Khi sử dụng phần mềm QAD, cho dù doanh nghiệp chọn phương thức thanh toán nào thì kế toán đều phải lập hóa đơn để ghi nhận hàng hóa mua về hoặc dịch vụ sử dụng như một khoản phải trả người bán. Khi nào thanh toán thì kế toán sẽ mở phần mềm và chọn vào hóa đơn cần trả nợ để thanh toán.
Nghiệp vụ mua hàng ở Công ty TNHH Think Next liên quan tới các quy trình sau:
- Quy trình mua hảng có đơn mua hàng
Gồm các quy trình con:
• Quy trình tạo mới mã nhà cung cấp
• Quy trình nhập kho hàng mua
• Quy trình trả hàng cho nhà cung cấp
• Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
- Quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng
2.4. Ke toán mua hàng có đơn mua hàng 2.4.1. Lưu đồ quy trình và diễn giải
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
1 Bộ phận
kho
Khi kiểm tra thấy CCDC, hàng hóa cần để xuất dùng nhưng trong kho không có đủ số lượng hoặc không còn hàng, bộ phận kho lập phiếu yêu cầu mua hàng hóa, thiết bị, vật tư gửi cho giám đốc duyệt.
Lập phiếu thủ
công, ngoài
phần mềm. 30
Hình 2.6. Lưu đồ quy trình mua hàng có đơn mua hàng
31
2 Giám đốc
Giám đốc duyệt loại hàng, số lượng hàng, đơn
giá ước lượng, mục đích sử dụng.
- Nếu phiếu yêu cầu mua hàng được duyệt
thì chuyển phiếu yêu cầu cho bộ phận mua
hàng thực hiện bước tiếp theo.
Duyệt thủ
công trên giấy.
2 Bộ phận
mua hàng
Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được duyệt, bộ phận mua hàng kiểm tra thông tin nhà cung
cấp trong hệ thống, nếu chưa có thực hiện quy Quy trình tạo nhà cung cấp mới 3 Bộ phận mua hàng
Trường hợp đã tồn tại thông tin nhà cung cấp trong hệ thống, bộ phận mua hàng tiến hành tạo đơn mua hàng bằng chương trình (5.7), sau đó gửi giám đốc duyệt lần 2.
Purchase Order
Maintenance (5.7)
4 Giám đốc
Giám đốc sẽ duyệt đơn mua hàng về giá mua,
nhà cung cấp.
- Nếu đơn mua hàng được duyệt thì thực thực hiện bước tiếp theo.
Duyệt trên
phần mềm
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
- Nếu đơn mua hàng không được duyệt thì
bộ phận mua hàng tìm nhà cung cấp để thương lượng giá hoặc tìm nhà cung cấp khác,
sau đó hủy đơn mua hàng (nếu có) và tạo lại đơn mua hàng.
5 Bộ phận
mua hàng
Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (5.10) để in đơn mua hàng gửi cho nhà cung cấp. Purchase Order Print (5.10) 6 Bộ phận kho
Sau khi nhà cung cấp giao hàng cùng phiếu bán hàng, bộ phận kho kiểm tra chất lượng:
- Nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì thực
hiện quy
trình nhập kho.
- Nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì thực
hiện quy - Quy trình nhập kho hàng mua. - Quy 7 Bộ phận kế toán
Căn cứ vào phiếu nhập kho bộ phận kho chuyển sang và hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán thực hiện quy trình lập hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả.
Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng. 32
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
Bộ phận mua hàng
Bộ phận mua hàng xác định tạo mã nhà cung
cấp (NCC) thủ công hay tạo nhiều mã NCC cùng một lúc.
- Tạo thủ công: bắt đầu từ bước 1 - 6.
- Tạo hàng loạt: bắt đầu từ bước 7.
1 Bộ phận
mua hàng
Trường hợp tạo thủ công từng mã Business Relation cho NCC mới, bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (36.1.4.3.1). Business Relation Create (36.1.4.3.1) 2 Bộ phận mua hàng Sau đó sử dụng chương trình (28.20.1.1) để tạo mã NCC. Supplier Create (28.20.1.1) 33
- Quy trình tạo mã nhà cung cấp mới:
Hình 2.7. Lưu đồ quy trình tạo mã nhà cung cấp mới
34
3 Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (2.3.1) để kích hoạt mã NCC, khi đó mã này mới có thể sử dụng được. Supplier Data Maintenance (2.3.1) 4 Bộ phận mua hàng
Để kiểm tra mã NCC có được kích hoạt chưa
và các thông tin của nhà cung cấp, sử dụng chương trình (2.3.2) hoặc (2.3.4) - Supplier Browse (2.3.2) - Supplier Data Report (2.3.4) 5 Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (28.20.1.3) để kiểm tra thông tin NCC.
Supplier View
(28.20.1.3)
6 Bộ phận
mua hàng
Neu thông tin của NCC bị sai, sử dụng chương trình (28.20.1.2) để sửa lại.
Supplier Modify (28.20.1.2)
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
7 Bộ phận
mua hàng
Trường hợp tạo nhiều mã Business Relation cho nhiều NCC, bộ phận mua hàng vào chương trình (36.1.4.3.5):
- Xuất file mẫu (file excel): chọn
Export to
Excel for Maintenance. Sau đó điền
thông tin
mã Business Relation của NCC vào khung mẫu. Business Relation Excel Integration (36.1.4.3.5) 8 Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (28.20.1.5) để tạo mã NCC hàng loạt:
- Xuất file mẫu: chọn Export to Excel
for
Maintenance. Sau đó điền thông tin
mã NCC
vào khung mẫu.
Supplier Excel Integration (28.20.1.5) 9 Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng sử dụng chương trình (28.20.1.7) để nhập số tài khoản ngân hàng tương ứng với mã NCC có trong hệ thống:
- Xuất file mẫu: chọn Export to Excel
for
Maintenance. Sau đó điền thông tin
tài khoản
ngân hàng của NCC vào khung mẫu.
Supplier Bank Number Excel Integration
(28.20.1.7) 35
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
1 Bộ phận
kho
Nhân viên nhận công cụ, dụng cụ, hàng hóa
kèm phiếu giao hàng từ nhà cung cấp.
2 Bộ phận
kho
Căn cứ vào danh sách hàng hóa đã nhận, bộ
phận mua hàng thực hiện nhập kho bằng chương trình (5.13.1)
Purchase Order
Receipts (5.13.1) 36
- Quy trình nhập kho hàng mua:
Hình 2.8. Lưu đồ quy trình nhập kho hàng mua
37
3 Bộ phận kho
Để kiểm tra lại nghiệp vụ dùng chương trình (5.13.3) hoặc (5.8) và kiểm tra chất lượng, số lượng hàng nhập kho.
- PO Receipt Cost Browse (5.13.3) - Purchase Order Browse (5.8) 4 Bộ phận kho
Nếu hàng bị lỗi, bộ phận mua hàng thực hiện quy trình xuất kho trả hàng cho nhà cung cấp. Quy trình trả hàng nhà cung cấp 5 Bộ phận kho
Bộ phận kho in chứng từ (phiếu nhập kho hàng mua) bằng chương trình (5.13.2). Purchase Receipt Document Print (5.13.2) 6 Bộ phận kho
Khi CCDC, hàng hóa được nhập kho, bộ phận mua hàng in và dán nhãn lên CCDC, hàng hóa và tủ/kệ.
7 Bộ phận
kho
Bộ phận mua hàng cập nhật số lượng CCDC, hàng hóa nhập vào phiếu theo dõi CCDC, hàng hóa trên mỗi tủ/kệ.
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
1 Bộ phận
kho
Khi phát hiện hàng bị lỗi, bộ phận kho tiến hành trả hàng cho nhà cung cấp, dùng chương
trình (5.13.1), thực hiện tương tự như lúc nhập Purchase Order Receipts (5.13.1) 2 Bộ phận kho
Sau đó kiểm tra lại bằng chương trình (5.13.3)
hoặc chương trình (5.8):
- Nếu sai thì thực hiện bước 3.
- Nếu đúng thì thực hiện tiếp bước 4.
- PO Receipt Cost Browse (5.13.3) - Purchas e Order Browse 38
- Quy trình trả hàng cho nhà cung cấp:
Hình 2.9. Lưu đồ quy trình trả hàng cho nhà cung cấp
39
3 Bộ phận kho
Khi kiểm tra thấy nghiệp vụ sai dùng chương trình (5.13.1) để điều chỉnh, tương tự bước 1 nhưng với số lượng dương, sau đó quay về bước 1 để thực hiện lại nghiệp vụ trả hàng.
Purchase Order Receipts
(5.13.1)
4 Bộ phận
kho
Sau khi kiểm tra nghiệp vụ đúng tiến hành in chứng từ, dùng chương trình (5.13.6). Purchase Receipt Document Print (5.13.6) 5 Bộ phận kho
Căn cứ vào số lượng còn lại trong tủ/kệ, bộ phận kho cập nhật lại thông tin hàng hóa.
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
1 Bộ phận
mua hàng
Bộ phận mua hàng thực hiện quy trình mua hàng có đơn mua hàng, sau đó gửi các chứng
từ có liên quan đến bộ phận kế toán.
Quy trình mua hàng có đơn mua hàng
2 Bộ phận
kế toán
Căn cứ vào đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn mà bộ phận mua hàng chuyển sang,
kế toán lập hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả bằng chương trình (28.1.1.1).
Supplier Invoice Create (28.1.1.1)
40
- Quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng:
Hình 2.10. Lưu đồ quy trình ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng
41
3 Bộ phận kế toán
Để kiểm tra, xem lại hóa đơn vừa tạo sử dụng
chương trình (28.1.1.3).
Nếu hóa đơn vừa tạo đúng thì thực hiện bước
4. Nếu hóa đơn vừa tạo sai thì thực
Supplier
Invoice View
(28.1.1.3)
4 Bộ phận
kế toán
Sau khi tạo xong hóa đơn bộ phận kế toán tiến hành liên kết hóa đơn đã tạo với đơn mua hàng ngay trong chương trình (28.1.1.1)
hoặc (28.1.1.2). Sau đó kiểm tra:
Nếu liên kết đúng hóa đơn với đơn mua hàng
thì hiện bước 6 (nếu cần) hoặc kết thúc quy trình. Nếu liên kết sai hóa đơn với đơn mua
- Supplier Invoice Create (28.1.1.1) - Supplier Invoice Modify (28.1.1.2) 5 Bộ phận kế toán
Để hủy hóa đơn vừa mới tạo, sử dụng chương trình (28.1.1.11), sau đó quay lại bước 2 để tạo hóa đơn mới.
Supplier
Invoice Reverse
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
6 Bộ phận
kế toán
Để kiểm tra tổng số dư nhà cung cấp, sử dụng chương trình (28.17.8). Supplier Account Summary (28.17.8) 42
2.4.2. Bút toán kế toán ở mỗi chương trình
- Nhập kho hàng mua: Chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1):
Bộ phận mua hàng tạo đơn mua hàng bằng chương trình Purchase Order Maintenance (5.7). Đến khi hàng mua về nhập kho, bộ phận mua hàng sử dụng chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1) để nhập kho. Ở đây, từ “kho” không chỉ là kho vật lý của doanh nghiệp, mà “kho” còn là số liệu trên sổ sách. Khi nhập kho số lượng hàng hóa, vật tư trong phần mềm, kế toán hạch toán vào Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ hoặc Tài khoản 156 - Hàng hóa. Lúc này, một bút toán xuất hiện nhưng không được ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung và sổ cái, mà được ghi trong sổ
những bút toán chưa được đưa lên sổ cái Unposted Transaction Browse (25.13.15) và
những bút toán đó sẽ được đưa lên sổ nhật ký chung và sổ cái vào cuối tháng, trước khi kế toán đóng sổ.
Bút toán (1) nhập kho hàng mua trên phần mềm: Nợ TK 15310000 - Công cụ, dụng cụ/ Nợ TK 15610000 - Hàng hóa
Có TK 33199999 - Phải trả cho người bán
Công nợ phải trả không được ghi nhận trực tiếp vào TK 33100000 - Phải trả cho người bán mà ghi nhận vào TK 33199999 (tài khoản trung gian). Đến khi lập hóa
đơn ghi nhận công nợ phải trả, số tiền nợ phải trả người bán mới được hạch toán vào TK 33100000.
Sổ sách Tên chương trình trên phần mềm QAD
43
bộ vật tư đó, sau đó mới thực hiện quy trình xuất kho để sử dụng. Neu CCDC thuộc loại phân bổ nhiều lần thì sau khi xuất kho, kế toán thực hiện quy trình phân bổ chi phí trả trước để phân bổ giá trị CCDC hàng kỳ.
- Tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng: Chương trình
Supplier Invoice Create (28.1.1.1):
Căn cứ vào đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn, kế toán tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp thông qua chương trình Supplier Invoice Create
(28.1.1.1). Sau khi lưu nghiệp vụ, hệ thống sẽ tự động hạch toán như sau: Bút toán (2) ghi nhận khi lập hóa đơn công nợ phải trả nhà cung cấp:
Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Nợ TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán
Bút toán (3) sau liên kết đơn mua hàng và hóa đơn: Nợ TK 33199999 - Phải trả cho người bán
Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Bởi vì bộ phận kho đã ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho vào Tài khoản 15310000 - Công cụ, dụng cụ hoặc Tài khoản 15610000 - Hàng hóa thông qua chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1), khi bộ phận kế toán ghi nhận công nợ vào Tài khoản 33110000 - Phải trả cho người bán thì tài khoản đối ứng của nó phải là Tài khoản 15299999 - Nhập kho hàng hóa để tránh việc ghi hai lần giá trị hàng mua về.
Mục đích của việc liên kết giữa hóa đơn và đơn mua hàng là để theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp và đơn mua hàng tương ứng. Bút toán (3) là bút toán ghi giảm hai tài khoản trung gian là TK 33199999 (ở bút toán 1) và TK 15299999 (ở bút toán 2) để số dư của hai tài khoản này bằng 0 sau khi liên kết và không ảnh hưởng gì tới bản cân đối kế toán.
Như vậy, ba bút toán nghiệp vụ mua hàng trên có thể rút gọn thành: Nợ TK 15310000 - Công cụ, dụng cụ/ TK 15610000 - Hàng hóa Nợ TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
44
Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán
- Hủy hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả đã tạo: Chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11):
Khi kế toán phát hiện ghi nhận công nợ phải trả bị sai, do chọn nhầm nhà cung cấp, sai ngày hóa đơn hoặc sai số tiền thì kế toán bắt buộc phải hủy hóa đơn trên QAD
bằng chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11). Kế toán có hai sự lựa chọn để ghi nhận là ghi bút toán đảo hoặc ghi bút toán âm. Khi hoàn thành xong các bước hủy nghiệp vụ, có hai bút toán đảo được sinh ra. Bút toán (1) sẽ không bị đảo, bởi vì Công ty đã nhận hàng và ghi nhận vào trong tài khoản chi phí hoặc tài khoản hàng tồn kho. Bút toán (2) và (3) bị đảo như sau:
Trường hợp 1: Chọn lệnh Credit Note để ghi bút toán đảo với giá trị dương: Nợ TK 33110000 - Phải trả cho người bán
Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Có TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Có TK 33199999 - Phải trả cho người bán
Trường hợp 2: Chọn lệnh Invoice Correction để ghi bút toán đúng như bút toán ban đầu nhưng với số âm:
Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Nợ TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán
Nợ TK 33199999 - Phải trả cho người bán Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Danh sách các đơn mua hàng Purchase Order Browse (5.8) PO Receipt Cost Browse (5.13.3)
Sổ sách Tên chương trình trên phần mềm QAD
Sổ theo dõi các đơn mua hàng chưa
liên kết với hóa đơn
Unmatched PO Receipts as of Date (5.13.10)
Sổ theo dõi chung hàng tồn kho Inventory Detail by Item Browse (3.1.14)
Sổ theo dõi chi tiết hàng tồn kho Transactions by Item Browse (3.21.2)
Sổ hóa đơn mua hàng Supplier Invoice View (28.1.1.3)
Sổ chi tiết phải trả người bán Supplier Account Summary (28.17.8)
Supplier Activity Dashboard (28.18.1)
Sổ cái GL Transactions View Extended (25.15.2.10)
Sổ nhật ký chung Journal Entry View (25.13.1.3)
Ngoài ra, trong quy trình mua hàng có một số chứng từ:
- Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp;
- Hợp đồng bán hàng;
- Phiếu theo dõi CCDC, hàng hóa.
2.4.4. Nghiệp vụ minh họa
2.4.4.1. Mua hàng hóa hoặc công cụ, dụng cụ loại phân bổ một lần
Nghiệp vụ minh họa: Ngày 17/05/2021, Công ty mua 3 bình nước Lavie 20L, đơn giá 66.000đ/bình (bao gồm có thuế GTGT) từ nhà cung cấp có mã số S0000320. Công ty mua về đưa vào sử dụng ngay ở phòng kỹ thuật và phòng mua hàng.
Chi tiết lập đơn mua hàng và hóa đơn ghi nhận nợ phải trả được trình bày tại Phụ lục 1.1.
- Nhập kho hàng mua: Chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1):
Bút toán (1) ghi nhận khi hàng về Công ty:
Nợ TK 15310000 - Công cụ, dụng cụ 180.000