Thuận:
2.3.2.1. Hệ thống tài khoản
Ngân hàng Công Thương Ninh Thuận sử dụng đồng thời hai hệ thống tài khoản gồm: tài khoản giao dịch với khách hàng và tài khoản sổ cái (tài khoản GL)
❖Cấu trúc tài khoản giao dịch với khách hàng:
Tài khoản giao dịch tại chi nhánh Ninh Thuận theo quy định của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam quy định gồm 13 chữ số.
Dạng tổng quát của tài khoản giao dịch với khách hàng là: AAA.B.CC.XXXXXXX. Trong đó:
AAA: Mã chi nhánh
038: Chi nhánh Ninh Thuận
007: Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh 002: Chi nhánh Hà Nội
B: Mã sản phẩm 1: Tiền gửi thanh toán 2: Tiền gửi không kỳ hạn
7: Tiền vay ngắn hạn 8: Tiền vay trung hạn 9: Tiền vay quá hạn CC: Mã ngoại tệ 00: VND
37: USD 45: GBP
XXXXXXX: Mã số khách hàng đến giao dịch tại ngân hàng. Mã số này được hệ thống máy tính tự động lựa chọn căn cứ trên số giấy phép đăng ký kinh doanh hay mã số thuế mà khách hàng đến giao dịch với ngân hàng.
❖Sự kết nối giữa tài khoản giao dịch khách hàng với tài khoản sổ cái
Hai hệ thống tài khoản trên tuy độc lập với nhau về cấu trúc và cách quản lý (tài khoản sổ cái quản lý trên phân hệ kế toán tổng hợp, tài khoản khách hàng quản lý trên phân hệ nghiệp vụ khác như tiền gửi, tiền vay), nhưng hai hệ thống này có quan hệ chặt chẽ thông qua hạch toán tổng hợp vào cuối ngày.
Mỗi giao dịch phát sinh được hệ thống tự động hạch toán vào tài khoản chi tiết (13 số). Và thông qua mã nhóm sổ cái để cập nhật tức thời vào từng tài khoản sổ cái theo một dãy ký tự đường thẳng cụ thể: XXXXXXXXXXXXX.YYY.ZZZZZZZZZ
- 13 ký tự đầu: phản ánh tài khoản chi tiết
- 3 ký tự tiếp theo: phản ánh mã nhóm sổ cái. Mã nhóm sổ cái là các nhóm số, gồm 3 số tự nhiên được quy định và cài đặt sẵn trong hệ thống; thông qua mã nhóm này, các giao dịch liên quan đến từng sản phẩm sẽ được tự động cập nhật vào tài khoản sổ cái.
- 9 ký tự cuối: phản ánh tài khoản sổ cái.
Dựa vào một hoặc nhiều tài khoản sổ cái được kết nối, chương trình tự cập nhật, chuyển đổi tương ứng tài khoản sổ cái về TK theo quy định của NHNN thông qua bảng kết hợp tài khoản, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra sự chính xác, khớp đúng của hạch toán phân tích và lập bảng cân đối tài khoản vào cuối mỗi ngày.
2.3.2.2. Chứng từ sử dụng trong thanh toán không dùng tiền mặt tại ngân hàng
TMCP Công Thương Việt Nam:
Chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh thanh toán là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành: ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc...
Chứng từ liên quan đến hoạt động thanh toán tại ngân hàng Công Thương Ninh Thuận có nhiều loại tùy thuộc vào địa điểm và hình thức thực hiện giao dịch. Dưới đây là các chứng từ được sử dụng trong giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt tại ngân hàng.
Chứng từ giao dịch mẫu IBT-D (Giấy báo Nợ): thực hiện hạch toán trên chứng từ này khi giao dịch diễn ra trong hệ thống ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, cụ thể là giao dịch chuyển tiền được thực hiện tại chi nhánh Ninh Thuận theo ủy nhiệm chi đến tài khoản của đơn vị nhận tiền tại các phòng giao dịch ngân hàng Vietinbank trong hệ thống.
Chứng từ giao dịch theo mẫu IBT-C (Giấy báo Có): tương tự như IBT-D, IBTC cũng được hạch toán khi giao dịch diễn ra trong hệ thống ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, nhưng là giao dịch chuyển tiền từ các phòng giao dịch ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam trong hệ thống đến chi nhánh Ninh Thuận.
Giấy báo Nợ (Debit advice), Giấy báo Có (Credit advice): thực hiện hạch toán với những tài khoản chuyển tiền từ các ngân hàng khác trong hệ thống ngân hàng Việt Nam.
Phiếu hạch toán - Posting slip: đây là chứng từ hạch toán những giao dịch được thực hiện trực tiếp tại bộ phận giao dịch tài khoản ngân hàng Công Thương Ninh Thuận
Chứng từ mẫu EB-HT: là chứng từ ghi nhận các giao dịch online của khách hàng tổ chức thông qua các dịch vụ ngân hàng điện tử của ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.
2.3.3. Giới thiệu phần mềm kế toán
Hiện hệ thống ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam sử dụng phần mềm hệ thống MOSAIC OA trong việc xử lý, hạch toán kế toán Nợ - Có trên máy tính các giao dịch TTKDTM, giao dịch viên chỉ cần nhập các dữ liệu cần thiết được hiển thị trên màn hình, chương trình sẽ tự động hạch toán và in ra Phiếu hạch toán khi thực hiện thanh toán cho khách hàng. Phần mềm này phục vụ cho các phòng giao (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK NHNN TK ngân hàng Vietinbank
Tên TK
1011 110101001 Tiền mặt tại quỹ chính
4211 038-100-
-XXXXXXX
Tiền gửi thanh toán của khách hàng trong nước
4531 290201001 Thuế GTGT phải nộp
4599 270302003 Các khoản trung gian chờ thanh toán 5012 00120101003 Trung gian thanh toán điện tử liên ngân hàng
7110 430101001 Thu phí chuyển tiền trong nước
dịch bán lẻ, phần mềm tạo điều kiện quản lý các giao dịch rút tiền tự động, xử lý cho vay, kiểm soát tiền mặt, tạo các tài khoản mới, in báo cáo... Phần mềm có sự vượt trội về tốc độ xử lý giao dịch, trình bày thông tin khách hàng trong một định dạng dễ sử dụng, giúp tương tác với khách hàng hiệu quả hơn, cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng so với phương pháp truyền thống.
GDV sẽ trực tiếp tiếp nhận yêu cầu thanh toán của khách hàng và xử lý hạch toán lệnh thanh toán vào hệ thống. Tiếp theo, lệnh thanh toán trên sẽ được chuyển sang cho KSV hay Phó phòng kiểm tra, xét duyệt để tiếp tục chuyển đến Trung tâm thanh toán. Trên phần mềm, công việc của GDV và KSV được thực hiện ở hai phân hệ khác nhau.
Đây là sản phẩm của Getronics - một trong những nhà cung cấp hàng đầu thế giới về các giải pháp độc lập và dịch vụ cho người dùng chuyên nghiệp trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và Truyền thông.
Ngoài ra ngân hàng còn sử dụng một số chương trình khác trong quá trình tác nghiệp như:
“ Chương trình HOST vàng: là chương trình dùng để sửa đổi thông tin của khách hàng giao dịch lần đầu tại chi nhánh và chỉ những người có thẩm quyền mới được chỉnh sửa những thông tin này.
“ Chương trình HOST xanh: là chương trình dùng để xem thông tin chi tiết của các khách hàng có mở tài khoản tại ngân hàng.
Hình 2. 1: Giao diện phần mền MOSAIC OA
2.3.4. Phương pháp kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại ngân hàng
TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ninh Thuận
Trong nghiên cứu, tác giả chỉ trình bày phương pháp kế toán thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến tại ngân hàng Công Thương Ninh Thuận gồm: ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc. Vì khách hàng chủ yếu của chi nhánh là nông dân với nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt nhiều hơn nên tính đa dạng trong hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt còn nhiều hạn chế.
2.3.4.1. Thanh toán bằng Ủy nhiệm chi
Lưu ý: TK 5012 tại Ngân hàng Nhà nước và trong Bảng hệ thống tài khoản ngân hàng có tên là “Thanh toán bù trừ tại ngân hàng thành viên” nhưng tài khoản tương ứng tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam là TK 00120101003 lại có tên “Trung gian thanh toán điện tử liên ngân hàng”. Hiện nay, hình thức thanh toán bù trừ không còn được sử dụng phổ biến mà thay vào đó là hình thức thanh toán chuyển tiền điện tử liên ngân hàng IBPS.
-I- Quy trình hạch toán
❖Quy trình xử lý chuyển tiền đi
~ Tại ngân hàng Công Thương Ninh Thuận khi khách hàng có nhu cầu sử dụng UNC để thanh toán. Họ sẽ được phát mẫu UNC hoặc tự in UNC để sử dụng bằng cách tải mẫu ủy nhiệm chi từ trang web của ngân hàng về in ra sử dụng nhưng phải đăng ký với ngân hàng. Sau đó, khách hàng phải điền đầy đủ thông tin và ký tên, đóng dấu vào các liên của UNC và nộp cho GDV.
Ngân Hàng TMCP công Thương Việt Nam
Chứng từ giao dịch VietinBankv
* NOng gaetTỊCMộc tàng
Uy nhiệm chi Payment order
Sổ No__________Ngày Date 16/03/2020
Ký hiệu Invoice Mgn Só HĐ Invoke No Mau so 01GTKT2/027 Liên 1, Lưu Copy 1, Bankz‰ copy Ngưòi/Đơn vị trá tièn Applicant Name công ty TNHH Thành công (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số TKghi NỢ Debit Account No 038-100-4258322 Tại Ngân hàng with bank Vietinbank Ninh Thuận
^ GDV nhận UNC từ phía khách hàng (chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền nộp thay) và kiểm tra tính hợp lệ, đăng nhập vào chương trình vấn tin để xem số dư trong tài khoản tiền gửi của khách hàng có đủ để thanh toán số tiền trên UNC, so sánh chữ ký của chủ tài khoản trên UNC với chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.
^ Neu tất cả đều hợp lệ, GDV sẽ thực hiện thanh toán lệnh UNC cho khách hàng, nhập dữ liệu vào hệ thống, lập lệnh thanh toán chuyển đi, ký tên, ghi ngày giao dịch vào UNC, in ra phiếu hạch toán, giấy báo Có tương ứng. Sau đó chuyển cho KSV để xét duyệt.
“ Nếu tất cả đều hợp lệ, KSV ký tên vào UNC và GDV sẽ trả liên 2 cho khách hàng và lưu liên 1 vào tập hồ sơ làm chứng từ gốc (dùng để chuyển cho Kế toán tài chính kiểm tra, đối chiếu sau này), liên 3 GDV sẽ lưu lại dùng trong trường hợp cần điều chỉnh nếu có sai sót xảy ra (ngân hàng chỉ yêu cầu khách hàng nộp 3 liên UNC). Dựa vào yêu cầu chuyển tiền khác nhau của khách hàng và GDV sẽ hạch toán và thu phí khác nhau.
• Trường hợp 1: Người chi trả và người thụ hưởng đều có tài khoản tại hệ
thống ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Ninh Thuận:
Ngày 16/03/2020, Công ty TNHH Thành Công (có TK tại ngân hàng TMCP Công Thương chi nhánh Ninh Thuận, số tài khoản 038-100-4258322) nộp 3 liên UNC với nội dung chi tạm ứng tiền hàng cho Công ty TNHH Nhất Trí (có TK tại ngân hàng Công Thương Ninh Thuận, số tài khoản 038-100-0790095), số tiền 5.000.000.000đ.
-I- Xử lý chứng từ
Khi nhận được UNC của công ty TNHH Thành Công, GDV tiến hành kiểm tra số dư tài khoản và mẫu chữ ký của khách hàng.
Nếu UNC hợp lệ và tài khoản khách hàng đủ khả năng thanh toán, GDV vào hệ thống thực hiện thanh toán UNC, in ra phiếu hạch toán, giấy báo Có cho khách hàng rồi chuyển cho Phó phòng kế toán kiểm tra, xét duyệt UNC (do số tiền lớn hơn 1 tỷ đồng).
GDV giữ lại liên 1 UNC lưu vào chứng từ gốc, liên 2 dùng để báo Nợ cho khách hàng, liên 3 GDV lưu lại dùng trong trường hợp cần điều chỉnh nếu có sai sót xảy ra, gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng. Trường hợp này ngân hàng không thu phí chuyển tiền.
U Định khoản (ĐVT: 1.000 đ)
Nợ TK 4211 (038-100-4258322) 5.000.000 Có TK 4211 (038-100-0790095) 5.000.000
SỐTK ghi Có Credit Account Nc 038-100-0790095 Tại Ngán hàng WthbankVietinbank Ninh Thuận
Địa chỉ Addresb
SỐ CCCD/CMND/HC ID/PPNO Ngày cap Date of HMJe Ntfj cấp Place of Issue
số tièn bằng số Account in figures 5.000.000.000 VND
SỐ tiền bằng chừ Amount inwards Năm tỷ đồng
Phí ngân hàng fee □ Phí trong Including □ Phí ngoài Excluding
Nội dung RemarksChi tạm ứng tiền hàng
Ke toán trướng Chief accountant Chú tài khoản A/c holder Giao dịch viên Kiếm soát viên Chữ kỹ, ho tên Signature & full
name
Chữ kỹ, ho tên và dáu (nếu n⅛)
S⅜H>IU∙∙ Ull ι∙na k Manp |f ar»;
TAI KHOAN Account SÔ TIÊN Amount
Nơ Deht 04211 0-038-1-00-4258322 Congty-TNHHTliinhCoM 5.000.000.000d
COlQedn 04211 0 - 038-1-00 - 0790095 CongtyTNHHNlHtTri CÓ 2 Credit
CÓ 3 Credit
5.000.000. OOOd
Ke toán trướng C-Iief accountant (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chữ kỹ, ho tên Signature & full name Chú tài Chữ ký. hc tên vì khoản A/c dáuholder GidO dịch viềnTefler Kiem soát viênSupenmor M*uke∙. Ml un∙ 1 Iunp Il 1>⅜!
NgaB hãng TMCP Còng Thnvng Việt Nam
Chóng từ giao Ịch VietinBankw
PHIỂl HẠCH TOÁNpo≡5⅛ N⅛βo⅛Ma<eΛβ SoNo...NgayDate
Ký hiện Iavace aạ So HĐ IarMCt No Man SO C1GTKT2 02" Liên 1. Lưa Cop-1 Eaak: copy
VAT Net Income
Sò tiên bảng chừ Amount in words Nảm tnệu đòng Người thụ hưởng Eeaeficiaxy Name: Còng tv TNHH Nhàt Tri
∣N jjaɪru Hing IMiP Câng TTimmg lL"iC∙-. Nam ∣0p⅞⅛
ChirtlgtiTgia*d∣∙.h VietinBank*
a, H*∙∙M a** ⅛⅛c LfrMJ
Uy nhiệm chi P□⅛∙rrt∏r on⅛r
Sổ ∣H⅛Ngày DUMiA.Λ∑Q,riDJC
Ngur*i7Dcr∏1 vị ι⅛⅛ ti⅛∏ AppIicen- IMAme Công ty TN HHTrung Hiếu
SỗTK ghì Nựùw= -.⅛LUU∣∣∣ Nu 038-100-0478661 Tại Ngân hảng √*b∙r* Vietinbank Ninh Thuận
Cja chi Addrv⅛L
Ngư*i/Ođn Vj hưỂmg IBanaDiiirr Nnrrr M công tγ TNIHH Như Quynlh
SốTK ghi Có CiadiI ALiOUH-IMu 007-10t‰075713f4Tai Ngân hàng HiUhbartVtetiribainkj, HCM Djj chi AddraLL
SDCCCD/CMND/HC I 3∕PF⅛C Ngây cấp DwLa ũF ILMJM Nới cap PUca U IlLXua SDtie∙π bàng s6 ACMJT-. H Γ∣lurbτ 535 .OOO V N D
SDti⅝n b&ng chữ AJTiuuriL ill wu∙dL Chín trăm ba mLrtưi lãm nghìn đồng
Phinganhangfuv O Ph i trang IIICIJdhnκ IZI Phí ngDãi E5Jjdudi-H
Hình 2. 2: Chứng từ UNC trường hợp 1: Người chi trả và người thụ hưởng đều có tài khoản tại hệ thống ngân hàng Công Thương Ninh Thuận.
• Trường hợp 2: Người chi trả và người thụ hưởng có tài khoản tại hai
ngân hàng khác nhau nhưng cùng hệ thống ngân hàng TMCP Công Thương
Ngày 14/02/2020, Công ty TNHH Trung Hiếu (có TK tại ngân hàng Công Thương Ninh Thuận, số tài khoản 038-100-0478661) nộp 3 liên UNC với nội dung thanh toán tiền văn phòng phẩm cho Công ty TNHH Như Quỳnh (có TK tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh HCM, số tài khoản 007-100- 0757134), số tiền 935.000đ.
> Xử lý chứng từ
Vì hai bên cùng hệ thống nên GDV có thể ghi Có trực tiếp vào tài khoản của Công ty TNHH Như Quỳnh.
Nếu UNC hợp lệ và tài khoản khách hàng đủ khả năng thanh toán GDV sẽ thực hiện hạch toán UNC vào hệ thống cho khách hàng, in ra phiếu hạch toán. Sau đó, ngân hàng Công Thương chi nhánh HCM sẽ tự động in giấy báo Có từ hệ thống cho Công ty TNHH Như Quỳnh.
GDV phải kiểm tra các thông tin về tên và số tài khoản của Công ty TNHH Trung Hiếu và Công ty TNHH Như Quỳnh cũng như ngân hàng người thụ hưởng, nội dung chuyển tiền phải thật chính xác trước khi chuyển cho KSV xét duyệt.
Chuyển UNC, phiếu hạch toán cho KSV kiểm tra và xét duyệt, trả cho người trả liên 2 của UNC và phiếu hạch toán để báo Nợ, GDV lưu liên 1 làm chứng từ gốc, liên 3 GDV bảo quản dùng trong trường hợp cần điều chỉnh nếu có sai sót xảy ra.
42 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
> Định khoản (ĐVT: 1.000 đ)
Nợ TK 4211 (038-100-0478661) 935 Có TK 4211 (007-100-0757134) 935
> Định khoản (thu phí chuyển tiền)
Nợ TK 4211 (038-100-0478661) 11 Có TK 7110 (430101001) 10
Có TK 4531 (2902010001) 1 (10*10%)
Neu thu phí chuyển tiền thì hạch toán vào chứng từ giao dịch kiêm hóa đơn dịch vụ qua chuyển khoản (do thanh toán bằng chuyển khoản nên không sử dụng phiếu thu). Nếu trong trường hợp tài khoản của khách hàng không đủ để thanh toán phí thì GDV phải báo lại để khách hàng nộp thêm tiền vào tài khoản tiền gửi để thanh toán.
MỢtHỈU ∣D1S IDO D4 7SEβ]∣ 94&.DCO.OD củ 0421.1 (007 1O□ 075 71341535.000 c⅛ 07130 (4301010011 ll.COO.TO
Ngân Hing TIMCP Câng TlnrtFTIg Vjft Mam
Chững từ giao dịch Vietin Bcmkv
v H⅛ui∣⅛1Hiu>CI*U
Uy nhiệm chi Payirent order
Số Mo Ngày DJ⅛i⅛⅛3∣rMl⅛
Ngưửi/Đcrn vi tr-j ti⅛∏ ⅛p∣k∙∏-. Nrtmr công ty TN HHTrung Hiếu
SD TK ghì Np Qrafl ACLUUIII IMU 038-100-047S6SL Tại Ngân hãng WiLhbrtII' Vietinbank Nlnh Thuan
Ngân hàng TNICP Câng Thmmg Việt Nam
Chúng tư giao dịch
PHIÉL’ HẠCH TOÁN PD3∏ng dip
VietinBankv
Nqng gkɔ tộ cuộc ⅛5∏g
Hình 2. 3: Chứng từ UNC trường hợp 2: Người chi trả và người thụ hưởng có tài khoản tại hai ngân hàng khác nhau nhưng cùng hệ thống ngân hàng Công
Thương Việt Nam
Trường hợp 3: Người chi trả và người thụ hưởng có tài khoản tại hai ngân hàng khác hệ thống, nhưng có tham gia thanh toán điện tử liên ngân hàng
Trường hợp người thụ hưởng có tài khoản tại ngân hàng khác hệ thống ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và có tham gia thanh toán điện tử liên ngân