CP VẬT Tư NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
3.3.1. Hoàn tiện công tác kế toán tại công ty CP vật tư nông nghiệp tổnghợp tỉnh Lào Cai hợp tỉnh Lào Cai
> Về cơ cấu tổ chức kế toán và nguồn nhân lực của công ty:
Xuất phát từ vấn đề lý luận và thực tiễn, tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty cần hoàn thiện cho phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty và của các chi nhánh trực thuộc nhằm thu nhận, xử lý, phân tích, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, trung thực phục vụ cho việc điều hành của các nhà quản lý doanh nghiệp. Theo đó, tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai cần tương ứng với quy mô công tác kế toán và khối lượng công việc kế toán cần thực hiện cũng như số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán.
Theo tác giả thì Công ty nên duy trì mô hình kế toán tập trung như hiện nay. Tuy nhiên, nên có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong các phần hành của bộ máy kế toán. Để thực hiện được điều đó cần giải quyết các vấn đề:
Thứ nhất, Công ty nên đưa ra một số chính sách để tránh thủ tục rườm rà trong quá trình trao đổi thông tin nội bộ giữa các cấp, làm cho bộ máy quản lý hoạt động linh hoạt, nhạy bén hơn nữa. Định hướng mục tiêu của các phòng chức năng phải dựa theo hướng mục tiêu chung của toàn công ty, phân bổ nhân sự hợp lý cho các phòng ban, như cần phải phân bổ thêm nhân viên
80
vào phòng Tổ chức - hành chính để công việc được hoàn thành đúng tiến độ, nhân viên Kế toán - Tài vụ để giảm bớt khối lượng công việc, tránh kiêm nhiệm và sai sót trong quá trình hạch toán.
Thứ hai, xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán trong từng phần hành kế toán hợp lý. Để đảm bảo nguyên tắc, tiết kiệm, hiệu quả trong tổ chức bộ máy kế toán cần xem xét, sắp xếp nhân viên kế toán sao cho hợp lý, phù hợp với yêu cầu công việc.
Thứ ba, Công ty cần tiếp tục và tăng cường hơn nữa công tác đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho các cán bộ, công nhân viên, tạo điều kiện học tập lẫn nhau và cơ hội thăng tiến. Từ đó, làm cho trình độ của cán bộ nhân viên trong công ty đồng đều để dễ dàng trong triển khai và phân công công việc. Hàng năm, công ty nên tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ và cử các cán bộ đi tập huấn nghiệp vụ ở các tổ chức khác để học hỏi kinh nghiệm.
> về tổ chức và hệ thống chứng từ kế toán:
Hệ thống chứng từ kế toán trong các doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin ban đầu phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính. Hệ thống chứng từ được áp dụng tại công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai được thực hiện theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban ngày 26/08/2016. Như vậy, công ty cần rà soát, đối chiểu với các loại chứng từ kế toán đang thực hiện nhằm hoàn thiện hơn.
Trước hết, công ty nên xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ, ra những quy định cụ thể dựa trên những quy định của Nhà nước về việc lập, luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản chứng từ, quy trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên kế toán trong từng khâu của quy trình, đặc biệt là khâu lập chứng từ. Công ty có thể mở các buổi tập huấn, hướng dẫn cho các nhân viên
81
kế toán về việc: lập chứng từ thì các chỉ tiêu phải được ghi đầy đủ, trung thực, rõ ràng,...Tương tự với các khâu khác của quy trình lập chứng từ.
- Hoàn thiện quy trình lập chứng từ, cụ thể: đối với hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ là chứng từ gốc quan trọng trong hệ thống chứng từ kế toán nên cần được lập theo đúng quy định tuân thủ chặt chẽ những quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn, phải ghi đầy đủ các thông tin trên hóa đơn, hạn chế tối đa những sai sót. Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán kết hợp thiết kế việc in hóa đơn trên máy tính và kế toán viên thực hiện công việc này cần có tính cẩn thận, có năng lực chuyên môn để việc lập hóa đơn đảm bảo tính trung thực, đầy đủ, tránh gạch xóa, bỏ trống các thông tin cần thiết có thể ảnh hưởng đển tính hợp pháp của chứng từ.
- Hoàn thiện về quy trình luân chuyển chứng từ: Tất cả các chứng từ do doanh nghiệp lập hay do bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung tại bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển kế toán bao gồm các bước sau:
• Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ
• Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc ký duyệt.
• Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản, ghi sổ kế toán
• Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Công ty cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học và có hiệu quả trong quá trình quản lý, đảm bảo khép kín giữa các khâu, thuận tiện trong quá trình giám sát. Cụ thể, theo quan điểm của tác giả thì chứng từ kế toán cần phải được chuyển về phòng kế chậm nhất 3 ngày kể từ ngày nghiệp vụ phát sinh xảy ra ở các phòng ban để nhân viên kế toán cập nhật vào
82
máy tính đồng thời kiểm tra nội dung trên chứng từ về tính phù hợp, pháp lý. Tránh trường hợp dồn quá nhiều vào cuối tháng, khi đó khối lượng công việc cao dễ dẫn đến việc xảy ra sai sót.
- Hoàn thiện về kiểm tra chứng từ:
• Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
• Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
• Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
Công ty cần có kế hoạch kiểm tra thường xuyên về tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ để kịp thời phát hiện và điều chỉnh các hiện tượng gian lân, cố ý gây sai sót trong khâu lập chứng từ, ghi chép nội dung chứng từ cho đến khâu lưu trữ. Tất cả các chứng từ kế toán phải được kế toản trưởng hoặc người được ủy quyền kiểm tra ký duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện các hành vi vi phạm về chính sách, chế độ hay các quy định khác của Nhà nước cần phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc để có phương hướng xử lý.
- Hoàn thiện về công tác lưu trữ chứng từ: Việc lưu trữ chứng từ của công ty cần được sắp xếp khoa học, hợp lý đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng cũng như kiểm tra sau này, chứng từ cần được bảo quản tốt tránh mối mọt, ẩm mốc, thất lạc,...bằng cách phải đầu tư cơ sở vật chất phù hợp như khu vực lưu trữ chứng từ riêng, giá đựng, kệ tủ sắt để lưu trữ chứng từ.
> Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ để thu thập những thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để cung cấp những thông tin kế toán theo nhu cầu của người sử dụng. Hiện tại
83
công ty đang sử dụng phần mềm kế toán VietSun. Công ty nên đề nghị nhà cung cấp nâng cấp lại phần mềm kế toán để đảm bảo phù hợp với các quy định mới theo Thông tu 133/2016/TT-BTC của Bộ truởng Bộ Tài chính ban ngày 26/08/2016.
Theo quan điểm của tác giả, Công ty có địa bàn kinh doanh rộng, nhiều chi nhánh trực thuộc nằm rải rác tại các huyện thuộc tỉnh Lào Cai. Chính vì vậy, công tác quản lý tài sản cố định, các loại chi phí gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, Công ty nên mở tài khoản cấp 2, cấp 3 của tài khoản tài sản cố định (211), tài khoản khấu hao tài sản cố định (214), tài khoản chi phí (641,642) để theo dõi từng khoản mục của chi nhánh trực thuộc giúp cho việc theo dõi, đánh giá tình hình hoạt động của từng chi nhánh đuợc sát sao, kịp thời, tránh truờng hợp nhầm lẫn từ chi nhánh này sang chi nhánh khác.
Bên cạnh đó, khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và quán triệt các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản lý nội bộ doanh nghiệp.
- Thông tin phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp: Thông tin cụ thể về chi phí kinh doanh, theo từng khoản mục chi phí, chi tiết về thu nhập, chi phí và kết quả của từng hoạt động kinh doanh...
- Thông tin phục vụ yêu cầu quản lý tài sản, hàng hóa, các khoản công nợ: Quản lý từng đối tuợng là TSCĐ theo nơi sử dụng, cụ thể quản lý chi tiết theo từng loại, từng nhóm theo từng chi nhánh trực thuộc: Bát Xát, Văn Bàn,... Ví dụ: Tại Công ty cổ phần vật tu nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai hiện nay, TSCĐ thuộc loại nhà cửa (TK 2111) bao gồm? Liệt kê cụ thể cho từng chi nhánh trực thuộc của công ty.
> về tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán:
Công ty đuợc tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhung đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ dàng kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu. Trong truờng hợp không tự xây dựng
84
biểu mẫu sổ kế toán, công ty có thể áp dụng biểu mẫu sổ theo Thông tu 133/2016/TT-BTC của Bộ truởng Bộ Tài chính ban ngày 26/08/2016 nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.
Sổ kế toán đuợc quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phỉa chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán truởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải đuợc kế toán truởng ký xác nhận.
Công ty đề ra phuơng pháp quản lý sổ sách một cách khoa học, tạo điều kiện tốt hơn nữa trong công tác kiểm tra sổ sách, số liệu ghi sổ. Cũng tuơng tự nhu công tác tổ chức hệ thống chứng từ kế toán thì công ty nên đua ra những quy định cụ thể dựa trên những quy định của nhà nuớc về việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, sữa chữa và điều chỉnh sổ kế toán. Công ty cũng có thể mở các buổi tập huấn, huớng dẫn, bồi duỡng cho các nhân viên kế toán về công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Bên cạnh đó, các mẫu sổ, số luợng sổ, nội dung, cách ghi chép các loại sổ phải đuợc cập nhật trong phần mềm kế toán phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính bằng cách nâng cấp, sửa đổi phần mềm kế toán cho phù hợp.
Trong quá trình vào sổ kế toán, các nhân viên kế toán cần cẩn thận ti mỉ nhập số liệu để tránh nhầm lẫn, sai sót, đặc biệt là các sổ: sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ, thẻ kho,... Đối với sổ tổng hợp công nợ (Tài khoản 131,331,...) cần phải đuợc bổ sung đầy đủ chữ ký của những nguời liên quan. Kế toán truởng cần thuờng xuyên kiểm tra tình hình chấp hành việc ghi sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho nhà lãnh đạo.
85
> về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán
Công ty đã thực hiện các báo cáo tài chính được quy định theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban ngày 26/08/2016, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính
Thực tế cho thấy nội dung và hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính doanh nghiệp tại Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai còn đơn giản và chưa đầy đủ, chủ yếu đánh giá qua bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy, công ty cần thiết phải tiến hành hoàn thiện nội dung và hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính của công ty nhằm đánh giá đầy đủ về tình hình tài chính của hoạt động kinh doanh công ty. Công ty nên phân tích một số nội dung cần thiết như phân tích tình hình sử dụng nguồn vốn trong năm, phân tích tình hình đầu tư và khả năng tự tài trự của công ty, phân tích hiệu quả sử dụng vốn và sinh lời của vốn. Công ty cũng nên tạo thêm báo cáo lưu chuyển tiền tệ để phân tích, đánh giá khả năng tạo tiền, chi trả thực tế của công ty và phân tích lưu chuyển tiền tệ trong mối liên hệ với các hoạt động.
Báo cáo quản trị là sản phẩm cuối cùng của các chuyên gia kế toán trong quá trình thu thập và xử lý thông tin cung cấp cho nhà quản trị. Công ty nên xây dựng các chỉ tiêu, thiết kế các mẫu biểu cho phù hợp với từng cấp quản trị nhằm đảm bảo phân tích, đánh giá đưa ra quyết định hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của mình.
Theo tác giả, Công ty cần bổ sung một số báo cáo quản trị như: báo cáo kế toán quản trị TSCĐ theo từng chi nhánh trực thuộc; Báo cáo tình hình công nợ, báo cáo quản trị về chi phí theo từng chi nhánh trực thuộc,...
86
-Ví dụ đối với báo cáo quản trị TSCĐ theo từng đơn vị trực thuộc: + Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ
+ Báo cáo phuơng huớng đầu tu xây dựng, mua sắm mới TSCĐ
Để thực hiện đuợc các báo cáo quản trị thì cần tổng hợp, xử lý thông tin kế toán tài chính, ví dụ ở đây là tài sản cố định.
Kế toán chi tiết tài sản cố định phản ánh và kiểm tra tình hình tăng, giảm, hao mòn tài sản cố định của toàn doanh nghiệp và của từng nơi bảo quản, sử dụng tài sản cố định. Việc theo dõi tài sản cố định theo nơi sử dụng nhằm gắn trách nhiệm bảo quản, sử dụng tài sản với từng bộ phận, từ đó nâng trách nhiệm và hiệu quả trong bảo quản sử dụng tài sản cố định của doanh nghiệp.
Tại các nơi sử dụng tài sản cố định (phòng ban, trạm...) sử dụng "Sổ tài sản cố định theo chi nhánh sử dụng" để theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định do từng chi nhánh quản lý, sử dụng. Mỗi chi nhánh sử dụng phải mở một sổ riêng, trong đó ghi tài sản cố định tăng, giảm của chi nhánh mình theo từng chứng từ tăng, giảm tài sản cố định, theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định (doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu sổ này trong hệ thống kế toán doanh nghiệp)
Từ thực trạng TSCĐ tại từng chi nhánh, nhân viên kế toán đánh giá tình hình tài sản đang sử dụng, đua ra các biện pháp, phuơng án sử dụng trong thời gian tới. Mặt khác kết hợp cùng tình hình nguồn vốn, ngân sách của Công ty để đua ra phuơng án mua sắm, xây dựng TSCĐ trong tuơng lai.
- Ví dụ đối với báo cáo kế toán quản trị về chi phí theo từng chi nhánh trực thuộc Công ty có thể xây dựng nhu sau: bộ phận kế hoạch thị truờng sẽ