2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY
2.1.5. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Trong thời kỳ đổi mới, để đáp ứng yêu cầu quản lý và kinh doanh, bộ máy quản lý của Công ty đuợc tổ chức gọn nhẹ theo hình thức phân cấp chức
40
năng, giám đốc điều hành các đơn vị sản xuất kinh doanh thông qua các phòng chức năng.
Sơ đồ 2.1: Mô hình bộ máy quản lý của Công ty
Ghi chú: ---► Quan hệ điều hành trực tiếp ---► Quan hệ giám sát, kiểm tra
◄---► Quan hệ qua lại với nhau
(Nguồn: Phòng tổ chức)
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của ban lãnh đạo Công ty:
> Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất. Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nhiệm vụ theo quy định tại điều 96 Luật doanh nghiệp và điều 26 Điều lệ Công ty.
- Đại hội đồng cổ đông thành lập Công ty:
41
+ Bầu Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
+ Thông qua phuơng án sản xuất kinh doanh cho năm tài chính đầu tiên, phuơng án đầu tu phát triển doanh nghiệp.
- Đại hội đồng cổ đông thường niên: Đại hội đồng cổ đông thuờng niên có quyền thảo luận và thông qua các vấn đề sau: Báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo của Ban kiểm soát về tình hình hoạt động của công ty, báo cáo của hội đồng quản trị, kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của công ty.
- Đại hội đồng cổ đông bất thường: Điều 25 điều lệ Công ty quy định, trong một số truờng hợp để đảm bảo lợi ích của Công ty và các cổ đông Hội đồng quản trị sẽ triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thuờng.
> Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty giữa hai kỳ Đại hội cổ đông, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định và thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
> Ban Kiểm soát: gồm 03 thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi miễn
- Ban Kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty.
> Ban Giám đốc: Gồm Giám đốc và các phó giám đốc.
- Giám đốc: do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và là nguời điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm truớc Hội đồng quản trị và pháp luật về thực hiện các quyền và nghĩa vụ đuợc giao.
- Phó giám đốc: do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc. Phó giám đốc chịu trách nhiệm truớc Hội đồng quản trị và Giám đốc về các lĩnh vực công tác do Giám đốc phân công phụ trách hoặc uỷ quyền.
STT Chỉ tiêu Đơn vị tính 2017 2018 Chênh lệch 2018/2017 Số lượng (đồng) Tỷ lệ( % ) 42
2.1.4.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
> Phòng Tổ chức - Hành chính: Quản lý, sắp xếp nhân sự, quản lý các công văn, nội quy, công tác thanh tra bảo vệ, công tác thi đua khen thuởng và quyền lợi, chế độ, nghĩa vụ của nguời lao động.
> Phòng Kế hoạch - Thị truờng: Xác định mục tiêu, phuơng huớng hoạt động, tìm kiếm thị truờng kinh doanh. Tu vấn về chiến lược hoạt động kinh doanh các chủng loại, dịch vụ tiêu thụ hàng hóa.
Thực hiện điều phối hàng hoá cho các chi nhánh, các cửa hàng, phát triển khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hoá. Chuyên quản theo khu vực đối với khách hàng bán trả chậm và hàng đại lý.
> Phòng Kế toán - Tài vụ: Thực hiện toàn bộ các công tác kế toán theo mô hình xác định từ khâu ghi nhận xử lý chứng từ rồi ghi và lập báo cáo tài chính, đồng thời có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc quản lý tài chính kinh doanh, theo dõi tình hình tài sản, tiền vốn của Công ty. Lập Báo cáo quyết toán tài chính định kỳ.
Thường xuyên kiểm tra, kiểm kê, đôn đốc tiền hàng và thanh toán công nợ. Giám sát chặt chẽ việc lập thủ tục, hợp đồng của các đại lý, chi nhánh.
> Phòng Kỹ thuật - Kiểm nghiệm: Tham mưu cho Ban giám đốc và quản lý chất lượng vật tư hàng hóa, đảm bảo phù hợp với quy định, kiểm tra vật tư hàng hóa trước khi nhập và xuất kho...
2.1.4.4. Chức năng, nhiệm vụ của các chi nhánh trực thuộc:
Tại mỗi huyện, thành, thị có một chi nhánh Vật tư nông nghiệp. Ngoài ra Công ty còn có các Chi nhánh chuyên doanh cung ứng vật tư chuyên ngành bảo vệ thực vật. phục vụ sản xuất nông nghiệp và phát triển nông thôn. Các chi nhánh có trụ sở trên địa bàn tỉnh, có con dấu riêng, được vay vốn thông qua Công ty. Mỗi Chi nhánh là một đơn vị hạch toán định mức, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh theo định mức do Công ty ban hành. Giám đốc
43
chi nhánh là người quản lý, điều hành mọi hoạt động quản lý của Chi nhánh theo chức năng, nhiệm vụ được giao và là người chịu trách nhiệm thực hiện các quyết định của Ban giám đốc Công ty.
2.1.5. Một số kế quả đạt được của công ty
Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2017 và 2018
Khối lượng hàng bán Kg 78,564,790 84,175,684 5,610,894 7.14 "2 Doanh thu bán hàng và CCDV Đồng 226,256,912,452 261,065,408,764 34,808,496,312 12.60 Tổng lợi nhuận trước thuế Đồng 1,417,958,221 1,882,952,223 464,994,002 32.79 ^4 Thu nhập bình quân người/tháng) Đồng 6,050,000 7,100,000 1,050,000 17.36
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài vụ)
Qua bảng trên ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2018 cao hơn năm 2017.
Khối lượng hàng hóa bán ra tăng (tăng 5,610,894 kg, tức 7.14%) dẫn đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, lợi nhuận trước thuế tăng (doanh thu tăng 12.60%, lợi nhuận tăng 32,79%). Tăng lợi nhuận chính là một trong các mục đích hoạt động kinh doanh chính của mọi doanh nghiệp, hơn nữa nó giúp cho người lao động có thu nhập cao hơn và ổn định.
2.1.7. Phương hướng kinh doanh của công ty năm 2019
Cũng từ kết quả đã đạt được qua các năm trên mà trong năm 2018 Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai đã tự đề ra cho mình
44
những phương hướng, mục tiêu kinh doanh:
Mở rộng quy mô thị trường trong tỉnh và các tỉnh khác, đáp ứng đầy đủ nhu cầu vật tư nông nghiệp cho bà con nông dân, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty và phúc lợi xã hội. Năm 2019 công ty phấn đấu hoàn thành xuất sắc những chỉ tiêu sản xuất kinh doanh như:
- Tổng doanh thu đạt: 285.000.000.000 đồng. - Tổng lợi nhuận trước thuế đạt: 1.930.880.000 đồng.
- Thu nhập bình quân đạt: 7.500.000 đồng/người/tháng.
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TYCP VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI CP VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Để đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai được diễn ra thống nhất, thuận lợi và hiệu quả, công tác kế toán của đơn vị được tổ chức theo: Hình thức kế toán tập trung.
- Ưu điểm: thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự lãnh đạo của bộ máy quản lý.
- Nhược điểm: công việc kế toán sẽ bị dồn nhiều vào cuối kỳ, có thể xảy ra sai sót trong quá trình lập, thu thập chứng từ, việc kiểm tra sẽ khó khăn.
Theo đó, toàn bộ công tác kế toán của Công ty được tập trung tại phòng kế toán. Từ khâu quản lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và phân tích số liệu.
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn của Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai, nên tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức rất gọn nhẹ, nhưng đồng thời vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong công việc.
45
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của
Công Ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai
(Nguồn: Phòng kế toán - Tài vụ)
> Kế toán trưởng: có nhiệm vụ điều hành, quản lý hoạt động của bộ máy kế toán công ty; chịu sự chỉ đạo trực tiếp của TGĐ công ty, chịu trách nhiệm trước TGĐ về các hoạt động liên quan đến kế toán tài chính, tham gia công tác xây dựng kế hoạch và điều hành kế hoạch, tham mưu cho Giám đốc các thông tin cũng như các biện pháp tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do phòng kế toán công ty chỉ có 5 người, mà khối lượng công việc khá nhiều, nên kế toán trưởng kiêm nhiệm luôn phần hành kế toán tài sản cố định.
> Phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp): Tổng hợp các báo cáo quyết toán của văn phòng Công ty và toàn Công ty; phụ trách công tác nghiệp vụ kế toán từ phòng kế toán đến các chi nhánh trực thuộc; phụ trách công tác thống kê và tổng hợp kiểm kê. Kiểm tra báo cáo quyết toán và tình hình tài chính của đơn vị thành viên, giải trình số liệu quyết toán với các ngành quản lý chức năng và các đợt thanh tra, kiểm tra; phụ trách công tác vận tải,
46
trợ cước; giải quyết các công việc khác của phòng kế toán khi kế toán trưởng uỷ quyền.
> Kế toán hàng hoá: Kế toán mua vào bán ra và lưu chuyển hàng hoá của văn phòng Công ty và quyết toán toàn Công ty. Theo dõi và tổng hợp thanh toán quyết toán trợ cước, trợ giá với ngành Tài chính và kho bạc Nhà nước; tính lãi tiền hàng trả chậm với các chi nhánh Vật tư nông nghiệp, lập biên bản đối chiếu hàng quý theo quy chế quản lý của Công ty. Theo dõi và quản lý quyết toán Thuế; lập báo cáo thống kê và giao dịch công tác với cục thống kê.
> Kế toán thanh toán và công nợ: Viết phiếu thu, chi, vay ngân hàng và theo dõi hạch toán các tài khoản tiền mặt, tiền gửi, tiền vay ngân hàng. Theo dõi và quản lý , kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ theo quy chế. Lập bảng thanh toán và quyết toán lương, thưởng, BHXH, BHYT...; tính lãi tiền vay đối với các chi nhánh chuyên doanh.
> Thủ quỹ: Kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của các chứng từ thu chi theo đúng nguyên tắc quản lý tài chính của Công ty; cập nhật chứng từ, rút số dư cuối ngày ghi sổ quỹ, thực hiện mức tồn trữ theo quy chế.
Qua quá trình tìm hiểu, tác giả nhận thấy, số lượng nhân viên kế toán còn ít nên khối lượng công việc của một nhân viên khá lớn, áp lực công việc tương đối cao. Tuy nhiên, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, gọn nhẹ, phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty. Việc phân công cụ thể rõ ràng từng chức năng, nhiệm vụ cho mỗi nhân viên kế toán là một ưu điểm rất lớn trong tổ chức bộ máy. Do đó các công việc được hoàn thành có hiệu quả, đồng bộ, giảm thiểu tối đa các sai sót, nâng cao năng lực nghiệp vụ và tự giác trong công việc của nhân viên.
Theo kết quả phiếu điều tra cho thấy 90% ý kiến của đối tượng khảo sát cho rằng bộ máy kế toán của công ty hiện nay đã phù hợp với đặc điểm
47
hoạt động, tổ chức khoa học, hợp lý. Các nhân viên kế toán phối hợp nhịp nhàng với nhau và với các phòng ban liên quan. Tuy nhiên, do địa bàn hoạt đông của công ty nằm rải rác tại các huyện trong tỉnh Lào Cai nên công tác quản lý cũng nhu công tác chuyên môn gặp không ít khó khăn. Trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán đuợc đánh giá khá tốt (76.67%) nhung năng lực của đội ngũ kế toán viên chỉ đáp ứng tốt đuợc 63.33% yêu cầu của công việc, 36.67% còn lại chua đáp ứng đuợc tốt yêu cầu công việc đặt ra. Chính vì vậy, tác giả nhận thấy công ty nên xem xét lại việc sắp xếp đội ngũ nhân viên kế toán hiện nay, có kế hoạch bồi duỡng, nâng cao trình độ chuyên môn.
2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán tại công ty
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại công ty đuợc thực hiện theo đúng nội dung phuơng pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Thông tu 133/2016/TT-BTC của Bộ truởng Bộ Tài chính ban ngày 26/08/2016. Việc lập, luu chuyển chứng từ công ty đuợc qui định rất chặt chẽ với từng loại chứng từ cụ thể tới khi ghi sổ, luu trữ và trách nhiệm đuợc phân công rõ ràng trong những nhân viên kế toán và trong các bộ phận khác có liên quan.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị và tuân thủ theo những quy định của Nhà nuớc. Các loại chứng từ phản ánh trong công ty gồm các loại sau:
> Chứng từ về hàng hóa: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, biên bản kiểm kê vật tu, công cụ,....
> Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, ủy nhiệm chi, séc,...
> Chứng từ TSCĐ, CCDC: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,....
48
Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy đi đường,....
Căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước thì Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai đã áp dụng đầy đủ theo đúng Quy định của Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, . Ngoài ra công ty còn sử dụng thêm một số loại chứng từ do Công ty tự thiết kế dựa trên quy định của Nhà nước và đặc điểm kinh doanh của công ty. Các mẫu chứng từ bắt buộc như Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, phiếu chi,... đơn vị đặt in theo đúng mẫu do Bộ tài chính ban hành. Còn các chứng từ mang tính hướng dẫn như Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Giấy đề nghị thanh toán,... đơn vị tự thiết kế và in.
Qua thực tế, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc thực hiện lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ theo quy trình sau:
> về tổ chức lập chứng từ:
Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai đã lập chứng từ theo yêu cầu của chế độ kế toán, do công ty áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nên một số chứng từ được lập trên máy tính theo đúng mẫu biểu quy định, đảm bảo nhanh gọn, chính xác, kịp thời trong công tác kế toán. Do đặc thù của công ty có nhiều chi nhánh tại các Huyện thuộc tỉnh Lào Cai, trong khi bộ máy kế toán đặt tại thành phố nên việc cập nhật các hóa đơn chứng từ phát sinh ở các vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa còn rất chậm, gây nhiều khó khăn cho công tác hạch toán kế toán. Phát sinh một số tình trạng hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ chưa được ghi đầy đủ thông tin như: hình thức thanh toán, chữ ký của người bán hàng. Một số chứng từ khác như giấy đề nghị thanh toán, phiếu thu,... được lập vẫn còn hiện tượng thôn g tin chưa đầy đủ hoặc bị tẩy xóa.
Theo kết quả phiếu điều tra cho thấy, mức độ tuân thủ quy định của Chế độ kế toán Việt Nam tốt (đạt 90%). Hệ thống chứng từ của công ty sử
49
dụng đáp ứng được yêu cầu của công tác chuyên môn (đạt 95%). > về tổ chức luân chuyển chứng từ:
Kế toán trưởng công ty đã xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ cho từng loại trên cơ sở căn cứ vào nội dung cụ thể của các nghiệp vụ kinh tế