2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
Để có thể hiểu hệ thống thông tin kế toán là gì, trƣớc tiên cần phải hiểu các khái niệm nhƣ: thế nào là hệ thống, thế nào là hệ thống thông tin và thế nào là hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định.
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con ngƣời tạo ra thƣờng bao gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lƣu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho ngƣời sử dụng.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính.
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản lý đƣợc thể hiện qua sơ đề sau:
Theo cuốn Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems) của Gelinas, Sutton & Oram xuất bản năm 1999
Lý thuyết kế toán lập luận rằng thành công chiến lƣợc đƣợc coi là một kết quả của hệ thống thông tin kế toán của hệ thống thông tin kế toán (Langfield-Smith, 1997). Một số nghiên cứu đã phân tích vai trò của AIS trong quản lý chiến lƣợc, kiểm tra các thuộc tính của trƣờng Quốc tế Mỹ dƣới ƣu tiên chiến lƣợc khác nhau (Ittner và Larcker năm 1997; Bouwens và Abernethy, 2000). Thiết kế thích hợp của AIS hỗ trợ chiến lƣợc kinh doanh, tăng hiệu quả cho doanh nghiệp (Chenhall, 2003). Đầu tƣ AIS sẽ là đòn bẩy để đạt đƣợc một nền văn hóa mạnh hơn, linh hoạt hơn, tuy nhiên doanh nghiệp phải đối mặt với dai dẳng thay đổi trong môi trƣờng. Đổi mới là động lực mà một vòng tròn đạo đức sẽ đƣợc đƣa ra, dẫn đến hoạt động của doanh nghiệp tốt hơn và giảm những trở ngại về tài chính và tổ chức, trong khi
làm cho nó có thể tiếp cận thị trƣờng vốn. AIS là hệ thống đƣợc sử dụng để ghi lại các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Hệ thống này kết hợp các phƣơng pháp, điều kiện và kỹ thuật kế toán với công nghệ của ngành công nghiệp công nghệ thông tin để giao dịch theo dõi cung cấp dữ liệu báo cáo nội bộ, dữ liệu báo cáo bên ngoài, báo cáo tài chính và phân tích xu hƣớng khả năng ảnh hƣởng đến hiệu quả của doanh nghiệp (Elena Urquia Grande, Raquel Perez Estébanez và Clara Munoz Colomina, 2010).
Trong việc quản lý một tổ chức và thực hiện một hệ thống kiểm soát nội bộ vai trò của hệ thống thông tin kế toán (AIS) là rất quan trọng. Một câu hỏi quan trọng trong lĩnh vực kế toán và quản lý ra quyết định liên quan đến phù hợp AIS với yêu cầu tổ chức cho thông tin liên lạc và kiểm soát (Nicolaou, 2000). Lợi ích của hệ thống thông tin kế toán có thể đƣợc đánh giá bởi tác động của nó trên cải thiện quá trình ra quyết định, chất lƣợng thông tin kế toán, đánh giá hiệu suất, kiểm soát nội bộ và các giao dịch tạo điều kiện của doanh nghiệp (H. Sajady, M. Dastgir và Hashem Nejad, 2008).
Vì vậy, hiệu quả AIS là rất quan trọng cho tất cả hoạt động của doanh nghiệp. Theo Adrian Downes và Nick Barclay (2008) quản lý hiệu quả là một kỷ luật kinh doanh trƣởng thành nhanh chóng. Vì vậy, hiệu quả quản lý có vai trò quan trọng trong việc nâng cao giá trị tổng thể của một tổ chức. Hiệu quả kiểm soát thông tin tài chính có độ tin cậy cao và ảnh hƣởng đáng kể đến hiệu suất hoạt động (Ming- Hsien Yang, Wen-Shiu Lin và Tian-Lih Koo, 2011).
2.1.2 Quy định của quốc tế về hệ thống thông tin kế toán
Định nghĩa “Hệ thống thông tin kế toán – AIS”
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một công cụ mà khi kết hợp vào các lĩnh vực thông tin và hệ thống công nghệ, đƣợc thiết kế để giúp trong việc quản lý và kiểm soát các chủ đề liên quan đến tổ chức khu vực kinh tế - tài chính. Hệ thống thông tin kế toán nói chung là một phƣơng pháp dựa trên máy tính để theo dõi hoạt động kế toán kết hợp với các nguồn lực công nghệ thông tin. Các báo báo thống kê
kết quả có thể đƣợc sử dụng trong nội bộ của quản lý hoặc ra bên ngoài do các bên liên quan khác bao gồm các nhà đầu tƣ, các chủ nợ và cơ quan thuế.
Theo quan điểm INVESTOPEDIA thì cho rằng, một hệ thống thông tin kế toán kết hợp thực hành kế toán truyền thống nhƣ các nguyên tắc kế toán chung đƣợc chấp nhận (GAAP) với nguồn lực công nghệ thông tin hiện đại. Sáu yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán điển hình:
Con ngƣời – những ngƣời sử dụng hệ thống.
Thủ tục và hƣớng dẫn – phƣơng pháp lấy và sử lý dữ liệu.
Dữ liệu – thông tin cần thiết để hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Phần mềm – chƣơng trình máy tính đƣợc sử dụng để xử lý dữ liệu.
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin – Phần cứng đƣợc sử dụng để vận hành hệ thống.
Kiểm soát nội bộ - các biện pháp an ninh để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
Vai trò của thông tin kế toán
Đối với đối tƣợng bên trong doanh nghiệp:
- Kiểm soát tình hình biến động và sử dụng tài sản. - Kiểm soát tình hình sử dụng nợ và vốn chủ sở hữu. - Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Đối với các đối tƣợng ngoài doanh nghiệp:
- Đối với Nhà nƣớc: Kiểm soát, đánh giá hoạt động để xây dựng chính sách kinh tế vĩ mô phù hợp.
- Đối với ngân hàng và tổ chức tài chính khác: Đánh giá thực trạng tài chính, khả năng thanh toán các khoản nợ vay.
- Đối với nhà đầu tƣ: Đánh giá việc sử dụng và khả năng sinh lời từ vốn đầu tƣ, qua đó có quyết định phù hợp.
- Đối với các nhà đầu tƣ tiềm tàng, khách hàng: Cơ sở để có quyết định phát triển giao dịch kinh tế trong tƣơng lai.
Kiến trúc phần mềm của AIS hiện đại
Một AIS hiện đại thƣờng sau một kiến trúc nhiều tầng ngăn cách trình bày cho ngƣời sử dụng, xử lý ứng dụng và quản lý dữ liệu trong các lớp riêng biệt. Các lớp trình bày cách quản lý các thông tin đƣợc hiển thị cho ngƣời sử dụng và đƣợc xem bởi chức năng của hệ thống (thông qua các thiết bị di động, trình duyệt web hoặc ứng dụng của khách hàng). Toàn bộ hệ thống đƣợc hỗ trợ bởi một cơ sở dữ liệu tập trung để lƣu trữ tất cả các dữ liệu. Điều này có thể bao gồm các dữ liệu giao dịch đƣợc tạo ra từ các quá trình kinh doanh cốt lõi (mua, tồn kho, kế toán), dữ liệu tổng thể đƣợc tham chiếu khi sử lý dữ liệu (hồ sơ nhân viên, tài khoản của khách hàng và thiết lập cấu hình). Khi giao dịch xảy ra, các dữ liệu đƣợc thu thập từ các sự kiện kinh doanh và lƣu trữ vào cơ sở dữ liệu của hệ thống mà nó có thể đƣợc lấy ra và chế biến thành thông tin có ích cho việc ra quyết định. Các lớp ứng dụng khôi phục các dữ liệu thô đƣợc tổ chức tại các lớp cơ sở dữ liệu, xử lý nó dựa trên logic kinh doanh cấu hình và chuyển nó vào các lớp trình bày để hiển thị cho ngƣời sử dụng. Ví dụ, hãy xem xét các tài khoản phải trả phải nộp khi xử lý hóa đơn. Với một hệ thống thông tin kế toán, tài khoản phải trả phải nộp vào các hóa đơn, đƣợc cung cấp bởi một nhà cung cấp, vào hệ thống, tại đó nó đƣợc hƣu trữ trong cơ sở dữ liệu. Khi hàng hóa từ các nhà cung cấp đƣợc tiếp nhận, biên lai đƣợc tạo ra và cũng tham gia vào các AIS. Trƣớc khi các tài khoản phải nộp phải trả cho nhà cung cấp, tầng xử lý ứng dụng của hệ thống thực hiện một kết hợp ba chiều mà nó tự động phù hợp với số tiền trên hóa đơn đối với các khoản tiền trên hóa đơn và các đơn đặt hàng ban đầu. Sau khi trận đấu kết thúc, một email đƣợc gửi đến một tài khoản quản lý phải nộp. Từ đây một chứng từ có thể đƣợc tạo ra và các nhà cung cấp cuối cùng có thể đƣợc thanh toán.
Ƣu điểm và ý nghĩa của AIS
Một lợi thế lớn của hệ thống thông tin kế toán trên máy tính là họ tự động hóa và sắp xếp hợp lý các báo cáo.
Báo cáo là công cụ chính cho các tổ chức để xem chính xác tóm tắt, thông tin kịp thời sử dụng cho việc ra quyết định và báo cáo tài chính. Các hệ thống thông tin kế toán kéo dữ liệu từ cơ sở dữ liệu tập trung, quy trình, biến đổi nó và cuối cùng là tạo ra một bản tóm tắt các dữ liệu nhƣ thông tin mà bây giờ có thể dễ dàng tiêu thụ và phân tích bởi các nhà phân tích kinh doanh, quản lý hoặc ra quyết định khác. Những hệ thống này phải đảm bảo rằng các báo cáo kịp thời để đƣa ra quyết định và hiệu quả dựa trên báo cáo kết quả. Hợp nhất là một trong những điểm nổi bật của báo cáo, nếu không có nó thì khó có thể xem xét thông qua rất lớn các giao dịch. Ví dụ, vào cuối tháng, kế toán tài chính hợp nhất tất cả các chứng từ thanh toán bằng một báo báo trên hệ thống. Lớp ứng dụng của hệ thống cung cấp một báo cáo với thổng số tiền thanh toán cho các nhà cung cấp của nó cho tháng đó. Với các tập đoàn lớn mà tạo ra khối lƣợng lớn các dữ liệu giao dịch, chạy báo cáo với ngay cả một AIS có thể mất nhiều ngày hoặc thậm chí cả tuần.
Sau làn sóng các vụ bê bối của các công ty lớn nhƣ Tyco International, Enron và WorldCom, trọng tâm chính đƣợc đặt vào việc thực thi các công ty để thực hiện kiểm soát nội bộ mạnh mẽ vào hệ thống giao dịch của họ. Điều này đã đƣợc thực hiện thành luật với việc thông qua Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 trong đó quy định các công ty phải tạo ra một báo cáo kiểm soát nội bộ nêu ra ai là ngƣời chịu trách nhiệm cho các cơ cấu kiểm soát nội bộ của tổ chức và vạch ra những hiệu quả tổng thể của các điều khiển.
Vì hầu hết những vụ bê bối đƣợc bắt nguồn từ thực hành kế toán của công ty, phần lớn các trọng tâm của Đạo luật Sarbanes Oxley đã đƣợc đƣa vào hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính. Ngày nay, các nhà cung cấp AIS quản trị, quản trị rủi ro, và các tính năng phù hợp để đảm bảo các quy trình kinh doanh mạnh mẽ và bảo vệ tài sản của tổ chức (bao gồm các dữ liệu) đƣợc đảm bảo.
Một vài lý thuyết liên quan
Lý thuyết đại diện (agency theory): Theo lý thuyết đại diện, quan hệ giữa các cổ đông và ngƣời quản lý doanh nghiệp đƣợc hiểu nhƣ là quan hệ đại diện, hay quan hệ ủy thác. Mối quan hệ này đƣợc coi nhƣ là quan hệ hợp đồng mà theo đó các cổ đông (những ngƣời chủ), bổ nhiệm, chỉ định, ngƣời quản lý doanh nghiệp (ngƣời ủy nhiệm), để thực hiện việc quản lý doanh nghiệp cho họ mà trong đó bao gồm cả việc trao thẩm quyền ra quyết định để định đoạt tài sản của doanh nghiệp.
Bùi Xuân Hải (2007) cho rằng, nếu cả hai bên (cổ đông và ngƣời quản lý doanh nghiệp) đều muốn tối đa hóa lợi ích của mình, chính vì vậy ngƣời quản lý doanh nghiệp sẽ không luôn hành động vì lợi ích tốt nhất cho ngƣời chủ, tức các cổ đông và doanh nghiệp. Với vị trí của mình, ngƣời quản lý doanh nghiệp đƣợc cho là luôn có xu hƣớng tƣ lợi và có thể tìm kiếm các lợi ích cá nhân cho mình hay cho ngƣời thứ ba của mình chứ không phải cho doanh nghiệp. Các đặc tính tự nhiên của quan hệ đại diện dẫn đến giả thiết rằng, các cổ đông cần thƣờng xuyên giám sát hoạt động của ngƣời quản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo lợi ích của mình. Học thuyết về đại diện nhấn mạnh rằng, các cổ đông cần phải sử dụng các cơ chế thích hợp để có thể hạn chế sự phân hóa lợi ích giữa cổ đông và ngƣời quản lý doanh nghiệp.
Lý thuyết tín hiệu (Signaling theory): Lý thuyết tín hiệu chỉ ra rằng do sự bất đối xứng thông tin giữa doanh nghiệp và nhà đầu tƣ sẽ gây ra sự lựa chọn bất lợi cho nhà đầu tƣ. Kích cỡ, lợi nhuận và sự tăng trƣởng là các yếu tố ảnh hƣởng đến các quyết định về công bố thông tin để tránh sự lựa chọn bất lợi.
Rodriguez (2004) cho rằng, sự bất đối xứng thông tin sẽ nhiều hơn ở các doanh nghiệp có quy mô lớn. Các doanh nghiệp với mức lợi nhuận cao sẽ có xu hƣớng tiết lộ thông tin nhiều hơn đến thị trƣờng nhằm tăng độ tin cậy đối với nhà đầu tƣ và ngăn chặn đánh giá thấp cổ phiếu của họ.
2.1.3 Quy định về hệ thống thông tin kế toán tại Việt Nam
Theo điều 3 tại thông tƣ số 52/2011/TT-BTC ngày 05 tháng 04 năm 2012 thì việc công bố thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác và kịp thời theo quy định của pháp luật.
Việc công bố thông tin phải do ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền công bố thông tin thực hiện. Ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời và đầy đủ về thông tin do ngƣời đƣợc ủy quyền công bố thông tin công bố. Trong đó:
Chính xác: Các thông tin và số liệu kế toán phải đƣợc ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kịp thời: Các thông tin và số liệu kế toán phải đƣợc ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trƣớc hạn quy định, không đƣợc chậm trễ.
Đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải đƣợc ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót.
Việc công bố thông tin (CBTT) phải đƣợc thực hiện đồng thời với việc báo cáo Ủy ban chứng khoán Nhà nƣớc (UBCK), HNX về nội dung thông tin công bố. Trƣờng hợp có sự thay đổi nội dung thông tin đã công bố, các đối tƣợng CBTT phải đồng thời báo cáo và có văn bản giải trình cho UBCK và HNX.
Các đối tƣợng CBTT thực hiện bảo quản, lƣu giữ thông tin đã báo cáo, công bố theo quy định của pháp luật.
Trƣờng hợp CBTT không thể thực hiện đúng thời hạn vì những lý do bất khả kháng, các đối tƣợng CBTT phải báo cáo UBCK, HNX ngay khi xảy ra sự kiện bất khả kháng hoặc trƣớc thời hạn CBTT đối với những trƣờng hợp khác mà đối tƣợng CBTT đề nghị UBCK chấp nhận cho tạm hoãn công bố và phải thực hiện CBTT ngay sau khi sự kiện bất khả kháng đã đƣợc khắc phục.
2.2 Tổng quan về hiệu quả hoạt động 2.2.1 Khái niệm về hiệu quả hoạt động 2.2.1 Khái niệm về hiệu quả hoạt động
Có rất nhiều các khái niệm khác nhau về hiệu quả hoạt động:
Hiệu quả hoạt động kinh doanh là mức độ hữu ích của sản phẩm sản xuất tức là giá trị sử dụng của nó (có thể hiểu là lợi nhuận thu đƣợc sau quá trình sản xuất kinh doanh). Khái niệm này dễ lẫn lộn giữa hiệu quả và mục tiêu kinh doanh.
Hiệu quả hoạt động kinh doanh là sự tăng trƣởng kinh tế phản ánh nhịp độ tăng