2.2.1. Cơ cấu tổ chức của khách sạn
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của cơng ty TNHH Hải Yến
(Nguồn: Phịng nhân sự khách sạn Novotel Nha Trang)
Cơ cấu tổ chức khách sạn Novotel Nha Trang (sơ đồ 2.3) Chức năng, nhiệm vụ, cấp bậc trong từng bộ phận:
- Phịng điều hành: bao gồm Tổng quản lý của khách sạn và trợ lý của Tổng quản lý. Tổng quản lý của khách sạn chịu sự bổ nhiệm của tập đồn Accor khu vực Chau Á và cơng ty chủ đầu tư. Tổng quản lý là người cĩ quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp khách sạn. Trợ lý của Tồng quản lý phụ trách các cơng việc hành chính cĩ liên quan cho Tổng quản lý và truyền đạt các yếu cầu khi Tổng quản lý khơng cĩ mặt trực tiếp tại khách sạn.
- Bộ phận Kế tốn: quản lý hoạt động thu chi trong khách sạn, tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong việc thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tài chính kế tốn, hạch tốn kế tốn, thơng tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế, kiểm sốt tài chính kế tốn tại cơng ty. Thực hiện chức năng kiểm sốt viên nhà nước tại cơng ty. Quản lý và sử dụng vốn ngân sách và các nguồn vốn do cơng ty huy động. Bộ phận kế tốn bao gồm: Giám đốc tài chính, Kế tốn trưởng, Tổng quản lý Cashier, Kiểm sốt giá vốn, Kiểm sốt thu nhập, Thu mua cơng nợ. Trong đĩ, Giám đốc tài chính là cao nhất, quản lý điều hành bộ phận kế tốn. Mọi hoạt động liên quan đến tài chính của khách sạn sẽ được Giam Đốc tài chính báo cáo trực tiếp với cơng ty chủ đầu tư và Tập đồn. Riêng Kế tốn trưởng sẽ chịu trách nhiệm.
Tổng Giám Đốc
Phĩ Tổng Giám Đốc
Kế Tốn Trưởng
Nhân viên Hành chính
Nhân viên Quản trị Kế Tốn Viên Kế Tốn Viên
SVTT: Nguyễn Ngọc Lịch 42 G E N E R A L M A N A G E R HR MANAGER FC SPA MANAGER S&M MANAGER CHIEF SECURITY HK MANAGER FO MANAGER CHIEF MAINT CHIEF ACC IT MGR COST PUR SPA SUP TRAINER RES SUP RES NIST A RES MGR SALESSTAFF HK SUP FO SUP FO CAPTAIN MAINTSUP SEC SUP CAPTAIN SE N IO R S T A F F JU N IO R ST A F F B E G IN N E R
(Nguồn: Phịng nhân sự khách sạn Novotel) - Phịng Nhân sự: cĩ chức năng tuyển dụng, đào tạo và duy trì nguồn nhân lực cho khách sạn. Cụ thể là tuyển dụng khi khách sạn cĩ yêu cầu về nhân sự, lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao nhân thức và trình độ cho nhân viên, quản lý việc thực thi qui định của từng nhân viên để từ đĩ cĩ chính sách khen thưởng phù hợp. Phịng nhân sự là bộ phận đĩng vai trị quan trọng trong việc tạo mối liên kết tốt đẹp giữa nhân viên và khách sạn. Phịng nhân sự khách sạn Novotel Nha Trang bao gồm trưởng phịng nhân sự và nhân viên phịng nhân sự.
- Bộ phận lễ tân: trong ngành kinh doanh khách sạn cĩ vai trị đặc biệt, đĩ là nơi cung cấp thơng tin cho khách về khách sạn. Bộ phận lễ tân cịn cĩ nhiệm vụ khai thác nhu cầu lưu trú, nhu cầu ăn uống và các dịch vụ khác cho khách. Bộ phận lễ tân là trung tâm vận hành nghiệp vụ của tồn bộ khách sạn, là điểm nút liên hệ giữa khách với khách sạn và được ví như “thần kinh trung ương của khách sạn”. Lễ tân là nơi để theo dõi, quan tâm phục vụ khách trong suốt quá trình từ khi khách đặt phịng lưu trú, ăn nghỉ tại khách sạn cho tới khi khách thanh tốn và rời khỏi khách sạn. Nĩ là cầu nối giữa khách với các dịch vụ khác ở trong và ngồi khách sạn (ăn uống, vui chơi, giải trí, du lịch, dã ngoại…). Bên cạnh đĩ, lễ tân cịn là bộ phận tham mưu cho ban giám đốc của khách sạn, kịp thời cung cấp thơng tin về nguồn khách, tình hình khách, nhu cầu của khách để lãnh đạo của khách sạn kịp thời định ra kế hoạch và chiến lược kinh doanh của mình. Bộ phận lễ tân thực hiện tiếp nhận khách như: đưa đĩn khách, nhận và chuyển bưu điện, báo chí, hành lý… cho khách. Chuyển giao các yêu cầu dịch vụ của khách với nhà hàng ăn uống, các trung tâm dịch vụ, đại lý du lịch, các đồn xe và các dịch vụ khác. Điều phối việc cho khách thuê phịng ở lâu dài hay ngắn hạn. Làm thủ tục giấy tờ cho khách đến, khách đi. Lập hồ sơ về khách, lưu trữ và phân tích các tư liệu về khách. Kịp thời phản ánh với ban giám đốc về nguồn khách, về tình hình tiêu thụ sản phẩm, về doanh số và về nhu cầu đặc biệt khác của khách. Lễ tân cịn tham gia vào các hoạt động kinh doanh phịng khách sạn, nghiên cứu và dự đốn về thị trường khách sạn, vào
CHIEF SOUS CHIEF A RES MGR F&B SUP CAPTAIN SOUS CHEF CHEF DE PARTY PASTRY CHIEF PA TO GM L1 L2 L3 L6 L5 L4
việc định giá cho thuê phịng và lập kế hoạch thúc đẩy kinh doanh phịng khách. Bộ phận lễ tân bao gồm: trưởng bộ phận lễ tân, giám sát tiền sảnh, nhân viên lễ tân, nhân viên xách hàng lý. Ngồi ra, tại tiền sảnh khách sạn cĩ thêm 1 cửa hàng bán đồ lưu niệm. Cửa hàng này cũng chịu sự quản lý của bộ phận lễ tân. - Bộ phận nhà hàng: Bộ phận nhà hàng bao gồm các chức danh sau: trưởng bộ
phận, giám sát, nhân viên thu ngân, nhân viên bộ phận nhà hàng.
- Bộ phận kĩ thuật: Vai trị và nhiệm vụ của Bộ phận Kỹ thuật tại bất kỳ khách sạn nào là bảo vệ tài sản của tịa nhà/ của chủ sở hữu. Hoạt động vận hành khách sạn: Bao gồm kiểm sốt các thiết bị như tổ hợp điều hịa khơng khí, cấp nước & xử lý nước, hệ thống nồi hơi và đun nước nĩng, xử lý nước thải, chiếu sáng các khu cơng cộng cũng như nội bộ, đài phun nước và các trang trí tính năng nước. Kế hoạch bảo trì dự phịng thực hiện hàng loạt các biện pháp phịng ngừa cho mỗi hệ thống máy mĩc kỹ thuật trong tịa nhà, nhằm ngăn ngừa hoạt động thiếu chính xác của hệ thống, dễ gây hỏng hĩc và chi phí bảo trì tốn kém đảm bảo một mơi trường an tồn cho các khách lưu trú trong khách sạn cũng như tất cả nhân viên. Bộ phận kĩ thuật bao gồm: Trưởng bộ phận, giám sát, nhân viên kĩ thuật.
- Bộ phận làm phịng: duy trì vệ sinh các nhà vệ sinh khách, phịng hội nghị,văn phịng, và khu vực cơng cộng, đảm bảo khách cảm thấy hài lịng và tuân thủ các chuẩn mực mà khách sạn đặt ra, Cung cấp dịch vụ làm sạch cho phịng khách và đáp ứng mọi yêu cầu của khách đảm bảo một cách tối đa sự hài lịng của khách phù hợp tiêu chuẩn của khách sạn, Luơn làm cho khách cảm thấy hài lịng với sự phục vụ tận tình và chắc chắn khách cĩ được tất cả sự tiện nghi mà họ mong đợi. Duy trì việc thơng báo, phối hợp với khách, nhân viên trong và ngồi bộ phận đặc biệt là bộ phận lễ tân và kỹ thuật. Bao gồm các vị trí sau: Trưởng bộ phận, trợ lý trưởng bộ phận, giám sát giặt là, giám sát tầng, nhân viên buồng, nhân viên giặt là, nhân viên phụ trách nước đặt phịng.
- Bộ phận bếp: Với các vị trí sau: bếp trưởng, bếp phĩ điều hành, tổ trưởng tổ bếp nĩng, tố trưởng tổ bếp lạnh, tổ phĩ, đầu bếp, nhân viên bếp, thợ bánh ngọt, nhân viên lau rửa, thợ bánh mỹ.
- Bộ phận Sales và Marketing: cĩ nhiệm vụ khai thác và tìm thị trường mới, xây dưng chiến lược phát triển khách hàng. Bộ phận này đĩng vai trị thiết yếu trong khách sạn. Mục đích của bộ phận này là thu hút khách bên ngồi đến với khách sạn, đồng thời duy trì những khách trung thành của khách sạn. Bên cạnh đĩ, bộ phận này xác định giá bán và điều chỉnh giá cho phù hợp với diễn biến thị trường, với kế hoạch của khách sạn, xúc tiến quảng cáo kích thích người tiêu dùng. Các chức vụ hiện cĩ của bộ phận Sales và Marketing của khách sạn Novotel Nha Trang: Giám đốc, quản lý, nhân viên sales, nhân viên quan hệ cộng đồng.
- Bộ phận Spa: chịu trách nhiệm thực hiện các bài trị liệu dành cho tất cả khách hàng và bán các phương pháp trị liệu khi cĩ thể, Thực hiện cơng việc của mình một cách lịch sự, an tồn và hiệu quả, tuân theo tiêu chuẩn của khách sạn đảm bảo đúng qui trình, thủ tục, duy trì tiêu chuẩn phục vụ. Trả lời tất cả các cuộc gọi điện thoại đến Spa theo tiêu chuẩn khách sạn, và xử lý các yêu cầu một cách lịch sự và chuyên nghiệp để đảm bảo sự hài lịng của khách, trong đĩ bao gồm cả đặt chỗ và hủy bỏ cuộc hẹn. Nắm rõ tất cả các phương pháp trị liệu và sản phẩm được cung cấp tại Spa để trả lời các yêu cầu của khách và giới thiệu khuyến khích khách mua. Các chức danh cĩ trong bộ phận: trưởng bộ phận, lễ tân spa, nhân viên đào tạo, nhân viên spa.
- Bộ phận bảo vệ: đảm bảo an tồn cho khách,nhân viên,tài sản trong khách sạn Chịu trách nhiệm đảm bảo mức an ninh cao nhất,Bao gồm: Trưởng bộ phận an ninh, giám sát viên an ninh, nhân viên an ninh.
(Nguồn: Phịng nhân sự khách sạn Novotel Nha Trang)