Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại công ty đuợc thực hiện theo đúng nội dung phuơng pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Thông tu 133/2016/TT-BTC của Bộ truởng Bộ Tài chính ban ngày 26/08/2016. Việc lập, luu chuyển chứng từ công ty đuợc qui định rất chặt chẽ với từng loại chứng từ cụ thể tới khi ghi sổ, luu trữ và trách nhiệm đuợc phân công rõ ràng trong những nhân viên kế toán và trong các bộ phận khác có liên quan.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị và tuân thủ theo những quy định của Nhà nuớc. Các loại chứng từ phản ánh trong công ty gồm các loại sau:
> Chứng từ về hàng hóa: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, biên bản kiểm kê vật tu, công cụ,....
> Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, ủy nhiệm chi, séc,...
> Chứng từ TSCĐ, CCDC: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,....
48
Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy đi đường,....
Căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước thì Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai đã áp dụng đầy đủ theo đúng Quy định của Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, . Ngoài ra công ty còn sử dụng thêm một số loại chứng từ do Công ty tự thiết kế dựa trên quy định của Nhà nước và đặc điểm kinh doanh của công ty. Các mẫu chứng từ bắt buộc như Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, phiếu chi,... đơn vị đặt in theo đúng mẫu do Bộ tài chính ban hành. Còn các chứng từ mang tính hướng dẫn như Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Giấy đề nghị thanh toán,... đơn vị tự thiết kế và in.
Qua thực tế, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc thực hiện lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ theo quy trình sau:
> về tổ chức lập chứng từ:
Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai đã lập chứng từ theo yêu cầu của chế độ kế toán, do công ty áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nên một số chứng từ được lập trên máy tính theo đúng mẫu biểu quy định, đảm bảo nhanh gọn, chính xác, kịp thời trong công tác kế toán. Do đặc thù của công ty có nhiều chi nhánh tại các Huyện thuộc tỉnh Lào Cai, trong khi bộ máy kế toán đặt tại thành phố nên việc cập nhật các hóa đơn chứng từ phát sinh ở các vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa còn rất chậm, gây nhiều khó khăn cho công tác hạch toán kế toán. Phát sinh một số tình trạng hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ chưa được ghi đầy đủ thông tin như: hình thức thanh toán, chữ ký của người bán hàng. Một số chứng từ khác như giấy đề nghị thanh toán, phiếu thu,... được lập vẫn còn hiện tượng thôn g tin chưa đầy đủ hoặc bị tẩy xóa.
Theo kết quả phiếu điều tra cho thấy, mức độ tuân thủ quy định của Chế độ kế toán Việt Nam tốt (đạt 90%). Hệ thống chứng từ của công ty sử
49
dụng đáp ứng được yêu cầu của công tác chuyên môn (đạt 95%). > về tổ chức luân chuyển chứng từ:
Kế toán trưởng công ty đã xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ cho từng loại trên cơ sở căn cứ vào nội dung cụ thể của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên chứng từ. Trong quá trình luân chuyển đã xác định rõ đường đi, thời gian lưu trữ chứng từ ở từng khâu, từng bộ phận. Quá trình luân chuyển và ghi chép chứng từ được quy định và lập theo chương trình phần mềm kế toán. Cụ thể: chứng từ tại các chi nhánh chuyên doanh hay chi nhánh trực thuộc phải được chuyển tới nhân viên kế toán phụ trách trong khoảng từ ngày 25 đến ngày 30 hàng tháng, nhân viên kế toán phụ trách sẽ kiểm tra lại chứng từ trong vòng từ 1 đến 2 ngày trước khi trình lên kế toán trưởng hoặc Ban Giám đốc. Các chứng từ sau khi được lập sẽ được bộ phận kế toán kiểm tra và ghi sổ kế toán.
Theo kết quả của phiếu điều tra, quá trình luân chuyển chứng từ của công ty được đánh giá là hợp lý (80%), thời gian luân chuyển chứng từ được đánh giá là đúng quy định (70%).
> về tổ chức kiểm tra chứng từ:
Công tác kiểm tra chứng từ là nhiệm vụ quan trọng trong công tác kế toán, đòi hỏi tính cẩn thận đối với nhân viên kế toán. Các chứng từ được kiểm tra nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ ngăn ngừa các sai phạm ngay từ khi lập chứng từ. Thực tế tại Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai, công tác kiểm tra chứng từ được thực hiện cẩn trọng: đề nghị thanh toán được bộ phận trực tiếp phát sinh chi phí tập hợp các tài liệu quan như: đề nghị mua hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, đề nghị thanh toán,... Trên mỗi chứng từ này đều có chữ ký kiểm soát của người đề nghị mua, thủ kho, trưởng bộ phận sử dụng chi phí. Sau khi hoàn tất thủ tục lập bộ chứng từ đề nghị thanh toán kế toán trưởng sẽ kiểm tra
50
lại trước khi ký duyệt nên khi phát hiện sai sót sẽ được xử lý kịp thời. Do đó các chứng từ thanh toán đảm bảo đúng quy định và tránh các sai phạm về sau cho Công ty.
Mức độ tin cậy của các chứng từ của công ty được đánh giá cao (đạt 90% trên tổng phiếu điều tra).
> về tổ chức phân loại, lưu trữ và bảo quản chứng từ:
Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai đã thực hiện đầy đủ khâu phân loại, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Hàng tháng các chứng từ phát sinh sau khi thực hiện được đóng thành từng tập, từng file được ghi rõ bên ngoài theo trang Nhật ký chung, tháng, năm, theo số thứ tự, nên rất thuận tiện cho công tác kiểm tra và bảo quản theo quy định.
Ví dụ 1: Các chứng từ tiền lương
Căn cứ vào hợp đồng lao động phòng Tổ chức - Hành chính theo dõi số lượng lao động của Công ty thông qua danh sách theo dõi lao động.
Để quản lý thời gian lao động: sử dụng bảng chấm công (do trưởng phòng (phó phòng) các phòng ban theo dõi. Trên bảng chấm công ghi ngày đi làm, ngày nghỉ phép, lễ tết...của từng người. Đây là căn cứ để tính lương. Nếu trong tháng có nhân viên nghỉ, được hưởng BHXH thì phải có giấy nghỉ việc hưởng BHXH do bác sĩ khám chữa bệnh tại cơ quan y tế xác nhận.
Chứng từ được luân chuyển qua phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra, tính toán số ngày công thực tế của nhân viên và lập bảng thanh toán tiền lương trong tháng.
STT Họ và Tên Cấp bậc
Ngày trong tháng Tổng công thời gian Công BHXH Tổng công Ghi chú 1 2 • •• 31
1 Cao Thị Tuyết Trưởng phòng x x x 12 12
Phạm Thị Loan NV x x x lĩ 12
1 Không Vũ Long NV x x x x 22 22
Tổng cộng “66 ^66
51
Biểu số 1:
Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai
BẢNG CHẤM CÔNG
Bộ phận: Phòng Tổ chức - Hành chính
T T Họ và Tên Chức vụ Lương Phụ cấp trách nhiệm Phụ cấp tiền ăn Cộng Các khoản khấu trừ BHXH +YT+TN 10,5% ((5) + (6))x 10,5% thực lĩnhSố tiền nhậnKý NC ST (l> (2) (3 ɪ (5) (6) (7) (8) (9) (10) “00" Cao Thị Tuyết T.Phòng ^22 6.200.000 800.000 550.000 7.550.000 735.000 6.815.000 Phạm Thị Loan ^NV ^22 4.000.000 550.000 4.550.000 420.000 4.130.000 ^3 Khổng Vũ Long ^NV ^22 4.000.000 550.000 4.550.000 420.000 4.130.000 ' —— ... Tổng cộng 66 14.200.000 800.000 1.650.000 16.650.000 1.575.000 15.075.000 Người chấm công ( ký, họ tên) Người duyệt ( ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Kế toán - Tài vụ)
52
Biểu số 2:
Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THÁNG 7/2018 Bộ phận: Phòng Tổ chức - Hành chính
Kế toán thanh toán
Thủ trưởng đơn vị(Ký, họ tên) (
K ý, họ tê n) (Nguồn: Phòng Kế toán - Tài vụ)
ST T Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn tính v ị Số
lượng Đơn giá Thành tiên
1 NPK Tấn 10 3.650.000 36.500.000
Cộng tiên hàng 28.915.059
Thuế suất GTGT: 5% Tiên thuế GTGT 1.825.000 Tổng cộng tiên thanh toán 38.325.000 Số tiên viết băng chữ: Ba mươi tám triệu ba trăm hai mươi lăm nghìn đông chẵn./
53
Ví dụ 2: Việc mua hàng hóa
Khi nhân viên kho kiểm tra trong kho số lượng hàng hóa sắp hết. Nhiên viên kho sẽ làm Phiếu yêu cầu theo mẫu của công ty cho phòng Kế hoạch - Thị trường để được nhập thêm hàng.
Chuyển phòng Kế toán kiểm tra sau đó P.Kế toán sẽ trình Giám đốc (người ủy quyền) ký duyệt.
- Khi nhập kho nhân viên vật tư hàng hoá phải có đầy đủ bộ chứng từ. - Thủ kho căn cứ vào các chứng từ đã có xác nhận đạt chất lượng của nhân viên kỹ thuật rồi kiểm tra số lượng. Nếu đủ số lượng thì làm thủ tục nhập kho và ký nhận đã đủ số lượng vào hoá đơn mua hàng hoặc phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do kế toán hàng hóa lập gồm 2 liên:
+ Liên 1: Lưu tại kho của Công ty.
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ chi tiết cùng hoá đơn mua hàng để làm thủ tục thanh toán.
- Vật tư hàng hóa khi nhập kho phải được cập nhật ngay vào thẻ kho.
54
Biểu số 3:
Công ty TNHH Hưng Thịnh
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (Liên 2: Giao cho khách hàng)
Ngày 01 tháng 7 năm 2018
Họ và tên người giao: Công ty TNHH Hưng Thịnh Địa chỉ: Kim Tân - Lào Cai
Mã số thuế: 4600479293
Họ và tên người mua hàng: Trần Quốc Khánh
Tên đơn vị: Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán MST :5300101544
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá Mã số
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập “Ă ^B C ^D 1 1 1 1 NPK tấn lõ lõ 3.65Õ.ÕÕ Õ 36.5ÕÕ.Õ ÕÕ Cộng 36.5ÕÕ.Õ ÕÕ
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán - Tài vụ)
55
Biểu số 4:
Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 01 tháng 07 năm 2018 Số: 320Nợ: 1331, 156
Có: 331
Họ và tên người giao:Nguyễn Văn Hà - Công ty TNHH Hưng Thịnh Địa chỉ: Kim Tân- Lào Cai
Lý do nhập kho: Tại kho: Công ty
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV T
Số
lượng Đơn giá Thành tiền 1 Điều hòa
PANASONIC
Cái “01 16.200.000 16.200.000
Cộng tiền hàng 16.200.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.620.000 Tổng cộng tiền thanh toán 17.820.000 Số tiền viết băng chữ: Mười bảy triệu tám trăm hai mươi ngàn đồng chẵn.
Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba mươi sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./.
Ngày 01 tháng 7 năm 2018
Người lập phiếu Thủ kho Người giao hàng Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán - Tài vụ)
56
Ví dụ 4: Chứng từ về TSCĐ: Mỗi loại TSCĐ của công ty đều phải có bộ hồ sơ riêng, bao gồm: + Biên bản bản giao (giao nhận TSCĐ)
+ Hóa đơn mua TSCĐ
+ Các chứng khác có liên quan (Nếu có)
Biểu số 05:
Đơn vị: Công ty TNHH Phương Linh Đ/c: Cốc Lếu- Lào Cai
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (Liên 2: Giao cho khách hàng)
Ngày 18 tháng 07 năm 2018
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Phương Linh Địa chỉ: Cốc Lếu- Lào Cai
MST: 5300142461
Họ tên người mua hàng: Phan Thanh Lân
Tên đơn vị: Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai Địa chỉ: đường hoàng Liên-TP Lào Cai
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
57
Biểu số 06:
BIÊN BẢN BÀN GIAO
Hôm nay, ngày 18/7/2018, chúng tôi gồm: Bên giao: Công ty TNHH Phương Linh Địa chỉ: Cốc Lếu- Lào Cai
Đại diện bởi: Nguyễn Văn Minh Chức vụ: Nhân viên Bên nhận: : Phan Thanh Lân
Tên đơn vị: Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai Địa chỉ: Đường Hoàng Liên-TP Lào Cai
Điện thoại:
Đại diện bởi: Phan Thanh Lân Chức vụ: Nhân viên
Bên giao đã tiến hành giao và bên nhận đã nhận đủ hàng hoá với nội dung: 1. Loại máy: Điều hòa Panasonic
Màu: đen
2. Các giấy tờ kèm theo:
01 Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng (Bản gốc) 01 Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng (Bản sao)
01 Hoá đơn GTGT (Bản sao của Công ty TNHH Phương Linh) 01 Giấy chứng nhận chất lượng, an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường
01 Sổ bảo hành Đại diện bên giao
(Ký, họ tên)
Ngày 18 tháng 07 năm 2018 Đại diện bên nhận
(Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán - Tài vụ)
Qua quá trình tìm hiểu, tác giả nhận thấy tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty được thực hiện tương đối khoa học, phù hợp với đặc điểm
58
kinh doanh và đáp ứng được các yêu cầu về quản lý. Tuy các chi nhánh trực thuộc cách xa nhưng quá trình luân chuyển hồ sơ tương đối tốt. Các nghiệp vụ kinh tế được nhân viên kế toán lập, kiểm tra chứng từ về nội dung và hình thức, sử dụng ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ theo đúng thời gian quy định. Đối với các mẫu chứng từ bắt buộc, nhìn chung công ty đã áp dụng đầy đủ đúng với quy định của Nhà nước. Ngoài ra, tác giả nhận thấy việc chi trả tiền lương hàng tháng của công ty bằng hình thức tiền mặt còn tồn tại một số hạn chế nhất định.