Thường thường một cuộc thương thuyết bắt đầu với chính trung gian chứ không ai khác. Trung gian đem dự án tới công ty, đưa ra những đòi hỏi tạm gọi là của Thượng đế, giới thiệu các kịch sĩ của cuộc thương thuyết với nhau, và giúp cho cuộc thương thuyết đi tới đích. Kết quả là một hợp đồng cân bằng giữa chủ đầu tư và công ty nhận thực hiện hợp đồng. Thế rồi đến ngày ký, trung gian giúp cho đôi bên dàn xếp lễ ký cho thật long trọng và vui vẻ.
Tất nhiên, nếu trung gian không chịu ký hợp đồng với công ty thì hy vọng thành công rất nhỏ.
Khi thương thuyết với trung gian, các bạn nên nhớ những nguyên tắc làm việc sau đây:
Hợp đồng với trung gian phải nằm trong khuôn khổ luật pháp của những nước công nhận vai trò của trung gian. Thụy Sĩ là một ví dụ. Có nhiều quốc gia không công nhận việc này, do đó thêm phần phức tạp cho người quản lý. Sau này nếu có sự việc bất đồng, e khó giải quyết nếu không định trước luật nào áp dụng, phân giải trước tòa tại nước nào.
Cũng xin nhấn mạnh là khi có bất đồng với trung gian, tốt nhất là tìm hòa giải giữa đôi bên một cách kín đáo. Không có lợi gì nếu ra tòa, và tòa lại có thể đặt những câu hỏi khó trả lời. Thế rồi khi trung gian không vui, họ có thể gây ảnh hưởng mạnh để công ty của bạn bị “bế quan tỏa cảng” luôn trong nước của họ.
Vai trò của trung gian phải được định nghĩa rõ. Chính họ cũng phải thực sự nói rõ ai quen, ai không quen trong phía chủ đầu tư. Một dự án có hàng chục nhân vật tham gia từ nhiều phía (bộ, ngành, ngân hàng, luật sư, các công ty thầu chính, thầu phụ). Nếu trung gian chỉ quen có Thượng đế thôi thì cũng tốt lắm rồi, vì đó là điều kiện tối cần thiết. Tuy nhiên nó vẫn không đủ để thắng thầu. Phải nắm được cả các ban tư vấn, hội đồng duyệt… Do đó, nếu một mình trung gian không nắm hết nghĩa là công ty sẽ cần dựa vào thêm một số trung gian khác nữa. Ở phía khách hàng, chủ đầu tư, rất nhiều khi có cả chính khách ngầm, không thể bỏ quên. Việc chi phối mảng ngầm cũng thuộc vào trách nhiệm của trung gian.
Trung gian phải nhìn nhận một cách trung thực rằng họ làm việc độc quyền với thân chủ. Nếu để cho trung gian đi “hai hàng” sẽ gây hậu họa. Nặng hơn nữa là trung gian có vai trò nội gián cho phe địch. Chuyện này hiếm nhưng có. Trong hợp đồng, phải nói rõ là khi công ty có bằng chứng trung gian không trung thực hay không làm việc độc quyền thì hợp đồng hủy tự động.
Trung gian phải tôn trọng hợp đồng trung gian đến khi hợp đồng chính của dự án được ký, bất chấp hợp đồng dự án cho ai, cho địch thủ hay thân chủ. Đến lúc đó, trung gian mãn nhiệm nhưng phải cam đoan không làm việc với
phe địch cho đến sau khi dự án kết thúc. Lý do là rất nhiều trường hợp sau khi đã ký xong hợp đồng, phe thắng lại muốn dùng luôn cả trung gian của phe thua để thực hiện nhiều phần tuy phụ thuộc nhưng quan trọng, như xin tài trợ thêm, hay trung lập hóa các nhân vật chống đối họ trước đây khi còn đứng cùng phe thua.
Hợp đồng với trung gian phải nằm trong khuôn khổ tiêu chuẩn (standard). Có nghĩa việc làm của tất cả các trung gian cộng lại không được lên quá mức 4 hay 5% tổng giá trị dự án. Tất nhiên, rất nhiều nơi trên thế giới có những đòi hỏi cao hơn.
Hợp đồng với trung gian phải nói rõ không bao giờ trả tiền trước cho trung gian. Kinh nghiệm cho thấy nhiều cuộc thương thuyết kéo dài nhiều năm. Các dự án lớn, nhất là dự án metro đôi khi kéo dài cả 20 năm, từ lúc nghiên cứu khả thi đến khi thực sự thi công (metro Bangkok hay Jakarta chẳng hạn). Do đó, việc trả tiền trước cho trung gian vừa có lý, vừa vô lý. Có lý là vì nếu trung gian phải làm việc 20 năm trên một dự án thì thật sự họ xứng đáng nhận thù lao, bất chấp kết quả. Tuy nhiên nếu nhìn kỹ hơn, trong suốt thời gian 20 năm, bao nhiêu nội các đã thay thế nhau, bao nhiêu Bộ trưởng giao thông hay Thị trưởng đã đi qua dự án. Nếu công ty trả tiền trước thì có nghĩa là phải xuất chi rất nhiều trước khi dự án trở thành hiện thực. Thật vô lý! Có chăng là trường hợp trung gian không có nhiều phương tiện truyền thông chẳng hạn, và công ty có thể chấp nhận ứng trước một số chi phí như điện thoại, fax… trong một thời gian nhất định.
Hợp đồng phải có cả điều khoản chấm dứt nhiệm vụ của trung gian. Trong nhiều trường hợp công ty của bạn làm
việc không hợp với trung gian và cũng không tín nhiệm họ 100%. Vào chính những lúc đó, trung gian sẽ nguy hiểm như “rắn hổ mang”! Thà giải nhiệm họ còn hơn chứa họ trong túi của bạn!
* * *
Khi đi tìm dự án bên nước ngoài, bạn thường sẽ gặp đủ loại trung gian.
Có loại trung gian cứ nhất quyết khoe là ai họ cũng quen biết, ai cũng là bạn thân từ hồi đi học. Rồi đến cả “Thượng đế” cũng là anh em con chú con bác với họ. Tôi khuyên các bạn nên lạnh lùng với những kiểu nói ngoa đó. Có thể họ nói đúng sự thật, nhưng tốt hơn hết, bạn cứ đưa ra nguyên tắc làm việc bất di bất dịch của công ty: cái gì cũng phải chứng minh thì mới tin!
Có loại trung gian hôm nói trắng, hôm nói đen, thiếu mạch lạc. Những người này không nắm rõ vấn đề, nên tránh.
Trung gian báo cáo chậm, cho thấy rõ không có vị trí “tiền đồn” trong việc thu thập thông tin. Họ có quen biết nhiều phía chủ đầu tư thật, nhưng thông tin chậm thì ít giá trị, giống như đọc nhật báo hai ba ngày sau. Tôi đã gặp trường hợp một trung gian cái gì cũng biết, nhưng chỉ biết chậm và không biết rõ nguyên nhân của sự việc. Sau này tôi mới có thông tin hắn ta chỉ là tình nhân của cô thư ký bên chủ đầu tư!
Thông tin quan trọng nhất là giá thành của phe địch. Nếu trung gian mà không nắm được yếu tố này thì rất khó dự
thầu.
Ngược lại, tôi đã được làm việc với nhiều trung gian đại tài. Họ giống nhau ở nhiều điểm. Họ chỉ dẫn công ty tôi nội dung của mọi việc một cách rành rọt. Họ khuyên làm gì cũng đúng thời, họ nói cái gì cũng đúng tình huống. Tất nhiên có được sự cộng tác của họ là một bảo đảm vững chắc để tiến tới kết quả.
Đã có lần, tôi được làm việc với một ông trung gian nổi tiếng bên Trung Đông (Syria). Khi mời chúng tôi sang nước mình đấu thầu, ông giới thiệu chúng tôi cho các nhà chức trách của dự án, rồi đưa ngay vào gặp “Thượng đế” tại tư thất. Sau đó ông tổ chức cho du ngoạn, rồi lấy cớ mời luôn anh bạn phe chủ đầu tư để thành lập chiến lược đi tới hợp đồng cho công ty của chúng tôi. Chúng tôi được biết luôn giá thành phải báo lúc đấu thầu, điều kiện gì phải chấp nhận. Đúng là ông thần vẽ đường cho hươu chạy, mà đường tuyệt vời làm sao! Hợp đồng của chúng tôi vừa ký xong, với tiền thù lao trung gian, ông ấy mua luôn cả một khách sạn 5 sao tại Paris. Và thật xứng đáng cho ông ấy!
NHỮNG ĐIỀU NÊN GHI NHỚ
Sự hiện diện của trung gian giỏi và sự hiểu biết sâu sắc của bản đồ kịch sĩ (cũng nhờ trung gian) là hai trong những điều kiện tiên quyết để thành công trong thương trường. Nắm được trung gian tốt sẽ giúp cho công ty của bạn mở hết mọi cửa. Không có trung gian tốt thì sẽ thiếu kẻ dẫn đường. Tuy nhiên, dù có người dẫn đường rồi, công ty vẫn phải chứng minh khả năng kỹ thuật, thành tích xuất sắc, đưa ra được một giá thành hấp dẫn, để rồi dần dần lấy được lòng tin của khách hàng và cuối cùng thắng thầu. Trung gian giỏi chỉ có thể giúp chứ không thể thay thế công ty của bạn trong cuộc đấu thầu và
trong cuộc thương thảo tiếp theo đó. Trung gian xuất sắc là điều kiện thật cần để thành công, nhưng không phải vì thế mà đủ.
K
Chương 7