1.2. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNGTÁC KẾ TOÁN
1.2.7. Tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin là quá trình ứng dụng các phần mềm trên máy vi tính trong hệ thống kế toán, nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong việc thu nhận, xử lý, tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho điều hành và quản lý hoạt động kinh tế - tài
33
chính nhanh nhạy, kịp thời. Để sử dụng phần mềm trên máy tính vào công tác kế toán cần giải quyết những vấn đề cơ bản sau:
- Nắm chắc chức năng của máy vi tính trong công tác kế toán ở đơn vị: máy tính chỉ là phuơng tiện tính toán, ghi nhận và hệ thống hóa thông tin kế toán, có khả năng luu trữ các thông tin, dữ liệu cần thiết với khối luợng lớn, có thể in tài liệu, các bảng biểu, các sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trinh tự đã đuợc thiết kế trong chuơng trình cài đặt máy.
- Tổ chức trang bị máy, trang bị kiến thức tin học cho các kế toán viên để có thể sử dụng máy tính thành thạo, vận hành đuợc chuơng trình kế toán trên máy.
- Tổ chức mã hóa các đối tuợng kế toán cụ thể ở đơn vị theo ngôn ngữ của máy. Đối tuợng cụ thể của hạch toán kế toán rất nhiều và đa dạng, vì vậy ở đơn vị phải xây dựng hệ thống mã hóa các đối tuợng kế toán theo các nguyên tắc nhất định, sao cho dễ dàng, đơn giản, dễ nhớ, dễ khai thác trên máy.
- Sử dụng chuơng trình kế toán trên máy. Hiện nay hầu hết các đơn vị sử dụng máy vi tính và công tác kế toán đều sử dụng các chuơng trình kế toán trên máy do các chuyên gia loại trình xây dựng, đã đuợc luu hành. Các chuơng trình kế toán trên máy đều đuợc thiết kế dựa vào hình thức kế toán nhật ký chung hoặc hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, song chua có chuơng trình kế toán nào có thể sử dụng đuợc cho mọi đơn vị, nên vẫn là chuơng trình riêng biệt chỉ thích hợp đối với từng loại hình kinh tế - tài chính.
Nhu vậy, tùy vào từng loại hình và lĩnh vực hoạt động kinh tế - tài chính àm mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn chuơng trình phần mềm kế toán phù hợp với đơn vị mình. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải đạt đuợc các yêu cầu sau:
+ Thứ nhất, phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành, nhung phải căn cứ vào tính chất, yêu cầu, đặc thù tổ chức xử lý thông tin bằng
34
máy vi tính, khả năng của các phần mềm kế toán, từ đó đề xuất các phương án thay đổi trong các công việc tổ chức kế toán.
+ Thứ hai, tổ chức bộ máy kế toán phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công việc của kế toán đã do máy tính đảm nhận, do đó một số cán bộ kết toán có thể kiêm nhiệm một số phần hành.
+ Thứ ba, trong tổ chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng, thực hiện thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu. Số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ.
+ Thứ tư, các loại sổ kế toán và các báo cáo tài chính; báo cáo kế toán quản trị do máy tính in ra phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. Thông tin trên các sổ và các báo cáo được tổ chức theo hướng gọn nhẹ nhưng phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết cho các quyết định quản lý.
+ Thứ năm, việc quản lý, bảo quản các số liệu kế toán ngoài việc tuân thủ theo các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, còn phải đảm bảo tính an toàn, tính bảo mật trong quá trình sử dụng và phải thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết.
35
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong điều kiện hiện nay, sự phát triển của các doanh nghiệp càng tăng về cả số lượng và quy mô, cùng với quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nói chung và đổi mới công tác kế toán nói riêng đang được đặt ra. Đặc biệt việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm đảm bảo thông tin kế toán kịp thời hơn, chính xác hơn đáp ứng yêu cầu quản lý trong các doanh nghiệp hiện nay đang là yêu cầu cấp thiết về cả lý luận và thực tiễn. Các vấn đề nghiên cứu trong chương này có nội dung cơ bản là:
- Làm sáng tỏ thêm những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại Doanh nghiệp, vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cũng như sự ảnh hưởng đặc điểm của doanh nghiệp đến tổ chức công tác kế toán.
Qua việc hệ thống hóa các vấn đề lý luận tổ chức công tác kế toán làm cơ sảo cho việc đánh giá thực trạng và hoàn thiện ở chương 2 và chương 3 của luận văn.
36
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI