Phòng Tổ chức – Hành chính lên kế hoạch tuyển dụng, thực hiện thông báo tuyển dụng rộng rãi trên các phƣơng tiện nêu trên, hoạt động thu nhận hồ sơ đƣợc tiến hành nhƣ sau:
Phòng Tổ chức – Hành chính là bộ phận tiếp nhận hồ sơ các ứng viên. Thông thƣờng, tùy vào tính chất công việc cần tuyển dụng và số lƣợng nhân viên cần tuyển, thời gian tiếp nhận hồ sơ trung bình kéo dài từ 15 đến 30 ngày. Do thông báo tuyển dụng đƣợc thông qua nội bộ Công ty, đăng tải rộng rãi trên các phƣơng tiện nên việc các ứng viên nắm bắt thông tin và nộp hồ sơ diễn ra rất nhanh chóng. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, hoạt động tuyển chọn nhân lực đƣợc Công ty tiến hành theo các bƣớc sau đây:
Bước 1: Sàng lọc hồ sơ
Hội đồng tuyển dụng tiến hành đánh giá so sánh hồ sơ dự tuyển của ứng viên với các yêu cầu công việc cần tuyển dụng.
Xác định những điều kiện tiên quyết và lựa chọn những hồ sơ có những điều kiện tiên quyết đối với công việc cần tuyển chọn: Nhân viên tuyển dụng phòng Nhân sự Công ty có nhiệm vụ nhận hồ sơ tuyển dụng và sàng lọc hồ sơ thông qua bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với ngƣời thực hiện công việc và tiêu chí tuyển dụng mà các bộ phận cần tuyển ngƣời chuyển tới. Đối với mỗi công việc đều có nhiệm vụ tiên quyết (yêu cầu đầu tiên và nhất định phải có ở mỗi ứng viên cũng nhƣ nhân viên của bộ phận đó để thực hiện công việc của bộ phận yêu cầu). Khi hồ sơ ứng viên không đạt yêu cầu đầu tiên này thì hồ sơ đó bị loại và ứng viên không đƣợc tham gia khâu tiếp theo của quá trình tuyển chọn.
Thông qua hồ sơ tuyển dụng và những yêu cầu của công việc, nhân viên tuyển dụng sẽ tiến hành so sánh và lựa chọn những ứng viên phù hợp. Ở bƣớc này, các nhà tuyển dụng thƣờng lựa chọn dựa trên các tiêu chuẩn:
- Ƣu tiên những hồ sơ có trình độ cao đẳng, đại học trở lên.
- Loại bằng cấp. - Thâm niên công tác.
- Trình độ tiếng Anh, vi tính (tùy thuộc vào từng vị trí công việc mà yêu cầu về tiếng Anh và vi tính khác nhau ví dụ nhƣ nhân viên phòng Quản lý dự án yêu cầu không chỉ sử dụng thành thạo Microsoft Office mà còn phải có khả năng sử dụng một số chƣơng trình, phần mềm khác phục vụ trong việc tính toán).
- Đơn xin việc.
Nhân viên tuyển dụng gửi danh sách ứng viên cho trƣởng bộ phận yêu cầu để lựa chọn ra những ứng viên phù hợp nhất và sắp xếp thời gian phỏng vấn phù hợp. Những ứng viên đáp ứng đƣợc yêu cầu sẽ đƣợc nhóm tuyển dụng gọi điện thông báo thời gian đến công ty dự tuyển (vòng 2). Danh sách ứng viên vƣợt qua vòng 1 đƣợc dán ở bảng thông báo ở công ty 20 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ.
Bảng 3.9. Danh mục giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc ứng viên cần chuẩn bị
TT Loại giấy tờ Số
lƣợng
Ghi chú
1 Sơ yếu lý lịch 01 bản Theo mẫu, có xác nhận của địa phƣơng
2 Giấy khai sinh 01 bản Bản sao, công chứng 3 Chứng minh nhân dân 02 bản Photo
4 Đơn xin việc làm 01 bản 5 Bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận
trình độ văn hóa
01 bản Bản sao, công chứng 6 Văn bằng chuyên môn (nếu có) 01 bản Bản sao, công chứng 7 Giấy chứng nhận sức khỏe 01 bản
8 Ảnh 3x4 04 bản Chụp trong thời hạn 6 tháng 9 Các giấy tờ liên quan khác: Quyết
định xuất ngũ, hồ sơ liên quan đến quá trình hoạt động tại các đơn vị khác
01 Bộ Bản sao, công chứng
Trong đó:
- Nếu ứng viên đã có bằng chuyên môn từ trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng trở lên không phải nộp bản sao bằng văn hóa.
- Các giấy tờ trên phải đảm bảo hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.
Sau khi tiến hành sàng lọc hồ sơ, những hồ sơ đáp ứng đủ các tiêu chí Hội đồng tuyển dụng đƣa ra và cảm thấy phù hợp, các ứng viên đạt yêu cầu sẽ đƣợc thông báo lịch phỏng vấn. Danh sách ứng viên vƣợt qua vòng sàng lọc hồ sơ đƣợc dán ở bảng thông báo ở Công ty 20 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ.
Bảng 3.10. Số lƣợng ứng viên vƣợt qua vòng sàng lọc hồ sơ tuyển dụng trong quy trình tuyển chọn nhân lực của Công ty
Chỉ tiêu 2016 2017 2018 Số lƣợng (ngƣời Tỷ lệ % Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ% Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ % Hồ sơ vƣợt qua vòng 1 53 61,62 50 61,17 32 64,00 Tổng số 86 100 80 100 50 100 Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính VECS
Hồ sơ xin việc đƣợc tuyển chọn khá kĩ càng, số hồ sơ đáp ứng đƣợc tiêu chuẩn của Công ty hàng năm vào khoảng 60%. Tuy nhiên, thời gian sàng lọc hồ sơ (15 ngày) là khoảng thời gian tƣơng đối dài, ứng viên phải chờ đợi lâu dẫn đến tình trạng một số ứng viên trong thời gian nộp hồ sơ ở Công ty đã tìm đƣợc công việc mới và không tham dự thi tuyển.
Bảng 3.11. Số lƣợng ứng viên không tham gia phỏng vấn khi đƣợc thông báo
Chỉ tiêu 2016 2017 2018 Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ % Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ% Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ % Số ứng viên
không tham gia 8 15,09 9 18,00 6 18,75
Tổng số hồ sơ
vƣợt qua vòng 1 53 100 50 100 32 100
Qua bảng 3.11 trên cho thấy, số lƣợng ứng viên không tham gia vào vòng phỏng vấn chiếm tỷ lệ 15,09% năm 2016 và 18,75% năm 2018. Tỷ lệ này tăng dần theo năm từ 2016 đến 2018 cho thấy rằng quá trình sàng lọc hồ sơ kỹ càng, dẫn tới có thể mất đi nhiều ứng viên sáng giá cho Công ty. Công ty không ghi rõ thời gian thông báo kết quả trên thông báo tuyển mộ cũng là thiếu sót, để cho ứng viên phải chờ đợi lâu.
Bước 2: Phỏng vấn ứng viên
Phòng Tổ chức – Hành chính kết hợp với Bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Hình thức phỏng vấn là sơ bộ hay chuyên sâu còn phụ thuộc vào vị trí tuyển dụng là lao động thời vụ, công nhân trực tiếp hay các cán bộ quản lý.
- Đối với lao động thời vụ và công nhân trực tiếp:
Với lao động thời vụ, công nhân trực tiếp, phƣơng pháp phỏng vấn chỉ dừng lại ở phƣơng pháp phỏng vấn sơ bộ và đƣợc thực hiện đơn giản, nhanh chóng, việc phỏng vấn do Trƣởng bộ phận tuyển dụng tiến hành.
Mục đích của cuộc phỏng vấn chỉ nhằm tìm hiểu sơ bộ về các thông tin cơ bản cũng nhƣ đánh giá các tiêu chuẩn cơ bản của ứng viên.
Phƣơng thức tiến hành phỏng vấn: Đại hiện Phòng Tổ chức – Hành chính hỏi trực tiếp ứng viên, đồng thời căn cứ và kinh nghiệm của cán bộ phỏng vấn đề ra quyết định trúng tuyển của ứng viên.
- Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật:
Hình thức phỏng vấn: Sau khi chọn ra các ứng viên từ việc sàng lọc hồ sơ, Hội đồng tuyển dụng tiến hành phỏng vấn các ứng viên. Trong quy trình tuyển dụng tại Công ty chỉ tiến hành 1 vòng phỏng vấn duy nhất để chọn ra ứng viên thích hợp với vị trí yêu cầu. Hội đồng tuyển dụng thƣờng bao gồm 3 thành viên tham gia phỏng vấn ứng viên, trong đó có Trƣởng phòng Tổ chức – Hành chính, Trƣởng phòng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng cùng 1 nhân viên Phòng Tổ chức – Hành Chính. Ngoài ra, Giám đốc cũng có thể tham gia trong Hội đồng phỏng vấn.
Hình thức phỏng vấn đƣợc sử dụng là phỏng vấn không chỉ dẫn và phỏng vấn tình huống. Do chỉ tiến hành một vòng phỏng vấn duy nhất nên thời gian phỏng vấn
thƣờng kéo dài từ 30 đến 60 phút, lần lƣợt từng ứng viên sẽ tham gia phỏng vấn với Hội đồng tuyển dụng. Quá trình phỏng vấn thƣờng đƣợc diễn ra theo các nội dung:
Nội dung 1: Thiết lập mối quan hệ tốt với ứng viên
Theo tâm lý thƣờng gặp, các ứng viên trong lần đầu gặp gỡ sẽ có những lo lắng, điều này có thể ảnh hƣởng tới quá trình cũng nhƣ chất lƣợng phỏng vấn. Do đó, Hội đồng tuyển dụng thƣờng đƣa ra một vài câu chuyện mở đầu tạo không khí thoải mái cho cả hai bên.
Nội dung 2: Giới thiệu vai trò của người phỏng vấn trong Công ty và cho ứng viên biết chức danh cần tuyển
Trong bƣớc này, ngƣời phỏng vấn không mô tả nhiều hơn về công việc hoặc mẫu ngƣời đang tìm kiếm. Lý do là ngƣời trả lời phỏng vấn có thể dựa vào thông tin đó và đƣa ra câu trả lời phù hợp với sự mô tả.
Nội dung 3: Phỏng vấn ứng viên dựa trên câu hỏi đã chuẩn bị
Vì mục đích của cuộc phỏng vấn là tìm hiểu về ứng viên càng nhiều càng tốt nên các câu hỏi phỏng vấn hiệu quả nhất đƣợc thiết kế để làm cho ứng viên nói càng nhiều càng tốt về khả năng và kinh nghiệm của họ. Nếu cần thiết thì ngoài các câu hỏi đã chuẩn bị, ngƣời phỏng vấn đặt thêm các câu hỏi thăm dò để tìm ra nhiều thông tin nhất về sự phù hợp của ứng viên đối với công việc.
Nội dung 4: Giới thiệu về Công ty và vị trí cần tuyển
Ngƣời phỏng vấn giới thiệu khái quát về Công ty, các hoạt động kinh doanh chính và chiến lƣợc kinh doanh của Công ty.
Khi mô tả yêu cầu của công việc, ngƣời phỏng vấn nêu hoàn toàn trung thực, kể cả những thuận lợi và khó khăn trong thực thi công việc. Nếu một ngƣời đƣợc tuyển vào làm với những kỳ vọng sai lầm có thể không phù hợp và không ở lại lâu dài với Công ty.
Thông qua quá trình phỏng vấn này, Hội đồng sẽ đánh giá đƣợc tổng quát các yếu tố về hoàn cảnh, tính tình, quan niệm, mục đích làm việc, khả năng làm việc,... của ứng viên.
Sau khi phỏng vấn, Hội đồng tiến hành cho điểm từng ứng viên kèm theo các ghi chú để tiện việc ghi nhớ và đánh giá ứng viên theo mẫu sau đây:
Bảng 3.12. Mẫu phiếu cho điểm phỏng vấn ứng viên
Phiếu cho điểm phỏng vấn các ứng viên
Họ và tên ứng viên Các tiêu chí Ghi chú Kỹ năng mềm Trình độ, bằng cấp Kinh nghiệm Thể lực Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính VECS
Các thành viên Hội đồng phỏng vấn sử dụng biểu mẫu này để đánh giá các
thông tin thu thập và điền vào biểu mẫu một cách độc lập. Sau đó tất cả thành viên
của Hội đồng phỏng vấn thảo luận về ý kiến đánh giá của mỗi ngƣời. Nếu kết quả
đánh giá khác nhau thì các thành viên phải chia sẻ thông tin đã thu thập, thảo luận
một cách cẩn thận và toàn diện. Kết luận cuối cùng về ứng viên hàng đầu phải đƣợc
sự đồng thuận của tất cả thành viên trong Hội đồng.
Bước 3: Khám sức khỏe
Để đảm bảo cho các ứng viên có đủ sức khỏe để làm việc lâu dài trong tổ chức và tránh những đòi hỏi không chính đáng của ngƣời lao động đƣợc tuyển về. Công ty tiến hành tổ chức khám sức khỏe cho ngƣời lao động. Việc tổ chức khám sức khỏe cho ngƣời lao động đƣợc cán bộ làm công tác tuyển dụng sắp xếp thời gian và liên hệ với bệnh viện để việc khám sức khỏe đƣợc thực hiện nhanh chóng, có hiệu quả. Tuy nhiên, việc khám sức khỏe còn mang nhiều tính hình thức. Ứng viên sau khi vƣợt qua vòng phỏng vấn sẽ đến Phòng Tổ chức – Hành chính nhận yêu cầu khám sức khỏe của Công ty tại địa điểm do Công ty chỉ định là Bệnh viện đa khoa Medlatec. Nội dung khám sức khỏe: Đo nhịp tim, huyết áp; Xét nghiệm máu; Khám bệnh ngoài da; Đo chiều cao, cân nặng (để xem xét tính trung thực của ứng viên).
Kết quả khám sức khỏe sẽ đƣợc chuyển trực tiếp về Phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty. Nếu ngƣời lao động có đủ sức khỏe để đáp ứng nhu cầu của công việc thì sẽ đƣợc tham gia vào quá trình thử việc của Công ty.
Dựa vào kết quả đánh giá ứng viên của Hội đồng tuyển dụng đƣa lên, Giám đốc sẽ ra quyết định tuyển dụng ứng viên vào làm việc tại Công ty. Ứng viên đƣợc thông báo trúng tuyển phải trải qua giai đoạn thử việc.
Đối với ngƣời lao động ở các phòng ban, đơn vị: thời gian thử việc tối thiểu là 3 tháng căn cứ vào quyết định thử việc và hợp đồng thử việc đã ký. Sau khi hết thời gian thử việc, ngƣời lao động phải có báo cáo thu hoạch đồng thời đơn vị trực tiếp quản lý sẽ họp xét và làm văn bản đề nghị, Giám đốc sẽ quyết định việc tuyển dụng chính thức ngƣời lao động đó hay không. Thời gian thử việc có thể đƣợc rút ngắn tùy thuộc vào hiệu quả thực hiện công việc trong thời gian thử việc của ngƣời lao động đó.
Các tiêu chí chủ yếu để đánh giá kết quả thử việc bao gồm: Chất lƣợng công việc; Mức độ hoàn thành công việc; Kiến thức; Khả năng giao tiếp; Ý thức tập thể (sự cộng tác); Tính tự giác; Tính chủ động, sáng tạo trong công việc.
Bước 5: Tuyển dụng
Giám đốc Công ty ra quyết định chỉ đạo ký kết hợp đồng với ngƣời đƣợc tuyển theo quy định của Bộ luật lao động. Thời hạn của hợp đồng lao động tùy thuộc nhu cầu công việc và khả năng của ngƣời lao động đảm nhiệm.
Phòng Tổ chức – Hành chính soạn thảo 2 hợp đồng lao động theo mẫu của Bộ Lao động thƣơng binh và xã hội trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của Giám đốc. Hai bản hợp đồng này đƣợc chuyển cho ngƣời lao động ký tên, sau đó chuyển lên Giám đốc ký. Hợp đồng lao động sau khi có chữ ký của ngƣời lao động và Giám đốc sẽ đƣợc lƣu tại Phòng Tổ chức - Hành chính một bản và gửi ngƣời lao động bản còn lại. Trong trƣờng hợp ngƣời lao động không đƣợc tuyển dụng do không đạt yêu cầu khi thử việc thì tổ chức chấm dứt hợp đồng thử việc và trả lại hồ sơ tuyển dụng.
Bảng 3.13. Tổng hợp số lƣợng ngƣời lao động đƣợc thử việc và đƣợc ký kết hợp đồng giai đoạn 2016 – 2018
Vị trí cần ứng tuyển
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Thử việc Ký hợp đồng Thử việc Ký hợp đồng Thử việc Ký hợp đồng Giám đốc, Phó giám đốc Không tuyển dụng Nhân viên phòng Tổ chức – Hành chính 4 3 2 2 1 1 Nhân viên phòng Tài
chính kế toán 4 3 1 1 2 2 Nhân viên phòng
Quản lý dự án 4 3 3 2 2 1 Nhân viên phòng Kế
hoạch kinh doanh 4 4 2 2 1 1 Nhân viên chi nhánh
Nội Bài – Lào Cai 9 8 9 9 3 3 Nhân viên chi nhánh
Đà Nẵng – Quảng Ngãi 7 6 9 9 6 6 Đội công trình 3 2 4 4 3 3 Tổng 35 29 30 27 18 17 Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính VECS
