- Nhập kho hàng mua: Chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1):
Bộ phận mua hàng tạo đơn mua hàng bằng chương trình Purchase Order Maintenance (5.7). Đến khi hàng mua về nhập kho, bộ phận mua hàng sử dụng chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1) để nhập kho. Ở đây, từ “kho” không chỉ là kho vật lý của doanh nghiệp, mà “kho” còn là số liệu trên sổ sách. Khi nhập kho số lượng hàng hóa, vật tư trong phần mềm, kế toán hạch toán vào Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ hoặc Tài khoản 156 - Hàng hóa. Lúc này, một bút toán xuất hiện nhưng không được ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung và sổ cái, mà được ghi trong sổ
những bút toán chưa được đưa lên sổ cái Unposted Transaction Browse (25.13.15) và
những bút toán đó sẽ được đưa lên sổ nhật ký chung và sổ cái vào cuối tháng, trước khi kế toán đóng sổ.
Bút toán (1) nhập kho hàng mua trên phần mềm: Nợ TK 15310000 - Công cụ, dụng cụ/ Nợ TK 15610000 - Hàng hóa
Có TK 33199999 - Phải trả cho người bán
Công nợ phải trả không được ghi nhận trực tiếp vào TK 33100000 - Phải trả cho người bán mà ghi nhận vào TK 33199999 (tài khoản trung gian). Đến khi lập hóa
đơn ghi nhận công nợ phải trả, số tiền nợ phải trả người bán mới được hạch toán vào TK 33100000.
Sổ sách Tên chương trình trên phần mềm QAD
43
bộ vật tư đó, sau đó mới thực hiện quy trình xuất kho để sử dụng. Neu CCDC thuộc loại phân bổ nhiều lần thì sau khi xuất kho, kế toán thực hiện quy trình phân bổ chi phí trả trước để phân bổ giá trị CCDC hàng kỳ.
- Tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng: Chương trình
Supplier Invoice Create (28.1.1.1):
Căn cứ vào đơn mua hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn, kế toán tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp thông qua chương trình Supplier Invoice Create
(28.1.1.1). Sau khi lưu nghiệp vụ, hệ thống sẽ tự động hạch toán như sau: Bút toán (2) ghi nhận khi lập hóa đơn công nợ phải trả nhà cung cấp:
Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Nợ TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán
Bút toán (3) sau liên kết đơn mua hàng và hóa đơn: Nợ TK 33199999 - Phải trả cho người bán
Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Bởi vì bộ phận kho đã ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho vào Tài khoản 15310000 - Công cụ, dụng cụ hoặc Tài khoản 15610000 - Hàng hóa thông qua chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1), khi bộ phận kế toán ghi nhận công nợ vào Tài khoản 33110000 - Phải trả cho người bán thì tài khoản đối ứng của nó phải là Tài khoản 15299999 - Nhập kho hàng hóa để tránh việc ghi hai lần giá trị hàng mua về.
Mục đích của việc liên kết giữa hóa đơn và đơn mua hàng là để theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp và đơn mua hàng tương ứng. Bút toán (3) là bút toán ghi giảm hai tài khoản trung gian là TK 33199999 (ở bút toán 1) và TK 15299999 (ở bút toán 2) để số dư của hai tài khoản này bằng 0 sau khi liên kết và không ảnh hưởng gì tới bản cân đối kế toán.
Như vậy, ba bút toán nghiệp vụ mua hàng trên có thể rút gọn thành: Nợ TK 15310000 - Công cụ, dụng cụ/ TK 15610000 - Hàng hóa Nợ TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
44
Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán
- Hủy hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả đã tạo: Chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11):
Khi kế toán phát hiện ghi nhận công nợ phải trả bị sai, do chọn nhầm nhà cung cấp, sai ngày hóa đơn hoặc sai số tiền thì kế toán bắt buộc phải hủy hóa đơn trên QAD
bằng chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11). Kế toán có hai sự lựa chọn để ghi nhận là ghi bút toán đảo hoặc ghi bút toán âm. Khi hoàn thành xong các bước hủy nghiệp vụ, có hai bút toán đảo được sinh ra. Bút toán (1) sẽ không bị đảo, bởi vì Công ty đã nhận hàng và ghi nhận vào trong tài khoản chi phí hoặc tài khoản hàng tồn kho. Bút toán (2) và (3) bị đảo như sau:
Trường hợp 1: Chọn lệnh Credit Note để ghi bút toán đảo với giá trị dương: Nợ TK 33110000 - Phải trả cho người bán
Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Có TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Có TK 33199999 - Phải trả cho người bán
Trường hợp 2: Chọn lệnh Invoice Correction để ghi bút toán đúng như bút toán ban đầu nhưng với số âm:
Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa
Nợ TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán
Nợ TK 33199999 - Phải trả cho người bán Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa