Công ty thƣờng xuyên đánh giá, kiểm tra, nghiên cứu về chất lƣợng nguồn nhân lực hiện có, tính toán nhu cầu nhân lực cần thiết cho các kế hoạch sản xuất của Công ty để đảm bảo sự ổn định về số lƣợng và chất lƣợng nguồn nhân lực. Tùy hoàn cảnh cụ thể mà Công ty sẽ có kế hoạch tuyển dụng, luân chuyển hay tổ chức đào tạo, đào tạo lại. Hoạt động hoạch định nhân lực thƣờng đƣợc tiến hành vào cuối năm sau khi nghiên cứu phƣơng hƣớng hoạt động, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Đối với một doanh nghiệp dịch vụ và xây lắp, ngoài các loại chi phí nhƣ: chi phí nguyên vật liệu, chi phí thuê địa điểm, máy móc thiết bị, các loại chi phí khác thì chi phí dành cho vấn đề nhân lực của Công ty chiếm tỷ trọng khá lớn. Năm 2016 tỷ lệ chi phí dành cho nhân lực Công ty nhƣ: Chi phí nhân công, phúc lợi, tuyển dụng,...chiếm 42% tổng chi phí của Công ty, năm 2017 con số này là 41% và đến năm 2018 con số này là 43%. Với tỷ lệ chi phí nhƣ thế này chứng tỏ Công ty dành khá nhiều khoản đầu tƣ vào vấn đề nhân lực, chứng tỏ Công ty khá quan tâm đến vấn đề nhân lực.
Bảng 3.6: Thống kê chi phí nhân lực của công ty giai đoạn 2016-2018
Loại chi phí Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Chi phí nhân sự 41% 44% 43% Chi phí khác 59% 56% 57%
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính VECS 3.2.2.1. Xác định nhu cầu và mục tiêu tuyển dụng nhân lực
- Xem xét chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh:
Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực đƣợc thực hiện cùng với quy trình xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh theo trình tự sau:
+ Các phòng tự xây dựng kế hoạch chiến lƣợc của Phòng/Ban mình, trong đó bao gồm cả yêu cầu dự kiến về nhân lực, sử dụng mẫu Kế hoạch nguồn nhân lực.
+ Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành rà soát kế hoạch chiến lƣợc kinh doanh và kế hoạch nhân lực dự thảo của từng phòng.
+ Phòng Tổ chức – Hành chính làm việc với các Trƣởng phòng và Giám đốc về kế hoạch kinh doanh của các phòng theo tình hình sản xuất kinh doanh hiện có, đồng thời tìm hiểu rõ hơn nhu cầu nhân lực trong tƣơng lai của các phòng.
- Đánh giá năng lực dự kiến của nguồn nhân lực Công ty:
+ Đánh giá năng lực hiện tại: Sau khi xây dựng một bức tranh rõ ràng về các nhu cầu nguồn nhân lực trong tƣơng lai, Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành phân tích, rà soát các kỹ năng và năng lực hiện có của nhân viên.
+ Phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành rà soát kế hoạch chiến lƣợc kinh doanh và kế hoạch nhân lực dự thảo của từng phòng.
- Để đánh giá năng lực của đội ngũ nhân lực hiện tại, Phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện theo các bƣớc sau:
+ Gửi phiếu khảo sát và bản câu hỏi về đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên đến cán bộ quản lý bộ phận (hoặc đến tất cả nhân viên, hoặc một số ngƣời đƣợc lựa chọn) tại Công ty;
+ Phân tích hiệu quả thực thi công việc của nhân viên để rà soát hiệu quả đạt đƣợc của năng lực hiện tại;
+ Phỏng vấn cán bộ quản lý bộ phận hoặc nhân viên;
+ Thảo luận nhóm một vấn đề cụ thể theo phƣơng pháp cấu trúc với một ngƣời điều khiển thảo luận;
+ Quan sát việc thực thi công việc của nhân viên tại nơi làm việc;
+ Thực hiện các bài kiểm tra để xác định mức độ năng lực và nhu cầu bổ khuyết sự thiếu hụt về năng lực của nhân viên;
+ Những cuộc nói chuyện ngẫu nhiên với nhân viên.
+ Những thiếu hụt về kỹ năng và năng lực của nhân viên cần phải bổ khuyết và nâng cao để hoàn thành kế hoạch trong tƣơng lai;
+ Những thiếu hụt về số lƣợng nhân viên phải tuyển dụng bổ sung để hoàn thành kế hoạch trong tƣơng lai.
Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành đối chiếu với dự báo nhu cầu nguồn nhân lực các phòng và thực hiện hoạt động tƣ vấn, hỗ trợ của cán bộ quản lý khi tiến hành hoạt động này.
Dựa trên kết quả dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tƣơng lai và năng lực dự kiến của nguồn nhân lực, Phòng Tổ chức – Hành chính xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổng thể cho Công ty, trong đó nêu rõ yêu cầu các kỹ năng dự kiến, đƣa ra những thiếu hụt về năng lực (chƣa có hoặc đã có nhƣng chƣa đủ cần bổ sung) và xác định cách giải quyết sự thiếu hụt hoặc dƣ thừa lao động đó.
Nếu xét thấy số lƣợng công nhân có xu hƣớng dƣ thừa, Công ty sẽ sắp xếp kế hoạch kế hoạch nghỉ hƣu, nghỉ hƣu sớm cho CBCNV hoặc sa thải bớt những lao động làm việc kém hiệu quả, ý thức kém (tuy nhiên điều này rất ít khi xảy ra). Nếu thấy nhu cầu lao động tăng cao, Công ty sẽ có kế hoạch tuyển dụng thêm hoặc luân chuyển qua lại giữa các phòng, ban trực thuộc để đảm bảo số lƣợng lao động ổn định.
Qua bảng thuyết minh kế hoạch nguồn nhân lực, có thể thấy rằng Phòng Tổ chức – Hành chính đã thực hiện hoạt động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổng thể cho mỗi năm một cách chi tiết và cụ thể cho từng phòng, bộ phận.
Đối với mỗi vị trí công việc cụ thể, Phòng Tổ chức – Hành chính đã cân nhắc, xác định nguồn nhân lực hiện có, xem số nhân lực này liệu có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu trong tƣơng lai hay không. Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức – Hành chính cũng đồng thời xem xét những thiếu hụt về nguồn nhân lực, sự thiếu hụt về năng lực (chƣa có hoặc cần bổ sung) và xác định thiếu hụt đó để cân nhắc, bổ sung một cách hợp lý. Sự hợp lý ở đây thể hiện trong kế hoạch nguồn nhân lực đƣợc phân bổ một cách khoa học giữa các phòng. Trong bản thuyết minh nhu cầu tuyển dụng, Phòng Tổ chức – Hành chính đã nêu rõ lý do các vị trí cần tuyển dụng bổ sung, với mục đích và những phân tích rõ ràng về sự thiếu hụt nguồn nhân lực tại mỗi vị trí, giải quyết một cách hợp lý dựa trên nhu cầu về nguồn nhân lực.
3.2.2.2. Xây dựng chính sách tuyển dụng nhân lực
Dựa trên kết quả dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tƣơng lai và năng lực dự kiến của nguồn nhân lực, Phòng Tổ chức – Hành chính xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổng thể cho Công ty, trong đó nêu rõ yêu cầu các kỹ năng dự kiến, đƣa ra những thiếu hụt về năng lực (chƣa có hoặc đã có nhƣng chƣa đủ cần bổ sung) và xác định cách giải quyết sự thiếu hụt đó.
Quan điểm của Ban giám đốc về nhân lực trong Công ty đƣợc thể hiện qua những quy định chung Công ty đƣa ra:
- Công ty đảm bảo cho mọi ngƣời lao động có những quyền lợi sau: Môi trƣờng làm việc tốt; Chế độ đãi ngộ thỏa đáng; Đƣợc phát triển khả năng của mình; Có cơ hội nâng cao trình độ nghề nghiệp; Đƣợc thăng chức trên cơ sở năng lực và kết quả làm việc.
- Ngƣợc lại, Công ty yêu cầu ngƣời lao động có những trách nhiệm sau: Có đủ năng lực và trình độ chuyên môn cũng nhƣ tay nghề; Hoàn thành công việc có chất lƣợng; Thích nghi và tự điều chỉnh để phù hợp với môi trƣờng làm việc của Công ty; Thực hiện nghiêm túc những quy định của Công ty trong nội quy lao động của Công ty; Tôn trọng và đoàn kết với đồng nghiệp cũng nhƣ mọi ngƣời trong đơn vị; Bảo vệ uy tín, tên tuổi của Công ty và đóng góp vào sự phồn thịnh của Công ty bằng những hành động vì lợi ích của Công ty và tuân thủ những mục đích chung của Công ty.
Những nguyên tắc trên áp dụng với tất cả mọi thành viên của Công ty không phân biệt vị trí công việc, chức vụ.
Chính sách của Công ty là tạo cơ hội bình đẳng cho mọi cá nhân có đủ tiêu chuẩn và cả những ngƣời lao động đang làm việc cho Công ty mà không có sự phân biệt đối xử.
3.2.2.3. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Kế hoạch tuyển dụng nhân lực chi tiết của Công ty bao gồm việc xác định nơi tuyển dụng, thời gian tuyển dụng; chi phí tuyển dụng. Cụ thể:
- Nơi tuyển dụng và thời gian tuyển dụng:
+ Thời gian tuyển dụng vào khoảng tháng 4 và tháng 9 hàng năm, mỗi một năm tổ chức hai đợt tuyển dụng. Trong giai đoạn 2016 – 2018, Công ty đã lần lƣợt tổ chức thành công 6 đợt tuyển dụng theo đúng quy định của Công ty.
- Quản lý chi phí tuyển dụng:
Các chi phí liên quan đến việc tuyển dụng nhân lực các phòng, các vị trí đƣợc tính vào ngân sách của Phòng Tổ chức – Hành chính.
Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành lập dự toán chính xác, tính toán chi phí thực tế của việc tuyển dụng và lựa chọn, bao gồm cả thông tin về chi phí để tuyển một nhân viên mới. Chi phí thực tế cho mỗi trƣờng hợp tuyển dụng mới đƣợc xác định bằng cách xem xét cả các chi phí phát sinh bên ngoài và bên trong nội bộ.
Chi phí công tác tuyển dụng bao gồm: chi phí đăng tuyển, công tác phí cho nhân viên tuyển dụng... tất cả các chi phí sử dụng cho quá trình tuyển dụng.
Bảng 3.7: Chi phí công tác tuyển dụng của Công ty giai đoạn 2016-2018
ĐVT : Đồng
Năm Tổng chi phí tuyển dụng Số lao động đƣợc tuyển dụng Chi phí bình quân/ 1 lao động 2016 13.050.000 29 450.000 2017 12.960.000 27 480.000 2018 8.840.000 17 520.000 Tổng 34.850.000 74 1.450.000 Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính VECS
Công ty thƣờng tính chi phí tuyển dụng từ khâu lập kế hoạch tuyển dụng đến khi có quyết định tiếp nhận chính thức ngƣời lao động vào làm việc. Chi phí chi cho công tác tuyển dụng trong giai đoạn 2016-2018 hoàn toàn có thể chấp nhận đƣợc và trong tƣơng lai có thể sẽ tăng lên do sự nhu cầu nhân lực tăng cao và lạm phát.
3.2.2.4. Vai trò và trách nhiệm với việc tuyển dụng nhân viên
Ban giám đốc: Có trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực đủ về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng để thực hiện chiến lƣợc đã đề ra. Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Công ty đƣợc uỷ quyền phê duyệt quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng lao động cho tất cả nhân viên đƣợc tuyển dụng tại Công ty.
Giám đốc: Giám đốc chính thức phê duyệt việc tuyển dụng, hoàn thành thủ tục tuyển dụng cho các ứng viên đƣợc chọn nhƣ: thƣ mời làm việc, hợp đồng lao động, đào tạo định hƣớng,…
Các trƣởng phòng: có trách nhiệm xác định nhu cầu tuyển dụng tại bộ phận của mình theo quy trình lập kế hoạch nguồn nhân lực đã trình bày ở mục trên và gửi yêu cầu này về Phòng Tổ chức – Hành chính để trình Giám đốc phê duyệt. Sau khi đƣợc phê duyệt, Trƣởng phòng phối hợp với Phòng Tổ chức – Hành chính trong việc đăng tin tuyển dụng và chuẩn bị các cuộc phỏng vấn, bài kiểm tra viết (nếu chƣa phù hợp).
Phòng Tổ chức – Hành chính: Có trách nhiệm quản lý công tác tuyển dụng và lựa chọn đối với tất cả các vị trí. Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành hoạt động sàng lọc, kiểm tra hồ sơ ứng viên, lập danh sách trích ngang các ứng viên đƣợc tham gia dự tuyển và đề xuất đại diện tham gia Hội đồng phỏng vấn tuyển dụng. Phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm đảm bảo bài kiểm tra kỹ năng và sát hạch đƣợc tiến hành một cách khách quan trƣớc khi gửi đến các phòng liên quan để chấm điểm. Cuối cùng, Phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm biên soạn báo cáo tuyển dụng và đề xuất, trình Giám đốc phê duyệt việc tuyển dụng, hoàn thành thủ tục tuyển dụng cho các ứng viên đƣợc chọn, cũng nhƣ gửi thƣ mời làm việc, ký kết hợp đồng lao động đào tạo định hƣớng,…