công ty mẹ là một đề tài không kém quan trọng
Thông tin gồm nhiều mảng:
Thông tin giữa lãnh đạo đoàn thương thảo với lãnh đạo ở lại công ty.
Đường dây này là “dây thần kinh” của cuộc thương thảo. Dù đã chuẩn bị đến đâu vẫn có nhiều chuyện bất ngờ, nên lãnh đạo công ty cần theo dõi cuộc thương thảo, nhất là khi dự án to đến độ có thể thay đổi tương lai của cả công ty! Đôi khi, dù ủy quyền thế nào cho trưởng đoàn đi đàm phán chăng nữa thì cũng có những quyết định đột ngột phải cần đến sự tham gia mật thiết của các lãnh đạo công ty “ở nhà”.
Tôi đã gặp trường hợp ngay Chủ tịch Hội đồng Quản trị và Tổng giám đốc công ty cũng tự xét không đủ thẩm quyền lấy quyết định một mình, phải xin hoãn cuộc đàm phán để họp Hội đồng Quản trị. Đó là lần phía chủ đầu tư đòi xuống giá 90 triệu đôla Mỹ trong một dự án siêu khổng lồ 9 tỷ đôla Mỹ, tức chỉ có 1% thôi, nhưng cái 1% này to quá. Không ai trong công ty dám nghĩ rằng mình có thẩm quyền cho phép xuống giá 90 triệu đôla trong một lượt!
Trong mọi trường hợp, tất cả mọi đường dây truyền tin với công ty mẹ đều phải được an ninh hóa một cách thật cẩn trọng. Phe đối tác hoặc phe địch thủ đã đặt trước hệ thống gián điệp để
nghe lén máy điện thoại, đọc fax… Đã có lần tôi phải xin đại sứ của Pháp cho phép dùng máy điện thoại đặc biệt tối mật của chính phủ Pháp để bàn với các lãnh đạo công ty về những diễn biến sắp tới.
Thông tin giữa các đồng nghiệp trong đoàn đi thương thuyết ở nước ngoài.
Đôi khi chủ đầu tư nước sở tại chia đoàn chúng tôi thành nhiều toán, mỗi toán phải thương thuyết về đề tài khác nhau tại một địa điểm khác nhau. Họ chia ra như vậy để thuận tiện cho họ, nhưng cũng dể bắt buộc chúng tôi liên lạc với nhau bằng những phương tiện họ dễ theo dõi và kiểm soát.
Thông tin giữa các thành viên trong đoàn với đồng nghiệp của họ tại công ty nhà.
Mảng này rất khó quản lý chặt chẽ để không một thông tin nào thoát ra khỏi đoàn. Những chuyên viên về điện, về máy, về hạ tầng thỉnh thoảng cũng cần liên lạc với sếp trực tiếp của mình. Công ty của họ không phải là thầu chính nên họ không làm việc cẩn mật như thầu chính! Việc để họ tự do dùng mọi phương tiện viễn thông là một cơ hội bằng vàng cho đối phương hoặc chủ đầu nghe và tìm hiểu chiến lược của cả nhóm bên này.
Một việc tôi luôn luôn làm khi phải đi thương thuyết tại nước ngoài là sửa soạn trước một số tên và ngữ vựng sẽ dùng qua điện thoại, để ngăn đối phương giải mã nếu chẳng may họ nghe điện
thoại hay đọc fax của chúng tôi.
Chẳng hạn tôi sẽ tự đặt tên hiệu là “the tiger” (con hổ), sếp tôi là ông “đen”, Chủ tịch là ông “trắng”. Việc đang quá khó khăn thì nói là “đang qua biển lớn”, việc dễ hơn thì “qua kênh
Suez” … Bạn đừng cười vì tình huống này giống như chuyện gián điệp James Bond vậy. Bằng cách đó chúng tôi tuy không mong giữ được bí mật lâu, nhưng cũng đủ để làm cho thời gian đứng về phía mình, cho phép chúng tôi đi nhanh hơn đối phương hay bất cứ địch thủ nào khác. Sau vài tuần chúng tôi lại đổi mật mã, thay cách gọi. Riêng tôi còn hay dùng lẫn lộn ba, bốn thứ ngoại ngữ trong cùng một cuộc điện thoại với Chủ tịch công ty, đồng thời vẫn dùng tiếng lóng, tên ngụy trang để mong giảm chút rủi ro thất thoát thông tin.
Có bạn sẽ nghĩ: “Làm gì mà để trí tưởng tượng phong phú quá vậy? Làm việc mà cứ sợ có ai nhìn vào hồ sơ mật của mình thì làm sao tập trung!”. Để cho những bạn nào nghĩ vậy hoàn toàn bị thuyết phục, tôi xin kể lại chuyện sau đây. Câu chuyện chứng minh rằng nếu gặp phải “mật thám” giỏi, bạn có phòng vệ đến mấy thì thông tin mật của bạn vẫn có thể bị “moi” ra được. Năm 1986, tôi phải thương thuyết tay đôi với ông Chủ tịch công ty điện lực của một nước nằm ở trung tâm châu Mỹ. Ông này sang Pháp gặp tôi, nhưng cũng để gặp đối thủ của chúng tôi bên châu Âu. Dự án là một nhà máy điện 2 x 350 MW. Vào đúng trưa hôm gặp mặt, có một mật thám tôi không quen từ trước xin gặp tôi gấp, nói đã tình cờ nắm được một dữ kiện kỹ thuật làm cho anh ta tin rằng dự án không thể thoát tay công ty của chúng tôi. Tất nhiên, tôi gặp chàng mật thám nói trên ngay tức khắc trước khi đi tiếp ông Chủ tịch. Y như rằng dữ kiện đưa ra đã hoàn toàn thuyết phục tôi.
Trong khoảnh khắc, tôi cùng cộng sự viên phải đổi hoàn toàn chiến lược thương thảo. Thay vì tìm cách thuyết phục chủ đầu tư mua của chúng tôi (bây giờ chuyện đó đã chắc chắn!), chúng tôi chuyển sang thuyết phục chủ đầu tư rằng mua giá đó là phải chăng! Và cuối cùng chúng tôi đã bán được hàng với đúng giá
chúng tôi muốn. Từ chiến lược “thuyết phục để bán hàng” chúng tôi đã chuyển sang chiến lược “làm sao bán giá cao”!
Chuyện xảy ra gần 30 năm trước rồi đấy, huống chi trong bối cảnh công nghệ thông tin thời nay. Nói thế để các bạn hiểu rằng sự cẩn mật vô cùng quan trọng nếu muốn nắm chắc vận mệnh của chính phe mình. Thậm chí ngay với đồng đội, đôi khi tôi cũng không chia sẻ hết vì tôi đã học được một lời khuyên khi còn là một kỹ sư trẻ tuổi, từ một ông giám đốc lão thành: “Nếu anh không giữ được bí mật của anh, thì đừng chờ đợi gì người khác, dù là cộng sự, giữ được cái bí mật đó”.