7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2.1.1 Thang đo các yếu tố KSNB
Sau khi tổng hợp tài liệu và ý kiến từ những kết quả thảo luận nhóm, nhóm nghiên cứu kết luận được 5 nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ trong hoạt tại bệnh viện Chợ Rẫy: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.
Thang đo Likert 5 mức độ được sử dụng cho toàn bộ nội dung chính của bảng câu hỏi: 1 - hoàn toàn không đồng ý, 2 - không đồng ý, 3 – bình thường, 4 - đồng ý, 5 - hoàn toàn đồng ý. Đối với các biến độc lập, dùng để đo lường mức độ tán thành của đối tượng khảo sát về tác động của từng nhân tố đến KSNB tại bệnh viện Chợ Rẫy. Đối với biến phụ thuộc, tùy vào đánh giá của từng cá nhân khảo sát để lựa chọn mức độ phù hợp biểu thị cho tính hữu hiệu chung của hệ thống này thông qua việc chọn vào giá trị tương ứng trong thang đo.
a) Thang đo nhân tố môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được ký hiệu là MT và được đo lường bằng 6 biến quan sát sau:
MT1: Bệnh viện đã và đang xây dựng môi trường văn hóa, những chuẩn mực về đạo đức nghề nghiệp trong đơn vị nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử của nhân viên, hướng dẫn - phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích..
MT2: Bệnh viện đã ban hành văn bản, xây dựng tiêu chuẩn quy định cụ thể về chức năng nhiệm vụ của từng vị trí, đảm bảo nhân viên có được kỹ năng, trình độ và thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ..
MT3: Ban Giám đốc bệnh viện luôn thực hiện đúng đắn các quy định, chủ trương của nhà nước, làm gương cho nhân viên về việc tuân thủ các chuẩn mực
đã được xây dựng (quy định chuyên môn, nguyên tắc kế toán, chống gian lận, giả mạo chứng từ sổ sách).
MT4: Bệnh viện đã, đang xây dựng và thực hiện tốt các quy trình thực hiện các công việc hàng ngày (quy trình xử lý dịch, quy trình khám chữa bệnh….).
MT5: Bệnh viện đã và đang xây dựng sơ đồ về cơ cấu tổ chức nhân sự sẵn sàng thay thế cho những vị trí quan trọng trong mục tiêu hàng năm và mục tiêu dài hạn (quy hoạch hoặc kế hoạch giai đoạn 5 năm, 10 năm…). Khi tuyển dụng, bệnh viện luôn chú trọng đến việc xem xét chuyên môn, đạo đức, thực hiện đúng các quy trình của tuyển dụng nhân sự.
MT6: Hàng năm, Ban Giám đốc bệnh viện cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị, xây dựng quy chế khen thưởng, quy chế kỷ luật rõ ràng.
b) Thang đo lường nhân tố Đánh giá rủi ro
Nhân tố đánh giá rủi ro được ký hiệu là ĐG và được đo lường bằng 6 biến quan sát sau:
ĐG1: Mục tiêu toàn đơn vị được bệnh viện xây dựng theo các mục tiêu hàng năm và theo kế hoạch dài hạn 5 năm bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu về tài chính, mục tiêu tuân thủ.
ĐG2: Mục tiêu các khoa phòng trong bệnh viện được xây dựng một cách cụ thể, hợp lý (hành chánh, tài chánh, chuyên môn).
ĐG3: Bệnh viện thường xuyên nhận dạng, phân tích và đánh giá xem xét khả năng xảy ra rủi ro trong các hoạt động của đơn vị nhằm xây dựng cơ chế để nhận dạng những thay đổi có thể tác động đến khả năng đạt đến mục tiêu.
ĐG4: Bệnh viện đã đề ra các biện pháp,kế hoạch nhằm làm giảm thiểu tác hại của các rủi ro về chuyên môn có thể ảnh hưởng đến uy tín của bệnh viện.
ĐG5: Bệnh viện đã đề ra các biện pháp,kế hoạch nhằm làm giảm thiểu tác hại của các rủi ro về hành chính có thể ảnh hưởng đến uy tín của bệnh viện.
ĐG6: Bệnh viện đã đề ra các biện pháp,kế hoạch nhằm làm giảm thiểu tác hại của các rủi ro về tài chính có thể ảnh hưởng đến uy tín của bệnh viện.
c) Thang đo lường nhân tố Hoạt động kiểm soát
Nhân tố Hoạt động kiểm soát được ký hiệu là HĐ và được đo lường bằng 5 biến quan sát sau:
HĐ1: Bệnh viện quy định rõ ràng việc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng bảo quản tài sản, ghi chép và thực hiện xét duyệt nhằm hạn chế tiếp cận tài sản, hồ sơ sổ sách, dữ liệu tin học của những người không có trách nhiệm.
HĐ2: Bệnh viện ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin trong quản lý, chuyên môn, kiểm soát tốt các thiết bị lưu trữ, sao lưu dự phòng dữ liệu, hệ thống công nghệ thông tin sử dụng dữ liệu mặc định và dữ liệu tự động, khi sử dụng chương trình đều được yêu cầu khai báo tên người sử dụng, mật khẩu đăng nhập.
HĐ3: Bệnh viện đề ra quy định về trình tự luân chuyển chứng từ, sổ sách liên quan các hoạt động được lập, luân chuyển và bảo quản rõ ràng và bằng văn bản, lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, các chứng từ hồ sơ được đánh số thứ tự vào sổ theo dõi, kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế và ghi chép trên sổ sách hay phần mềm và chứng từ kế toán luôn được ghi chép trung thực và chính xác ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ, báo cáo kết xuất đảm bảo mục tiêu đầy đủ, chính xác, hợp lệ và được phê duyệt bởi nguời có trách nhiệm.
HĐ4: Bệnh viện đã và đang xây dựng đặc thù chính sách kiểm soát và các thủ tục kiểm soát cho những bộ phận khác nhau (hành chánh, kế toán, chuyên môn), thường xuyên (tháng, quý) soát xét việc thực hiện kế hoạch (hình thức soát xét trên báo cáo và thực tế).
HĐ5: Bệnh viện quy định tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động khi thực hiện phải được phê chuẩn bởi người quản lý hoặc của một người có trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn cho phép.
d) Thang đo lường nhân tố Thông tin và truyền thing
Nhân tố Thông tin và truyền thông được ký hiệu là TT và được đo lường bằng 6 biến quan sát sau:
TT1: Toàn thể nhân viên bệnh viện luôn biết được mục tiêu của cơ quan và các chỉ tiêu hàng năm.
TT2: Những thông tin cần thiết đã được truyền đạt đến từng cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời.
TT3: Những cá nhân, tập thể có thành tích đã được thông báo rộng rãi trong bệnh viện để nêu gương cho các khoa phòng khác học tập.
TT4: Nhân viên bệnh viện tự giác báo cáo ngay lập tức cho bộ phận quản lý khi có các sự cố, việc bất thường xảy ra.
TT5: Nhân viên bệnh viện tiếp cận và thao tác thành thạo hệ thống công nghệ thông tin trong toàn đơn vị.
TT6: Các quy định của bệnh viện đều thể hiện bằng văn bản rõ ràng hoặc các bảng thông tin và đều được thông báo đến tất cả các nhân viên của bệnh viện.
e) Thang đo lường nhân tố Giám sát
Nhân tố Giám sát được ký hiệu là GS và được đo lường bằng 5 biến quan sát sau:
GS1: Ban giám đốc thường xuyên kiểm tra thực tế hoạt động của từng bộ phận và kết quả công việc của các cá nhân có trách nhiệm, tổ chức các cuộc họp giao ban định kỳ (hằng ngày, hằng tháng) dựa trên các công cụ giám sát (bảng kiểm) đầy đủ, chính xác bệnh viện đã xây dựng.
GS2: Sau các đợt kiểm tra, giám sát, bệnh viện đã lập ra các báo cáo và đưa ra những yếu kém còn tồn tại đồng thời đưa ra giải pháp khắc phục và việc công khai báo cáo tài chính và những thông tin trong bệnh viện đã được thực hiện theo đúng các trình tự quy định.
GS3: Bệnh viện định kỳ có đối chiếu giữa thực hiện với các quy định và các kế hoạch đặt ra.
GS4: Những sai sót trong quy trình xử lý được phát hiện kịp thời và báo cáo lên cấp trên quản lý.
GS5: Bệnh viện có các hình thức thu thập phản ảnh của bệnh nhân và của cán bộ nhân viên, tổ chức kiểm tra trong nội bộ được kiểm tra từ các tổ chức bên ngoài như sở y tê, kiểm toán nhà nước…nhằm phát hiện các sai sót, gian lận.