Đây là một việc rất khó xử lý, tất nhiên phải quy định trước khi đi thương thảo, trong đó có quyền hạn của trưởng đoàn.
Trong những dự án có nhiều khâu phức tạp, khi có nhiều nhân viên của các bộ, ngành, công ty phụ thì mỗi nhân viên phải tuân theo chỉ đạo của ít nhất hai đường lãnh đạo. Họ tất nhiên phải tuân theo chỉ đạo của sếp trong công ty mình, nhưng họ cũng phải tuân theo chỉ đạo của trưởng đoàn thương thuyết, mà trưởng đoàn cũng chỉ là nhân viên cao cấp của một công ty trong những công ty có mặt. Thông thường, trưởng đoàn thuộc về thầu chính.
Có thể nói làm trưởng đoàn đi thương thuyết với số đông công ty là một việc cực kỳ khó khăn, và những nhân vật có khả năng này rất khó kiếm trên thị trường. Tôi thường gọi những người này là superman! Họ phải thương thuyết đủ mọi chiều mà vẫn giữ được bình tĩnh, không để lộ ra một vết nhăn trên mặt. Và cứ như vậy suốt tháng này sang tháng nọ, họ tự kiểm soát một cách tuyệt vời.
án nhà máy điện, khách hàng đòi xuống giá 5%, trưởng đoàn họp nội bộ, yêu cầu mỗi công ty thành viên xuống 5% một cách đồng đều theo quy luật “dân chủ”. Nhưng bên hạ tầng nói “Em chỉ xuống được 0,6%, vì ở xứ em lạm phát cao, nhân viên vừa được tăng lương hậu”, bên nhà máy thì chỉ xuống được 0,7% vì lý do khác, bên hệ thống điện chỉ 1% vì thầu phụ lên giá nọ kia, thế là trưởng đoàn không sao đi tới tổng cộng 5% dự án được. Đôi khi phải cần cả một tuần lễ mới thuyết phục được đồng đội! Kinh nghiệm cho thấy thuyết phục nội bộ vô cùng tế nhị và cực nhọc.
Khách hàng chủ đầu tư quốc tế, nhất là trong các dự án lớn, thường đòi hỏi các thành viên trong phái đoàn trình ủy nhiệm thư cá nhân. Trong ủy nhiệm thư, Hội đồng Quản trị của mỗi công ty nhìn nhận long trọng trước pháp luật là người đại biểu mình gửi đi phải được toàn quyền đại diện và xử sự không cần có thêm hỗ trợ trực tiếp của công ty mẹ.
Riêng trưởng đoàn thương thuyết phải có ủy nhiệm thư còn đặc biệt hơn thế, không những chính công ty của mình phải cho đặc quyền, mà thêm vào đó mỗi công ty thành viên của dự án cũng long trọng nhìn nhận quyền tối cao rộng rãi của trưởng đoàn. Riêng việc chuẩn bị các ủy nhiệm thư trước khi lên đường cũng là một pha thương thuyết nhức đầu. Các nước Ả Rập Trung Đông rất đa nghi. Họ kiểm tra các ủy nhiệm thư một cách tỉ mỉ.
Chúng ta đôi khi không ý thức được hết tầm quan trọng của ủy nhiệm thư. Cần hay không cần? Trên thực tế, đoàn đi thương thảo nên đem theo thư ủy nhiệm. Nó đem lại cho khách hàng hay chủ đầu tư một sự thoải mái, vì biết rằng người đại biểu công ty được cử đi thương thuyết thực sự được ủy nhiệm. Khi họ nói hay cam kết, tức là công ty của họ cũng cam kết
theo!
Tôi đã rất may mắn trong cuộc đời thương thuyết của mình. Trong nhiều năm, cả giới kinh doanh đều biết rằng không những tôi được Hội đồng Quản trị của công ty ủy quyền thường trực, nhưng còn hơn thế, tôi được hưởng quy chế đặc biệt là thực sự có quyền hành rộng rãi để quyết nghị ngay trong buổi họp. Đây là một ưu thế tôi đã sử dụng nhiều lần và giúp tôi hớt tay trên những công ty đối nghịch tại chỗ, trong khi nếu họ muốn đối kháng thì họ lại phải xin phép sếp trên của họ, tất nhiên không có mặt tại bàn hội nghị. Nói một cách khác, tôi có thể quyết định nhanh, đánh chớp nhoáng, trong khi địch thủ cần thời giờ để giải bày với sếp. Nếu chẳng may “ông sếp” của họ lại trốn tránh trách nhiệm nữa thì lợi thế của tôi thật hiển nhiên.