CHƢƠNG I : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
2.1.2 Quy định của quốc tế về hệ thống thông tin kế toán
Định nghĩa “Hệ thống thông tin kế toán – AIS”
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một công cụ mà khi kết hợp vào các lĩnh vực thông tin và hệ thống công nghệ, đƣợc thiết kế để giúp trong việc quản lý và kiểm soát các chủ đề liên quan đến tổ chức khu vực kinh tế - tài chính. Hệ thống thông tin kế toán nói chung là một phƣơng pháp dựa trên máy tính để theo dõi hoạt động kế toán kết hợp với các nguồn lực công nghệ thông tin. Các báo báo thống kê
kết quả có thể đƣợc sử dụng trong nội bộ của quản lý hoặc ra bên ngoài do các bên liên quan khác bao gồm các nhà đầu tƣ, các chủ nợ và cơ quan thuế.
Theo quan điểm INVESTOPEDIA thì cho rằng, một hệ thống thông tin kế toán kết hợp thực hành kế toán truyền thống nhƣ các nguyên tắc kế toán chung đƣợc chấp nhận (GAAP) với nguồn lực công nghệ thông tin hiện đại. Sáu yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán điển hình:
Con ngƣời – những ngƣời sử dụng hệ thống.
Thủ tục và hƣớng dẫn – phƣơng pháp lấy và sử lý dữ liệu.
Dữ liệu – thông tin cần thiết để hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Phần mềm – chƣơng trình máy tính đƣợc sử dụng để xử lý dữ liệu.
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin – Phần cứng đƣợc sử dụng để vận hành hệ thống.
Kiểm soát nội bộ - các biện pháp an ninh để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
Vai trò của thông tin kế toán
Đối với đối tƣợng bên trong doanh nghiệp:
- Kiểm soát tình hình biến động và sử dụng tài sản. - Kiểm soát tình hình sử dụng nợ và vốn chủ sở hữu. - Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Đối với các đối tƣợng ngoài doanh nghiệp:
- Đối với Nhà nƣớc: Kiểm soát, đánh giá hoạt động để xây dựng chính sách kinh tế vĩ mô phù hợp.
- Đối với ngân hàng và tổ chức tài chính khác: Đánh giá thực trạng tài chính, khả năng thanh toán các khoản nợ vay.
- Đối với nhà đầu tƣ: Đánh giá việc sử dụng và khả năng sinh lời từ vốn đầu tƣ, qua đó có quyết định phù hợp.
- Đối với các nhà đầu tƣ tiềm tàng, khách hàng: Cơ sở để có quyết định phát triển giao dịch kinh tế trong tƣơng lai.
Kiến trúc phần mềm của AIS hiện đại
Một AIS hiện đại thƣờng sau một kiến trúc nhiều tầng ngăn cách trình bày cho ngƣời sử dụng, xử lý ứng dụng và quản lý dữ liệu trong các lớp riêng biệt. Các lớp trình bày cách quản lý các thông tin đƣợc hiển thị cho ngƣời sử dụng và đƣợc xem bởi chức năng của hệ thống (thông qua các thiết bị di động, trình duyệt web hoặc ứng dụng của khách hàng). Toàn bộ hệ thống đƣợc hỗ trợ bởi một cơ sở dữ liệu tập trung để lƣu trữ tất cả các dữ liệu. Điều này có thể bao gồm các dữ liệu giao dịch đƣợc tạo ra từ các quá trình kinh doanh cốt lõi (mua, tồn kho, kế toán), dữ liệu tổng thể đƣợc tham chiếu khi sử lý dữ liệu (hồ sơ nhân viên, tài khoản của khách hàng và thiết lập cấu hình). Khi giao dịch xảy ra, các dữ liệu đƣợc thu thập từ các sự kiện kinh doanh và lƣu trữ vào cơ sở dữ liệu của hệ thống mà nó có thể đƣợc lấy ra và chế biến thành thông tin có ích cho việc ra quyết định. Các lớp ứng dụng khôi phục các dữ liệu thô đƣợc tổ chức tại các lớp cơ sở dữ liệu, xử lý nó dựa trên logic kinh doanh cấu hình và chuyển nó vào các lớp trình bày để hiển thị cho ngƣời sử dụng. Ví dụ, hãy xem xét các tài khoản phải trả phải nộp khi xử lý hóa đơn. Với một hệ thống thông tin kế toán, tài khoản phải trả phải nộp vào các hóa đơn, đƣợc cung cấp bởi một nhà cung cấp, vào hệ thống, tại đó nó đƣợc hƣu trữ trong cơ sở dữ liệu. Khi hàng hóa từ các nhà cung cấp đƣợc tiếp nhận, biên lai đƣợc tạo ra và cũng tham gia vào các AIS. Trƣớc khi các tài khoản phải nộp phải trả cho nhà cung cấp, tầng xử lý ứng dụng của hệ thống thực hiện một kết hợp ba chiều mà nó tự động phù hợp với số tiền trên hóa đơn đối với các khoản tiền trên hóa đơn và các đơn đặt hàng ban đầu. Sau khi trận đấu kết thúc, một email đƣợc gửi đến một tài khoản quản lý phải nộp. Từ đây một chứng từ có thể đƣợc tạo ra và các nhà cung cấp cuối cùng có thể đƣợc thanh toán.
Ƣu điểm và ý nghĩa của AIS
Một lợi thế lớn của hệ thống thông tin kế toán trên máy tính là họ tự động hóa và sắp xếp hợp lý các báo cáo.
Báo cáo là công cụ chính cho các tổ chức để xem chính xác tóm tắt, thông tin kịp thời sử dụng cho việc ra quyết định và báo cáo tài chính. Các hệ thống thông tin kế toán kéo dữ liệu từ cơ sở dữ liệu tập trung, quy trình, biến đổi nó và cuối cùng là tạo ra một bản tóm tắt các dữ liệu nhƣ thông tin mà bây giờ có thể dễ dàng tiêu thụ và phân tích bởi các nhà phân tích kinh doanh, quản lý hoặc ra quyết định khác. Những hệ thống này phải đảm bảo rằng các báo cáo kịp thời để đƣa ra quyết định và hiệu quả dựa trên báo cáo kết quả. Hợp nhất là một trong những điểm nổi bật của báo cáo, nếu không có nó thì khó có thể xem xét thông qua rất lớn các giao dịch. Ví dụ, vào cuối tháng, kế toán tài chính hợp nhất tất cả các chứng từ thanh toán bằng một báo báo trên hệ thống. Lớp ứng dụng của hệ thống cung cấp một báo cáo với thổng số tiền thanh toán cho các nhà cung cấp của nó cho tháng đó. Với các tập đoàn lớn mà tạo ra khối lƣợng lớn các dữ liệu giao dịch, chạy báo cáo với ngay cả một AIS có thể mất nhiều ngày hoặc thậm chí cả tuần.
Sau làn sóng các vụ bê bối của các công ty lớn nhƣ Tyco International, Enron và WorldCom, trọng tâm chính đƣợc đặt vào việc thực thi các công ty để thực hiện kiểm soát nội bộ mạnh mẽ vào hệ thống giao dịch của họ. Điều này đã đƣợc thực hiện thành luật với việc thông qua Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 trong đó quy định các công ty phải tạo ra một báo cáo kiểm soát nội bộ nêu ra ai là ngƣời chịu trách nhiệm cho các cơ cấu kiểm soát nội bộ của tổ chức và vạch ra những hiệu quả tổng thể của các điều khiển.
Vì hầu hết những vụ bê bối đƣợc bắt nguồn từ thực hành kế toán của công ty, phần lớn các trọng tâm của Đạo luật Sarbanes Oxley đã đƣợc đƣa vào hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính. Ngày nay, các nhà cung cấp AIS quản trị, quản trị rủi ro, và các tính năng phù hợp để đảm bảo các quy trình kinh doanh mạnh mẽ và bảo vệ tài sản của tổ chức (bao gồm các dữ liệu) đƣợc đảm bảo.
Một vài lý thuyết liên quan
Lý thuyết đại diện (agency theory): Theo lý thuyết đại diện, quan hệ giữa các cổ đông và ngƣời quản lý doanh nghiệp đƣợc hiểu nhƣ là quan hệ đại diện, hay quan hệ ủy thác. Mối quan hệ này đƣợc coi nhƣ là quan hệ hợp đồng mà theo đó các cổ đông (những ngƣời chủ), bổ nhiệm, chỉ định, ngƣời quản lý doanh nghiệp (ngƣời ủy nhiệm), để thực hiện việc quản lý doanh nghiệp cho họ mà trong đó bao gồm cả việc trao thẩm quyền ra quyết định để định đoạt tài sản của doanh nghiệp.
Bùi Xuân Hải (2007) cho rằng, nếu cả hai bên (cổ đông và ngƣời quản lý doanh nghiệp) đều muốn tối đa hóa lợi ích của mình, chính vì vậy ngƣời quản lý doanh nghiệp sẽ không luôn hành động vì lợi ích tốt nhất cho ngƣời chủ, tức các cổ đông và doanh nghiệp. Với vị trí của mình, ngƣời quản lý doanh nghiệp đƣợc cho là luôn có xu hƣớng tƣ lợi và có thể tìm kiếm các lợi ích cá nhân cho mình hay cho ngƣời thứ ba của mình chứ không phải cho doanh nghiệp. Các đặc tính tự nhiên của quan hệ đại diện dẫn đến giả thiết rằng, các cổ đông cần thƣờng xuyên giám sát hoạt động của ngƣời quản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo lợi ích của mình. Học thuyết về đại diện nhấn mạnh rằng, các cổ đông cần phải sử dụng các cơ chế thích hợp để có thể hạn chế sự phân hóa lợi ích giữa cổ đông và ngƣời quản lý doanh nghiệp.
Lý thuyết tín hiệu (Signaling theory): Lý thuyết tín hiệu chỉ ra rằng do sự bất đối xứng thông tin giữa doanh nghiệp và nhà đầu tƣ sẽ gây ra sự lựa chọn bất lợi cho nhà đầu tƣ. Kích cỡ, lợi nhuận và sự tăng trƣởng là các yếu tố ảnh hƣởng đến các quyết định về công bố thông tin để tránh sự lựa chọn bất lợi.
Rodriguez (2004) cho rằng, sự bất đối xứng thông tin sẽ nhiều hơn ở các doanh nghiệp có quy mô lớn. Các doanh nghiệp với mức lợi nhuận cao sẽ có xu hƣớng tiết lộ thông tin nhiều hơn đến thị trƣờng nhằm tăng độ tin cậy đối với nhà đầu tƣ và ngăn chặn đánh giá thấp cổ phiếu của họ.