Xử lý phân tích - tổng hợp thông tin (gọi tắt là Xử lý thông tin) là việc biến đổi nội dung tài liệu bằng cách:
- Phân tích tài liệu,
- Trích rút các thông tin cần thiết, và/hoặc - Đánh giá, so sánh, khái quát hóa, và
- Trình bày lại thông tin đó dưới dạng thức đáp ứng yêu cầu của hoạt động thông tin
Mục tiêu của XLTT:
• Để lưu trữ và tìm kiếm lại qua thời gian; • Để truyền đi và thu nhận lại qua không gian; • Để góp phần khắc phục vấn đề bùng nổ thông tin:
- Trùng lặp thông tin; - Tản mạn thông tin;
- Giảm độ tin cậy và nhiễu tin Chức năng của XLTT:
- Trợ giúp tìm kiếm thông tin trong các hệ thống truy hồi thông tin
Cách thực hiện: Biến thông tin từ dạng thức ban đầu thành dạng thức dễ kiểm soát.
Các nhiệm vụ cụ thể:
+ Định chỉ mục: Phân loại, định đề mục chủ đề, định từ khoá, mô tả hình thức tài liệu;
+ Một số loại tóm tắt nội dung tài liệu.
- Trợ giúp sử dụng thông tin trong quá trình ra quyết định
Cách thực hiện : Biến thông tin từ dạng thức ban đầu thành dạng thức dễ sử dụng.
Các nhiệm vụ cụ thể:
+ Một số loại tóm tắt nội dung tài liệu; + Tóm lược;
+ Dịch; + Biên tập; + Tổng luận; + Tư vấn;
+ v.v.
Đặc điểm của việc XLTT
- Tuân thủ một phương pháp luận chung, đồng thời:
- Được cụ thể hoá theo đặc thù riêng của từng hệ thống thông tin, phụ thuộc vào:
+ Đối tượng sử dụng thông tin; + Dạng tài liệu được quản lý;
+ Diện bao quát nội dung thông tin, các khía cạnh ưu tiên; + Các giới hạn về khả năng.
- Được thể hiện thông qua các quy định nội bộ.