* Khái niệm
Quản trị là quá trình tác động của chủ thể quản trị vào đối tượng quản trị, để phối hợp các hoạt động của nhiều người nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động quản trị thông tin có thể khái quát hóa thành sơ đồ sau:
Hình 7: Hệ thống quản trị thông tin
Quản trị hệ thống thông tin là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, điều hành và kiểm soát các hệ thống thông tin sao cho nó có hiệu quả.
* Vai trò quản trị thông tin
cùa tổ chức. Thực vậy, không có hoạt động nào của tổ chức lại không cần đến thông tin. Tuy nhiên, sự thành công hay thất bại của một tổ chức đang ngày càng phụ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được các thông tin có giá trị. Để quản lý, khai thác và sử dụng thông tin có hiệu quả cao, các cơ quan đơn vị cần tổ chức công tác thông tin theo những yêu cầu cơ bản sau đây:
• Sự phù hợp: thông tin rất phong phú, phức tạp và được tạc ra từ nhiều nguồn, nhiều loại hình khác nhau. Do đó cần bảo đảm sự phù hợp của các thông tin với từng công việc của cơ quan, tỗ chức.
• Tính chính xác: thông tin là chất liệu để các nhà quản lý phân tích, đánh giá tình hình do đó phải đảm bảo tính chính xác Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác từ đó quyết định có thể sai lầm, gây hậu quả xấu.
• Đẩy đủ: thông tin đầy đủ mới mô tả trọn vẹn được sự vật, hiện tượng, quá trình. Nếu thông tin không đầy đủ sẽ làm cho nhà quản lý nhận biết sai hiện tượng, sự vật.
• Kịp thời: thông tin không kịp thời thì sẽ không có giá trị trong việc ra quyết định nhất là trong thời đại ngày nay các đơn vị đều chạy đua để tìm kiếm thông tin thì tính kịp thời lại càng quan trọng.
• Hệ thống, tổng hợp: thông tin không chỉ đòi hoi đầy đủ về lượng mà còn phải được xây dựng theo hệ thống có logic. Cung cấp thông tin có hệ thống mang tính tổng hợp giúp cho nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí.
Việc thực hiện quản trị thông tin góp phần quan trọng rất lớn trong các tổ chức.