Nếu phân bổ CCDC không theo tỷ lệ và giá trị phân bổ hàng kỳ không bằng nhau hoặc phân bổ theo tỷ lệ nhưng tỷ lệ là số thập phân vô hạn tuần hoàn thì doanh nghiệp nên phân bổ CCDC hàng tháng bằng chương trình Journal Entry Create (25.13.1.1). Từ chương trình Journal Entry Create (25.13.1.1), kế toán hạch toán thủ
63
3.2.2. Quy trình nhập kho hàng mua
Trên phần mềm QAD chưa có mẫu chứng từ phiếu nhập kho theo mẫu của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công ty có thể liên hệ và trao đổi với đối tác QAD để viết một chương trình xuất phiếu nhập kho theo mẫu của Thông tư 200/2014/TT- BTC
nhằm tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán thực hiện in phiếu nhập kho và lưu giữ các chứng từ về chung một chỗ trên phần mềm.
3.2.3. Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
Kế toán kiểm tra cẩn thận các chứng từ về tính chính xác, trung thực trước khi hạch toán. Quy trình mua hàng có đơn mua hàng bao gồm nhiều quy trình con, nhiều bước, có sự tham gia của nhiều bộ phận. Do đó, các trưởng phòng nên giám sát và kiểm tra thường xuyên các hoạt động thực hiện trên phần mềm và tổ chức đào tạo cho
nhân viên sử dụng phần mềm QAD định kỳ để tránh dẫn đến các sai sót trong công việc, cụ thể là dẫn đến hủy hóa đơn.
3.2.4. Quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng
Để đơn giản hóa bút toán trong ghi nhận nợ phải trả không có đơn mua hàng, Công ty TNHH Think Next nên trao đổi với đối tác QAD viết lại chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1) trong phần mềm QAD ở phân hệ kế toán. Cụ thể, khi chọn trạng thái hóa đơn là Non-PO (trạng thái dành cho hóa đơn dịch vụ) thì chỉ cần ghi nhận một bút toán trên sổ cái và sổ nhật ký chung. Hoặc Công ty nên viết một
chương trình riêng dành cho tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả của loại dịch vụ - không tạo đơn mua hàng. Bút toán của nghiệp vụ có thể viết như sau:
64
KẾT LUẬN
•
Công ty TNHH Think Next là một doanh nghiệp nhỏ, hoạt động thương mại dịch vụ nên hàng mua về của doanh nghiệp bao gồm công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch
vụ. Khóa luận tốt nghiệp này giúp cho người đọc hiểu rõ hơn về kế toán các nghiệp vụ mua hàng trên phần mềm QAD ở một doanh nghiệp nói chung, Công ty TNHH Think Next nói riêng. Từ các phương pháp so sánh, phân tích, tác giả không chỉ nhận
xét những ưu điểm, nhược điểm của mỗi quy trình của nghiệp vụ mua hàng mà còn đưa ra giải pháp, khuyến nghị để khắc phục những hạn chế.
Hạn chế lớn còn tồn tại là trong hệ thống QAD không có các chương trình chứng
từ theo biểu mẫu của kế toán Việt Nam vì đây là phần mềm của Mỹ. Bên cạnh đó, trên phần mềm QAD có nhiều tài khoản trung gian, các bút toán tương đối phức tạp. Để khắc phục những nhược điểm này, Công ty phải luôn cập nhật và đào tạo kiến thức sử dụng phẩn mềm QAD cho nhân viên kế toán và nhân viên mua hàng. Ngoài ra, Công ty cũng nên trao đổi với đối tác để viết và bổ sung các chương trình xuất chứng từ kế toán theo mẫu quy định của Việt Nam để công việc kế toán hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, việc viết thêm và chỉnh sửa chương trình trong phần mềm đồng nghĩa Công ty phải trả thêm chi phí cho việc sử dụng phần mềm QAD hàng tháng. Doanh
PHIẾU Y EU CẢU MUA HÃNG HÓA, THIET BỊ, VẬT TU
SỐ yêu cầu: Bộ phận yêu cầu: Nhân viên yêu cầu: Bộ phận nhận yêu cầu
Diễn giái:
R1505202101 Bộ phận kho Lê Thị Xuân Thu Phòng mua hàng
Lập yêu câu mua 3 bình nước Lavie 20L
S T T Mã hàng Tên vật hr - thiết bi D V T Dể no 11Ị mua_______________Tồn kho Ghi chú So Ngày Mục đích sứ 1 LAOOl Bình nước Lavie B in h 3 17/05/ 2021 Dùng cho phòng kỹ thuật và phòng mua 0 65
TÀI LIỆU THAM KHẢO •
[1]. Bộ Tài Chính. (2001). Chuẩn mực số 04: Tài sản cố định vô hình (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính).
[2] . Bộ Tài Chính. (2001). Chuẩn mực số 3: Tài sản cố định hữu hình (Ban hành
và công cố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
[3] . Bộ Tài Chính. (2013). Thông tư 45/2013/TT-BTC "Hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định". Bộ Tài Chính.
[4] . Bộ Tài Chính. (2014). Thông tư 200/2014/TT-BTC "Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp". Bộ Tài Chính.
[5] . Bộ Tài Chính. (2015). Thông tư 96/2015/TT-BTC "Hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ". Bộ Tài Chính.
[6] . Nguyễn Quỳnh Hoa. (2018). Giáo trình Kế Toán Tài Chính 1. TP. Hồ Chí
Minh: Trường đại học Ngân Hàng TP.HCM.
[7] . Nguyễn Thị Loan. (2018). Nguyên Lý Kế Toán. TP. Hồ Chí Minh: Trường
Đại học Ngân Hàng TP.HCM.
[8] . QAD Enterprise Applications. (2016). In User Guide QAD Financials (p. 631). California: QAD.
[9] . Think Next Co.,Ltd. (2018). Accounts Payable. HCM: Think Next Co.,Ltd.
[10] .Think Next Co.,Ltd. (2021). Các quy trình trong phân hệ nợ phải trả nhà cung cấp. HCM: Think Next Co.,Ltd.
66
PHỤ LỤC 1
PHỤ LỤC 1. QUY TRÌNH GHI NHẬN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ CÓ ĐƠN MUA HÀNG
Phụ lục 1.1. Nghiệp vụ mua hàng hóa hoặc công cụ, dụng cụ phân bổ một lần
Nghiệp vụ minh họa: Ngày 17/05/2021, Công ty mua 3 bình nước Lavie 20L, đơn giá 66.000đ/bình từ nhà cung cấp có mã số S0000320. Công ty mua về đưa vào sử dụng ngay ở phòng kỹ thuật và phòng mua hàng.
CÓNG TY TNHH THINK NEXT
Tòa nhà Highland Plaza, 352 Trường Sa, Phường 02,
Ngày lố tháng 05 năm 2021
Nguôi lập phiếu Truung bộ phận Giám đốc
(Đã ký) (Đả ký) (Đã ký)
Hình PL 1.1. Phiếu yêu cầu mua hàng hóa, thiết bị, vật tư ngày 16/05/2021
- Tạo đơn mua hàng: Chương trình Purchase Order Maintenance (5.7):
Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng hóa, thiết bị, vật tư, bộ phận mua hàng tạo đơn mua hàng bằng chương trình Purchase Order Maintenance (5.7). Đầu tiên, ở thẻ Header, bộ phận mua hàng điền các thông tin sau:
67
PHỤ LỤC 1
Hình PL 1.2. Thẻ Header trong Purchase Order Maintenance
(1) Purchase Order: Số đơn mua hàng là không cần nhập, hệ thống tự động đánh số thứ tự;
(2) Supplier: Mã nhà cung cấp; (3) Ship To: Địa điểm giao hàng;
(4) Order Date: Ngày lập đơn mua hàng;
(5) Due Date: Ngày đến hạn. Các thông tin còn lại hệ thống tự mặc định lúc thiết lập mã nhà cung cấp;
68
PHỤ LỤC 1
Hình PL 1.3. Thẻ Lines trong Purchase Order Maintenance
69
PHỤ LỤC 1
Ở thẻ Lines, bộ phận mua hàng điền ở Line 1 thông tin của vật tư cần mua như:
(7) Site: Địa điểm nhận hàng; (8) Item number: Mã vật tư;
(9) Qty Orderes: Số lượng vật tư, UM: đơn vị tính;
(10) Unit Cost: Đơn giá;
(11) Disc Pct (Discount percentage): Phần trăm chiết khấu (nếu có);
(12) Nhấn Next sang thẻ Trailer để kiểm tra số tiền đơn mua hàng, tiền thuế,
(13) Tiếp đó, nhấn Next để kết thúc chương trình.
Nếu mua nhiều loại vật tư ở cùng một nhà cung cấp thì điền thêm Line 2, Line 3, ... số Line tương ứng với số loại vật tư.
- Nhập kho hàng mua: Chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1):
Khi hàng mua về nhập kho, bộ phận kho sử dụng chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1) để nhập kho. Ở màn hình đầu tiên, bộ phận mua hàng cần xác định ngày hàng về Công ty, ngày nhập kho:
Hình PL 1.5. Màn hình 1 trong Purchase Order Receipts
(1) Order: Nhập mã Purchase Order đã tạo ở chương trình Purchase Order Maintenance (5.7), trong đó, mã Supplier đi kèm với Order;
(2) Effective: Ngày thực hiện;
70
PHỤ LỤC 1
(4) Comment: Tích chọn nếu cần ghi chú thêm;
(5) Ship Date: Xác định ngày hàng hóa được gửi tới doanh nghiệp; (6) Receipt Date: Ngày nhập kho hàng mua;
(7) Nhấn Next để sang màn hình tiếp theo.
Qua màn hình thứ 2, bộ phận mua hàng cần xác định số lương nhập kho, nhập vào kho nào, lô nào.
Hình PL 1.6. Màn hình 2 trong Purchase Order Receipts
(8) Quantity: Số lượng hàng nhập kho; (9) Loc (Location): Vị trí kho;
(10) Lot/Ser (Lot/Serial): Mã số lô hàng;
ST T
Tên, nhàn hiệu, quy cách, phâni chất vật tư, dụng cụ, sân phẩm, hàng hcá Mà Số Đơn vị tính Số lượng
Dơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thựcnhập
A B C D L 2 3 4
1 Bình nước Lavie 20L LAOOl Bình 3 3 66.000 198000
Cộng X X X X X 198.000
71
PHỤ LỤC 1
Hình PL 1.7. Màn hình 3 trong Purchase Order Receipts
- In phiếu nhập kho: Chương trình Purchase Receipt Document Print
(5.13.2):
Bộ phận kho xác định mã đơn hàng (Order) và ngày nhận hàng (Receipt Date) để hệ thống tìm ra lô hàng đã nhập kho và xuất phiếu nhập kho. Tuy nhiên, phiếu nhập kho không theo mẫu Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính. Công ty tự in phiếu nhập kho ngoài phần mềm theo mẫu Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Hình PL 1.8. Chọn mã đơn mua hàng để in phiếu nhập kho
72
PHỤ LỤC 1
Hình PL 1.9. Phiếu nhập kho trong phần mềm QAD CÒNG TY TNHH THINK NEXT
Tòa nhà Highland Plaza. 352 Trường Sa, Phường 02, Quận Phú Nhuận, Thành phả Hồ chí Minh
Mau số: Ol-VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngáy 22/12/2014 cua Bộ Tái Chinhl
- Họ và tên người giao: Ỏng Lâm - Theo: Hóa đơn GTGT, số:
PHIÉU NHẬP KHO
Ngày ỉ 7 tháng 05 nàm 2021
sẻ: RC190640
Nợ TK 15310000
Có: TK33199999
ngáy 17 tháng 05 năm 2021 cua Cừa hảng nước Lavie.
Địa điếm: 352 Trường Sa, Phường 02, Q.P11Ú Nhuận, TP. Hồ Chi Minh. - Nhập tại kho: Cõng cụ, dựng cụ.
- Tong số tiền (viết bằng chữ): Một trăm chín mươi tám nghìn đồng chằn
- sả chứng từ gốc kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT
Ngiriri lập phiếu (Ký, họ tên) Ngiriri giao háng (Kỳ, họ tên) Tliu kho (Ký, họ tên) Ngày ỉ 7 tháng 05 năm 2021 Ke toán trUtmg (Hoặc bộ phận có nlm cầu nhập) (Ký, họ tên)
Hình PL 1.10. Phiếu nhập kho ngoài phần mềm QAD
- Tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng: Chương trình
73
PHỤ LỤC 1
Hình PL 1.11. Màn hình ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp
Căn cứ vào đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn, kế toán tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp thông qua chương trình Supplier Invoice Create
(28.1.1.1) và điền thông tin vào các ô sau: (1) Supplier Code: Mã nhà cung cấp;
(2) Reference: Mã hóa đơn nhận từ nhà cung cấp; (3) Description: Mô tả của hóa đơn;
(4) PO number (Purchase order number): Nhập mã đơn mua hàng mà bộ phận mua hàng đã tạo trước đó;
(5) Invoice Date: Ngày của hóa đơn nhận từ nhà cung cấp;
(6) TC Invoice Amount: Số tiền trên hóa đơn (nếu đã bao gồm thuế thì chọn Taxable);
(7) Posting Date: Ngày hạch toán;
(8) Invoice Status Code: Trạng thái cho hóa đơn, sau khi chọn sẽ tự động hiện bên dưới: Approved, Lock Payment, Initial Status, Receiver Matching;
74
PHỤ LỤC 1
(9) Matching: Liên kết hóa đơn phải trả nhà cung cấp với đơn mua hàng. Khi nhấn Matching thì hệ thống sẽ tự động lưu hóa đơn.
Trong đó, thẻ Tax chứa thông tin về mức thuế suất của hàng mua về.
Hình PL 1.12. Thẻ Tax trong Supplier Invoice Create
Sau khi nhấn Matching (9), hệ thống tự mở sang chương trình Receiver Matching Create (28.2.1) để thực hiện liên kết đơn mua hàng và hóa đơn.
75
PHỤ LỤC 1
Nhấn Search (10) để hệ thống tìm ra đơn hàng cần liên kết. Sau đó, tích chọn vào hóa đơn cần liên kết (11). Khi Difference (12) bằng 0 thì nhấn Save (13) để lưu. Nếu giá trị trên hóa đơn nhận từ nhà cung cấp khác giá trị trên đơn đặt mua hàng do chênh lệch giá, tức Difference khác 0 thì kế toán phải chọn Manual Posting trong chương trình này. Sau đó chọn tài khoản chi phí hoặc doanh thu để hoạch toán khoản chênh lệch đó.
- Xuất kho công cụ, dụng cụ:
Trong nghiệp vụ trên, Công ty mua CCDC về đưa vào sử dụng ngay ở phòng kỹ thuật và phòng mua hàng. Do đó, giá trị CCDC xuất kho sẽ ghi nhận vào TK 6423
- Chi phí đồ dùng văn phòng. Bộ phận kho sử dụng chương trình Issues-Unplanned (3.7) để xuất kho:
Hình PL 1.14. Màn hình chương trình xuất kho CCDC ngày 17/05/2021
Phụ lục 1.2. Hủy hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
Trong nghiệp vụ trên, nếu phát hiện hóa đơn đã tạo bị sai, kế toán mở phần mềm
ST
T Mã hàng
Tên vật tư - thiết bị DV T
Dê DS Iij mua________________ Tồn kho Ghi chú
Sổ Ngày cần Mục đích sứ dụng
1 TVOOl Android Tivi TCL 4K 55mch55P615________ Chi ếc Ol 03/02/202 1 Sừ dụng chung trong công
ty: thuyết trinh, hội họp. 0
Ngày 02 tháng 02 năm 2021
Ngưòí lập phlểu Trướng bộ phận Giám đốc
(Đà ký) (Đã ký) (Đã kỷ)
Lê Thi Xuân Thu Nguyền Tlianh Ngàn Nguyền Lê Quang Vinh
76
PHỤ LỤC 1
Hình PL 1.15. Chọn hủy hóa đơn trong Supplier Invoice Reverse
Kế toán điền các điều kiện để lọc (1), sau đó nhấn Search (2) và lọc ra hóa đơn cần hủy, nhấn chuột phải chọn Reverse (3) để mở một cửa sổ mới:
Hình PL 1.16. Lệnh Credit Note trong Supplier Invoice Reverse
77
PHỤ LỤC 1
(4) Reverse With: Chọn trạng thái hủy: Invoice Correction (ghi bút toán âm) hoặc Credit Note (ghi bút toán đảo);
(5) Posting Date: Ngày hạch toán hủy hóa đơn;
(6) Adjustment Daybook: Sổ điều chỉnh, hệ thống sẽ mặc định; (7) Description: Mô tả nghiệp vụ;
(8) Create Replacement: Tích chọn nghĩa là sau khi hủy, hệ thống mở chương trình Supplier Invoice Create để người dùng tạo một hóa đơn mới với thông
tin đúng;
(9) Nhấn Reverse là hoàn tất bước hủy hóa đơn.
Phụ lục 1.3. Nghiệp vụ mua công cụ, dụng cụ phân bổ nhiều lần
Nghiệp vụ minh họa: Ngày 03/02/2021, Công ty mua một chiếc tivi Android Tivi TCL 4K 55-inch 55P615, đơn giá 12.990.000 đ/chiếc (bao gồm có thuế GTGT) từ nhà cung cấp có mã số S0000304. Công ty mua về dùng để thuyết trình, dùng cho phòng họp. Thời hạn sử dụng là 2 năm.
Cách thực hiện chi tiết trên phần mềm tương tự như trong Phụ lục 1.1.
CÔNG TY TNHH THINK NEXT
Tòa nhà Highland Plaza, 352 Trường Sa, Phường 02, Quận Phú Nhuận, Thành phổ Ho Chi Mmh
PHIÊU YÊU CÀU MUA HÀNG HÓA, THIÉT BỊ, VẠT TU
SÔ yêu cẩu: R0302202101
Bộ phận kho Lê Thi Xuân Thu Phòng mua hàng
Lập yêu cẩu mua 1 chiếc tivi Android TCL 4K 55 inch 55PỐ15
Bộ phận yêu câu Nhân viên yêu cầu: Bộ phận nhận yêu cầu:
78
PHỤ LỤC 1
- Tạo đơn mua hàng: Chương trình Purchase Order Maintenance (5.7):
Hình PL 1.18. Tạo đơn mua hàng trong Purchase Order Maintenance
ST T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phám chất vật tư,
dụng cụ, sản phàm, hãng hoa Mà SO Đơn vị tinh So lượng
Đơn giá Thành tiẻn Theo chứng từ Thựcnhập
A B C D 1 2 3 4
1 Android Tivi TCL 4K 55 ních 55P015 TVOOl Cliiec 1 1 12.990.00
0
12.990.000
Cộng X X X X X 12.990.000
79
PHỤ LỤC 1
- Nhập kho hàng mua: Chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1):
Hình PL 1.20. Nhập kho vật tư trong Purchase Order Receipts
Hình PL 1.21. Giá trị vật tư nhập kho trong Purchase Order Receipts
80
PHỤ LỤC 1
- In phiếu nhập kho: Chương trình Purchase Receipt Document Print (5.13.2):
Hình PL 1.22. Phiếu nhập kho trong phần mềm QAD ngày 03/02/2021
CÔNG TY TNHH THINK NEXT MỈU số: Ol- IT
Tòa nhà Highland Plaza, 352 Tmờng Sa, Phường 02, (Ban hành theo Thông tư sổ 200/2014/TT-BTC Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minli Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chỉnh/
PHIEU NHAP KHO
Ngày 03 thảng 02 năm 2021Nợ: TK 15310000
Số: RC190662 Có: TK 33199999 - Họ và tên người giao: Nhân viên của Cửa hàng Thế Giới Di Động
- Theo: Hóa đơn GTGT, số: ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Cửa hàng Thế Giới Di Động.