4.1.1. Lịch sử phát triển quản trị thông tin
Vấn đề quản trị thông tin được đặt ra từ cuối thế kỷ XIX, khi các nhà khoa học phân biệt khái niệm: Vật mang tin và nội dung thông tin. Từ đó tới nay, lịch sử QTTT đã trải qua 6 giai đoạn phát triển.
Giai đoạn 1: Giai đoạn tiền khởi bắt đầu từ cuối thế kỷ XIX, khi mà những hiểu biết về thông tin còn quá mơ hồ. Khái niệm vể thông tin là trừu tượng, vô hình, chủ quan, dễ biến hóa nên trong thực tiễn QTTT không thể phân biệt được các phạm trù kinh điển như: giá trị, chi phí, lợi ích,... để từ đó sử dụng chúng trong thực tiễn quản trị thông tin. Công việc QTTT ở giai đoạn này thực chất là quản lý các vật thể - quản lý các vật mang tin như: công văn, báo cáo, ấn phẩm...
Giai đoạn 2: Khởi sự vào đầu thế kỷ XX, khi mà xuất hiện hiện tượng “bùng nổ tư liệu”, chủ yếu liên quan tới các giấy tờ, hồ sơ trong công tác văn phòng và công tác tư liệu. Các thiết bị làm văn bản như máy chữ, giấy carbon (giấy than), các thiết bị tìm tin “cơ giới nhỏ” như các loại phiếu lỗ được phát triển rất nhanh đã góp phần vào việc cơ khí hóa các quá trình tư liệu (tạo lập, chế bản, tìm kiếm, lưu trữ, phổ biến...).
Giai đoạn 3: Bắt đầu từ những năm 20 đến giữa thế kỷ XX. Vấn đề QTTT gắn liền với việc phát triển công tác hồ sơ, văn thư trong các văn phòng. Công việc tài liệu trong các văn phòng đã đưa đến khái niệm “công tác bàn giấy” để gọi tên công việc đối với các nhân viên văn phòng. Việc quản lý các công văn giấy tờ trong các công sở đòi hỏi phải xem xét các công việc ở mức độ có tổ chức và hệ thống.
Giai đoạn 4: Bắt đầu từ những năm 50 của thế kỷ XX. Với việc ra đời các máy tính điện tử, bắt đầu khởi sự việc số hóa các tài liệu ở dạng điện tử. Ranh giới giữa tài liệu như các thực thể vật lý vói việc trình bày chúng trong môi trường điện tử đã bị mờ nhoà. Vì các đặc tính ưu việt của máy tính điện
tử trong việc xử lý thông tin, lưu giữ và tìm tin nên máy tính điện tử đã được nhanh chóng đưa vào áp dụng để tự động hóa quá trình thông tin. Chính trong thời kỳ này các thực nghiệm về định chủ đề kết hợp, tìm tin tự động làm nền móng ra đời của lý thuyết tìm tin của C.N.Mooers đã được thực hiện. Những thành công trên đây đã tạo tiền đề để nói đến việc chuyển dịch từ vòng đời tư liệu sang vòng đời của thông tin. Giai đoạn 4 này được gọi là quản lý các quá trình thông tin tự động hóa.
Giai đoạn 5: Đây là thời kỳ bùng nổ thông tin và tư liệu bắt đầu vào thập niên 60. Các tư liệu về thông tin đều được khai thác và sản sinh với tốc độ phi mã. Các loại hình tài liệu dạng giấy, các vật mang tin quang học vi hình như phim cuộn (Micro film) và phim tấm (Microfiche), các cơ sờ dữ liệu được phát triển rất nhanh. Cơ sở dữ liệu đầu tiên với tên gọi “Chemical titles” (Nhan đề hóa học) ra đời vào năm 1962 đã tỏ rõ ưu điểm của mình và nhanh chóng chiếm lĩnh thị phần quan trọng trong công tác thông tin. Các hệ thống thông tin quản lý (Management Information system - MIS) là công cụ quan trọng của các tổ chức, cơ quan và là cầu nối giữa hoạt động của tổ chức với môi trường. Khả năng của công nghệ thông tin với 2 thành phần cốt lõi là tin học và viễn thông được coi là “thanh gươm hai lưỡi” đã thể hiện các lợi thế vượt trội trong thực tiễn của hoạt động thông tia.
Giai đoạn 6: Bắt đầu từ mốc thập niên 70 với tên gọi quản trị các nguồn lực thông tin (IRM). Nhận biết về sự tiếp nối của xã hội công nghiệp là sự ra đời của xã hội thông tin, mà thông tin và tri thức sẽ trở thành nguồn lực quan trọng nhất của sự phát triển. Địa bàn quản trị thông tin được mở rộng và hoạt động QTTT được tăng cường mạnh mẽ. Tại Hoa Kỳ, sau khi xuất hiện các công trình dự báo mang tính đón đầu tới xã hội và nền kinh tế thông tin của D. Bell, F. Machlup và M.u Porat, Quốc hội Hoa Kỳ đã thành lập một Ban điều tra đặc biệt để khảo sát và đánh giá mối quan hệ giữa “Giấy tờ, công tác hổ sơ và thông tin điện tử”. Dựa trên kết quả điều tra, Quốc hội Hoa Kỳ đã yêu cầu cải cách công tác thông tin trong tất cả các khu vực chính phủ, doanh nghiệp và xã hội. Tại Liên Xô (cũ), cuốn “Cơ sở thông tin học phi văn
Mục tiêu (Chuyển giao thông tin có giá trị đến người dùng tin)
Đối tượng quản trị (Thông tin)
Chủ thể quản trị (Nhà quản trị thông tin)
bản” của Viện sỹ V.M.Gluxcov cũng ra đời. Các chương trình đào tạo cán bộ khoa học ngành QTTT được phát triển mạnh mẽ. Tại Hoa Kỳ có 43 trường đại học có đào tạo ngành QTTT, Tại Thủ đô Moskva (CHLB Nga), có 33 khoa đào tạo các chuyên ngành vể hệ thống thông tin. Nhiều nước trên thế giới, phong trào các văn phòng không giấy tờ cũng đã được đề xướng. Để vận hành các hoạt động trong xã hội cần phải dựa vào thông tin. Thông tin là điều kiện cần để làm các quyết định trở nên có cãn cứ và hợp lý. Như vậy, cần phải xem xét dữ liệu, thông tin và tri thức ở mọi hình thái (văn bản hoặc là số hoá), ở mọi vật mang (tư liệu, CSDL, vi phim...) vói tư cách như một nguồn lực của một tổ chức.