I- PHÂN TÍCH MÔI TRƢỜNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
Từ năm 2002 Công ty TNHH Long Sinh đã chuyển đổi cơ cấu Ban Giám đốc thành cơ cấu quản lý theo mô hình Ban Tổng giám đốc. Qua kinh nghiệm trƣớc đây làm việc cho các doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc và qua tham khảo các mô hình tổ chức của các doanh nghiệp khác, Ban Tổng giám đốc đã hình thành bộ máy hoạt động nhƣ sau:
Sơ đồ 2.1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Long Sinh. Bộ phận Bảo vệ & Tạp vụ HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Hành chính Quản trị Bộ phận Sản xuất BAN CỐ VẤN Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Chi nhánh TP Đà Nẵng Bộ phận Thuốc thú y thủy sản Bộ phận phân bón lá Bộ phận KD chế phẩm và thức ăn chăn nuôi Phòng tài vụ vàKế Toán Phòng Quản lý kinh doanh Phòng Kỹ Thuật Phòng Xuất Nhập Khẩu Phòng Tổ chức hành chính Phòng thu mua Phân xƣởng Hàng nhập khẩu Phân xƣởng Phân bón lá Phân xƣởng Thuốc thú y thủy sản Phân xƣởng Bột cá Phòng Môi Trƣờng Phòng KCS Hóa nghiệm Bộ phận Cơ khí điện nƣớc Bộ phận Thủ Kho Giao nhận Bộ phận Kd Bột Cá Phòng Marketing Phòng R & D
2.1.3.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Dƣới Hội đồng thành viên là Ban Tổng giám đốc bao gồm một Tổng giám đốc và hai Phó tổng giám đốc. Đây có thể xem là những nhà quản lý cao nhất tại Công ty có nhiêm vụ điều hành mọi hoạt động diễn ra tại công ty và chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động SXKD tại công ty.
Ban Cố vấn cho công ty gồm các chuyên gia nƣớc ngoài, chuyên cố vấn cho Ban Tổng giám đốc các vấn đề chuyên môn về hoạt động SXKD của công ty.Công ty có ba bộ phận chính bao gồm:
- Bộ phận quản trị hành chính: do Tổng giám đốc phụ trách gồm các phòng ban chức năng: Phòng tổ chức hành chính, Phòng kế toán, Phòng quản lý kinh doanh, Phòng kỹ thuật, Phòng xuất nhập khẩu, Phòng thu mua. Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện tốt công việc đƣợc giao góp phần hoàn thành tốt mọi mục tiêu chiến lƣợc của công ty.
o Phòng kế toán: gồm một trƣởng phòng kế toán, một Phó phòng kế toán
cùng hai kế toán viên phụ trách toàn bộ công việc kế toán: Thu chi, giao dịch ngân hàng tính giá thành phân bổ chi phí, công nợ nguyên vật liệu, lập bản cân đối kế toán và hiệu quả kinh doanh trong tháng… và phụ trách công việc kế toán ở các chi nhánh.
o Phòng Quản lý kinh doanh: Gồm một Trƣởng phòng quản lý kinh doanh,
và hai nhân viên chuyên phụ trách công tác liên lạc với khách hàng, lập các chƣơng trình khuyến mãi, lập bản kê bán hàng, soạn thảo hợp đồng thƣơng mại, nhận đơn hàng, liên hệ phƣơng tiện vận chuyển, báo cáo định kỳ tình hình kinh doanh cho Ban Tổng Giám Đốc và bộ phận Nghiệp vụ kinh doanh. Đồng thời theo dõi luôn công việc liên quan tại các chi nhánh.
o Phòng kỹ thuật: Gồm một trƣởng phòng kỹ thuật và mottj nhân viên
chuyên phụ trách việc thử nghiệm và đăng ký công bố chất lƣợng hàng hóa, thiết kế bao bì nhãn mác sản phẩm, liên hệ mua nguyên vật liệu trong và ngoài nƣớc.
o Phòng xuất nhập khẩu: gồm một cán bộ chuyên trách toàn bộ công tác
xuất nhập khẩu: lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, liên hệ công tác kiểm nghiệm chất lƣợng hàng hóa, liên hệ phƣơng tiện vân chuyển.
o Phòng tổ chức hành chính: gồm một Trƣởng phòng tổ chức hành chính
và một nhân viên phụ trách công việc soạn thảo văn bản, lƣu trữ văn bản, tính lƣơng, theo dõi bảo hiểm của cán bộ công nhân viên, liên hệ công việc hành chính pháp lý với các cơ quan quản lý Nhà nƣớc, tổ chức sự kiện trong công ty, đồng thời quản lý luôn cả đội xe, bảo vệ, bếp ăn, tạp vụ, y tá.
o Phòng thu mua: có nhiệm vụ hỗ chợ cho bộ phận sản xuất, nghiên cứu thị
trƣờng, và tìm kiếm nhà cung ứng nguyên vật liệu .
o Phòng R & D: nghiên cứu sản phẩm mới, ngiên cứu thị trƣờng, nhu cầu
tiêu dùng.
- Bộ phận kinh doanh: do Phó tổng giám đốc kiêm Giám đốc kinh doanh phụ trách quản lý các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, và các bộ phận kinh doanh TTYTS, phân bón lá sinh học, thức ăn tôm giống và nguyên liệu thức ăn chăn nuôi. Mỗi bộ phận kinh doanh có trách nhiệm quản lý kinh doanh khắp
các khu vực Bắc, Trung, Nam.
o Chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh: gồm một Trƣởng chi nhành và bốn nhân viên với công việc liên hệ khách hàng, và phụ trách phân phối theo dõi công nợ cho tất cả các mặt hàng của công ty ở khu vực phía Nam.
o Chi nhánh Đà Nẵng: gồm một Trƣởng chi nhánh và ba nhân viên với
công việc liên hệ khách hàng, và phụ trách phân phối theo dõi công nợ cho tất cả các mặt hàng của công ty ở khu vực phía Bắc.
o Bộ phận kinh doanh thuốc thú y thúy sản: gồm ba Trƣởng khu vực ở ba
Miền Bắc Trung Nam, mỗi khu vực có ba nhân viên. Trƣởng khu vực ttor chức cho nhân viên nghiệp vụ kinh doanh đi đến tận ngƣời tiêu dùng là hộ nuôi thúy sản hƣớng dẫn kỹ thuật, giới thiệu sản phẩm, giám sát tình hình kinh doanh của khách hàng và nắm bắt thông tin thị trƣờng.
o Bộ phận kinh doanh phân bón lá sinh học: chức năng và nhiệm vụ nhƣ bộ
phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản, nhƣng chỉ có sáu nhân viên gồm cả Trƣởng khu vực và đối tƣợng là ngƣời tiêu dùng là nông dân trồng trọt.
o Bộ phận kinh doanh thức ăn tôm giống: chức năng và nhiệm vụ nhƣ Bộ
phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản, nhƣng chỉ có bốn nhân viên bao gồm cả Trƣởng khu vực và các đối tƣợng là các trại sản xuất tôm giống và ngƣời tiêu dùng.
o Bộ phận kinh doanh nguyên liệu thức ăn chăn nuôi: gồm một đại diện thƣơng mại liên hệ bán hàng cho các nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi.
o Phòng marketing: gồm một Trƣởng phòng Marketing và 4 nhân viên, có
nhiệm vụ hỗ chợ cho bộ phận kinh doanh, nghiên cứu thị trƣờng, tìm kiếm khách hàng, giới thiệu và quảng bá sản phẩm.
o Bộ phận kinh doanh bột cá: liên hệ khách hàng, liên hệ phương tiện vận
chuyển, đối chiếu công nợ và đàm phán giá cả.
- Bộ phận sản xuất: do Phó tổng giám đốc kiêm Giám đốc sản xuất phụ trách, gồm các Phòng KCS & hóa nghiệm, Phòng môi trƣờng, Bộ phận thủ kho và giao nhận, Bộ phận cơ khí điện nƣớc và các Phân xƣởng sản xuất bột cá, TTYTS,
phân bón lá sinh học và Phân xƣởng đóng gói hàng nhập khẩu.
o Phòn KCS: gồm một Trƣởng phòng, một phó phòng và hai nhân viên phụ
trách toàn bộ công tác kiểm tra chấ lƣợng nguyên vật liệu, vật tƣ bao bì, và thành phẩm, đòng thời giám sát chất lƣợng sản phẩm và qui trình sản xuất trong suốt qua trình sản xuất.
o Phòng hóa nghiệm: gồm hai nhân viên do Trƣởng phòng KCS kiêm quản
lý phụ trách toàn bộ công việc kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu và thành phẩm. o Phòng môi trường: gồm hai nhân viên do Giám đốc sản xuất kiêm quản
lý, chuyên trách kiểm nghiệm công tác xử lý rác thải, khí thải tiêng ồn, vệ sinh môi trƣờng trong tất cả các phân xƣởng sản xuất.
o Phân xưởng sản xuất bột cá: gồm một Quản đốc, và 20 công nhân phụ
trách sản xuất bột cá từ khâu nhập nguyên vật liệu đến khâu đóng gói bán thành phẩm và thành phẩm.
o Phân xưởng sản xuất phân bón lá sinh học: gồm một Quản đốc và 10
công nhân sản xuất phụ trách sản xuất thuốc thu y thủy sản bao bì nhỏ( từ 200mg(g) – 4 lít (kg) ) và 6 công nhân sản xuất sản phẩm bao bì lớn (từ 10 kg -25 kg) từ khâu nhập liệu đến khâu đóng gói thành phẩm.
o Phân xưởng sản xuất phân bón lá sinh học: gồm một Quản đốc và 12
công nhân phụ trách sản xuất phân bón lá sinh học từ khâu nhập liệu đến giai đoạn đóng gói thành phẩm.
o Phân xưởng sản xuất đóng gói hàng nhập khẩu: gồm 8 công nhân do
Quản đốc phân xƣởng sản xuất thuốc thú y thủy sản kiêm quản lý, phụ trách việc đóng gói dán nhãn hàng nhập khẩu.
o Bộ phận cơ khí điện nước: gồm một Tổ trƣởng và một Tổ phó và 11 nhân
viên chuyên phụ trách bảo trì, sửa chữa, chế tạo các thiết bị, náy móc, hệ thống điện nƣớc trong công ty.
o Bộ phân thủ kho và giao nhận: gồm một Ca trƣởng, một Ca phó và ba
nhân viên thủ kho phụ trách toàn bộ việc bảo quản, xuất nhập kho vật tƣ bao bì, nguyên liệu thành phẩm, đồng thời phụ trách cả đọi xe nâng hàng gồm bốn ngƣời và đội bốc xếp gồm 8 ngƣời.
o Bộ phận bảo vệ và tạp vụ: bảo vệ tài sản, quản lý con ngƣời và tài sản ra
vào trong công ty, chăm lo đời sống cho công nhân viên trong công ty.