2.4.4.1. Mua hàng hóa hoặc công cụ, dụng cụ loại phân bổ một lần
Nghiệp vụ minh họa: Ngày 17/05/2021, Công ty mua 3 bình nước Lavie 20L, đơn giá 66.000đ/bình (bao gồm có thuế GTGT) từ nhà cung cấp có mã số S0000320. Công ty mua về đưa vào sử dụng ngay ở phòng kỹ thuật và phòng mua hàng.
Chi tiết lập đơn mua hàng và hóa đơn ghi nhận nợ phải trả được trình bày tại Phụ lục 1.1.
- Nhập kho hàng mua: Chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1):
Bút toán (1) ghi nhận khi hàng về Công ty:
Nợ TK 15310000 - Công cụ, dụng cụ 180.000
46
- Tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng: Chương trình
Supplier Invoice Create (28.1.1.1):
Bút toán (2) ghi nhận khi lập hóa đơn công nợ phải trả nhà cung cấp:
Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa 180.000
Nợ TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV 18.000
Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán 198.000
Bút toán (3) sau liên kết đơn mua hàng và hóa đơn:
Nợ TK 33199999 - Phải trả cho người bán 180.000
Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa 180.000
- Xuất kho CCDC để sử dụng: Chương trình Issues-Unplanned (3.7):
Công ty mua CCDC về đưa vào sử dụng ngay ở phòng kỹ thuật và phòng mua hàng. Do đó, giá trị CCDC xuất kho sẽ ghi nhận vào TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng.
Nợ TK 64230000 - Chi phí đồ dùng văn phòng 180.000
Có TK 15310000 - Công cụ, dụng cụ 180.000
- Hủy hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả đã tạo: Chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11):
Trường hợp kế toán phát hiện ghi nhận công nợ phải trả bị sai, do chọn nhầm nhà cung cấp, sai ngày hóa đơn hoặc sai số tiền thì kế toán bắt buộc phải hủy hóa đơn
trên QAD bằng chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11). Chi tiết cách hủy hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng trên phần mềm trình bày tại Phụ lục 1.2.
Ở nghiệp vụ này, kế toán chọn lệnh Credit Note để ghi bút toán đảo:
Nợ TK 33110000 - Phải trả cho người bán 198.000
Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa 180.000
Có TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV 18.000
Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa 180.000
Có TK 33199999 - Phải trả cho người bán 180.000
47
2.4.4.2. Mua công cụ, dụng cụ loại phân bổ nhiều lần (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nghiệp vụ minh họa: Ngày 03/02/2021, Công ty mua một chiếc Tivi Android TCL 4K 55-inch 55P615, đơn giá 12.990.000 đ/chiếc (bao gồm có thuế GTGT) từ nhà cung cấp có mã số S0000304. Công ty mua về dùng để thuyết trình, dùng cho phòng họp. Thời hạn sử dụng là 2 năm.
Chi tiết lập đơn mua hàng và hóa đơn ghi nhận nợ phải trả được trình bày tại Phụ lục 1.3.
- Nhập kho hàng mua: Chương trình Purchase Order Receipts (5.13.1):
Hệ thống xuất hiện bút toán nhưng chưa được ghi nhận vào sổ nhật ký chung và
sổ cái, đến cuối tháng mới được lên sổ.
Nợ TK 15310000 - Công cụ, dụng cụ 11.809.091
Có TK 33199999 - Phải trả cho người bán 11.809.091
- Tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả có đơn mua hàng: Chương trình
Supplier Invoice Create (28.1.1.1):
Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa 11.809.091
Nợ TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV 1.180.909
Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán 12.990.000
Nợ TK 33199999 - Phải trả cho người bán 11.809.091
Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa 11.809.091
- Xuất kho CCDC để sử dụng: Chương trình Issues-Unplanned (3.7):
Công ty mua CCDC về đưa vào sử dụng chung cho cả Công ty. Do đó, giá trị CCDC xuất kho sẽ ghi nhận vào TK 242 - Chi phí trả trước. Cuối mỗi kỳ, kế toán phân bổ chi phí trả trước của CCDC vào TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dủng và TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng.
Nợ TK 24210000 - Chi phí trả trước 11.809.091
Có TK 15310000 - Công cụ, dụng cụ 11.809.091
❖ Phân bổ chi phí trả trước hàng kỳ
Trong nghiệp vụ trên, Công ty mua tivi đưa vào sử dụng ngay vào ngày 03/02/2021, khác với ngày 01 của tháng nên doanh nghiệp phân bổ chi phí trả trước
48
ở tháng đầu tiên và các tháng còn lại khác nhau. Ở tháng đầu tiên (tháng 02), kế toán sử dụng chương trình Journal Entry Create (25.13.1.1) để phân bổ CCDC. Ở những tháng còn lại, kế toán sử dụng quy trình phân bổ chi phí trả trước để phân bổ CCDC của 23 tháng còn lại.
Các phép tính giá trị phân bổ được trình bày tại Phụ lục 1.4.1.
- Tạo bút toán thủ công phân bổ chi phí trả trước của tháng 02/2021: Chương
trình Journal Entry Create (25.13.1.1):
Bởi vì chi phí phân bổ của tháng đầu tiên - tháng 02 không bằng với chi phí phân bổ của các tháng còn lại nên kế toán sử dụng chương trình Journal Entry Create
(25.13.1.1) để hạch toán riêng. Chi tiết cách thực hiện phân bổ CCDC tháng đầu tiên được trình bày tại Phụ lục 1.4.2.
Nợ TK 64130000 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng 228.449,5
Nợ TK 64230000 - Chi phí đồ dùng văn phòng 228.449,5
Có TK 24210000 - Chi phí trả trước 456.899 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tạo bút toán mẫu: Chương trình Journal Entry Transient Create (25.13.1.11):
Các kỳ còn lại có giá trị phân bổ CCDC bằng nhau nên kế toán sẽ tạo bút toán mẫu và xác định kỳ phân bổ. Hàng tháng, kế toán chỉ cần nhấn Post trong chương trình Recurring Entry Post (25.13.4.5) thì hệ thống tự động ghi nhận bút toán phân bổ mà không cần phải hạch toán Nợ, Có trong Journal Entry Create (25.13.1.1). Lưu ý, bút toán mẫu trên Journal Entry Transient Create (25.13.1.11) không được đưa vào
sổ nhật ký chung và sổ cái, nên sẽ không ảnh hưởng gì đến bảng cân đối kế toán. Chi tiết cách thực hiện phân bổ CCDC những tháng còn lại được trình bày tại Phụ lục 1.4.3.
Nợ TK 64130000 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng 246.787
Nợ TK 64230000 - Chi phí đồ dùng văn phòng 246.787
Có TK 24210000 - Chi phí trả trước 493.574
49
Nợ TK 64130000 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng 246.787
Nợ TK 64230000 - Chi phí đồ dùng văn phòng 246.787
Có TK 24210000 - Chi phí trả trước 493.574
Chi tiết sổ sách kế toán của nghiệp vụ phân bổ chi phí trả trước được trình bày tại Phụ lục 1.5.3 và Phụ lục 1.5.4.
Bước Đơn vị Mô tả Ghi chú
1
Người yêu cầu
Bộ phận có nhu cầu/ người yêu cầu mua
hàng hóa, sử dụng dịch vụ lập phiếu đề nghị mua hàng gửi cho giám đốc duyệt. 50
2.5. Ke toán mua hàng không lập đơn mua hàng
Quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng có nghĩa là ghi nhận hóa đơn mua hàng mà trước đó bộ phận mua hàng không lập đơn mua hàng (Non purchase order - NON-PO). Các hóa đơn này là các hóa đơn sử dụng dịch vụ như hóa đơn điện, nước, điện thoại, truyền hình, Internet, ...
2.5.1. Lưu đồ quy trình và diễn giải
Hình 2.11. Lưu đồ quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng
51
Bảng 2.8. Diễn giải quy trình ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng
2 Bộ phận mua hàng
Nếu phiếu yêu cầu được duyệt thì gửi cho bộ phận mua hàng để gửi cho nhà cung cấp và kiểm tra thông tin nhà cung
cấp để thực hiện quy trình tạo thông tin nhà cung cấp nếu là nhà cung cấp mới.
Quy trình tạo nhà cung cấp mới
3 Bộ phận
kế toán
Bộ phận kế toán căn cứ vào các chứng từ để ghi nhận công nợ trực tiếp không lập đơn mua hàng bằng chương trình (28.1.1.1).
Supplier Invoice Create (28.1.1.1) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4 Bộ phận
kế toán
Kiểm tra, xem lại hóa đơn đã tạo sử dụng chương trình (28.1.1.3):
- Nếu hóa đơn vừa tạo sai thực hiện
bước 4.6.
- Nếu hóa đơn vừa tạo đúng thì
thực
Supplier Invoice View (28.1.1.3)
5 Bộ phận
kế toán
Để kiểm tra tổng số dư của nhà cung cấp
sử dụng chương trình (28.17.8), có thể bỏ qua bước này thực hiện tiếp bước 6.
Supplier Account Summary (28.17.8)
6 Bộ phận
kế toán
Để hủy hóa đơn vừa tạo sử dụng chương
trình (28.1.1.11) sau đó quay lại bước 3 để tạo lại hóa đơn mới.
Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11)
Tên chương trình trên phần mềm QAD
Sổ hóa đơn mua hàng Supplier Invoice View (28.1.1.3)
Sổ chi tiết phải trả người bán Supplier Account Summary (28.17.8) Supplier Activity Dashboard (28.18.1)
Sổ cái GL Transactions View Extended (25.15.2.10)
Sổ nhật ký chung Journal Entry View (25.13.1.3)
52
2.5.2. Bút toán kế toán ở mỗi chương trình
Nghiệp vụ minh họa: Công ty nhận hóa đơn điện tháng 02/2021 tổng số tiền là 3.115.000 đồng từ Công ty điện lực có mã số S0000302. Ke toán ghi nhận công nợ phải trả vào ngày 02/03/2021. Chi phí điện được tính cho cả Công ty.
- Tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả không lập đơn mua hàng: Chương
trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1):
Khi kế toán đã nhận được hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp, kế toán sử dụng chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1) để tạo ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp (chi tiết cách tạo hóa đơn dịch vụ phải trả được trình bày tại Phụ lục 2.1). Sau khi lưu nghiệp vụ trên chương trình, hệ thống sẽ tự hạch toán:
Bút toán (1): Ghi nhận công nợ phải trả: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa 2.831.818
Nợ TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV 283.182
Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán 3.115.000
Bút toán (2): Kết chuyển từ TK 15299999 sang TK chi phí:
Nợ TK 64170000 - Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.415.909
Nợ TK 64270000 - Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.415.909
Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa 2.831.818
Bởi vì đây là hóa đơn dịch vụ, không lập đơn mua hàng cho nên giá trị dịch vụ sử dụng được hạch toán vào tài khoản chi phí (TK 6-).
- Hủy hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả đã tạo: Chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11):
Khi kế toán phát hiện ghi nhận công nợ phải trả bị sai so với hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán bắt buộc phải hủy hóa đơn trên QAD bằng chương trình Supplier Invoice Reverse (28.1.1.11). Lúc này, kế toán có thể chọn một trong hai lệnh sau:
Trường hợp 1: Chọn lệnh Credit Note để ghi bút toán đảo với giá trị dương.
Nợ TK 33110000 - Phải trả cho người bán 3.115.000
Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa 2.831.818
Có TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV 283.182 53
Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa 2.831.818
Có TK 64170000 - Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.415.909
Có TK 64270000 - Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.415.909
Trường hợp 2: Chọn lệnh Invoice Correction để ghi bút toán đúng như bút toán ban đầu nhưng với số âm.
Nợ TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa -2.831.818
Nợ TK 13310000 - Thuế GTGT được khấu trừcủa HH, DV -283.182
Có TK 33110000 - Phải trả cho người bán -3.115.000
Nợ TK 64170000 - Chi phí dịch vụ mua ngoài -1.415.909
Nợ TK 64270000 - Chi phí dịch vụ mua ngoài -1.415.909
Có TK 15299999 - Nhập kho hàng hóa -2.831.818
Chi tiết thực hiện hủy hóa đơn trên phần mềm được trình bày tại Phụ lục 2.2.
Chi tiết sổ sách kế toán của quy trình thể hiện trong Phụ lục 2.3.
2.6. Kiểm soát và quản lý trong quy trình mua hàng2.6.1. Quản lý đơn mua hàng 2.6.1. Quản lý đơn mua hàng
Ở quy trình mua hàng có đơn mua hàng, sau khi tạo đơn mua hàng bằng chương
trình Purchase Order Maintenance (5.7), bộ phận mua hàng gửi đơn mua hàng cho giám đốc ký duyệt trên QAD. Bộ phận mua hàng không cần thiết in đơn mua hàng ra
54 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nào có truy cập mạng đều có thể mở QAD, xem thông báo, xem đơn mua hàng và nhấn Đồng ý xét duyệt đơn mua hàng hoặc Không đồng ý xét duyệt.
Trong chương trình Purchase Order Maintenance (5.7), người dùng chọn thẻ Actions, chọn Workflow để gửi thông báo đến cho Giám đốc. Sau đó, chương trình New Message xuất hiện, nhân viên mua hàng nhập địa chỉ gửi của giám đốc, nội dung
thông báo và nhấn Send để gửi.
Hình 2.12. Màn hình chọn chức năng gửi thông báo
55
Giám đốc sẽ nhận được thông báo và xét duyệt (như hình dưới đây). Giám đốc mở Inbox trong mục Messages bên góc trái, chương trình Messages - Inbox xuất hiện, chọn thông báo mới nhất về đơn mua hàng để xem và duyệt.
Hình 2.14. Giám đốc kiểm tra và xét duyệt đơn mua hàng
2.6.2. Quản lý hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả
Khi kế toán tạo hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả, hệ thống QAD cho phép người dùng thiết lập trạng thái hóa đơn trong chương trình Supplier Invoice Create (28.1.1.1) ở ô Invoice Status Code (như hình 2.15). Sau đó, nhấn kính lúp để tùy chọn
trạng thái, một cửa sổ mới xuất hiện (hình 2.16). Ở cửa sổ này, người dùng chọn một trạng thái để phù hợp với hóa đơn. Trong đó, cột Inv Approve (Invoice Approve) nếu hiển thị là Yes thì khi hóa đơn đó phải được cấp trên ký duyệt rồi mới được phép thanh toán; nếu hiển thị là No thì hóa đơn không cần ký duyệt để thanh toán.
56
Hình 2.15. Tùy chọn trạng thái hóa đơn ghi nhận công nợ phải trả
57
CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ
3.1. Nhận xét tình hình chung về kế toán mua hàng tại Công ty TNHHThink Think
Next
3.1.1. Ưu điểm
3.1.1.1.Tình hình chung
về mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Với mô hình và lĩnh vực kinh doanh về công nghệ thông tin, Công ty TNHH Think Next đã lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty.
Về hệ thống tài khoản áp dụng: Hiện tại Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014. Do lĩnh vực kinh doanh của Công ty là thương mại, dịch vụ với quy mô vừa và nhỏ, không mua nguyên liệu, vật liệu, tài sản cố định nên không sử dụng các Tài khoản 152, 211, 213, 214 mà thay
vào đó sử dụng Tài khoản 153, 156.
Về tổ chức hệ thống chứng từ: chứng từ được Công ty tổ chức xây dựng đầy đủ
phù hợp với hoạt động kinh doanh và đúng theo quy định của nhà nước. Công ty tổ chức luân chuyển chứng từ theo quy trình mua hàng có sự kiểm soát chặt chẽ.
Về hệ thống sổ sách kế toán: Công ty chọn hình thức Sổ nhật ký chung và hình thức kế toán máy tính trên phần mềm QAD ERP phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Các sổ sách được thiết kế trên phần mềm QAD tuân thủ theo quy định của nhà nước và theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Việc thực hiện kế toán trên phần mềm QAD ERP giúp cho kế toán quản lý chặt
chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiết kiệm thời gian khi xuất dữ liệu. Lập các báo cáo một cách nhanh chóng để trình bày cho kế toán trưởng và giám đốc.
3.1.1.2.Quy trình phân bổ chi phí trả trước
58
(25.13.4.5) nhấn Post vào cuối mỗi kỳ, hệ thống tự động đưa bút toán phân bổ CCDC
lên sổ nhật ký chung giống như bút toán mẫu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.1.1.3. Quy trình nhập kho hàng mua
Khi hàng hóa, công cụ, dụng cụ về doanh nghiệp, nhân viên mua hàng thực hiện
nhập kho kể cả kho vật lý và kho trên phần mềm. Vì phần mềm QAD mạnh về quản trị sản xuất trong doanh nghiệp, cho nên phần mềm cho phép người dùng quản lý chi tiết từng loại mặt hàng theo ngày mua, lô, kho bãi, giá cả, số lượng tồn kho. Phần mềm giúp người dùng truy xuất thông tin nhanh chóng và quản lý hàng tồn kho hiệu