* Hệ quả:
- Sự gia tăng nhanh chóng khối lượng tri thức khoa học làm thay đổi thành phần cơ cấu của kho tài liệu. Ngoài các ấn phẩm định kỳ xuất bản theo chu trình thương mại truyền thống còn xuất hiện thêm các loại tài liệu không công bố như: luận văn, luận án, báo cáo, hội nghị thổng kết…
- Bắt nguồn từ nhiều cơ sở khác nhau như viện nghiên cứu, các trường đại học, các tổ chức…. xuất hiện những tài liệu chứa đựng các thông tin mới nhất trong lĩnh vực mà nó xem xét và chúng trở thành công cụ ưu tiên đặt biệt cho những giao lưu trực tiếp trực tiếp giữa các nhà khoa học.
- Một hệ quả của hiện tượng bùng nổ thông tin là sự rút ngắn thời gian hữu ích của tài liệu (tính lỗi thời tài liệu).
- Với thời đại công nghệ số, ngoài những tài liệu văn bản in trên giấy, thì xuất hiện những tài liệu điện tử như: đĩa, ảnh, băng từ… các phương tiện nghe nhìn…
* Biện pháp khắc phục hiện tượng bùng nổ thông tin
- Để đáp ứng với dòng thông tin tư liệu gia tăng không ngừng do bùng nổ thông tin, những cơ quan thông tin phát triển theo ba hướng:
+ Mở rộng số lượng và quy mô: Sự mở rộng số lượng và quy mô dẫn đến việc hình thành những kho sách khổng lồ của những thư viện lớn
Ví
dụ: Thư viện Quốc hội Mỹ (Library of congress) sở hửu 128 triệu đầu tài liệu, trong đó có 29 triệu sách và tài liệu in khác, 2.7 triệu băng đãi ghi âm, ghi hình; 12 triệu ảnh; 4,8 triệu bản đồ; 57 triệu bản viết tay.
+ Đa dạng hóa và chuyên môn hóa: Sự đa hóa và chuyên môn hóa thể hiện sự mở rộng chức năng, gia tăng công chúng phục phụ, những sản phẩm thông tin và phạm vi hoạt động. Nhiều tổ chức thông tin mới hình thành.
+ Tiếp thu và sử dụng các kỹ thuật và công nghệ thông tin mới: Sự bùng nổ thông tin diễn ra tương đương với sự bùng nổ công nghệ. Đặt biệt trên ba lĩnh vực liên hệ chặt chẽ với công tác thông tin tư liệu là máy tin học, viễn thông và vi xử lý.
Câu hỏi ôn tập chương 2
1. Các vai trò của thông tin. Lấy ví dụ từ thực tiễn chứng minh vai trò của thông tin trong sự phát triển của một ngành/lĩnh vực cụ thể trong xã hội.
2. Hiện tượng tin học hóa xã hội được biểu hiện như thế nào? Nêu các phân ngành trong xã hội thông tin?
3.Nguyên nhân dẫn đến hiện tượng bùng nổ thông tin? Vì sao phải khắc phục hiện tượng bùng nổ thông tin?
CHƯƠNG 3. CÁC LOẠI HÌNH TÀI LIỆU – NGUỒN TIN 3.1. Tài liệu và những đặc trưng cơ bản của tài liệu
3.1.1. Khái niệm tài liệu
* Định nghĩa:
+ Là một vật thể cung cấp những chỉ dẫn và thông tin. Đó là cái giá vật chất mang tri thức của nhân loại.
* Vai trò của tài liệu:
+ TL là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống giao lưu TT: Chúng ta có thể giao lưu TT qua nhiều cách:
Dưới dạng hình thức : sách, báo, TC, truyền hình, thanh…
Phi hình thức: sử dụng ngôn ngữ nói để cung cấp TT, chuyển giao TT: trao đổi, hội thảo, nói chuyện… Dù giao lưu dưới hình thức nào thì chúng ta cũng lấy TT từ các TL khác nhau
+ TL là thành phần không thể thiếu, là một bộ phận không thể tách rời của hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động giáo dục, quản lý, lãnh đạo và các dạng hoạt động khác của con người.
Ví dụ: Trong hoạt động giáo dục, kiến thức giáo viên truyền thụ là những thông tin được xử lý, thu thập, đúc kết từ những tài liệu.
* Trong lĩnh vực TT TV: TL là một phần của hệ thống TT. Trên cơ sở các nguồn TT, các cơ quan TT tiến hành thu thập, xử lý để phát triển các dịch vụ phục vụ nhu cầu TT. Hoạt động TT-TV nếu thiếu TL thì không thể hoạt động được. TL chính là 1 trong những nguồn lực của TV: 1 yếu tố cấu thành TV: Vốn tài liệu, CSVC, NĐ,CBTV) .
3.1.2. Những đặc trưng của tài liệu
- Gồm hai đặc trưng cơ bản:
* Đặc trưng vật chất (hình thức)
- Thể hiện ở chất liệu mà người ta sử dụng để ghi thông tin + Chất liệu: là cái giá vật chất của TL:
* Hiện đại: chất dẻo (đĩa hát), chất từ tính (đĩa hình, đĩa tiếng, băng hình..), chất liệu hóa học: (phim, ảnh), đĩa quang…
- Bản chất của TL thể hiện ở hình thức thể hiện thông tin. Căn cứ vào hình thức thể hiện TT có thể chia TL làm 2 :
+ TL văn bản: Các TT đc trình bày dưới dạng 1 bài viết mà người ta có thể đọc đc: sách, ấn phẩm định kì, các văn bản pháp luật và hành chính..
+ TL không văn bản: có thể chứa 1 phần văn bản: nhưng ở đây chủ yếu các TT đc trình bày dưới các dạng khác nhau mà chúng ta có thể nghe, nhìn: bản vẽ, bản đồ, đĩa hát, băng nhạc, đĩa quang., phim, băng hình, tượng đài, sản phẩm mẫu, các tệp DL…
- Thể hiện ở cách thức sản sinh ra TL: Căn cứ vào hình thức sản sinh ra TL:
người ta chia TL ra làm 2:
+ TL nguyên khai: là TL mà con người tìm thấy trong tự nhiên như:
mẫu đá, mẫu quặng, các vân thạch ,hóa thạch…cung cấp nhiều TT quý giá về nền văn minh con người, cho các nhà KH.
+ TL chế tạo bởi con người: các vật khảo cổ, sản phẩm mĩ nghệ, các phát minh sáng chế, tác phẩm văn học nghệ thuật..
- Thể hiện ở các kỹ thuật sản sinh ra TL: trạm khắc, in ấn, sao chụp. Kỹ thuật sao chụp hiện đại cho phép nhân bản tài liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi. Kỹ thuật sản xuất các TL vi phim, vi phiếu đem lại nhiều lợi ích cho việc bảo quản và sử dụng tài liệu, cũng như trong giao lưu thông tin.
* Đặc trưng tri thức
- Thể hiện ở:
+ Nội dung chủ đề của TL: + Giá trị sử dụng của TL
+ Đối tượng công chúng mà TL phục vụ + Mức độ xử lý biên tập
+ .
- Tùy theo mức độ xử lý nội dung mà ta có thể phân biệt: + TL cấp 1: Là TL gốc được biên tập bởi tác giả
TL cấp 2: Là phương tiện để tra cứu TL cấp 1, là sản phẩm của hoạt động TT : được biên soạn dựa trên TL cấp 1: các thư mục, mục lục, tạp chí tóm tắt..
TL cấp 3: Là TL đc biên soạn từ TL cấp 1 và 2: tập hợp những bài phân tích, đánh giá, về một vấn đề trên cơ sở TT gốc phục vụ cho nhu cầu của những đối tượng NDT cụ thể: báo cáo, tổng kết, tổng luận, tổng quan…
+ Tổng luận phân tích: Là tổng luận đc biên soạn dựa trên các TL cấp 1 về 1 vấn đề, 1 lĩnh vực cụ thể nào đó: Người làm tổng luận tiến hành đánh giá hiện trạng và dự báo xu hướng của vấn đề. TL này rất cần đối với các cán bộ lãnh đạo: nó giúp họ đánh giá, đề xuất giải quyết vấn đề.. Dựa vào đó mà họ có thể xác định mục tiêu, lập kế hoạch, lựa chọn biện pháp để giải quyết vấn đề có hiệu quả. Những tổng luận dạng này thường tập trung vào những vấn đề quan trọng: chính trị XH, kinh tế, KHCN…
+ Tổng luận tóm tắt: tóm tắt 1 cách đầy đủ những TT về 1 lĩnh vực nào đó. Dạng tổng luận này là công cụ để trợ giúp đắc lực cho các nhà KH (giúp họ có cái nhìn toàn cảnh về vấn đề họ quan tâm) trong quá trình nghiên cứu và sáng tạo của họ.
Căn cứ vào phạm vi phổ biến của TL, người ta chia: 2:
+ TL công bố: là TL đc phát hành bán rộng rãi trên thị trường phục vụ cho mọi đối tượng công chúng.
+ TL không công bố: Là những TL không bán trên thị trường, có phạm vi, mức độ phổ biến hẹp: thường cho 1 cơ quan, ngành, lĩnh vực: luận văn,. Luận án..giáo trình (lưu hành nội bộ).
3.2. Một số tài liệu cơ bản
3.2.1.Tài liệu cấp một
Tài liệu công bố
Sách KH: phục vụ cho nguyên cứu KH, đối tượng sử dụng là các nhà nguyên cứu trong tất cả các lĩnh vực : cả sinh viên.
Sách giáo khoa: phục vụ cho giảng dạy, học tập ở các trường phổ thông.
Sách KH thường thức: Chứa đựng những TT về những vấn đề KH rỗng rãi dành cho mọi đối tượng công chúng nhằm giúp họ nâng cao kiến thức hoặc rèn luyện kỹ năng.
Sách chuyên khảo: Những nguyên cứu chuyên sâu toàn diện về một vấn đề, 1 lĩnh vực cụ thể đc tập hợp lại thành các sách chuyên khảo, đc sử dụng chủ yếu cho cán bộ chuyên ngành.
Sách sản xuất: đề cập đến những vấn đề về KHKT phục vụ cho những đối tượng là những người trực tiếp tham gia sản xuất: kĩ thuật trồng hoa cây cảnh…
Ưu điểm: Thông tin có độ chính xác cao do đã được kiểm định chặt chẽ, đánh giá về mặt nội dung KH mới đc in và phát hành, thời gian hữu ích của sách dài.
Nhược điểm: Tính thời sự không cao vì mất nhiều thời gian thì sách mới được công bố
Báo : là một xuất bản phẩm định kỳ.: Báo ngày, tuần, tháng, quý: xuất bản liên tục, định kì.: là phương tiện đăng tải những TT nhanh, mới về nhiều lĩnh vực.
Ưu điểm: rất cập nhật TT, mang tính thời sự.
Nhược điểm: giá trị TT KH trong báo không cao, thời gian hữu ích ngắn.
Tạp chí: là phương tiện để phản ánh các kết quả nghiên cứu, những thông báo, tin tức, hoạt động trong các lĩnh vực KH.
Ưu điểm: So với sách TT có tính kịp thời(thời sự hơn): phản ánh kịp thời kết quả của những hoạt động KH, giá trị KH cao.
Nhược điểm: Thời gian hữu ích không dài.
Phát minh, sáng chế: là bản mô tả một giải pháp kĩ thuật cụ thể cho 1 lĩnh vực, một phương tiện nào đó cho một nền kinh tế quốc dân: gồm 2 loại:
TL cấp 1: Là bản mô tả phát minh sáng chế
TL cấp 2: tóm tắt phát minh sáng chế va các công cụ KT để tiếp nhận phát minh sáng chế.
TL TT sáng chế là TT mới nhất so với các dạng TL khác. TT có giá trị và độ chính xác cao.
TL tiêu chuẩn: là các TLKT có cơ sỏ KH xác định loại, dạng, kí hiệu sản phẩm, định mức chất lượng sản phẩm cùng với các PP thử, bao gói, dán nhãn, vận chuyển và bảo quản. Có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động sản xuất thương mại và một số lĩnh vực hoạt động khác : cơ sở, ngành, quốc gia, quốc tế: là một loại TL chuyên dụng.
Catalog kĩ thuật và thương mại: chứa những TT có giá trị về các loại sản phẩm mới: bao gồm những bản mô tả KT, các sản phẩm một cách chi tiết, các bản vẽ, sơ đồ, công nghệ vận hành, giá của sản phẩm.
Các bản thiết kế, đồ biểu: tranh ảnh, bản vẽ, sơ đồ…
Tài
liệu không công bố
- Tài liệu được xuất bản thành sách hoặc không, có phạm vi phổ biến hẹp dành cho những đối tượng cụ thể.
- Tài liệu không công bố bắt nguồn từ các trường đại học, các viện nghiên cứu, các hoạt động học tập, nghiên cứu, triển khai và thường chứa đựng những TT mới nhất về lĩnh vực cụ thể nào đó. Bao gồm: báo cáo tổng kết của ngành, cơ quan, TL của các hội nghị KH, các bản tham luận, các kỉ yếu hội nghị: tập trung những bài tham luận, TL in thử, luận án, luận văn, các bảng tóm tắt giới thiệu luận án, luận án, các giáo trình giảng dạy và TL tham khảo đc biên soạn cho từng môn học hoặc từng trường. Những tập bản thảo của tác giả : đánh máy, chép tay, ghi chép, nhật kí KH và thư từ liên quan tới các nhà chuyên môn.
- Được biên soạn dựa trên TL cấp 1, là công cụ để tra cứu TL cấp 1
- Dựa vào TL cấp 2 ta có thể có đc những nguồn TT cần cung cấp hoặc có thể xác định đc nội dung và giới hạn đã đặt ra.
- Các TL cấp 2 không chứa những tri thức mới mà chỉ sắp xếp hệ thống hóa những tri thức đã có theo 1 trật tự nhất định nào đó .
+ Thư mục: là bản liệt kê đầy đủ hoặc chọn lọc các bản Mô tả TM, các TL về một chủ đề nào đó hoặc liệt kê định kì các TL mới: Trên đó ghi về các đặc trưng bên ngoài của TL như: tên tác giả, tên TL, năm xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản, khổ, …có nhiều loại TM: TM quốc gia, TM chuyên ngành, TM các ấn phẩm định kì…
Để phục vụ cho việc lưu trữ thông tin và tìm tin, nội dung của các thư mục này có thể có cả bản tóm tắt, chú giải, và từ khóa.
Có thể đc sắp yp theo vần chữ cái, theo hệ thống PL hay theo thứ tự nhập vào TL.
Dựa vào các bản thư mục chúng ta có thể tiếp cận tài liệu theo tác giả, theo chủ đề, theo các yếu tố xuất bản, theo từ khóa, hay theo loại hình xuất bản. giúp tìm thông tin nhanh và chính xác hơn.
+ Mục lục: Phiếu mục lục là một tấm phiếu trên đó ghi những thông tin về tài liệu. Những TT này đc trình bày theo 1 quy tắc nhất định, tập hợp các phiếu ML của tất cả TL có trong 1 đơn vị gọi là hệ thống ML: Là công cụ để quản lý vốn tài liệu và xác định vị trí vốn tài liệu trong kho. Ngoài việc được sắp xếp các ô phiếu ML thành các hộp phích thì các phiếu ML cũng có thể đc tập hợp và in thành 1 ấn phẩm mục lục tạo điều kiện dễ dàng cho việc tra cứu tài liệu của NDT. VD: TM quốc gia.
ML chữ cái: giúp tiếp cận nhanh TT bắt đầu bằng chữ gì? ML chủ đề:
ML phân loại: Thuộc môn loại gì? ML tạp chí
ML luận văn, luận án: ML này và ML TC nếu TV có VTL và đối tượng phục vụ lớn.
ML của các ấn phẩm định kỳ thường đc thực hiện trên các phiếu đặc biệt, gọi là Kardex, cho phép theo dõi các số liên tiếp của ấn phẩm.
ML liên hợp: Các đơn vị TV TT có thể phối hợp với nhau xây dựng ML liên hợp: là loại ML phản ánh những TL trong kho của đơn vị mình và 1 số ML trong TV của bạn. Là tập hợp các ML của nhiều TV. Các ML liên hợp thường đc tổ chức theo chủ đề hay theo loại hình TL và thường đc xuất bản dưới dạng một tuyển tập với tham gia của các đơn vị thành viên. VD: The National Union Catalog là ML liên hợp về sách của thư viện Quốc hội Mĩ và các thư viện Hoa kì. Tạo điều kiện cho NDT dễ dàng trong việc tìm kiếm TL.
Các catalog thương mại và công nghiệp chính là ML về các sản phẩm của 1 đơn vị sản xuất. Chúng thường mô tả tóm tắt về các đặc tính của sản phẩm và cung cấp các thông tin cần thiết về sản phẩm đó.
ML đọc máy: Lưu trữ trong các CSDL TM. Từ các CSDL này người ta có thể in ra các loại phiếu ML khác nhau 1 cách tự động.
+ Các danh mục: Là các TL tra cứu cung cấp chỉ dẫn về các cá nhân, các tổ chức, các TT thường thức, các TL trong 1 lĩnh vực cho trc, các sách mới xuất bản:
Danh mục các sách đã xuất bản: cho biết tên các sách đang có bán trên thị trường. : Ví dụ: Les livres disponibres en 1977 tập hợp 220.000 tên sách bằng tiếng Pháp xuất bản trong năm 1977 của 43 nc.
Danh mục các sách sắp xuất bản: cho biết những sách sẽ xuất bản trên 1 chủ đề