7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2 Thiết kế nghiên cứu
3.2.1 Xây dựng thang đo
3.2.1.1 Thang đo các yếu tố KSNB
Sau khi tổng hợp tài liệu và ý kiến từ những kết quả thảo luận nhóm, nhóm nghiên cứu kết luận được 5 nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ trong hoạt tại bệnh viện Chợ Rẫy: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.
Thang đo Likert 5 mức độ được sử dụng cho toàn bộ nội dung chính của bảng câu hỏi: 1 - hoàn toàn không đồng ý, 2 - không đồng ý, 3 – bình thường, 4 - đồng ý, 5 - hoàn toàn đồng ý. Đối với các biến độc lập, dùng để đo lường mức độ tán thành của đối tượng khảo sát về tác động của từng nhân tố đến KSNB tại bệnh viện Chợ Rẫy. Đối với biến phụ thuộc, tùy vào đánh giá của từng cá nhân khảo sát để lựa chọn mức độ phù hợp biểu thị cho tính hữu hiệu chung của hệ thống này thông qua việc chọn vào giá trị tương ứng trong thang đo.
a) Thang đo nhân tố môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được ký hiệu là MT và được đo lường bằng 6 biến quan sát sau:
MT1: Bệnh viện đã và đang xây dựng môi trường văn hóa, những chuẩn mực về đạo đức nghề nghiệp trong đơn vị nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử của nhân viên, hướng dẫn - phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích..
MT2: Bệnh viện đã ban hành văn bản, xây dựng tiêu chuẩn quy định cụ thể về chức năng nhiệm vụ của từng vị trí, đảm bảo nhân viên có được kỹ năng, trình độ và thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ..
MT3: Ban Giám đốc bệnh viện luôn thực hiện đúng đắn các quy định, chủ trương của nhà nước, làm gương cho nhân viên về việc tuân thủ các chuẩn mực
đã được xây dựng (quy định chuyên môn, nguyên tắc kế toán, chống gian lận, giả mạo chứng từ sổ sách).
MT4: Bệnh viện đã, đang xây dựng và thực hiện tốt các quy trình thực hiện các công việc hàng ngày (quy trình xử lý dịch, quy trình khám chữa bệnh….).
MT5: Bệnh viện đã và đang xây dựng sơ đồ về cơ cấu tổ chức nhân sự sẵn sàng thay thế cho những vị trí quan trọng trong mục tiêu hàng năm và mục tiêu dài hạn (quy hoạch hoặc kế hoạch giai đoạn 5 năm, 10 năm…). Khi tuyển dụng, bệnh viện luôn chú trọng đến việc xem xét chuyên môn, đạo đức, thực hiện đúng các quy trình của tuyển dụng nhân sự.
MT6: Hàng năm, Ban Giám đốc bệnh viện cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị, xây dựng quy chế khen thưởng, quy chế kỷ luật rõ ràng.
b) Thang đo lường nhân tố Đánh giá rủi ro
Nhân tố đánh giá rủi ro được ký hiệu là ĐG và được đo lường bằng 6 biến quan sát sau:
ĐG1: Mục tiêu toàn đơn vị được bệnh viện xây dựng theo các mục tiêu hàng năm và theo kế hoạch dài hạn 5 năm bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu về tài chính, mục tiêu tuân thủ.
ĐG2: Mục tiêu các khoa phòng trong bệnh viện được xây dựng một cách cụ thể, hợp lý (hành chánh, tài chánh, chuyên môn).
ĐG3: Bệnh viện thường xuyên nhận dạng, phân tích và đánh giá xem xét khả năng xảy ra rủi ro trong các hoạt động của đơn vị nhằm xây dựng cơ chế để nhận dạng những thay đổi có thể tác động đến khả năng đạt đến mục tiêu.
ĐG4: Bệnh viện đã đề ra các biện pháp,kế hoạch nhằm làm giảm thiểu tác hại của các rủi ro về chuyên môn có thể ảnh hưởng đến uy tín của bệnh viện.
ĐG5: Bệnh viện đã đề ra các biện pháp,kế hoạch nhằm làm giảm thiểu tác hại của các rủi ro về hành chính có thể ảnh hưởng đến uy tín của bệnh viện.
ĐG6: Bệnh viện đã đề ra các biện pháp,kế hoạch nhằm làm giảm thiểu tác hại của các rủi ro về tài chính có thể ảnh hưởng đến uy tín của bệnh viện.
c) Thang đo lường nhân tố Hoạt động kiểm soát
Nhân tố Hoạt động kiểm soát được ký hiệu là HĐ và được đo lường bằng 5 biến quan sát sau:
HĐ1: Bệnh viện quy định rõ ràng việc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng bảo quản tài sản, ghi chép và thực hiện xét duyệt nhằm hạn chế tiếp cận tài sản, hồ sơ sổ sách, dữ liệu tin học của những người không có trách nhiệm.
HĐ2: Bệnh viện ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin trong quản lý, chuyên môn, kiểm soát tốt các thiết bị lưu trữ, sao lưu dự phòng dữ liệu, hệ thống công nghệ thông tin sử dụng dữ liệu mặc định và dữ liệu tự động, khi sử dụng chương trình đều được yêu cầu khai báo tên người sử dụng, mật khẩu đăng nhập.
HĐ3: Bệnh viện đề ra quy định về trình tự luân chuyển chứng từ, sổ sách liên quan các hoạt động được lập, luân chuyển và bảo quản rõ ràng và bằng văn bản, lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, các chứng từ hồ sơ được đánh số thứ tự vào sổ theo dõi, kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế và ghi chép trên sổ sách hay phần mềm và chứng từ kế toán luôn được ghi chép trung thực và chính xác ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ, báo cáo kết xuất đảm bảo mục tiêu đầy đủ, chính xác, hợp lệ và được phê duyệt bởi nguời có trách nhiệm.
HĐ4: Bệnh viện đã và đang xây dựng đặc thù chính sách kiểm soát và các thủ tục kiểm soát cho những bộ phận khác nhau (hành chánh, kế toán, chuyên môn), thường xuyên (tháng, quý) soát xét việc thực hiện kế hoạch (hình thức soát xét trên báo cáo và thực tế).
HĐ5: Bệnh viện quy định tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động khi thực hiện phải được phê chuẩn bởi người quản lý hoặc của một người có trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn cho phép.
d) Thang đo lường nhân tố Thông tin và truyền thing
Nhân tố Thông tin và truyền thông được ký hiệu là TT và được đo lường bằng 6 biến quan sát sau:
TT1: Toàn thể nhân viên bệnh viện luôn biết được mục tiêu của cơ quan và các chỉ tiêu hàng năm.
TT2: Những thông tin cần thiết đã được truyền đạt đến từng cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời.
TT3: Những cá nhân, tập thể có thành tích đã được thông báo rộng rãi trong bệnh viện để nêu gương cho các khoa phòng khác học tập.
TT4: Nhân viên bệnh viện tự giác báo cáo ngay lập tức cho bộ phận quản lý khi có các sự cố, việc bất thường xảy ra.
TT5: Nhân viên bệnh viện tiếp cận và thao tác thành thạo hệ thống công nghệ thông tin trong toàn đơn vị.
TT6: Các quy định của bệnh viện đều thể hiện bằng văn bản rõ ràng hoặc các bảng thông tin và đều được thông báo đến tất cả các nhân viên của bệnh viện.
e) Thang đo lường nhân tố Giám sát
Nhân tố Giám sát được ký hiệu là GS và được đo lường bằng 5 biến quan sát sau:
GS1: Ban giám đốc thường xuyên kiểm tra thực tế hoạt động của từng bộ phận và kết quả công việc của các cá nhân có trách nhiệm, tổ chức các cuộc họp giao ban định kỳ (hằng ngày, hằng tháng) dựa trên các công cụ giám sát (bảng kiểm) đầy đủ, chính xác bệnh viện đã xây dựng.
GS2: Sau các đợt kiểm tra, giám sát, bệnh viện đã lập ra các báo cáo và đưa ra những yếu kém còn tồn tại đồng thời đưa ra giải pháp khắc phục và việc công khai báo cáo tài chính và những thông tin trong bệnh viện đã được thực hiện theo đúng các trình tự quy định.
GS3: Bệnh viện định kỳ có đối chiếu giữa thực hiện với các quy định và các kế hoạch đặt ra.
GS4: Những sai sót trong quy trình xử lý được phát hiện kịp thời và báo cáo lên cấp trên quản lý.
GS5: Bệnh viện có các hình thức thu thập phản ảnh của bệnh nhân và của cán bộ nhân viên, tổ chức kiểm tra trong nội bộ được kiểm tra từ các tổ chức bên ngoài như sở y tê, kiểm toán nhà nước…nhằm phát hiện các sai sót, gian lận.
3.2.1.2 Thang đo hệ thống kiểm soát nội bộ
Thang đo hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ được ký hiệu là HTKSNB và được đo lường bằng 3 biến quan sát sau:
HTKSNB 1: Các hoạt động chuyên môn, hành chính, tài chính của bệnh viện
tuân thủ các quy định tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành, nội bộ đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả.
HTKSNB 2: Báo cáo tài chính của bệnh viện là đáng tin cậy
HTKSNB 3: Các quy định kiểm soát của bệnh viện đều thiết kế trên cơ sở
nhằm ngăn ngừa các rủi ro xảy ra và mối quan hệ lợi ích chi phí
3.2.2 Xây dựng giả thuyết về các yếu tố của hệ thống KSNB ảnh hưởng tới hệ thống KSNB tại bệnh viện Chợ Rẫy thống KSNB tại bệnh viện Chợ Rẫy
3.2.2.1 Môi trường kiểm soát
Đây là nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong đơn vị. Để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ được phân công, thể hiện tính kỷ luật, tuân thủ các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn của ngành và đạo đức về cách ứng xử, tinh thần trách nhiệm của công việc; mỗi cán bộ phải đảm bảo thực hiện những nhiệm vụ cụ thể mà Ban lãnh đạo đã đề ra. Hàng quý cũng như cuối năm Ban lãnh đạo sẽ họp và kiểm tra kết quả thực hiện của từng đội cũng như của từng CBCC, xem những gì đã đạt được và những gì còn khó khăn từ đó đưa ra giải pháp để nâng cao vai trò trách nhiệm của từng CBCC trong đơn vị.
Giả thuyết H1 được đưa ra là: Môi trường kiểm soát tốt có làm tăng tính hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại bệnh viện Chợ Rẫy.
3.2.2.2 Đánh giá rủi ro
Có thể nói những rủi ro mà bệnh viện Chợ Rẫy gặp phải cũng là rủi ro mà toàn ngành y tế đang phải đối phó mà vấn đề nổi cộm nhất là việc các bệnh nhân mà số lượng bệnh nhân có các hành vi trên rất nhiều tuy nhiên nguồn nhân lực của bệnh viện Chợ Rẫy lại rất hạn hẹp, số lượng DN mỗi công chức quản lý quá nhiều cho nên không thể phát hiện hết các sai phạm của các công ty. Ngoài ra rủi ro cũng xuất
phát từ bên trong bệnh viện Chợ Rẫy như một số CBCC thông đồng với bệnh nhân để cho qua những sai phạm mà bệnh nhân cố tình tạo ra.
Do đó giả thuyết H2 được đưa ra: Việc đánh giá rủi ro có ảnh hưởng tích cực đến hoạt động kiểm soát nội bộ của bệnh viện Chợ Rẫy.
3.2.2.3 Hoạt động kiểm soát
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm:
Việc phân công trách nhiệm được thực hiện tương đối rõ ràng, điều này được thể hiện qua các phòng chức năng. Trong hệ thống bộ máy tổ chức của bệnh viện Chợ Rẫy có 65 đơn vị thuộc bệnh viện gồm: 14 khoa ngoại, 24 khoa nội, 12 khoa cận lâm sàng, 12 phòng chức năng, 04 trung tâm, 04 đơn vị trực thuộc bệnh viện, 17 đơn vị thuộc đơn vị trung tâm, 10 đơn vị trực thuộc khoa phòng.
Các cán bộ trưởng được phân công và chịu trách nhiệm kiểm tra đối chiếu với số thực thu trong tháng, quý, năm, tất cả phải chịu sự kiểm soát và tự chịu trách nhiệm về công việc giao, đảm bảo hiệu quả công việc và tuân thủ theo đúng quy trình nghiệp vụ, tuân thủ pháp luật.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt:
Giám đốc ủy quyền cho các phó giám đốc quản lý các đơn vị thuộc bệnh viện. Việc ủy quyền cho từng cấp quản lý nhằm phát huy năng lực của từng người quản lý, giúp cho người quản lý nâng cao chất lượng kiểm tra, kiểm soát và hiệu quả của đạt tỷ lệ cao nhất.
Giả thuyết H3 được đưa ra: Hoạt động kiểm soát chặt chẽ có làm cho hoạt động kiểm soát nội bộ của bệnh viện Chợ Rẫy càng hiệu quả.
3.2.2.4 Thông tin truyền thông
Được sự hỗ trợ của Bộ Y tế thì thời gian qua bệnh viện đã triển khai các phần mềm mới nhằm hướng tới quản l tập trung. Đội ngũ IT của bệnh viện có trình độ cao đáp ứng những rủ ro xảy ra. Đường truyền thông tin có thể kết nối trong toàn bộ hệ thống của đơn vị để trao đổi, truyền đạt các chính sách và kiểm tra giám sát.
Giả thuyết H4 được đưa ra: Việc nâng cao chất lượng công tác thông tin và truyền thông có góp phần làm tăng tính hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ của bệnh viện Chợ Rẫy.
3.2.2.5 Giám sát
Giả thuyết H5: Hoạt động giám sát có tác động đến hoạt động kiểm soát nội bộ của bệnh viện Chợ Rẫy.
3.2.3 Mô hình hồi quy các yếu tố của hệ thống KSNB ảnh hưởng tới hoạt động KSNB.
Dựa trên nền tảng báo cáo INTOSAI hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 nhân tố là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Dựa theo các yếu tố của Báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra sẽ là cơ sở hình thành mô hình nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong tại bệnh viện Chợ Rẫy.
Từ đó, tác giả đã đề xuất mô hình “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ” bao gồm các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát.
Mô hình hồi quy để kiểm định các giả thuyết trên có dạng như sau:
HTKSNB = + MT + DG + HD + TT + GS + ε
Trong đó,
Biến X1: Môi trường kiểm soát. Biến X2: Đánh giá rủi ro.
Biến X3: Hoạt động kiểm soát. Biến X4: Thông tin truyền thông. Biến X5: Giám sát.
Biến Y : Hệ thống kiểm soát nội bộ. ε : hệ số nhiễu.
3.2.4 Mô tả dữ liệu và phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu được thu thập thông qua bảng câu hỏi khảo sát từ các công chức tại bệnh viện Chợ Rẫy.
3.2.4.1 Phương pháp chọn mẫu
Trong nghiên cứu này bảng khảo sát được thiết kế với 5 nhân tố, mẫu được chọn theo phương pháp lấy mẫu thuận tiện, đây là phương pháp chọn mẫu phi xác suất trong đó các nhà nghiên cứu tiếp cận với các đối tượng nghiên cứu bằng phương pháp thuận tiện. Phương pháp chọn mẫu này khá phổ biến. Điều này đồng nghĩa với việc nhà nghiên cứu có thể chọn các đối tượng mà họ có thể tiếp cận được. Phương pháp này có ưu điểm là dễ tiếp cận các đối tượng nghiên cứu và thường được sử dụng khi bị giới hạn thời gian và kinh tế. Nhược điểm của phương pháp là không tổng quát hóa cho đám đông (Trần Tiến Khai, 2012 trang 207 và 208).
3.2.4.2 Kích thước mẫu khảo sát
Để sử dụng EFA, kích thước mẫu phải lớn. Tuy nhiên, việc xác định kích thước mẫu phù hợp là rất phức tạp nên thông thường dựa vào kinh nghiệm. Theo Hair và cộng sự (2006) trích trong Nguyễn Đình Thọ (2011) cho rằng để sử dụng EFA, kích thước mẫu tối thiểu phải là 50, tốt hơn là 100. Theo Tabachnick và Fidell (2007) trích trong Nguyễn Đình Thọ (2011) thì kích thước mẫu trong phân tích hồi quy bội phụ thuộc vào nhiều nhân tố ví dụ như mức ý nghĩa (significant level), độ mạnh của phép kiểm định (power of the test), số lượng biến độc lập. Theo Green (1991) và Tabachnick và Fidell (2007) trích trong Đinh Phi Hổ (2014, trang 46) thì quy mô mẫu có thể được xác định theo công thức: n 50 + 8k, với k là số biến độc lập của mô hình.
Trong nghiên cứu này, số lượng biến độc lập đưa vào phân tích là 5 với 28 biến quan sát. Như vậy số biến tối thiếu của luận văn phải là n = 50 + 8*5 = 90. Ở đây tác giả sử dụng mẫu nghiên cứu chính thức n = 116> 90 phù hợp với công thức trên và phù hợp trong việc chạy phân tích EFA và hồi quy bội.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trong chương 3 luận văn đã trình bày phương pháp nghiên cứu xuyên suốt của luận văn với các nội dung chính như sau: