Điều này là căn bản số 1. Thường tôi sẽ dọ hỏi ai sắp ngồi trước mặt mình, bên kia bàn hội nghị. Tôi tìm hiểu gia cảnh của họ, văn hóa, trình độ; cố gắng tìm biết xem trong những năm gần đây họ đã thương thuyết với những ai, trên những dự án nào. Mục đích không phải để mua chuộc mà cốt tìm hiểu nhân cách của các cá nhân sắp gặp, ý thích của họ, những điều phải tránh để tìm phương cách làm việc cho cả hai bên thoải mái và để gây một sự tín nhiệm nào đó. Cuộc đàm phán nào cũng có lúc vào thế kẹt, khi đó thực sự quá muộn để gây cảm tình. Khi gặp tình huống ấy, nếu đã có cuộc làm quen từ trước, nếu đoán được thâm ý của nhau, nếu cả hai bên cảm nhận được sự chân thành muốn đạt kết quả tốt cho cả đôi bên, cuộc đàm phán dễ ra khỏi ngõ bí hơn.
Tôi xin nhấn mạnh là bạn chớ nên có những ý nghĩ tiêu cực trước khi vào hội nghị. Có rất nhiều trường hợp đoàn đi đàm phán chưa chi đã coi đoàn trước mặt là địch thủ, thậm chí là kẻ thù. Tư duy đó chắc chắn đưa đến thất bại. Dù có gặp người bất
chính chăng nữa thì cách trình bày lành mạnh và chân thành sẽ vẫn đưa con thuyền đàm phán đi theo đúng lộ trình mong muốn.
Nếu không có dịp chuẩn bị từ trước thì vẫn có thể đợi tới vài ngày trước hội nghị để mời các phái đoàn tham dự đi ăn, đi chơi trước khi vào việc. Con người vẫn là con người, hễ có dịp tìm hiểu nhau để có sự thông cảm, chẳng chóng thì chày cũng có cảm tình với nhau hơn. Đó sẽ là cái phao giữ cho cuộc thương thuyết khỏi chìm, và nó sẽ có ích khi đến lúc phải giải bày nỗi khó hoặc giải lý tại sao bên kia lại có những đòi hỏi khó hiểu.