CP VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Để đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai được diễn ra thống nhất, thuận lợi và hiệu quả, công tác kế toán của đơn vị được tổ chức theo: Hình thức kế toán tập trung.
- Ưu điểm: thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự lãnh đạo của bộ máy quản lý.
- Nhược điểm: công việc kế toán sẽ bị dồn nhiều vào cuối kỳ, có thể xảy ra sai sót trong quá trình lập, thu thập chứng từ, việc kiểm tra sẽ khó khăn.
Theo đó, toàn bộ công tác kế toán của Công ty được tập trung tại phòng kế toán. Từ khâu quản lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và phân tích số liệu.
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn của Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai, nên tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức rất gọn nhẹ, nhưng đồng thời vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong công việc.
45
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của
Công Ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai
(Nguồn: Phòng kế toán - Tài vụ)
> Kế toán trưởng: có nhiệm vụ điều hành, quản lý hoạt động của bộ máy kế toán công ty; chịu sự chỉ đạo trực tiếp của TGĐ công ty, chịu trách nhiệm trước TGĐ về các hoạt động liên quan đến kế toán tài chính, tham gia công tác xây dựng kế hoạch và điều hành kế hoạch, tham mưu cho Giám đốc các thông tin cũng như các biện pháp tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do phòng kế toán công ty chỉ có 5 người, mà khối lượng công việc khá nhiều, nên kế toán trưởng kiêm nhiệm luôn phần hành kế toán tài sản cố định.
> Phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp): Tổng hợp các báo cáo quyết toán của văn phòng Công ty và toàn Công ty; phụ trách công tác nghiệp vụ kế toán từ phòng kế toán đến các chi nhánh trực thuộc; phụ trách công tác thống kê và tổng hợp kiểm kê. Kiểm tra báo cáo quyết toán và tình hình tài chính của đơn vị thành viên, giải trình số liệu quyết toán với các ngành quản lý chức năng và các đợt thanh tra, kiểm tra; phụ trách công tác vận tải,
46
trợ cước; giải quyết các công việc khác của phòng kế toán khi kế toán trưởng uỷ quyền.
> Kế toán hàng hoá: Kế toán mua vào bán ra và lưu chuyển hàng hoá của văn phòng Công ty và quyết toán toàn Công ty. Theo dõi và tổng hợp thanh toán quyết toán trợ cước, trợ giá với ngành Tài chính và kho bạc Nhà nước; tính lãi tiền hàng trả chậm với các chi nhánh Vật tư nông nghiệp, lập biên bản đối chiếu hàng quý theo quy chế quản lý của Công ty. Theo dõi và quản lý quyết toán Thuế; lập báo cáo thống kê và giao dịch công tác với cục thống kê.
> Kế toán thanh toán và công nợ: Viết phiếu thu, chi, vay ngân hàng và theo dõi hạch toán các tài khoản tiền mặt, tiền gửi, tiền vay ngân hàng. Theo dõi và quản lý , kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ theo quy chế. Lập bảng thanh toán và quyết toán lương, thưởng, BHXH, BHYT...; tính lãi tiền vay đối với các chi nhánh chuyên doanh.
> Thủ quỹ: Kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của các chứng từ thu chi theo đúng nguyên tắc quản lý tài chính của Công ty; cập nhật chứng từ, rút số dư cuối ngày ghi sổ quỹ, thực hiện mức tồn trữ theo quy chế.
Qua quá trình tìm hiểu, tác giả nhận thấy, số lượng nhân viên kế toán còn ít nên khối lượng công việc của một nhân viên khá lớn, áp lực công việc tương đối cao. Tuy nhiên, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, gọn nhẹ, phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty. Việc phân công cụ thể rõ ràng từng chức năng, nhiệm vụ cho mỗi nhân viên kế toán là một ưu điểm rất lớn trong tổ chức bộ máy. Do đó các công việc được hoàn thành có hiệu quả, đồng bộ, giảm thiểu tối đa các sai sót, nâng cao năng lực nghiệp vụ và tự giác trong công việc của nhân viên.
Theo kết quả phiếu điều tra cho thấy 90% ý kiến của đối tượng khảo sát cho rằng bộ máy kế toán của công ty hiện nay đã phù hợp với đặc điểm
47
hoạt động, tổ chức khoa học, hợp lý. Các nhân viên kế toán phối hợp nhịp nhàng với nhau và với các phòng ban liên quan. Tuy nhiên, do địa bàn hoạt đông của công ty nằm rải rác tại các huyện trong tỉnh Lào Cai nên công tác quản lý cũng nhu công tác chuyên môn gặp không ít khó khăn. Trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán đuợc đánh giá khá tốt (76.67%) nhung năng lực của đội ngũ kế toán viên chỉ đáp ứng tốt đuợc 63.33% yêu cầu của công việc, 36.67% còn lại chua đáp ứng đuợc tốt yêu cầu công việc đặt ra. Chính vì vậy, tác giả nhận thấy công ty nên xem xét lại việc sắp xếp đội ngũ nhân viên kế toán hiện nay, có kế hoạch bồi duỡng, nâng cao trình độ chuyên môn.
2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán tại công ty
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại công ty đuợc thực hiện theo đúng nội dung phuơng pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Thông tu 133/2016/TT-BTC của Bộ truởng Bộ Tài chính ban ngày 26/08/2016. Việc lập, luu chuyển chứng từ công ty đuợc qui định rất chặt chẽ với từng loại chứng từ cụ thể tới khi ghi sổ, luu trữ và trách nhiệm đuợc phân công rõ ràng trong những nhân viên kế toán và trong các bộ phận khác có liên quan.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị và tuân thủ theo những quy định của Nhà nuớc. Các loại chứng từ phản ánh trong công ty gồm các loại sau:
> Chứng từ về hàng hóa: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, biên bản kiểm kê vật tu, công cụ,....
> Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, ủy nhiệm chi, séc,...
> Chứng từ TSCĐ, CCDC: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,....
48
Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy đi đường,....
Căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước thì Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai đã áp dụng đầy đủ theo đúng Quy định của Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, . Ngoài ra công ty còn sử dụng thêm một số loại chứng từ do Công ty tự thiết kế dựa trên quy định của Nhà nước và đặc điểm kinh doanh của công ty. Các mẫu chứng từ bắt buộc như Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, phiếu chi,... đơn vị đặt in theo đúng mẫu do Bộ tài chính ban hành. Còn các chứng từ mang tính hướng dẫn như Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Giấy đề nghị thanh toán,... đơn vị tự thiết kế và in.
Qua thực tế, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc thực hiện lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ theo quy trình sau:
> về tổ chức lập chứng từ:
Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai đã lập chứng từ theo yêu cầu của chế độ kế toán, do công ty áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nên một số chứng từ được lập trên máy tính theo đúng mẫu biểu quy định, đảm bảo nhanh gọn, chính xác, kịp thời trong công tác kế toán. Do đặc thù của công ty có nhiều chi nhánh tại các Huyện thuộc tỉnh Lào Cai, trong khi bộ máy kế toán đặt tại thành phố nên việc cập nhật các hóa đơn chứng từ phát sinh ở các vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa còn rất chậm, gây nhiều khó khăn cho công tác hạch toán kế toán. Phát sinh một số tình trạng hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ chưa được ghi đầy đủ thông tin như: hình thức thanh toán, chữ ký của người bán hàng. Một số chứng từ khác như giấy đề nghị thanh toán, phiếu thu,... được lập vẫn còn hiện tượng thôn g tin chưa đầy đủ hoặc bị tẩy xóa.
Theo kết quả phiếu điều tra cho thấy, mức độ tuân thủ quy định của Chế độ kế toán Việt Nam tốt (đạt 90%). Hệ thống chứng từ của công ty sử
49
dụng đáp ứng được yêu cầu của công tác chuyên môn (đạt 95%). > về tổ chức luân chuyển chứng từ:
Kế toán trưởng công ty đã xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ cho từng loại trên cơ sở căn cứ vào nội dung cụ thể của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên chứng từ. Trong quá trình luân chuyển đã xác định rõ đường đi, thời gian lưu trữ chứng từ ở từng khâu, từng bộ phận. Quá trình luân chuyển và ghi chép chứng từ được quy định và lập theo chương trình phần mềm kế toán. Cụ thể: chứng từ tại các chi nhánh chuyên doanh hay chi nhánh trực thuộc phải được chuyển tới nhân viên kế toán phụ trách trong khoảng từ ngày 25 đến ngày 30 hàng tháng, nhân viên kế toán phụ trách sẽ kiểm tra lại chứng từ trong vòng từ 1 đến 2 ngày trước khi trình lên kế toán trưởng hoặc Ban Giám đốc. Các chứng từ sau khi được lập sẽ được bộ phận kế toán kiểm tra và ghi sổ kế toán.
Theo kết quả của phiếu điều tra, quá trình luân chuyển chứng từ của công ty được đánh giá là hợp lý (80%), thời gian luân chuyển chứng từ được đánh giá là đúng quy định (70%).
> về tổ chức kiểm tra chứng từ:
Công tác kiểm tra chứng từ là nhiệm vụ quan trọng trong công tác kế toán, đòi hỏi tính cẩn thận đối với nhân viên kế toán. Các chứng từ được kiểm tra nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ ngăn ngừa các sai phạm ngay từ khi lập chứng từ. Thực tế tại Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai, công tác kiểm tra chứng từ được thực hiện cẩn trọng: đề nghị thanh toán được bộ phận trực tiếp phát sinh chi phí tập hợp các tài liệu quan như: đề nghị mua hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, đề nghị thanh toán,... Trên mỗi chứng từ này đều có chữ ký kiểm soát của người đề nghị mua, thủ kho, trưởng bộ phận sử dụng chi phí. Sau khi hoàn tất thủ tục lập bộ chứng từ đề nghị thanh toán kế toán trưởng sẽ kiểm tra
50
lại trước khi ký duyệt nên khi phát hiện sai sót sẽ được xử lý kịp thời. Do đó các chứng từ thanh toán đảm bảo đúng quy định và tránh các sai phạm về sau cho Công ty.
Mức độ tin cậy của các chứng từ của công ty được đánh giá cao (đạt 90% trên tổng phiếu điều tra).
> về tổ chức phân loại, lưu trữ và bảo quản chứng từ:
Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai đã thực hiện đầy đủ khâu phân loại, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Hàng tháng các chứng từ phát sinh sau khi thực hiện được đóng thành từng tập, từng file được ghi rõ bên ngoài theo trang Nhật ký chung, tháng, năm, theo số thứ tự, nên rất thuận tiện cho công tác kiểm tra và bảo quản theo quy định.
Ví dụ 1: Các chứng từ tiền lương
Căn cứ vào hợp đồng lao động phòng Tổ chức - Hành chính theo dõi số lượng lao động của Công ty thông qua danh sách theo dõi lao động.
Để quản lý thời gian lao động: sử dụng bảng chấm công (do trưởng phòng (phó phòng) các phòng ban theo dõi. Trên bảng chấm công ghi ngày đi làm, ngày nghỉ phép, lễ tết...của từng người. Đây là căn cứ để tính lương. Nếu trong tháng có nhân viên nghỉ, được hưởng BHXH thì phải có giấy nghỉ việc hưởng BHXH do bác sĩ khám chữa bệnh tại cơ quan y tế xác nhận.
Chứng từ được luân chuyển qua phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra, tính toán số ngày công thực tế của nhân viên và lập bảng thanh toán tiền lương trong tháng.
STT Họ và Tên Cấp bậc
Ngày trong tháng Tổng công thời gian Công BHXH Tổng công Ghi chú 1 2 • •• 31
1 Cao Thị Tuyết Trưởng phòng x x x 12 12
Phạm Thị Loan NV x x x lĩ 12
1 Không Vũ Long NV x x x x 22 22
Tổng cộng “66 ^66
51
Biểu số 1:
Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai
BẢNG CHẤM CÔNG
Bộ phận: Phòng Tổ chức - Hành chính
T T Họ và Tên Chức vụ Lương Phụ cấp trách nhiệm Phụ cấp tiền ăn Cộng Các khoản khấu trừ BHXH +YT+TN 10,5% ((5) + (6))x 10,5% thực lĩnhSố tiền nhậnKý NC ST (l> (2) (3 ɪ (5) (6) (7) (8) (9) (10) “00" Cao Thị Tuyết T.Phòng ^22 6.200.000 800.000 550.000 7.550.000 735.000 6.815.000 Phạm Thị Loan ^NV ^22 4.000.000 550.000 4.550.000 420.000 4.130.000 ^3 Khổng Vũ Long ^NV ^22 4.000.000 550.000 4.550.000 420.000 4.130.000 ' —— ... Tổng cộng 66 14.200.000 800.000 1.650.000 16.650.000 1.575.000 15.075.000 Người chấm công ( ký, họ tên) Người duyệt ( ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Kế toán - Tài vụ)
52
Biểu số 2:
Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THÁNG 7/2018 Bộ phận: Phòng Tổ chức - Hành chính
Kế toán thanh toán
Thủ trưởng đơn vị(Ký, họ tên) (
K ý, họ tê n) (Nguồn: Phòng Kế toán - Tài vụ)
ST T Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn tính v ị Số
lượng Đơn giá Thành tiên
1 NPK Tấn 10 3.650.000 36.500.000
Cộng tiên hàng 28.915.059
Thuế suất GTGT: 5% Tiên thuế GTGT 1.825.000 Tổng cộng tiên thanh toán 38.325.000 Số tiên viết băng chữ: Ba mươi tám triệu ba trăm hai mươi lăm nghìn đông chẵn./
53
Ví dụ 2: Việc mua hàng hóa
Khi nhân viên kho kiểm tra trong kho số lượng hàng hóa sắp hết. Nhiên viên kho sẽ làm Phiếu yêu cầu theo mẫu của công ty cho phòng Kế hoạch - Thị trường để được nhập thêm hàng.
Chuyển phòng Kế toán kiểm tra sau đó P.Kế toán sẽ trình Giám đốc (người ủy quyền) ký duyệt.
- Khi nhập kho nhân viên vật tư hàng hoá phải có đầy đủ bộ chứng từ. - Thủ kho căn cứ vào các chứng từ đã có xác nhận đạt chất lượng của nhân viên kỹ thuật rồi kiểm tra số lượng. Nếu đủ số lượng thì làm thủ tục nhập kho và ký nhận đã đủ số lượng vào hoá đơn mua hàng hoặc phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do kế toán hàng hóa lập gồm 2 liên:
+ Liên 1: Lưu tại kho của Công ty.
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ chi tiết cùng hoá đơn mua hàng để làm thủ tục thanh toán.
- Vật tư hàng hóa khi nhập kho phải được cập nhật ngay vào thẻ kho.
54
Biểu số 3:
Công ty TNHH Hưng Thịnh
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (Liên 2: Giao cho khách hàng)
Ngày 01 tháng 7 năm 2018
Họ và tên người giao: Công ty TNHH Hưng Thịnh Địa chỉ: Kim Tân - Lào Cai
Mã số thuế: 4600479293
Họ và tên người mua hàng: Trần Quốc Khánh
Tên đơn vị: Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán MST :5300101544
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá Mã số
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập “Ă ^B C ^D 1 1 1 1 NPK tấn lõ lõ 3.65Õ.ÕÕ Õ 36.5ÕÕ.Õ ÕÕ Cộng 36.5ÕÕ.Õ ÕÕ
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán - Tài vụ)
55
Biểu số 4:
Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 01 tháng 07 năm 2018 Số: 320Nợ: 1331, 156
Có: 331
Họ và tên người giao:Nguyễn Văn Hà - Công ty TNHH Hưng Thịnh Địa chỉ: Kim Tân- Lào Cai
Lý do nhập kho: Tại kho: Công ty
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV T
Số
lượng Đơn giá Thành tiền