7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1.4.4. Thông tin và truyền thông
Để nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thì thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu, rất cần thiết để thực hiện mục tiêu của KSNB
▪ Thông tin
Điều kiện đầu tiên đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin phải được ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắn các nghiệp vụ và sự kiện, được chuyển đi dưới những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện chức năng trong KSNB. Do đó, hệ thống KSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đầy đủ. Khả năng ra quyết định của các nhà lãnh đạo bị ảnh hưởng bởi chất lượng của những thông tin như tính thích hợp, tính kịp thời, cập nhật, chính xác và có thể sử dụng được. Như vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:
- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống; - Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị;
- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống, giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện;
- Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ.
Một hệ thống thông tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động tài chính kế toán theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát những hoạt động. Nó không chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà còn xem xét các thông tin bên ngoài, những điều kiện và hoạt động cần thiết ra quyết định và báo cáo.
▪ Truyền thông
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin. Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức.
Các cá nhân nhận được thông báo rõ ràng từ nhà lãnh đạo về trách nhiệm của bản thân họ trong KSNB. Họ phải hiểu được vai trò của bản thân đối với hệ thống KSNB, đối với các thành viên khác trong tổ chức. Ngoài ra, cũng cần có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài tổ chức.