7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1.4.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB, các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm:
- Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức: xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, thể hiện qua tất cả các cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước trong mọi thời điểm. Điều này có thể bao gồm việc công bố tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài...
- Thái độ và cách điều hành của người quản lý, của toàn bộ tổ chức trong việc thiết lập các chính sách về kế toán, tài chính của đơn vị; ví dụ như: công khai tài sản, quy chế chi tiêu nội bộ,… mang tính công bằng, khách quan, vô tư, không thiên vị,…
- Ngoài ra, các tổ chức phải duy trì và chứng minh sự liêm chính và giá trị đạo đức; họ phải cho công chúng nhìn thấy được nhiệm vụ và sứ mệnh của mình. Hoạt động của họ phải có đạo đức, kỷ luật, kinh tế và hiệu quả.
- Nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ pháp luật. Đồng thời phải loại trừ hoặc giảm thiếu những sức ép làm cho các nhân viên có thể có những hành vi thiếu trung thực.
▪ Năng lực nhân viên
- Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng thực hiện, duy trì của KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mệnh chung của tổ chức. Tất cả mọi người trong một tổ chức liên quan đến kiểm soát nội bộ đều có trách nhiệm cụ thể của mình.
- Các nhà quản lý và nhân viên phải duy trì và thể hiện một mức độ kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro và giúp đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; và sự hiểu biết về kiểm soát nội bộ đủ để hoàn thành trách nhiệm của họ. Do đó, việc tuyển dụng những người có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao là rất cần thiết với các nhà quản lý. Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao
trình độ cho các thành viên trong tổ chức, đó là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc.
▪ Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo
Thiện qua cá tính, tư cách và thái độ của của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan.
▪ Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, và được thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành viên trong bộ phận và mối quan hệ giữa họ với nhau. Cơ cấu tổ chức giúp cho mỗi thành viên hiểu được nhiệm vụ cụ thể và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu chung.
Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, dù cơ cấu tổ chức như thế nào thì nó cũng phải giúp cho đơn vị thực hiện chiến lược và đạt được mục tiêu đề ra.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được xây dựng sao cho có thể ngăn ngừa sự vi phạm các quy chế kiểm soát nội bộ và loại được những sai lầm và gian lận.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
- Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo. Mỗi cấp quản lý ý thức được quyền hạn của mình tới đâu.
- Hệ thống báo cáo phù hợp với đơn vị, thiết lập quy trình báo cáo kịp thời, kết quả thực hiện để đạt mục tiêu đề ra.
Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, được tổ chức độc lập đối với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.
Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Để kiểm soát được hữu hiệu thì khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết. Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên. Việc ra quyết định tuyển dụng nhân viên phải đảm bảo được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao.
Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm.