5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.3.3. Thực trạng tuyển chọn nhân lực
3.3.3.1. Thu nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi đăng thông báo tuyển mộ nhân lực, phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ tại phòng hoặc trên email và xử lý hồ sơ của các ứng viên tham gia. Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ phối hợp với các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng để sàng lọc hồ sơ các ứng viên đạt yêu cầu và việc chọn lọc hồ sơ dựa trên các yêu cầu trong bản mô tả công việc về trình độ học vấn, kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức kỹ năng và các thành tích khác nhằm loại bỏ bớt các hồ sơ không đáp ứng được những nhu cầu cần thiết, những hồ sơ không đầy đủ thông tin hoặc có nội dung, hình thức không phù hợp. Do số lượng tuyển dụng không nhiều nên việc xử lý hồ sơ ứng viên không theo quy trình cụ thể. Để có thể giảm bớt các chi phí dành cho tuyển dụng, phòng Hành chính – Nhân sự sẽ gọi điện trực tiếp cho các ứng viên để xác minh và thu thập thêm các thông tin cần thiết cho mục đích sàng lọc những hồ sơ không phù hợp và không đạt yêu cầu. Các hồ sơ sau khi được sàng lọc sẽ được đưa vào danh sách lựa chọn.
Việc sàng lọc hồ sơ của các ứng viên giúp cho hoạt động tuyển dụng của công ty diễn ra thuận lợi hơn và giúp tiết kiệm chi phí cho hoạt động tuyển dụng sau này. Tuy nhiên do công tác tuyển dụng nhân lực không diễn ra thường xuyên mà chỉ khi có nhu cầu phòng Hành chính – Nhân sự mới lên kế hoạch nên công việc diễn ra rời rạc, bị động và bị chậm tiến độ so với kế hoạch ban đầu.
3.3.3.2. Thi tuyển
Về vấn đề thi tuyển, tác giả tiến hành điều tra về kết quả thu được có tới 34% số cán bộ công nhân viên được hỏi cho biết họ không trải qua bước thi tuyển, kết quả thể hiện như sau:
Hình 3.5. Kết quả điều tra hình thức thi tuyển của ứng viên
40
26
34 Thi tự luận
Thi tay nghề Không thi tuyển
Như vậy, không phải công ty tiến hành thi tuyển với tất cả các đối tượng. Theo phỏng vấn trưởng phòng Hành chính – Nhân sự cho biết: “Với một số vị trí tuyển công nhân, công ty không yêu cầu trình độ, cần tuyển gấp và khi vào công ty sẽ được đào tạo ngay. Tương tự với một số vị trí như telesales, nhân viên kinh doanh,…, công ty không yêu cầu nhiều kinh nghiệm và sẽ được đào tạo.”
Bài thi tự luận sẽ do các phòng ban chuyên môn liên quan của công ty lập đề thi, đáp án và mức điểm cụ thể. Kết cấu đề thi phải đảm bảo kiến thức nghiệp vụ chuyên môn 70%, kinh nghiệm thực tiễn 30%.
3.3.3.3. Phỏng vấn tuyển dụng
Công ty thường sử dụng phương pháp phỏng vấn cá nhân sau khi đã có kết quả bài thi tự luận. Hội đồng tuyển dụng nhân lực lựa chọn ra ban phỏng vấn, phòng Hành chính – Nhân sự sẽ chịu trách nhiệm liên hệ và tổ chức phỏng vấn. Các tài liệu liên quan gửi đến các thành viên trong ban phỏng vấn trước cuộc phỏng vấn gồm: Danh sách ứng viên và lịch phỏng vấn; bản mô tả công việc và vị trí tuyển dụng; kết quả thi tuyển; địa điểm và thời gian phỏng vấn.
Hội đồng tuyển chọn bao gồm nhân viên tuyển dụng, trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, trưởng các bộ phận, đơn vị, người quản lý trực tiếp của ứng viên nếu trúng tuyển. Phỏng vấn chuyên sâu có thể bao gồm 1 hoặc 2 vòng tùy theo vị trí tuyển dụng. Nếu là 2 vòng thì sẽ do giám đốc phỏng vấn. Những vị trí cần phỏng vấn hai vòng thường là chức vụ cao và quan trọng, quyền quyết định tuyển chọn vẫn ở giám đốc bởi những người được phỏng vấn thường là những người sau này sẽ làm việc trực tiếp với giám đốc.
Phiếu đánh giá ứng viên có thiết kế rõ ràng, đầy đủ nội dung cần đánh giá, dễ nhìn và dễ tổng hợp. Mỗi người phỏng vấn sẽ chuẩn bị những câu hỏi của riêng mình, trước khi tiến hành phỏng vấn sẽ cùng so sánh và thống nhất thứ tự câu hỏi để tránh mâu thuẫn giữa các thành viên trong hội đồng phỏng vấn. Trong quá trình phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ quan sát ứng viên và đưa ra quan điểm của mình bằng cách điền vào phiếu đánh giá ứng viên. Kết quả phỏng vấn sẽ được tổng hợp lại từ mỗi thành viên của hội đồng và chọn ra ứng viên phù hợp nhất với từng chức danh.
Tuy nhiên việc mỗi người phỏng vấn sẽ chuẩn bị câu hỏi cho riêng mình và trước khi tiến hành phỏng vấn sẽ so sánh và quyết định thứ tự câu hỏi được đánh giá là thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong quá trình phỏng vấn. Điều này gây ra sự lãng phí thời gian, dẫn đến quá trình phỏng vấn không mang lại hiệu quả như mong muốn.
Hình 3.6. Mẫu phiếu đánh giá ứng viên
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) 3.3.3.4. Quyết định tuyển dụng
Sau khi phỏng vấn, công ty sẽ tiến hành đào tạo thử việc. Các phân xưởng bố trí công việc, phân công người kèm cặp, hướng dẫn tay nghề theo yêu cầu kỹ thuật đối với lao động học nghề. Các phòng ban hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ theo yêu
cũng sẽ tổ chức lớp học lý thuyết cơ bản theo chương trình và kế hoạch đào tạo đã được duyệt.
Đối với nhân lực mới: Sau thời gian thử việc, nhân viên sẽ viết báo cáo thử việc kèm theo nhận xét của người quản lý trực tiếp. Khi kết quả đạt yêu cầu, trưởng bộ phận đơn vị sẽ lập danh sách đề nghị ký hợp đồng lao động, trình giám đốc phê duyệt. Phòng Hành chính – Nhân sự soạn thảo hợp đồng lao động và tổ chức ký hợp đồng lao động theo quy định.
Theo điều tra phỏng vấn từ trưởng phòng Hành chính – Nhân sự thì hiện nay công ty tiến hành đánh giá ứng viên theo kinh nghiệm trực giác của người đánh giá, dựa vào các tiêu chuẩn ghi trong phiếu phân loại hồ sơ, chưa lập riêng bảng đánh giá có các tiêu chí đánh giá rõ ràng khi phỏng vấn. Từ phương pháp đánh giá nên công ty cũng ra quyết định tuyển dụng dựa theo phương pháp ra quyết định đơn giản, dựa theo việc thu thập, xem xét lại các thông tin ứng viên. Sau đó dựa trên hiểu biết về công việc cần tuyển và những phẩm chất, kỹ năng các nhân viên thực hiện tốt, kết hợp với kết quả quá trình theo dõi nhân viên học nghề hoặc thử việc để ra quyết định. Công ty không xác định từng tiêu chí phù hợp cho điểm, khi ra quyết định tuyển dụng dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan của người ra quyết định. Phương pháp công ty áp dụng khá đơn giản, tiết kiệm chi phí tuy nhiên độ chính xác chưa cao. Công ty cần có các tiêu chí, tiêu chuẩn rõ ràng hơn với các vị trí tuyển dụng quan trọng, không nên chỉ áp dụng phương pháp này với tất cả các vị trí tuyển dụng, với nhân viên khối văn phòng nên ra quyết định theo kiểu cho điểm với các tiêu chí rõ ràng.
3.3.3.5. Hội nhập nhân lực mới
Công ty cho biết việc hội nhập nhân viên mới được công ty tổ chức theo một số hình thức như tham gia buổi giới thiệu về công ty gồm giới thiệu tổng quan về công ty, sứ mệnh, mục tiêu, các quy định, quy chế của công ty, về các văn hóa của công ty,… Ngoài ra, nhân viên mới còn được giới thiệu với người phụ trách và đồng nghiệp, được phát tài liệu về công ty, giới thiệu về các hoạt động, giá trị cốt lõi của công ty.
Tiến hành điều tra việc hội nhập nhân lực tại công ty, tác giả thu được kết quả như sau:
Hình 3.7. Đánh giá của nhân viên về công tác hội nhập nhân lực tại công ty
(Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra)
38 33 26 3 Rất hài lòng Hài lòng Bình thường Không hài lòng
Theo kết quả trên có thể thấy, việc triển khai công tác hội nhập nhân lực tại công ty được triển khai tương đối tốt. Trong đó có 38% là rất hài lòng và chỉ có 3% nhân lực được tiến hành điều tra là không hài lòng. Theo điều tra, đối tượng không hài lòng chủ yếu là các nhân viên đã từng công tác ở một số doanh nghiệp khác, khi bắt đầu làm việc nhân viên mới hội nhập với môi trường làm việc của công ty không được tiến hành theo quy trình cụ thể như một số công ty khác họ từng làm. Một số thủ tục như làm vé xe miễn phí cho nhân viên, lấy thông tin về mã số cá nhân, làm thẻ ngân hàng,… chưa được giải quyết nhanh chóng.