Ke toán trưởng Ke toán tổng hợp Thủ quỹ 2.1.5.2.
Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Think Next
Chức năng, nhiệm vụ của từng thành phần Kế toán trưởng
Trách nhiệm chính:
- Tổ chức công tác bộ máy kế toán phù hợp với công tác tổ chức kinh doanh
dịch vụ của doanh nghiệp.
- Tổ chức ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết
quả kiểm kê tài sản hàng kỳ. Đề xuất xử lý các khoản hao hụt, mất mát, hư hỏng.
- Lập, tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết
toán tài chính của doanh nghiệp theo chế độ quy định.
- Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế toán trước giám đốc.
- Theo dõi phản ánh đúng tình hình tài chính của Công ty.
Quyền hạn:
- Phân công và chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán tại Công ty.
- Tham gia việc tuyển dụng, thuyên chuyển, xét nâng lương, kỷ luật các nhân
viên kế toán trong phạm vi quản lý.
- Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty cung cấp đầy đủ, kịp
thời các tài liệu, số liệu cần thiết cho công tác kế toán của phòng. Chịu trách nhiệm
17
- Được quyền từ chối việc lập, ký hoặc duyệt các báo cáo, chứng từ, tài liệu
không phù hợp với pháp luật hiện hành.
2.1.5.2.2. Kế toán tổng hợp
Trách nhiệm chính:
- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tất cả các nghiệp vụ phát
sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lập phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn và biên bản công nợ phải thu, và công nợ
phải trả vào phần mềm QAD. Phân bổ khấu khao, chi phí định kỳ, lập báo
cáo tài
chính và khóa sổ cuối kỳ. Quyền hạn:
- Thông qua kế toán trưởng, có quyền yêu cầu các bộ phận cung cấp những
chứng liệu liên quan đến công tác tổng hợp số liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Được từ chối các yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin sai quy định.
2.1.5.2.3. Thủ quỹ
Trách nhiệm chính:
- Thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo chứng từ thu, chi do kế toán các phần
hành quyền chuyển giao theo quy định.
- Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn quỹ, kiểm quỹ và lập báo cáo
kiểm quỹ theo định kỳ.
- Phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận, rút hoặc nộp tiền
qua ngân hàng khi có yêu cầu.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán.
Quyền hạn:
- Được từ chối các yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin sai quy định.
- Đề xuất các ý kiến, sáng kiến về chuyên môn có lợi cho công tác quản lý
hạch toán.
2.1.6. Hình thức kế toán trên máy tính ở Công ty
Công ty TNHH Think Next đang sử dụng hình thức kế toán trên máy tính theo hình thức sổ nhật ký chung. Cụ thể là, Công ty TNHH đang sử dụng phần mềm
Chứng từ Sổ sách
- Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa
đơn
bán hàng thông thường;
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
- Phiếu chi, ủy nhiệm chi;
- Biên bản giao nhận tài sản, hàng
hóa;
- Bảng phân bổ chi phí trả trước;
- Bảng chấm công, bảng tính
lương;
- Sổ quỹ tiền mặt;
- Sổ tiền gửi ngân hàng;
- Sổ chi tiết các tài khoản; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Sổ nhật ký chung;
- Sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp;
- Bảng cân đối phát sinh tài
khoản;
- Báo cáo tài chính;
- Các sổ khác khác (cụ thể trong
18
ERP quản lý công tác kế toán như ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, theo dõi công nợ, chi phí, doanh thu, ... và lập báo cáo tài chính cũng được thực hiện trên phần mềm.
Mỗi ngày, căn cứ vào các chứng từ nhận được từ các phòng ban, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm QAD. Kế toán mở các chương trình tương ứng với mỗi nghiệp vụ rồi nhập số liệu vào từng ô phải điền trong chương
trình đó. Sau khi kế toán nhập xong nghiệp vụ trên chương trình, ở sổ nhật ký chung và sổ cái sẽ tự động xuất hiện các bút toán của nghiệp vụ đã ghi nhận theo trình tự thời gian, đồng thời sổ chi tiết sẽ xuất hiện giá trị Nợ hoặc Có của nghiệp vụ.
Đến cuối kỳ, kế toán kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn, chứng từ với sổ nhật ký chung; những nghiệp vụ chưa ghi vào sổ cái thì ghi nhận vào bằng các chương trình tương ứng; ghi nhận các nghiệp vụ phân bổ cuối kỳ; đánh giá lại số dư tài khoản có gốc ngoại tệ. Sau đó, kế toán sử dụng chương trình trong phần mềm QAD để lập bảng
cân đối số phát sinh và đối chiếu với sổ cái. Kế toán đóng sổ cuối kỳ và in các sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, các báo cáo khác
19
2.1.8. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp là tư vấn và triển khai dịch vụ, cho nên Công ty không có hàng tồn kho vào cuối năm. Tất cả CCDC, hàng hóa được mua về với số lượng ít và được tiêu thụ hết trong một năm tài chính. Đồng thời, đây là doanh
nghiệp nhỏ cho nên không có tài sản cố định.
Các văn bản pháp luật chính mà Công ty đang áp dụng:
- Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 về “Hướng dẫn chế
độ kế toán doanh nghiệp”.
- Văn bản hợp nhất 14/VBHN-BTC ban hành ngày 09/05/2018 về “Hướng
dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng và nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số
điều luật
thuế giá trị gia tăng”.
- Văn bản hợp nhất 26/VBHN-BTC ban hành ngày 14/09/2015 về “Hướng
dẫn thi hành nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của chính phủ
20
Đơn vị tiền tệ: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty TNHH Think Next sử dụng cả VND, USD để giao dịch và sử dụng VND là đồng tiền cơ sở để lập báo cáo tài chính.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo nguyên tắc giá gốc
Phương pháp tính giá trị xuất hàng tồn kho: nhập trước xuất trước.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2. Giới thiệu phần mềm QAD ERP2.2.1. Tổng quát QAD 2.2.1. Tổng quát QAD
QAD Inc. là một công ty phần mềm, chuyên cung cấp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và các phần mềm doanh nghiệp liên quan cho các doanh nghiệp sản xuất. QAD được thành lập vào năm 1979 bởi Pamela Lopker, hiện có trụ sở tại California, Mỹ. Cho đến nay, QAD có hơn 1950 nhân viên, hơn 18 văn phòng đại diện ở các quốc gia để phục vụ cho khách hàng tại hơn 100 quốc gia trên thế giới. Đặc biệt, Công ty TNHH Think Next là văn phòng đại diện QAD ở Việt Nam.
QAD bán các sản phẩm và dịch vụ của mình cho các doanh nghiệp thuộc các ngành sản xuất chính sau: Ô tô, khoa học đời sống, sản phẩm công nghiệp, thiết bị điện tử, sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm và đồ uống.
2.2.2. Tính năng nổi bật của phần mềm QAD
Phần mềm QAD rất mạnh mẽ trong việc hỗ trợ người dùng truy cập dữ liệu nhanh chóng và chính xác, thao tác tính toán, lọc, tổng hợp, đếm, tìm giá trị, thông tin tìm kiếm với điều kiện không giới hạn. QAD rất mạnh mẽ trong việc xem các báo
cáo nội bộ, báo cáo tài chính, các báo cáo khác một cách linh hoạt. Các phân hệ trong QAD gồm:
(1) Kế toán tài chính;
(2) Quản lý bán hàng và giao nhận; (3) Quản lý mua hàng;
Tên tài khoản Số hiệu tài khoản TT 200 Trên QAD
Tiền mặt Cash on hand 111 11110000
Tiền gửi ngân hàng Cash in bank 112 11200000
Tiền gửi ngân hàng-ACB Cash in bank-ACB 112 11211200
Tạm ứng Advances 141 14100000
Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
Deductible VAT of
goods and Services 1331 13310000
21
(5) Lập kế hoạch và quản lý sản xuất; (6) Quản lý dự án;
(7) Quản lý dịch vụ; (8) Quản lý nhân sự; (9) Báo cáo quản trị;
(10) Báo cáo thuế.
Trong đó, phân hệ kế toán tài chính gồm các phân hệ con chính sau:
- Sổ cái (General Ledger);
- Quản lý vốn bằng tiền (Banking/ Cash management);
- Công nợ phải thu (Account Receivable);
- Công nợ phải trả (Account Payable);
- Tài sản cố định (Fixed Assets);
- Lập dự toán ngân sách (Budgeting);
- Hợp nhất báo cáo (Consolidations).
2.2.3. Tài khoản kế toán trong quy trình mua hàng
Công ty TNHH Think Next là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, kinh doanh lĩnh vực thương mại dịch vụ. Dó đó, hàng mua về của doanh nghiệp chủ yếu là công cụ, dụng cụ, một số ít hàng hóa như linh kiện máy tính và không có tài sản cố định. Tất cả các tài sản trong doanh nghiệp như bàn, ghế, tủ, ... đều dưới 30 triệu đồng và có thời gian sử dụng không dài nên được quy thành công cụ, dụng cụ và được phân bổ theo quy định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
22
Nhập kho hàng hóa (Tài khoản trung gian)
Unmatched invoices
(Tài khoản trung gian) 15299999
Công cụ, dụng cụ Tools and supplies 153 15300000
Hàng hóa Merchandise 156 15610000
Chi phí trả trước Long-term prepaidexpenses 242 24210000
Phải trả cho người bán Trade payables 331 33110000
Thanh toán cho nhà cung cấp Supplier payment 331 33111111
Phải trả cho người bán (Tài khoản trung gian)
Purchase order receipts
(Tài khoản trung gian) 33199999
Chi phí dụng cụ, đồ dùng Tools and instruments 6413 64130000
Chi phí dịch vụ mua ngoài Outside services 6427 64270000
Chi phí đồ dùng văn phòng Office equipment
expenses 6423 64230000
23
2.3. Tổng quan công tác kế toán mua hàng tại Công ty2.3.1. Phân loại hàng mua 2.3.1. Phân loại hàng mua
Công ty TNHH Think Next là một doanh nghiệp nhỏ, chuyên tư vấn và triển khai các phần mềm, sửa chữa máy tính. Do đó, hàng mua hiện tại của doanh nghiệp gồm công CCDC, hàng hóa và dịch vụ.
CCDC của Công ty bao gồm đồ dùng văn phòng như tủ, bàn, ghế, giấy, bút... và thiết bị điện tử như máy tính, máy in, các đồ dùng điện tử nhỏ phục vụ công việc tư vấn và triển khai phần mềm.
Công cụ, dụng cụ ở Công ty gồm CCDC phân bổ một lần và CCDC phân bổ nhiều lần. CCDC phân bổ một lần thường là bút, giấy, bình nước, sổ, bánh kẹo. CCDC phân bổ nhiều lần gồm bàn làm việc, bàn tiếp khách, ghế, tủ, kệ, bộ máy tính, máy in, bảng, tivi, đèn, quạt, máy lạnh, máy lọc nước.
Hàng hóa của doanh nghiệp thường là phần mềm, những linh kiện máy tính nhỏ,
thiết bị ngoại vi như ổ đĩa, thẻ nhớ, bàn phím, USB ...
Công ty mua phần mềm từ nhà sản xuất để kinh doanh. Do phần mềm là một hàng hóa đặc biệt, cho nên theo phần mềm mua về không chịu thuế GTGT. Trong quá trình hỗ trợ khách hàng về phần mềm máy tính, nếu khách hàng có yêu cầu về sửa chữa máy tính hoặc cần mua những thiết bị hỗ trợ máy tính thì doanh nghiệp mới
mua hàng hóa về.
Vì CCDC, hàng hóa của doanh nghiệp chủ yếu là các thiết bị điện tử cho nên doanh nghiệp bảo quản trong kho, tránh để nơi ẩm ướt, dễ cháy nỗ. Thông thường, doanh nghiệp mua CCDC về đưa vào sử dụng ngay, lưu trữ trong kho ít nên số lượng
hàng trong kho dễ quản lý.
Dịch vụ mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm dịch vụ điện, nước, viễn thông, taxi,
xe công nghệ, sửa chữa nhỏ.
24 Giá trị CCDC, HH nhập kho Giá mua ghi trên hóa đơn Các khoản giảm trừ Các khoản (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ thuế không + iɪɪɪpɪɪɪ (2.1)
thu mua được hoàn lại
Trong đó, các khoản giảm trừ bao gồm chiết khấu thương mại, khoản giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua bị trả lại. Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, ...
- Tính giá công cụ, dụng cụ, hàng hóa xuất kho: Theo phương pháp nhập
trước, xuất trước.
2.3.3. Trình bày thông tin hàng mua trên báo cáo tài chính
Hàng mua về của doanh nghiệp gồm CCDC, hàng hóa và dịch vụ.
Trường hợp mua vật tư, thiết bị, hàng hóa về nhập kho, khi trình bày trên báo cáo tài chính, giá trị CCDC, hàng hóa được ghi ở chỉ tiêu hàng tồn kho (mã số 141) của bảng cân đối kế toán. Số liệu để ghi chỉ tiêu này tính từ tổng số dư Nợ của Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ, Tài khoản 156 - Hàng hóa, Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi trên đường (nếu có).
Trường hợp mua CCDC về sử dụng ngay hoặc sử dụng dịch vụ thuộc loại phân bổ một lần, giá trị của hàng mua được chuyển thành chi phí trong kỳ. Tùy vào đối tượng sử dụng mà ghi vào chỉ tiêu chi phí bán hàng (mã số 25) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (mã số 26) trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Số liệu để ghi các chỉ tiêu này là số tổng cộng số phát sinh bên Có của Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng (chỉ tiêu chi phí bán hàng) hoặc Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (chỉ tiêu chi phí quản lý doanh nghiệp).
Trường hợp mua CCDC về sử dụng ngay hoặc sử dụng dịch vụ thuộc loại phân bổ nhiều lần, giá trị của hàng mua về được ghi nhận vào chỉ tiêu chi phí trả trước trên
bảng cân đối kế toán. Nếu phân bổ CCDC, dịch vụ dưới 12 tháng thì giá trị phân bổ được thể hiện ở chỉ tiêu chi phí trả trước ngắn hạn (mã số 151); nếu phân bổ CCDC, dịch vụ trên 12 tháng nhưng dưới 3 năm thì giá trị phân bổ được thể hiện ở chỉ tiêu chi phí trả trước dài hạn (mã số 261). Ngoài ra, ở thuyết minh báo cáo tài chính phải chi tiết chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn gồm chi phí CCDC và chi phí dịch vụ.
25
2.3.4. Quy trình phân bổ công cụ, dụng cụ
Neu CCDC là phân bổ một lần, giá trị hàng mua về hạch toán vào tài khoản chi phí. Nếu CCDC là phân bổ nhiều lần, giá trị hàng mua về hạch toán toàn bộ vào Tài khoản 242 - Chi phí trả trước.
2.3.4.1. Lưu đồ quy trình và diễn giải
Đièm băt đàu quy trinh
Điêm kêt thúc quy trinh
Thê hiện một bước băt
buộc trong quy trinh (thực Iii ện trong hệ thông)
Optional process
Thê hiện một bước tùy chọn trong quy trinh (thực Iii ện trong hệ thông)
Chứng từ hoặc báo cáo Thê hiện phải chọn lựa giữa 2 hoặc nhiêu quyêt định theo các hướng khác nliau trong quy trinh
Thê hiện một bước thực hiện thủ công trong quy trình
Thê hiện sự nôi tiép cùa các bước trong quy trinh và hướng đi của quy trình
Thế hiện liên kết tới một quy trình khác
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
1 Bộ phận
kế toán
Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.1.11) để tạo bút toán mẫu là bút toán phân bổ chi phí.
Journal Entry Transient Create (25.13.1.11) 2 Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.4.1) để tạo kỳ kế toán ghi nhận bút toán phân bổ chi phí trả trước, những (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
bút toán này chưa ghi nhận trong sổ nhật
Recurring Entry Create (25.13.4.1) 26
27
3 Bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán sử dụng chương trình (25.13.4.3) để kiểm tra những kỳ kế toán
ghi nhận bút toán phân bổ chi phí trả trước đã tạo.
Recurring Entry View (25.13.4.3)
4 Bộ phận
kế toán
Nếu kiểm tra thấy sai kỳ kế toán ghi