Việc trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức. Hiện nay việc tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn để xử lý thông tin và cung cấp thông tin được nhanh chóng, thuận lợi mà còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hành đơn giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyên môn: thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp
68
với việc thu nhận và xử lý thông tin của bộ máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt và in ấn được dễ dàng, nhanh chóng; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống máy được sử dụng trong công ty nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa các bộ phận có liên quan,...
Hiện nay, tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai đã ứng dụng công nghệ vào công tác kế toán, như việc trang bị các thiết bị cơ bản như: máy tính, máy in, máy photo và ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán. Tuy nhiên, qua quá trình tìm hiểu, tác giả nhận thấy việc trang bị máy photo tại các chi nhánh trực thuộc chưa có dẫn đến việc sao lưu chứng từ gặp nhiều khó khăn, bất tiện. Khi có nhu cầu photo tài liệu, báo cáo thì phải thực hiện ở ngoài và thanh toán vào cuối tháng. Ngoài ra, theo số liệu khảo sát cho thấy 30% trên tổng số người khảo sát đánh giá việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán hiện nay của công ty là chưa tốt. Phiên bản phần mềm kế toán chưa được nâng cấp, cập nhật thường xuyên (60%).
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG 2.3.1. Kết quả đạt được
> Về vấn đề tổ chức bộ máy kế toán và hình thức quản lý:
Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình phân cấp theo chức năng, giám đốc điều hành đơn vị kinh doanh thường thông qua các phòng chức năng. Bộ máy quản lý gọn nhẹ, hợp lý; có đủ các phòng ban theo yêu cầu quản lý của Công ty; phân công công việc phù hợp trình độ; người lao động có tinh thần trách nhiệm. Lao động được tuyển vào công ty một cách kỹ lưỡng theo đúng những yêu cầu mà doanh nghiệp đã đưa ra, các nhân viên được làm việc đúng theo năng lực, sở trường của mình, nhạy bén trong công việc được giao.
69
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý tại công ty, đảm bảo việc giải quyết công việc một cách nhịp nhàng, không có sự gián đoạn. Hơn nữa, các công việc kế toán được chuyên môn hóa, kế toán trưởng phụ trách chung về tài chính, còn các công việc cụ thể được giao cho từng nhân viên kế toán. Do được phân chia rõ ràng như vậy nên công tác kế toán được thực hiện khá chi tiết và cụ thể. Ví dụ như kế toán viên phụ trách từng phần hành như: kế toán hàng hóa, kế toán thanh toán và công nợ,... đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo quyết toán, phụ trách công tác thống kê và tổng hợp...
Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên khá tốt, không ngừng tự trau dồi, nâng cao trình độ để có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời cho ban lãnh đạo, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp giúp cho công ty.
> Về tổ chức và hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ, hình thức này đơn giản, khoa học, thuận tiện nhất là đối với những nghiệp vụ phát sinh lớn.
Các chứng từ được lập tại phòng Kế toán đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Việc mua bán hàng hóa đều có hóa đơn tài chính, các chứng từ được lập ở các khâu, đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên liên quan. Những thông tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đầy đủ vào chứng từ. Các chứng từ tại công ty được phân loại, hệ thống hóa theo các nghiệp vụ, theo trình tự thời gian, sau đó được lưu trữ gọn gàng, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu.
> về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:
Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban ngày 26/08/2016 và bổ sung thêm một số tài khoản theo thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ
70
kế toán doanh nghiệp của Bộ tài chính. Dựa trên hệ thống tài khoản đó, để phù hợp với tình hình và đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán, tăng hiệu quả của công tác kế toán.
> Về tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán:
Phương pháp kế toán công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.
Hệ thống sổ sách, chứng từ đầy đủ, khoa học, phù hợp với thực tế và yêu cầu quản lý. Được tổ chức hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Bộ tài chính.
Tất cả các tài liệu kế toán được đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, được phân loại và sắp xếp thành từng bộ hồ sơ: Hồ sơ chứng từ kế toán, hồ sơ sổ kế toán, báo cáo tài chính,... Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, đảm bảo hợp lý, dễ tra cứu khi cần thiết. Nhân viên kế toán được phân công quản lý phần hành kế toán nào thì phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, Ban giám đốc công ty và trước pháp luật về sự mất mát hư hỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lưu giữ do chủ quan mình gây ra, cho nên ý thức, trách nhiệm của mỗi kế toán luôn được đặt lên hàng đầu.
> về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán
Các báo cáo kế toán của công ty được lập cơ bản phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành, đồng thời cũng theo yêu cầu quản lý và tình hình hình thực tế của đơn vị. Hệ thống báo cáo kế toán của công ty được lập đúng thời hạn quy định của Bộ tài chính, số lượng báo cáo và biểu mẫu báo cáo của công ty là đầy đủ, số liệu phản ánh đúng thực tế tình hình tài chính, quy định lập báo cáo tài chính được thực hiện theo quy định cảu chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán. Theo kết quả phiếu điều tra báo cáo tài chính của công ty có độ tin cậy và chính xác (100%).
71
> về công tác kiểm tra kế toán:
Tại công ty, công tác kiểm tra kế toán luôn dành được một sự quan tâm đặc biệt và đã được thực hiện thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót có thể xảy ra.Công ty luôn có sự phân công quyền và trách nhiệm cụ thể đối với từng đối tượng lập, sử dụng và lưu trữ chứng từ kế toán, thường xuyên kiểm tra những quan hệ cân đối (đối ứng) cụ thể...
> Trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán:
Tại công ty, trong phòng kế toán mỗi nhân viên được trang bị 1 máy tính, ngoài ra phòng còn có máy in, máy photo phục vụ việc in ấn tài liệu, đảm bảo tính bí mật thông tin, nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Mặt khác, công ty còn trang bị cho phòng kế toán một máy đếm tiền, giúp thủ quỹ giảm bớt việc sai sót. Đặc biệt hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán VietSun, việc sử dụng phần mềm đã hỗ trợ rất nhiều cho các nhân viên kế toán trong việc tính toán, lập các sổ sách, bảng biểu, báo cáo kế toán, rút ngắn thời gian cần thiết cho việc hạch toán kế toán và đáp ứng kịp thời cho nhu cầu thông tin tài chính của ban lãnh đạo công ty và các cơ quan chức năng, bởi nhân viên kế toán chỉ cần cung cấp thông tin đầu vào cho máy tính và khai báo thông tin đầu ra, máy tính sẽ tự động xử lý dữ liệu và cung cấp báo cáo kế toán theo yêu cầu.
2.3.2. Hạn chế
> Về bộ máy quản lý, công tác tổ chức và nhân lực kế toán
Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình phân cấp theo chức năng. Nhược điểm của mô hình này là thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu kế hoạch, chiến lược, thiếu sự phối hợp ăn ý giữa các phòng ban chức năng, nếu chuyên môn hóa quá mức sẽ tạo ra cái nhìn hạn hẹp của cán bộ quản lý, hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung, khi mỗi đơn vị chức năng phấn đấu cho mục tiêu riêng của mình thì
72
trách nhiệm về vấn đề thực hiện cho mục tiêu chung của tổ chức sẽ đổ về cho ban lãnh đạo cao nhất.
Tuy công ty cũng đã có sự quan tâm trong công tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên, cán bộ, nhung do trình độ nhân viên không đồng đều gây khó khăn cho việc tổ chức đào tạo và triển khai công việc của công ty. Sự phân bổ nhân lực vào các phòng ban chua thực sự hợp lý, phòng Tổ chức - Hành chính luợng công việc cũng khá nhiều mà chỉ có 3 nhân viên.
Phòng Kế toán - Tài vụ hiện nay chỉ có 5 nguời nhung khối luợng công việc hàng ngày rất nhiều nên việc kiêm nhiệm là khó tránh khỏi (ví dụ nhu Kế toán truởng kiêm nhiệm phần hành kế toán tài sản cố định), mỗi nhân viên phải đảm nhiệm nhiều việc trong một ngày, vì vậy không khí làm việc căng thẳng, áp lực công việc lớn, dễ dẫn đến sai sót và gian lận.
> Về tổ chức và hệ thống chứng từ kế toán:
Địa bàn hoạt động rộng, cách xa nhau, khối luợng chứng từ kế toán lớn. Chứng từ không đuợc luân chuyển nhanh gây khó khăn, chậm trễ cho việc hạch toán tài chính. Trong quá trình khảo sát vẫn có những ý kiến trong đối tuợng điều tra đánh giá quá trình luân chuyển hồ sơ chua hợp lý cũng nhu thời gian luân chuyển và xử lý chứng từ kế toán còn chua đúng quy định.
> về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:
Việc tổ chức hệ thống tài khoản tuy đã đáp ứng đủ nhu cầu quản lý và lập báo cáo nhung nếu duy trì và không thiết lập lại một hệ thống tổ chức tài khoản đầy đủ và khoa học hơn thì không thể đáp ứng nhu cầu quản lý, cung cấp thông tin và lập báo cáo trong tuơng lai
> Về tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán:
Hình thức kế toán công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký - chứng từ trên phần mềm máy tính. Do công ty không nâng cấp phần mềm kế toán
73
nên khi sử dụng gặp một số lỗi chưa khắc phục được. > Về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán:
Nhìn chung những biểu mẫu báo cáo tài chính tại công ty được lập đầy đủ theo đúng quy định của Nhà nước. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế:
- Công tác phân tích báo cáo tài chính: Công ty đã thực hiện tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính, lập kế hoạch phân tích nhưng nhìn chung nội dung hệ thống các chỉ tiêu phân tích còn chưa đầy đủ, thiếu hệ thống. Việc phân tích tài chính tính toán chủ yếu dựa trên một số chỉ tiêu đặc trưng trong từn thời kỳ để đánh giá một cách khái quát, sơ lược về tình hình tài chính của công ty, cụ thể: đối với nội dung phân tích cơ cấu và sự biến động về vốn,nguồn vốn của đơn vị công ty chưa xem xét mối quan hệ giữa tài sản với nguồn vốn chủ sở hữu, giữa tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn,.. công ty không sử dụng nội dung hệ thống chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng vốn, rủi ro tài chính. Do đó, việc đánh giá tình hình tài chính mang tính khái quát, không cụ thể.
- Công tác lập báo cáo kế toán quản trị: tại công ty báo cáo quản trị chưa thực sự được quan tâm đúng mức. Báo cáo quản trị không có phòng chuyên môn hay kế toán phụ trách riêng. Báo cáo chỉ được lập khi có yêu cầu và hầu hết các thông tin cung cấp cho các nhà quản lý để đưa ra các quyết định kinh doanh đều được lấy từ hệ thống sổ sách kế toán và được bổ sung chi tiết thêm kinh nghiệm thực tế của cán bộ kế toán. Do vậy chưa đủ thông tin cung cấp cho các nhà quản trị Công ty trong việc điều hành quản lý hoạt động kinh doanh.
> về công tác kiểm tra kế toán:
Tuy công ty đã tiến hành kiểm tra kế toán thường xuyên nhưng việc kiểm tra kế toán là do nhân viên trong phòng kế toán thực hiện và chưa xây dựng được kế hoạch, quy trình kiểm tra cụ thể nên có thể xảy ra vấn đề thiếu
74
tính khách quan. Công tác kiểm tra chậm đổi mới, thường chỉ áp dụng kiểm tra thông thường trên giấy tờ, sổ sách chưa đi sâu vào kiểm tra có đúng với thực tế hay không. Tại công ty chưa kiểm tra kế toán thường kỳ trong nội bộ đơn vị mà chỉ kiểm tra trước và trong khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, ghi chép kế toán. Việc tiến hành kiểm tra trước và trong khi thực hiện các phần hành về tình hình chấp hành các nguyên tắc, chế độ, thủ tục kế toán dựa trên sổ sách báo cáo kế toán cuối quý, năm tài chính.
Đồng thời, việc kiểm toán nội bộ cũng gặp nhiều khó khăn do công ty chưa có bộ phận chuyên trách làm công tác này nên hàng năm công ty phải thuê kiểm toán độc lập về làm việc.
> về trang thiết bị khoa học phục vụ cho công tác kế toán:
Mặc dù phòng kế toán được trang bị 5 máy tính để phục vụ công tác kế toán, nhưng có 1 máy hay bị hỏng, trong khi đó các nhân viên kế toán không thể sửa được phải thuê ngoài nên gây mất thời gian, gián đoạn công việc.
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy tính, điều này giúp nâng cao hiệu quả kế toán. Tuy nhiên, phần mềm kế toán còn hạn chế như chưa nâng cấp kịp thời những cập nhật, thay đổi, bổ sung của Bộ tài chính hay của Nhà nước.
75
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 của luận văn tập trung phản ánh những vấn đề về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp Tỉnh Lào Cai. Luận văn đã trình bày và phân tích những thực trạng của công ty về các vấn đề cụ thể: Thực trạng mô hình tổ chức bộ máy kế toán, thực trạng về tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán; thực trạng về ứng dụng tin học và công tác kế toán dồng thời đã phân tích những ưu điểm, những tồn tại và nguyên nhân trong việc tổ chức công tác kế toàn làm cơ sở để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty.
76
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
3.1. MỤC ĐÍCH VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNGTÁC KẾ TOÁN TÁC KẾ TOÁN
3.1.1. Mục đích hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là một công cụ quan trọng, hữu hiệu giúp cho các nhà quản lý nắm được thực trạng tài chính, quản