để kiểm tra những kỳ kế toán
ghi nhận bút toán phân bổ chi phí trả trước đã tạo.
Recurring Entry View (25.13.4.3)
4 Bộ phận
kế toán
Nếu kiểm tra thấy sai kỳ kế toán ghi nhận
bút toán phân bổ, bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.4.2) để sửa lại Recurring Entry Modify (25.13.4.2) 5 Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.4.5) để ghi nhận bút toán phân bổ
này chính thức lên sổ nhật ký chung.
Recurring Entry Post (25.13.4.5) 6 Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.1.3) hoặc (25.15.2.10) để xem bút
toán phân bổ chi phí trả trước.
- Journal Entry View (25.13.1.3) - GL Transactions View Extended (25.15.2.10)
Kỳ 1 Kỳ N Ghi chú Trường hợp 1: Tổng giá trị phân bổ mỗi kỳ bằng nhau. Nợ TK 6413: A1 Nợ TK 6423: A2 Có TK 242: A Nợ TK 6413: A1 Nợ TK 6423: A2 Có TK 242: A A = A1 + A2 Trường hợp 2: Tổng giá trị phân bổ mỗi kỳ khác nhau và tỷ lệ phân bổ mỗi kỳ bằng nhau. Nợ TK 6413: X1%*B1 Nợ TK 6423: X2%*B1 Có TK 242: 100%*B1 Nợ TK 6413: X1%*BN Nợ TK 6423: X2%*BN Có TK 242: 100%*BN 100%=X1+X2 Tổng giá trị phân bổ CCDC= B1+B2+.. .+BN
Sổ sách kế toán Tên chương trình trên phần mềm QAD
Sổ các nhóm phân bổ chi phí Recurring Entry View (25.13.4.3)
Sổ nhật ký chung Journal Entry View (25.13.1.3)
Sổ cái GL Transactions View Extended (25.15.2.10)
28
Chi tiết cách thực hiện phân bổ CCDC trên phần mềm được trình bày tại Phụ lục 1.4.2 và Phụ lục 1.4.3.
2.3.4.2. Bút toán và sổ kế toán trên phần mềm
Chương trình Recurring Entry Create (25.13.4.1) cho phép tạo các kỳ phân bổ với bút toán mẫu cố định. Trong đó, bút toán mẫu tạo ở chương trình Journal Entry Transient Create (25.13.1.11) có thể tạo một trong hai trường hợp sau:
Nếu giá trị phân bổ hàng kỳ không thuộc hai trường hợp trên thì kế toán không thể sử dụng chương trình Recurring Entry Create (25.13.4.1) để tạo kỳ phân bổ vì bút toán mẫu của các kỳ khác nhau. Lúc này, kế toán phải sử dụng chương trình Journal Entry Create (25.13.1.1) để hạch toán thủ công bút toán phân bổ CCDC vào sổ nhật ký chung. Sổ kế toán của quy trình phân bổ chi phí trả trước trên phần mềm:
29
2.3.5. Các quy trình mua hàng thực hiện trên phần mềm QAD
Khi sử dụng phần mềm QAD, cho dù doanh nghiệp chọn phương thức thanh toán nào thì kế toán đều phải lập hóa đơn để ghi nhận hàng hóa mua về hoặc dịch vụ sử dụng như một khoản phải trả người bán. Khi nào thanh toán thì kế toán sẽ mở phần mềm và chọn vào hóa đơn cần trả nợ để thanh toán.
Nghiệp vụ mua hàng ở Công ty TNHH Think Next liên quan tới các quy trình sau:
- Quy trình mua hảng có đơn mua hàng
Gồm các quy trình con:
• Quy trình tạo mới mã nhà cung cấp
• Quy trình nhập kho hàng mua
• Quy trình trả hàng cho nhà cung cấp
• Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
- Quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng
2.4. Ke toán mua hàng có đơn mua hàng 2.4.1. Lưu đồ quy trình và diễn giải
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
1 Bộ phận
kho
Khi kiểm tra thấy CCDC, hàng hóa cần để xuất dùng nhưng trong kho không có đủ số lượng hoặc không còn hàng, bộ phận kho lập phiếu yêu cầu mua hàng hóa, thiết bị, vật tư gửi cho giám đốc duyệt.
Lập phiếu thủ
công, ngoài
phần mềm. 30
Hình 2.6. Lưu đồ quy trình mua hàng có đơn mua hàng
31
2 Giám đốc
Giám đốc duyệt loại hàng, số lượng hàng, đơn
giá ước lượng, mục đích sử dụng.
- Nếu phiếu yêu cầu mua hàng được duyệt
thì chuyển phiếu yêu cầu cho bộ phận mua
hàng thực hiện bước tiếp theo.
Duyệt thủ
công trên giấy.
2 Bộ phận
mua hàng
Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được duyệt, bộ phận mua hàng kiểm tra thông tin nhà cung
cấp trong hệ thống, nếu chưa có thực hiện quy Quy trình tạo nhà cung cấp mới 3 Bộ phận mua hàng
Trường hợp đã tồn tại thông tin nhà cung cấp trong hệ thống, bộ phận mua hàng tiến hành tạo đơn mua hàng bằng chương trình (5.7), sau đó gửi giám đốc duyệt lần 2.
Purchase Order
Maintenance (5.7)
4 Giám đốc
Giám đốc sẽ duyệt đơn mua hàng về giá mua,
nhà cung cấp.
- Nếu đơn mua hàng được duyệt thì thực thực hiện bước tiếp theo.
Duyệt trên
phần mềm
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
- Nếu đơn mua hàng không được duyệt thì
bộ phận mua hàng tìm nhà cung cấp để thương lượng giá hoặc tìm nhà cung cấp khác,
sau đó hủy đơn mua hàng (nếu có) và tạo lại đơn mua hàng.
5 Bộ phận
mua hàng
Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (5.10) để in đơn mua hàng gửi cho nhà cung cấp. Purchase Order Print (5.10) 6 Bộ phận kho
Sau khi nhà cung cấp giao hàng cùng phiếu bán hàng, bộ phận kho kiểm tra chất lượng:
- Nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì thực
hiện quy
trình nhập kho.
- Nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì thực
hiện quy - Quy trình nhập kho hàng mua. - Quy 7 Bộ phận kế toán
Căn cứ vào phiếu nhập kho bộ phận kho chuyển sang và hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán thực hiện quy trình lập hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả.
Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng. 32
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
Bộ phận mua hàng
Bộ phận mua hàng xác định tạo mã nhà cung
cấp (NCC) thủ công hay tạo nhiều mã NCC cùng một lúc.
- Tạo thủ công: bắt đầu từ bước 1 - 6.
- Tạo hàng loạt: bắt đầu từ bước 7.
1 Bộ phận
mua hàng
Trường hợp tạo thủ công từng mã Business Relation cho NCC mới, bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (36.1.4.3.1). Business Relation Create (36.1.4.3.1) 2 Bộ phận mua hàng Sau đó sử dụng chương trình (28.20.1.1) để tạo mã NCC. Supplier Create (28.20.1.1) 33
- Quy trình tạo mã nhà cung cấp mới:
Hình 2.7. Lưu đồ quy trình tạo mã nhà cung cấp mới
34
3 Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (2.3.1) để kích hoạt mã NCC, khi đó mã này mới có thể sử dụng được. Supplier Data Maintenance (2.3.1) 4 Bộ phận mua hàng
Để kiểm tra mã NCC có được kích hoạt chưa
và các thông tin của nhà cung cấp, sử dụng chương trình (2.3.2) hoặc (2.3.4) - Supplier Browse (2.3.2) - Supplier Data Report (2.3.4) 5 Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (28.20.1.3) để kiểm tra thông tin NCC.
Supplier View
(28.20.1.3)
6 Bộ phận
mua hàng
Neu thông tin của NCC bị sai, sử dụng chương trình (28.20.1.2) để sửa lại.
Supplier Modify (28.20.1.2)
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
7 Bộ phận
mua hàng
Trường hợp tạo nhiều mã Business Relation cho nhiều NCC, bộ phận mua hàng vào